Правила ведения дистанционного документооборота

28 сентября 2023 Пригодится для: Предприниматели

В национальных компаниях продолжают трудиться миллионы наших граждан, которые вынужденно сменили место проживания по известным причинам, однако в дистанционном режиме. О том, как правильно организовать дистанционный обмен кадровыми документами с подобными сотрудниками, а также предпочтительных способах коммуникации при подобных обстоятельствах, поговорим в данном материале.

Какое нормативное регулирование?

Традиционно, многие компании не внедряют дистанционного режима работы, и предпочитают физическое присутствие сотрудников в офисах на своих рабочих местах. Однако в современных реалиях всё изменилось.

Так, если сотрудник трудится в компании с ежедневным посещением своего рабочего места, то проблемы с ознакомлением последнего с документацией, издаваемой работодателем, не возникнет. В качестве подтверждения подобного ознакомления сотрудника служит подпись на релевантном документе бумажной формы. Как открыть бизнес в Польше: полный гайд для начинающего предпринимателя

Однако при осуществлении труда работником в дистанционном режиме, привлечь его для данных документальных манипуляций не всегда видится возможным. 

Как при таких обстоятельствах коммуницировать? Ознакомимся с решениями данного вопроса, предлагаемыми нормативкой.

Следует отметить, что онлайн режима работы не запрещён законодателем, а КЗоТ напрямую содержит соответствующее положение.

Как зафиксировано в ч.3 ст. 29 КЗоТ, допустимо ознакамливать сотрудника с кадровыми документами, которые относятся к его правам и обязанностям, с применением оговоренных содержанием трудового соглашения средствами электронных коммуникаций. Однако при подобных обстоятельствах на такие документы следует налагать усовершенствованную или квалифицированную электронную подпись. 

Однако трудовым договором могут быть предусмотрены и альтернативные меры для ознакомления сотрудников с внутренними документами компании, на основании договорённости обеих сторон.

Кроме прочего, ч.2 ст.7 Закона Украины от 15.03.2022 года No2136 указываются специальные предпосылки документооборота, связанные с текущими военными реалиями. Так, в период ВП стороны трудового соглашения способны прийти к договорённости касательно применения альтернативных способов для формирования, обмена и сохранения документов компании, связанных с регулированием трудовых отношений, а именно любых других доступных способах электронной коммуникации. 

Важно, чтобы последний был согласован между обеими сторонами трудового договора.

Однако как же на практике запустить дистанционный документооборот? Ведь при отсутствии возможности физического присутствия сотрудника, и существующей необходимости в его подписи или ознакомлении с документами, это исключительно важно. Об этом речь пойдёт далее.

Как зафиксировать договорённость?

Самое первое, что следует предпринять, — это согласование и фиксация договорённости о применении альтернативных способов коммуникации между работодателем и работником.

Для избежания дальнейших проблем, требуется поступить так, как зафиксировано в разъяснении Минэкономики от 01.08.2022. Предпринять это требуется до начала применения альтернативных способов коммуникации.Зарплатные фишки 2023

Так, позиция Верховного суда по данному вопросу, также следует упомянуть (см. постановление от 03.12.2018 по делу No 686/21222/16-ц):

«документы требуется подавать в бумажной форме с оригинальной подписью автора, в случае отсутствия предварительного согласия сторон по поводу обмена последними с применением средств электронной связи».

Позиция суда говорить о том, что в противном случае, отправка документов с применением средств электронной связи не предоставляет возможности для установления истинного волеизъявления их автора.

Каким же способом необходимо зафиксировать подобное соглашение сторон?

Как было указано выше, согласно ч.3 ст.29 КЗоТ стороны сами договариваются о применении такого рода коммуникации. Однако как именно оформить данную договорённость, чтобы она имела юридическую силу?

Восточное межрегиональное управление Гоструда в консультации от 08.07.2023 сообщает о том, что подобного рода переписки и процедуру для обмена документацией с применением средств электронной коммуникации также можно прописывать и в содержании коллективного договора или другого документа, с указанием релевантной возможности. 

Но не всегда подобная возможность сразу фиксируется при трудоустройстве. И далеко не все компании имеют такую численность трудового штата, которая оговаривает необходимость применения коллективного договора.

Однако, что следует предпринять при изначальном отсутствии подобной договорённости, когда при возникновении потребности в ней сотрудник пребывает в другом населённом пункте?

Первое, что возможно, направление соглашения и применении электронного/альтернативного способа коммуникации сотруднику посредством почты, и дожидаться возвращения подписанного последним экземпляра. Однако подобный вариант не является наиболее оптимальным, особенно, когда сотрудник пребывает за границей. Это будет не только долго, но и дорого.

По нашему мнению, фиксация факта договорённости возможна и применением электронных средств связи. Однако это требуется предпринять так, чтобы это не служило основанием для сомнений касательно волеизъявления обеих сторон трудового соглашения.

100-процентным фактом, подтверждающим подобного волеизъявление может быть применение электронных подписей. Так, для подписания можно применить цифровую платформу id.gov.ua. Идентификация подписанта будет проводится с помощью ЭП или приложения «Дія». Также возможно создание облачной ЭП. 

Подобную опцию для своих клиентов предлагают некоторые банки.

Однако при отсутствии у сотрудника ЭП подписание документа не станет проблемой, так как получить ЭП достаточно просто. Таки образом, станет возможным подписание соглашения об определении способа обмена информацией.

Важно знать! В обязательном порядке следует позаботиться о порядке подтверждения факта получения документа адресатом, чтобы он был прописан в данном соглашении.

Согласно ч.1 ст.11 Закона Украины от 22.05.2003 года No851 с момента поступления автору релевантного уведомления в электронном виде, будет считаться что документ успешно получен адресатом. Другой порядок может оговариваться сторонами, или оговариваться нормативкой.

При отсутствии предварительной договорённости об определении порядка подтверждения получения электронного документа, подобное подтверждение может осуществляться в любом порядке автоматизированным или иным способом в электронном виде или в бумажной форме.

В случае отсутствия соответствующего подтверждения будет считаться, что документ не был получен адресатом. На данный факт также обращают внимание и суды (см., например, постановление Верховного Суда от 21.12.2022 по делу No 299/2706/20).

Так, какие же способы электронной/альтернативной коммуникации следует оговаривать в соглашении об определении способа обмена информацией?

Какой способ обмена информацией можно установить?

Применение электронных коммуникационных сетей с использованием наложения электронных подписей (например, id.gov.ua) можно считать самым надёжным способом дистанционного обмена документами между сторонами трудового соглашения. Однако это не всегда бывает удобным вариантом. Могут быть согласованы и другие варианты.

Например, документ, который был составлен и подписан на бумажном носителе, фотографируется, а затем отсылается другой стороне трудового соглашения посредством электронной почты или релевантного мессенджера.

В таком случае, при возникновении необходимости ознакомить работника с приказом компании, действия сторон такие:

1. Должностное лицо компании печатает и подписывает приказ, сканирует его с последующим направлением для ознакомления в адрес сотрудника посредством электронной почты или мессенджера;
2. Сотрудник после его получения, по возможности распечатывает документ, проставляет подпись, что свидетельствует об ознакомлении, фотографирует и отсылает в адрес работодателя таким же способом.
   В случае отсутствия у работника возможности распечатать документ, следует прописывать в соглашении об определении способа обмена информацией, что фактом ознакомления работника с содержанием документа будет соответствующее текстовое сообщение в релевантном мессенджере или по электронной почте. Подобный способ может применяться и при подаче заявления работника.

Важно знать! Как свидетельствует судебная практика (см. постановление Черновицкого апелляционного админсуда от 04.03.2019 по делу No 725/4244/18), при возникновении каких-либо сомнений при получении релевантных бумаг, работодатель может проверить истинное волеизъявление работника.

Нацагентство по вопросам госслужбы в разъяснении от 16.03.2022 даёт рекомендации следующего характера: после отправки работнику на электронку либо в мессенджер отсканированной копии документа, следует провести фиксацию факта доведения последнему информации соответствующим протоколом.

Данным способом можете воспользоваться и вы, при этом оформление подтверждения ознакомления сотрудника возможно путём составления акта произвольной формы.

В его содержании можно указать следующие данные:Интернет-магазин: требования к ФЛП

Подобный акт следует формировать в единственном экземпляре с последующим хранением в отделе кадров.

Отмечаем, данный документ не носит императивного характера.

Важно знать! Для того, чтобы себя обезопасить, сохраняйте скриншоты переписок, которые служат подтверждением факта отправки документа на ознакомление и ответ работника.

Вывод.

Как вы смогли убедиться, для применения коммуникации с дистанционным сотрудником существует достаточно много способов. Следует лишь выбрать наиболее оптимальный вариант для обеих сторон трудового соглашения и провести его соответствующую фиксацию документально.

В современных реалиях это наиболее удобный способ обмена документами по причине вынужденной смены места жительства огромным числом украинцев.

Для большего удобства советуем задуматься над применением данного электронного решения.