Електронні первинні документи: ключові нюанси, на які варто звернути увагу

16 квітня 2026 Стане у пригоді для: Підприємці

В умовах активної цифровізації економіки підприємства дедалі частіше переходять на використання первинних документів, оформлених в електронній формі. Такий підхід зумовлений не лише розвитком сучасних технологій, а й необхідністю оптимізувати внутрішні процеси документообігу. Електронні документи дозволяють пришвидшити обмін інформацією між контрагентами, знизити адміністративні витрати та зменшити обсяг паперових архівів.

Крім того, використання електронних документів полегшує доступ до інформації та прискорює пошук необхідних документів. Наприклад, якщо підприємство зберігає первинну документацію в електронному архіві, бухгалтер або юрист може знайти потрібний документ за кілька секунд, тоді як пошук паперового документа в архіві може займати значно більше часу.Банківський рахунок ФОП: відкриття, поповнення, користування

Однак перехід на електронний документообіг вимагає від підприємства дотримання певних вимог законодавства. Необхідно правильно організувати систему електронного документообігу, забезпечити коректне оформлення первинних документів та створити надійну систему зберігання електронних файлів. Також важливо враховувати особливості використання таких документів під час податкових перевірок.

Розглянемо основні правові та практичні аспекти застосування електронних первинних документів.

Організація електронного документообігу

В останні роки електронний документообіг поступово стає звичайною практикою для бізнесу. Він дозволяє істотно прискорити обмін документами між контрагентами, спростити процедуру їх узгодження та скоротити витрати на паперовий документообіг.

Обмін електронними документами, як правило, здійснюється через спеціалізовані системи електронного документообігу. Механізм їх роботи зазвичай включає кілька послідовних етапів. Спочатку документ створюється в електронній системі. Після цього на нього накладається кваліфікований електронний підпис (КЕП). Далі документ надсилається контрагенту, який також підписує його електронним підписом і повертає відправнику підписаний примірник.

Для того щоб електронні документи визнавалися юридично значущими, сторони зазвичай укладають угоду про електронний документообіг. У цій угоді фіксуються правила обміну документами, порядок використання електронних підписів та умови визнання електронних документів рівнозначними паперовим.

Приклад з практики

Підприємство укладає договір на поставку товарів з контрагентом з іншого міста. Замість пересилання паперових документів сторони використовують систему електронного документообігу. Постачальник формує електронну накладну та підписує її КЕП. Покупець отримує документ у системі, перевіряє його та також підписує електронним підписом. Такий документ має таку ж юридичну силу, як і паперова накладна.

Електронний документообіг може використовуватися і всередині підприємства. У цьому випадку учасниками обміну документами є співробітники компанії. 

Наприклад, електронними можуть бути акти списання матеріалів, службові записки, внутрішні звіти та інші документи.AI-агент в бухгалтерії

Порядок створення, узгодження та зберігання таких документів зазвичай закріплюється у внутрішньому положенні про електронний документообіг.

Слід враховувати, що відповідальність за організацію документообігу несе керівник підприємства. Саме він визначає перелік посадових осіб, які мають право підписувати первинні документи. Такий перелік оформляється відповідним наказом.

Після підписання електронні документи повинні зберігатися в електронних архівах або на інших носіях інформації. При цьому підприємство зобов’язане забезпечити умови зберігання документів, що дозволяють зберегти їх цілісність та доступність.

Юридична сила електронної первинної документації

Законодавство України не обмежує підприємства у виборі форми первинних документів. Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, а також п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88, первинні документи можуть оформлятися як у паперовій, так і в електронній формі.

При цьому жодна з форм не має пріоритету. Підприємство самостійно приймає рішення щодо формату документообігу з урахуванням власних потреб та технічних можливостей.

Для визначення правового статусу електронної первинної документації необхідно звернутися до поняття електронного документа. Згідно зі ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних і який містить обов’язкові реквізити.

З цього випливає важливий висновок: електронні первинні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові документи.

Однак електронна форма документа сама по собі не робить його первинним. Документ може використовуватися в бухгалтерському обліку лише за умови дотримання вимог законодавства до його змісту.

Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік первинний документ повинен містити такі реквізити:

• назву документа;
• дату його складання;
• найменування підприємства;
• зміст господарської операції;
• обсяг операції;
• посади відповідальних осіб;
• підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати цих осіб.

Якщо хоча б один із цих реквізитів відсутній, документ може бути визнаний неналежним.

Приклад із практики

Іноді підприємства отримують електронні документи від контрагентів без електронного підпису. Незважаючи на те, що документ містить інформацію про господарську операцію, він не може вважатися повноцінним первинним документом. У такому випадку підприємство повинно запросити у контрагента коректно оформлений документ.

Слід також враховувати майбутні зміни законодавства. З 1 квітня 2026 року набудуть чинності зміни до ст. 9 Закону про бухгалтерський облік, які дозволять у деяких випадках складати акти виконаних робіт або наданих послуг без окремих реквізитів, наприклад без підпису замовника. Однак такі зміни не скасовують обов’язковість оформлення первинних документів.

Чи потрібно роздруковувати електронні документи

Чинне законодавство не вимагає обов'язкового друку електронних первинних документів. Отже, такі документи можуть зберігатися виключно в електронній формі.

Виняток стосується документів тривалого зберігання.Товарні залишки у ФОП, який завершує діяльність

Якщо термін зберігання документа перевищує десять років, законодавство вимагає його дублювання в паперовій формі. Таке правило передбачено п. 4 розд. I Порядку роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки для передачі на архівне зберігання (наказ Мін'юсту від 11.11.2014 № 1886/5).

Якщо первинний документ було створено в електронній формі, оригіналом вважається саме електронний файл з електронним підписом (ст. 7 Закону про електронні документи).

Паперовий роздрук такого документа має статус копії. Подібну позицію підтверджують і роз’яснення податкових органів (БЗ 135.03).

Зберігання електронних документів

Оскільки електронні документи не обов'язково роздруковувати, підприємства повинні забезпечити надійну систему їх зберігання.

Згідно зі ст. 13 Закону про електронні документи електронні документи повинні зберігатися таким чином, щоб забезпечувалися:

• цілісність документа;
• можливість перевірки його автентичності;
• доступність документа протягом усього терміну зберігання.

На практиці підприємства використовують різні способи зберігання документів. Це можуть бути сервери зберігання даних, хмарні системи або резервне копіювання.

Практичний приклад

Якщо підприємство зберігає електронні документи лише на одному комп’ютері бухгалтера, існує ризик їх втрати у разі поломки обладнання. Тому рекомендується використовувати резервне копіювання даних та зберігати документи на кількох носіях.

Терміни зберігання електронних документів повинні відповідати термінам зберігання паперових документів. Наприклад, п. 44.3 Податкового кодексу України встановлює мінімальний термін зберігання більшості бухгалтерських документів — не менше п’яти років.

Дата складання та дата підписання документа

На практиці часто виникає питання щодо відмінності між датою складання документа та датою його підписання.

Згідно з ч. 5 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік дата складання первинного документа повинна відповідати даті здійснення господарської операції.

Однак електронний документ може бути підписаний пізніше дати його складання. Законодавство не вимагає підписувати документ у день його оформлення.

Головна умова полягає в тому, що операція має бути відображена в бухгалтерському обліку в тому періоді, коли вона фактично відбулася.

Ця позиція підтверджується листом Мінфіну від 26.12.2019 № 35210-06-62/35178, а також листами ДСБУ від 19.03.2024 № 1488/ІПК/ 99-00-21-03-02 та від 17.02.2026 № 913/ІПК/99-00-21-03-02.

Підписання електронних документів

Підпис є обов’язковим реквізитом будь-якого первинного документа. В електронних документах цю функцію виконує електронний підпис.

Згідно з ч. 3 ст. 6 Закону про електронні документи накладення електронного підпису завершує створення електронного документа.

Отже, документ без електронного підпису не має юридичної силиЯк ФОП на ЄП приймати оплату: готівкові та безготівкові розрахунки

Надання документів під час перевірок

Під час податкових перевірок підприємство зобов’язане надати контролюючим органам документи, пов’язані з предметом перевірки.

Якщо документи існують в електронній формі, їх можна надати:

• в електронній формі;
• у вигляді завірених паперових копій.

На практиці податкові органи частіше вимагають паперові копії документів.

При цьому контролюючі органи мають право ознайомитися з оригіналами електронних документів (БЗ 130.03). Однак вилучення оригіналів електронних документів не допускається (п. 85.5 ПКУ, ч. 9 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік, п. 2.2 Положення № 88).

Висновки

• Електронні первинні документи мають таку саму юридичну силу, як і паперові.
• Підприємство самостійно обирає форму ведення документообігу.
• Електронний файл з електронним підписом вважається оригіналом документа.
• Роздруковувати електронні документи необхідно лише для документів тривалого зберігання.
• Підприємство повинно забезпечити надійну систему зберігання електронних документів.
• Дата складання первинного документа повинна відповідати даті господарської операції.
• Електронний документ без електронного підпису не має юридичної сили.
• Під час податкових перевірок електронні документи можуть надаватися як в електронній формі, так і у вигляді завірених копій.