Электронная подпись у ФЛП

23 сентября 2025 Пригодится для: Предприниматели 1–3-я группы ЕН

В условиях цифровизации бизнеса электронная подпись (ЭП) стала обязательным инструментом для предпринимателей. Она обеспечивает юридическую силу электронных документов, ускоряет взаимодействие с государственными органами и контрагентами, а также упрощает ведение отчетности. Для ФЛП знание правил использования, сфер применения и процедуры получения ЭП — это необходимое условие эффективной работы и соблюдения требований законодательства.

Сущность электронной подписи

Сегодня большинство документов могут существовать как в бумажной форме, так и в электронной. Электронным признаётся документ, в котором информация зафиксирована в виде электронных данных и содержит обязательные реквизиты (ст. 5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» № 851-IV от 22.05.2003).

Чтобы установить автора электронного документа, применяется электронная подпись (ст. 6 Закона № 851). Она выступает инструментом идентификации подписанта и подтверждения достоверности документа.Как работать со счётом ФЛП

Кроме подписи, в законодательстве предусмотрено использование электронной печати для гарантии подлинности и целостности документа. Однако в рамках данной темы её рассматривать не будем.

Что такое электронная подпись?

Согласно п. 15 ч. 1 ст. 1 Закона Украины «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» № 2155-VIII от 05.10.2017, электронная подпись — это электронные данные, которые:

• добавляются к другим электронным данным либо логически связываются с ними;
• используются подписантом как подтверждение подписи.

Факт наложения электронной подписи завершает процесс создания электронного документа (ст. 6 Закона № 851).

Технический принцип действия

Электронная подпись формируется при помощи личного (закрытого, секретного) ключа и проверяется с использованием открытого (публичного) ключа. Такая система:

• обеспечивает идентификацию подписанта;
• подтверждает достоверность подписи;
• гарантирует, что электронный документ не был изменён после подписания.

Виды электронных подписей

Закон № 2155 выделяет два основных типа:

1. Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
- имеет наивысший уровень доверия;
- базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа;
- юридически приравнена к собственноручной подписи (ч. 6 ст. 18 Закона № 2155);
- хранится исключительно на защищённых носителях (например, токен).

2. Усовершенствованная электронная подпись (УЭП)
- также строится на квалифицированном сертификате открытого ключа;
- отличается более простыми требованиями к хранению: может находиться, например, на обычной флешке;
- имеет достаточный уровень доверия для практического использования;
- для физических лиц-предпринимателей (ФЛП) этого варианта вполне достаточно.

Практическое значение для ФЛП

Для предпринимателей нет принципиальной разницы между КЭП и УЭП: обе подписи обеспечивают идентификацию, юридическую силу и защиту документов. Но поскольку КЭП требует обязательного хранения на токене, а УЭП можно хранить проще, в большинстве случаев ФЛП используют именно УЭП.Как открыть счёт в европейском банке онлайн

Основные гарантии электронной подписи

Использование электронной подписи предоставляет такие преимущества:

• Идентификация — подтверждает личность подписанта.
• Целостность — исключает изменения документа после его подписания.
• Юридическая сила — электронный документ с подписью равнозначен бумажному с «живой» подписью.
• Удобство — позволяет работать с госорганами и онлайн-сервисами дистанционно.

Для чего нужна электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — это инструмент, который упрощает документооборот и делает предпринимательскую деятельность более эффективной в условиях цифровизации. Для физических лиц-предпринимателей (ФЛП) она становится практически обязательным атрибутом. Ниже рассмотрим основные сферы, где ЭП используется на практике.

1. Подача налоговой отчетности

ФЛП может подавать налоговые декларации и другие документы в электронном виде, используя ЭП.

• Добровольная электронная форма — большинство деклараций (кроме НДС) можно подавать как в бумажном, так и в электронном виде.
• Обязательная электронная форма — существует ряд исключений, где ЭП необходима:
  - составление и регистрация налоговых накладных и расчетов корректировки в Едином реестре налоговых накладных (ЕРНН), если ФЛП является плательщиком НДС (пп. 201.1, 201.10 НКУ);
  - составление и регистрация акцизных накладных и корректировок в Едином реестре акцизных накладных (ЕРАН), если ФЛП уплачивает акциз с топлива (пп. 231.1, 231.5 НКУ).

Таким образом, для НДС-плательщиков и плательщиков акциза без электронной подписи не обойтись.

2. Подача статистической отчетности

ФЛП, попавший в перечень респондентов Госстата, обязан подавать отчеты в установленные сроки.

• Об этом можно узнать через Кабинет респондента или уведомление от органов статистики.
• Согласно ч. 4 ст. 10 Закона Украины «Об официальной статистике» от 16.08.2022 № 2524-IX, отчетность подается исключительно в электронной форме.

Это означает, что независимо от желания, предприниматель должен иметь ЭП, чтобы выполнить свои обязанности перед органами статистики.

3. Регистрация и работа с ПРРО

Если ФЛП планирует принимать наличные деньги или банковские карты, он обязан использовать РРО или ПРРО.

• Регистрация ПРРО проводится на основании электронного заявления через Электронный кабинет налогоплательщика (ЭК) или через телекоммуникационные каналы.
• Работа на ПРРО также требует использования ЭП: кассовые операции проводятся с её помощью.

Следовательно, для ФЛП, который лично осуществляет расчеты через ПРРО, электронная подпись обязательна.

4. Взаимодействие с государственными органами

Электронная подпись обеспечивает доступ к государственным сервисам и подачу заявлений в электронном формате.Какой выбор лучше: ФЛП или юрлицо?

• Примеры сервисов: ЭК ГНСУ, портал Пенсионного фонда, Госземкадастр, электронный суд, портал «Дія».
• В ряде случаев использование ЭП носит добровольный характер, однако бывают ситуации, где она необходима.

Например, для получения лицензии на торговлю алкоголем и табачными изделиями ФЛП обязан пройти электронную идентификацию в ЭК ГНСУ и подать заявление на переписку с налоговой (форма F1391602). Это требование основано на ст. 42 Закона Украины «О государственном регулировании производства и обращения спирта этилового, алкогольных напитков, табачных изделий и т. п.» от 18.06.2024 № 3817-IX.

Также ЭП нужна для:

• участия в государственных закупках через систему Prozorro (подписание тендерных предложений и документов);
• внесения изменений в Единый государственный реестр (ЕГР): изменение КВЭД, адреса, закрытие ФЛП и др.

5. Банковские операции

Некоторые банки поддерживают использование электронной подписи для подтверждения операций в интернет-банкинге. Это дает ФЛП возможность безопасно управлять счетом без необходимости посещать отделение.

6. Заключение договоров

Электронная подпись позволяет подписывать договоры и контракты в электронном виде. Это экономит время и ресурсы, так как отпадает необходимость печатать документы и пересылать их по почте.

Подписание внутренних документов

ФЛП может заверять своей ЭП внутренние документы: приказы, распоряжения, служебные записки. Это упрощает организацию бизнеса и обеспечивает юридическую значимость всех управленческих решений.

Как получить электронную подпись

Чтобы оформить электронную подпись, необходимо обратиться к квалифицированному предоставителю электронных доверительных услуг (КПЭДУ). Это могут быть государственные или частные учреждения, аккредитованные в установленном порядке.

Важно: перед получением подписи стоит убедиться, что она будет корректно работать именно на том ресурсе, где предприниматель планирует её использовать (например, в Электронном кабинете налогоплательщика, на портале «Дія», в системе Prozorro и т. п.).

Пошаговая процедура получения электронной подписи

1. Выбор предоставителя
- ФЛП может выбрать любого КПЭДУ по своему усмотрению.
- Есть бесплатные варианты: например, подпись можно получить через КПЭДУ Государственной налоговой службы (ГНС) или в «ПриватБанке».
- Платные варианты обычно стоят 150–300 грн в год. Цена зависит от поставщика и формата хранения ключа.Использование труда физических лиц в IT-компаниях: углублённый анализ с учетом законодательства

2. Подготовка документов
- Для оформления подписи обычно нужны паспорт и регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (идентификационный код).
- В зависимости от поставщика список документов может отличаться. Например, ГНС публикует отдельный перечень документов, необходимых для ФЛП.

3. Заполнение заявления
- Подписант должен заполнить заявление установленной формы.
- Часто это можно сделать прямо на сайте выбранного КПЭДУ в онлайн-режиме.

4. Получение подписи
- После проверки документов предоставитель выпускает электронную подпись.
- Она может быть записана на токен, флешку или другой носитель.
- Срок действия подписи обычно составляет 1–2 года.

5. Обновление подписи при изменениях
- Если у ФЛП происходят изменения, влияющие на его данные (например, смена прописки или фамилии), необходимо оформить новую подпись.
- Такие случаи описаны налоговиками в базе знаний (БЗ 301.01).

Можно ли использовать электронную подпись физлица после регистрации ФЛП?

Да, можно. Если гражданин ещё до регистрации в качестве предпринимателя получил электронную подпись для личных целей, он вправе продолжать использовать её для предпринимательской деятельности.

• Налоговая служба прямо подтверждает это в базе знаний (БЗ 129.03).
• То же правило работает и наоборот: электронная подпись, оформленная ФЛП для бизнеса, может использоваться этим же человеком для подачи отчетности как физическим лицом — гражданином.

Краткие выводы

1. ЭП = цифровой аналог подписи, подтверждает личность, целостность и юридическую силу документа.
2. Виды: КЭП (на токене, как «живая» подпись) и УЭП (на флешке, для ФЛП достаточно).
3. Обязательна для: налоговых и акцизных накладных, статотчетности, ПРРО, лицензий, ЕГР, Prozorro.
4. Упрощает: работу с госуслугами, банками, договорами и внутренними документами.
5. Преимущества: экономия времени, безопасность, равная юридическая сила.
6. Получить можно у КПЭДУ (гос/частные, банки). Есть бесплатные (ГНС, ПриватБанк) и платные (150–300 грн/год).
7. Срок действия — 1–2 года, при изменении данных нужна новая.
8. Можно использовать подпись физлица для ФЛП и наоборот.