Книга обліку доходів ФОП: вимоги до ведення у 2026 році

09 березня 2026 Стане у пригоді для: Підприємці на ЄП

Книга обліку доходів ФОПФізична особа — підприємець – обов’язковий документ, що відноситься до первинної документації і який повинні вести підприємці як на загальній системі оподаткування, так і на спрощеній. Обов’язок ведення обліку доходів передбачений ПКУПодатковий кодекс України, а дані такого обліку є підставою для визначення податкових зобов’язань та заповнення звітності.

Які вимоги встановлені до форми та порядку ведення обліку доходів для ФОП на різних системах оподаткування, а також яка відповідальність передбачена за порушення цих правил, розглянемо далі у статті.Товарні залишки у ФОП, який завершує діяльність

Книга обліку доходів ФОП

Книга обліку доходів – важливий документ, який допомагає структурувати кошти, що надходять з різних джерел, контролювати річний ліміт, заповнювати податкову звітність. Ст. 44 ПКУ визначає, що вести облік доходів для цілей оподаткування зобов’язані всі підприємці, які здійснюють господарську діяльність.

Проте якщо раніше книгу потрібно було прошивати, засвідчувати та реєструвати в податковій, то з 2021 року вимоги до її ведення значно спростилися. Наразі вона насамперед є внутрішнім документом підприємця.

 

Форма ведення книги обліку доходів визначається тим, на якій системі оподаткування перебуває ФОП. Зокрема, ст. 177.10 ПКУ вказує, що «загальносистемники» повинні обліковувати доходи лише в книзі затвердженої форми. При цьому дозволяється вести її як в паперовому форматі, так і в електронному. Дотримуватися затвердженого шаблону повинні і «єдинники» 3 групи, які є платниками ПДВПодаток на додану вартість .

«Звичайні» ФОП 1-3 групи на ЄПЄдиний податок можуть вести книгу обліку доходів в довільній формі. При цьому довільна форма не означає відсутність структури – податківці вимагають, щоб облік дозволяв визначити суму доходу за звітний період, дату його отримання та джерело надходження коштів. Облік повинен вестися системно та забезпечувати можливість звірки з банківськими виписками та даними ПРРОПрограний реєстратор розрахункових операцій .

Хоча реєструвати книгу в податковій не потрібно, проте до її заповнення варто відноситися серйозно. Наявність і правильне заповнення документу важливе для самого підприємця, адже книга може знадобитися для підтвердження походження коштів при податковій перевірці чи при проходженні банківського фінмоніторингу.

Заповнення книги обліку доходів

ФОП на загальній системі оподаткування повинні вести книгу обліку доходів згідно форми, затвердженої наказом Мінфіну №261 від 13 травня 2021 року. Ця форма передбачає відображення як доходів, так і витрат, що безпосередньо пов’язані з господарською діяльністю.

Наказом Мінфіну №405 від 30 листопада 2022 року затверджена форма для «єдинників» 3 групи, які є платниками  ПДВ. У ній передбачено окреме відображення доходу без ПДВ, суми ПДВ та загальної суми надходження.Книга обліку доходів та контроль за річним лімітом ФОП на ЄП

ФОП 1-3 групи на ЄП, крім платників ПДВ, можуть вести книгу обліку доходів у будь-якій зручній формі – паперовому журналі, електронній таблиці, спеціальній програмі. Попри право «єдинників» на довільну форму ведення книги обліку доходів, податкова наголошує, що вона відноситься до первинної документації ФОП. Відтак, в ній повинна відображатися актуальна інформація про доходи та на основі неї повинна формуватися податкова звітність. Також відсутність системного обліку може призвести до помилок у визначенні ліміту доходу, що, у свою чергу, може спричинити втрату права на спрощену систему.

Підприємець може заповнювати паперову форму, вписуючи вручну суми доходу, чи фіксувати цю інформацію в Exсel-таблиці, але значно зручніше та швидше обліковувати доходи на спеціальних сервісах, як наприклад, «Вчасно.Звіт». В ньому в розділі «Рахунки та каси» передбачена можливість:  

• додавати ПРРО;
• додавати банківські рахунки;
• додавати банк у Excel-форматі чи вручну через функціонал адміністратора.

Книга обліку доходів (знаходиться в розділі «Документи») автоматично формується на основі доданої та завантаженої інформації. Сервіс самостійно опрацьовує дані та при необхідності може сформувати відповідний документ в Excel чи PDF-форматі для надання при перевірці.

Відповідальність за відсутність книги обліку доходів

Згідно ст. 121 ПКУ, за порушення вимог до зберігання книги обліку доходів чи ненадання її на запит податківців для ФОП передбачається штраф у розмірі 1020 грн (за перший випадок) або 2040 грн (за повторний протягом року). До адміністративної відповідальності за це порушення «єдинники» не притягуються.

При виявленні порушення вимог щодо ведення типової форми обліку доходів ФОП на загальній системі оподаткування до них буде застосовано попередження або накладено адміністративний штраф у розмірі 3-8 неоподаткованих мінімумів доходів громадян. Якщо порушення призвело до заниження податкових зобов’язань, податкова має право застосувати фінансові санкції, визначені ст. 123 ПКУ – 25% від донарахованої суми (або 50% – при повторному порушенні).

Проте попри досить формальні розміри штрафів за відсутність книги обліку доходів чи помилки в її заповненні, її веденням нехтувати не варто. Цей документ насамперед є підтвердженням законного надходження коштів на рахунок підприємця та правомірності його діяльності. Вона дозволяє швидко підтвердити реальність господарських операцій, обґрунтувати задекларовані суми та уникнути донарахувань.

Ведення книги допомагає підприємцю тримати фінанси під контролем і мінімізувати ризик виникнення неприємних ситуації при податкових перевірках чи при фінмоніторингу.