Электронные первичные документы: ключевые нюансы, на которые стоит обратить внимание

16 апреля 2026 Пригодится для: Предприниматели

В условиях активной цифровизации экономики предприятия всё чаще переходят на использование первичных документов, оформленных в электронной форме. Такой подход обусловлен не только развитием современных технологий, но и необходимостью оптимизировать внутренние процессы документооборота. Электронные документы позволяют ускорить обмен информацией между контрагентами, снизить административные расходы и уменьшить объем бумажных архивов.Как вывести деньги из ООО

Кроме того, использование электронных документов облегчает доступ к информации и ускоряет поиск необходимых документов. Например, если предприятие хранит первичную документацию в электронном архиве, бухгалтер или юрист может найти нужный документ за несколько секунд, тогда как поиск бумажного документа в архиве может занимать значительно больше времени.

Однако переход на электронный документооборот требует от предприятия соблюдения определённых требований законодательства. Необходимо правильно организовать систему электронного документооборота, обеспечить корректное оформление первичных документов и создать надежную систему хранения электронных файлов. Также важно учитывать особенности использования таких документов во время налоговых проверок.

Рассмотрим основные правовые и практические аспекты применения электронных первичных документов.

Организация электронного документооборота

В последние годы электронный документооборот постепенно становится обычной практикой для бизнеса. Он позволяет существенно ускорить обмен документами между контрагентами, упростить процедуру их согласования и сократить расходы на бумажный документооборот.

Обмен электронными документами, как правило, осуществляется через специализированные системы электронного документооборота. Механизм их работы обычно включает несколько последовательных этапов. Сначала документ создается в электронной системе. После этого на него накладывается квалифицированная электронная подпись (КЭП). Далее документ направляется контрагенту, который также подписывает его электронной подписью и возвращает отправителю подписанный экземпляр.

Для того чтобы электронные документы признавались юридически значимыми, стороны обычно заключают соглашение об электронном документообороте. В этом соглашении фиксируются правила обмена документами, порядок использования электронных подписей и условия признания электронных документов равнозначными бумажным.

Пример из практики

Предприятие заключает договор на поставку товаров с контрагентом из другого города. Вместо пересылки бумажных документов стороны используют систему электронного документооборота. Поставщик формирует электронную накладную и подписывает её КЭП. Покупатель получает документ в системе, проверяет его и также подписывает электронной подписью. Такой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажная накладная.

Электронный документооборот может использоваться и внутри предприятия. В этом случае участниками обмена документами являются сотрудники компании. Например, электронными могут быть акты списания материалов, служебные записки, внутренние отчеты и другие документы.

Порядок создания, согласования и хранения таких документов обычно закрепляется во внутреннем положении об электронном документообороте.

Следует учитывать, что ответственность за организацию документооборота несет руководитель предприятия. Именно он определяет перечень должностных лиц, которые имеют право подписывать первичные документы. Такой перечень оформляется соответствующим приказом.AI-агент в бухгалтерии

После подписания электронные документы должны храниться в электронных архивах или на других носителях информации. При этом предприятие обязано обеспечить условия хранения документов, позволяющие сохранить их целостность и доступность.

Юридическая сила электронной первичной документации

Законодательство Украины не ограничивает предприятия в выборе формы первичных документов. В соответствии с ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV, а также п. 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88, первичные документы могут оформляться как в бумажной, так и в электронной форме.

При этом ни одна из форм не имеет приоритета. Предприятие самостоятельно принимает решение о формате документооборота с учетом собственных потребностей и технических возможностей.

Для определения правового статуса электронной первичной документации необходимо обратиться к понятию электронного документа. Согласно ст. 5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 № 851-IV электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных и который содержит обязательные реквизиты.

Из этого следует важный вывод: электронные первичные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы.

Однако электронная форма документа сама по себе не делает его первичным. Документ может использоваться в бухгалтерском учете только при условии соблюдения требований законодательства к его содержанию.

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичный документ должен содержать следующие реквизиты:

название документа;
дату его составления;
наименование предприятия;
содержание хозяйственной операции;
объем операции;
должности ответственных лиц;
подписи или другие данные, позволяющие идентифицировать этих лиц.

Если хотя бы один из этих реквизитов отсутствует, документ может быть признан ненадлежащим.

Пример из практики

Иногда предприятия получают электронные документы от контрагентов без электронной подписи. Несмотря на то что документ содержит информацию о хозяйственной операции, он не может считаться полноценным первичным документом. В таком случае предприятие должно запросить у контрагента корректно оформленный документ.

Следует также учитывать будущие изменения законодательства. С 1 апреля 2026 года вступят в силу изменения в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, которые позволят в некоторых случаях составлять акты выполненных работ или оказанных услуг без отдельных реквизитов, например без подписи заказчика. Однако такие изменения не отменяют обязательность оформления первичных документов.

Нужно ли распечатывать электронные документы

Действующее законодательство не требует обязательной печати электронных первичных документов. Следовательно, такие документы могут храниться исключительно в электронной форме.

Исключение касается документов длительного хранения. Если срок хранения документа превышает десять лет, законодательство требует его дублирования в бумажной форме. Такое правило предусмотрено п. 4 разд. I Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки для передачи на архивное хранение (приказ Минюста от 11.11.2014 № 1886/5).

Если первичный документ был создан в электронной форме, оригиналом считается именно электронный файл с электронной подписью (ст. 7 Закона об электронных документах).

Бумажная распечатка такого документа имеет статус копии. Подобную позицию подтверждают и разъяснения налоговых органов (БЗ 135.03).

Хранение электронных документов

Поскольку электронные документы не обязательно распечатывать, предприятия должны обеспечить надежную систему их хранения.Как забросить собственные деньги на ФЛП-счет упрощенца?

Согласно ст. 13 Закона об электронных документах электронные документы должны храниться таким образом, чтобы обеспечивались:

целостность документа;
возможность проверки его подлинности;
доступность документа в течение всего срока хранения.

На практике предприятия используют различные способы хранения документов. Это могут быть серверы хранения данных, облачные системы или резервное копирование.

Практический пример

Если предприятие хранит электронные документы только на одном компьютере бухгалтера, существует риск их потери при поломке оборудования. Поэтому рекомендуется использовать резервное копирование данных и хранить документы на нескольких носителях.

Сроки хранения электронных документов должны соответствовать срокам хранения бумажных документов. Например, п. 44.3 Налогового кодекса Украины устанавливает минимальный срок хранения большинства бухгалтерских документов — не менее пяти лет.

Дата составления и дата подписания документа

На практике часто возникает вопрос о различии между датой составления документа и датой его подписания.

Согласно ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете дата составления первичного документа должна соответствовать дате совершения хозяйственной операции.

Однако электронный документ может быть подписан позже даты его составления. Законодательство не требует подписывать документ в день его оформления.

Главное условие заключается в том, что операция должна быть отражена в бухгалтерском учете в том периоде, когда она фактически произошла.

Эта позиция подтверждается письмом Минфина от 26.12.2019 № 35210-06-62/35178, а также письмами ГНСУ от 19.03.2024 № 1488/ІПК/99-00-21-03-02 и от 17.02.2026 № 913/ІПК/99-00-21-03-02.

Подписание электронных документов

Подпись является обязательным реквизитом любого первичного документа. В электронных документах эту функцию выполняет электронная подпись.

Согласно ч. 3 ст. 6 Закона об электронных документах наложение электронной подписи завершает создание электронного документа.

Следовательно, документ без электронной подписи не имеет юридической силы.

Предоставление документов во время проверок

Во время налоговых проверок предприятие обязано предоставить контролирующим органам документы, связанные с предметом проверки.

Если документы существуют в электронной форме, их можно предоставить:

в электронной форме;
в виде заверенных бумажных копий.

На практике налоговые органы чаще требуют бумажные копии документов.

При этом контролирующие органы имеют право ознакомиться с оригиналами электронных документов (БЗ 130.03). Однако изъятие оригиналов электронных документов не допускается (п. 85.5 НКУ, ч. 9 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.2 Положения № 88).

Выводы

Электронные первичные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные
Предприятие самостоятельно выбирает форму ведения документооборота.
Электронный файл с электронной подписью считается оригиналом документа.
Распечатывать электронные документы необходимо только для документов длительного хранения.
Предприятие должно обеспечить надежную систему хранения электронных документов.
Дата составления первичного документа должна соответствовать дате хозяйственной операции.
Электронный документ без электронной подписи не имеет юридической силы.
Во время налоговых проверок электронные документы могут предоставляться как в электронной форме, так и в виде заверенных копий.