Книга учета доходов ФЛП: требования к ведению в 2026 году

09 марта 2026 Пригодится для: Предприниматели 1–3-я группы ЕН

Книга учета доходов ФЛПФизическое лицо — предприниматель – обязательный документ, относящийся к первичной документации, который должны вести предприниматели как на общей системе налогообложения, так и на упрощенной. Обязанность ведения учета доходов предусмотрена НКУНалоговый кодекс Украины а данные такого учета являются основанием для определения налоговых обязательств и заполнения отчетности.

Какие требования к форме и порядку ведения учета доходов для ФЛП на различных системах налогообложения, а также какая ответственность предусмотрена за нарушение этих правил, рассмотрим далее в статье.Книга учета доходов и контроль за годовым лимитом ФЛП на ЕН

Книга учета доходов ФЛП

Книга учета доходов – важный документ, который помогает структурировать поступающие из разных источников средства, контролировать годовой лимит, заполнять налоговую отчетность. Ст. 44 НКУ определяет, что вести учет доходов для целей налогообложения обязаны все предприниматели, осуществляющие хозяйственную деятельность.

Однако если раньше книгу нужно было прошивать, удостоверять и регистрировать в налоговой, то с 2021 года требования к ее ведению значительно упростились. В настоящее время она является внутренним документом предпринимателя.

Форма ведения книги учета доходов определяется тем, на какой системе налогообложения находится ФЛП. В частности, ст. 177.10 НКУ указывает, что «общесистемщики» должны учитывать доходы только в книге утвержденной формы. При этом разрешается вести ее как в бумажном формате, так и в электронном. Соблюдать утвержденный шаблон должны и «единщики» 3 группы, являющиеся плательщиками НДСНалог на добавленную стоимость.

«Обычные» ФЛП 1-3 группы на ЕН могут вести книгу учета доходов в произвольной форме. При этом произвольная форма не означает отсутствия структуры – налоговики требуют, чтобы учет позволял определить сумму дохода за отчетный период, дату его получения и источник поступления средств. Учет должен вестись системно и обеспечивать возможность сверки с банковскими выписками и данными ПРРОПрограммный регистратор расчётных операций.

Хотя регистрировать книгу в налоговой не нужно, однако к ее заполнению следует относиться серьезно. Наличие и правильное заполнение документа, в первую очередь, важно для самого предпринимателя, ведь книга может понадобиться для подтверждения происхождения средств при налоговой проверке или при прохождении банковского финмониторинга.

Заполнение книги учета доходов

ФЛП на общей системе налогообложения должны вести книгу учета доходов по форме, утвержденной приказом Минфина №261 от 13 мая 2021 года. Эта форма предполагает отражение как доходов, так и расходов, непосредственно связанных с хозяйственной деятельностью.

Приказом Минфина №405 от 30 ноября 2022 года утверждена форма для «единщиков» 3 группы, являющихся плательщиками НДСНалог на добавленную стоимость. В ней предусмотрено отдельное отражение дохода без НДС, суммы НДС и общей суммы поступления.

ФЛП 1-3 группы на ЕН, кроме плательщиков НДС, могут вести книгу учета доходов в любой удобной форме – бумажном журнале, электронной таблице, специальной программе. Несмотря на право «единщиков» на произвольную форму ведения книги учета доходов, налоговая отмечает, что она относится к первичной документации ФЛП. Следовательно, в ней должна отражаться актуальная информация о доходах и на основе ее должна формироваться налоговая отчетность. Также отсутствие системного учета может привести к ошибкам в определении лимита дохода, что, в свою очередь, может повлечь за собой утрату права на упрощенную систему.Электронная подпись у ФЛП

Предприниматель может заполнять бумажную форму, вписывая вручную суммы дохода, или фиксировать эту информацию в Exсel-таблице, но гораздо удобнее и быстрее учитывать доходы на специальных сервисах, как, например, «Вчасно.Звіт». В нем в разделе «Счета и кассы» предусмотрена возможность:

•  ПРРО;
• добавлять банковские счета;
• добавлять банк в Excel-формате или вручную через функционал администратора.

Книга учета доходов (находится в разделе «Документы») автоматически формируется на основе добавленной и загруженной информации. Сервис самостоятельно обрабатывает данные и при необходимости может сформировать соответствующий документ в Excel или PDF-формате для проверки.

Ответственность за отсутствие книги учета доходов

Согласно ст. 121 НКУ, за нарушение требований к хранению книги учета доходов или непредоставление ее по запросу налоговиков для ФЛП предусматривается штраф в размере 1020 грн (за первый случай) или 2040 грн (за повторный в течение года). К административной ответственности за это нарушение «единщики» не привлекаются.

При выявлении нарушения требований по ведению формы учета доходов ФЛП на общей системе налогообложения к ним будет применено предупреждение или наложен административный штраф в размере 3-8 необлагаемых минимумом доходов граждан. Если нарушение привело к занижению налоговых обязательств, налоговая вправе применить финансовые санкции, определенные ст. 123 НКУ – 25% от доначисленной суммы (или 50% – при повторном нарушении).

Однако, несмотря на достаточно формальные размеры штрафов за отсутствие книги учета доходов или ошибки в ее заполнении, ее ведением пренебрегать не стоит. Этот документ, в первую очередь, является подтверждением законного поступления средств на счет предпринимателя и правомерности его деятельности. Она позволяет быстро подтвердить реальность хозяйственных операций, обосновать задекларированные суммы и избежать доначислений.

Ведение книги помогает предпринимателю держать финансы под контролем и минимизировать риск возникновения неприятных ситуаций при налоговых проверках или при финмониторинге.