Правила ведення дистанційного документообігу

28 вересня 2023 Стане у пригоді для: Підприємці

У національних компаніях продовжують працювати мільйони наших громадян, які вимушено змінили місце проживання з відомих причин, однак у дистанційному режимі. Про те, як правильно організувати дистанційний обмін кадровими документами з подібними співробітниками, а також кращі способи комунікації за подібних обставин, поговоримо в даному матеріалі.

Яке нормативне регулювання?

Традиційно, багато компаній не впроваджують дистанційного режиму роботи, і віддають перевагу фізичній присутності співробітників в офісах на своїх робочих місцях. Однак у сучасних реаліях все змінилося.Чи можливе дистанційне розірвання трудової угоди?

Так, якщо співробітник працює у компанії зі щоденним відвідуванням свого робочого місця, то проблеми з ознайомленням останнього з документацією, що видається роботодавцем, не виникне. Як підтвердження подібного ознайомлення співробітника є підпис на релевантному документі паперової форми. Однак при здійсненні праці працівником у дистанційному режимі залучити його для даних документальних маніпуляцій не завжди бачиться можливим. Як за таких обставин комунікувати? Ознайомимось із рішеннями цього питання, пропонованими нормативкою.

Слід зазначити, що онлайн режим роботи не заборонений законодавцем, а КЗпП безпосередньо містить відповідне положення.

Як зафіксовано у ч.3 ст. 29 КЗпП, допустимо ознайомлювати співробітника з кадровими документами, що належать до його прав та обов'язків, із застосуванням обумовлених змістом трудової угоди засобами електронних комунікацій.Однак за подібних обставин на такі документи слід накладати вдосконалений або кваліфікований електронний підпис. Однак трудовим договором можуть бути передбачені й альтернативні заходи для ознайомлення співробітників із внутрішніми документами компанії на підставі домовленості обох сторін.

Крім іншого, ч.2 ст.7 Закону України від 15.03.2022 року №2136 зазначаються спеціальні передумови документообігу, пов'язані з поточними військовими реаліями. 

Так, в період ВП сторони трудової угоди здатні дійти домовленості щодо застосування альтернативних способів для формування, обміну та збереження документів компанії, пов'язаних з регулюванням трудових відносин, а саме будь-яких інших доступних способів електронної комунікації. Важливо, щоб останній був узгоджений між обома сторонами трудового договору.

Однак як на практиці запустити дистанційний документообіг? Адже за відсутності можливості фізичної присутності співробітника та існуючої необхідності у його підписі чи ознайомленні з документами це надзвичайно важливо. Про це йтиметься далі.Як перевірити контрагента онлайн в Електронному кабінеті

Як зафіксувати домовленість?

Найперше, що слід зробити, — це узгодження та фіксація домовленості щодо застосування альтернативних способів комунікації між роботодавцем та працівником.

Для уникнення подальших проблем потрібно вчинити так, як зафіксовано у роз'ясненні Мінекономіки від 01.08.2022. Зробити це потрібно до початку застосування альтернативних способів комунікації.

Так, позиція Верховного суду з цього питання також слід згадати (див. постанову від 03.12.2018 у справі No 686/21222/16-ц):

«документи потрібно подавати у паперовій формі з оригінальним підписом автора, у разі відсутності попередньої згоди сторін щодо обміну останніми із застосуванням засобів електронного зв'язку».

Позиція суду говорити про те, що в іншому випадку відправлення документів із застосуванням засобів електронного зв'язку не надає можливості для встановлення справжнього волевиявлення їхнього автора.

Яким же способом необхідно зафіксувати таку угоду сторін?

Як було зазначено вище, згідно з ч.3 ст.29 КЗпП сторони самі домовляються про застосування такого роду комунікації. Однак як саме оформити цю домовленість, щоб вона мала юридичну чинність?

Східне міжрегіональне управління Держпраці у консультації від 08.07.2023 повідомляє про те, що подібні листування та процедуру для обміну документацією із застосуванням засобів електронної комунікації також можна прописувати і у змісті колективного договору чи іншого документа, із зазначенням релевантної можливості. 

Але не завжди подібна можливість одразу фіксується при працевлаштуванні. І далеко не всі компанії мають таку чисельність трудового штату, яка наголошує на необхідності застосування колективного договору.Однак, що слід зробити за початкової відсутності подібної домовленості, коли при виникненні потреби в ній співробітник перебуває в іншому населеному пункті?

Перше, що можливо, направлення угоди та застосування електронного/альтернативного способу комунікації співробітнику за допомогою пошти, і чекати на повернення підписаного останнім примірником. Однак подібний варіант не є найбільш оптимальним, особливо коли співробітник перебуває за кордоном. Це буде не лише довго, а й дорого.

На нашу думку, фіксація факту домовленості можлива застосуванням електронних засобів зв'язку. Однак це потрібно зробити так, щоб це не було підставою для сумнівів щодо волевиявлення обох сторін трудової угоди.

100-відсотковим фактом, що підтверджує подібне волевиявлення може бути застосування електронних підписів. Так для підписання можна застосувати цифрову платформу id.gov.ua. Ідентифікація підписувача буде проводитись за допомогою ЕП або програми «Дія». Також можливе створення хмарної ЕП. Подібну опцію своїм клієнтам пропонують деякі банки.

Проте за відсутності у співробітника ЕП підписання документа стане проблемою, оскільки отримати ЕП досить просто. Таким чином, стане можливим підписання угоди щодо визначення способу обміну інформацією.

Важливо знати! В обов'язковому порядку слід подбати про порядок підтвердження факту отримання документа адресатом, щоб він був прописаний у цій угоді.

Відповідно до ч.1 ст.11 Закону України від 22.05.2003 року No851 з моменту надходження автору релевантного повідомлення в електронному вигляді, вважатиметься, що документ успішно отримано адресатом. Інший порядок може обумовлюватися сторонами або обумовлюватися нормативкою.

За відсутності попередньої домовленості щодо визначення порядку підтвердження отримання електронного документа, подібне підтвердження може здійснюватися у будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронному вигляді чи паперовій формі.Продаж товарів та послуг через мережу Інтернет: уявні та реальні заборони

У разі відсутності відповідного підтвердження вважатиметься, що документ не було отримано адресатом. На цей факт також звертають увагу і суди (див., наприклад, постанова Верховного Суду від 21.12.2022 у справі No 299/2706/20).

Тож які ж способи електронної/альтернативної комунікації слід обумовлювати в угоді про визначення способу обміну інформацією?

Який спосіб обміну інформацією можна встановити?

Застосування електронних комунікаційних мереж з використанням накладання електронних підписів (наприклад, id.gov.ua) можна вважати найнадійнішим способом дистанційного обміну документами між сторонами трудової угоди. Однак це не завжди буває зручним варіантом. Можуть бути узгоджені інші варіанти.

Наприклад, документ, складений і підписаний на паперовому носії, фотографується, а потім надсилається іншій стороні трудової угоди за допомогою електронної пошти або релевантного месенджера.

У такому разі, у разі необхідності ознайомити працівника з наказом компанії, дії сторін такі:

1. Посадова особа компанії друкує та підписує наказ, сканує його з наступним направленням для ознайомлення на адресу співробітника за допомогою електронної пошти чи месенджера;
2. Співробітник після його отримання, по можливості роздруковує документ, проставляє підпис, що свідчить про ознайомлення, фотографує та надсилає на адресу роботодавця у такий же спосіб.
   У разі відсутності працівника можливості роздрукувати документ, слід прописувати в угоді про визначення способу обміну інформацією, що фактом ознайомлення працівника зі змістом документа буде відповідне текстове повідомлення в релевантному месенджері або електронною поштою. Подібний спосіб може застосовуватись і при поданні заяви працівника.

Важливо знати! Як свідчить судова практика (див. постанову Чернівецького апеляційного адмінсуду від 04.03.2019 у справі No 725/4244/18), у разі виникнення будь-яких сумнівів щодо отримання релевантних паперів, роботодавець може перевірити справжнє волевиявлення працівника.

Нацагентство з питань держслужби у роз'ясненні від 16.03.2022 дає рекомендації наступного характеру: після відправки працівникові на електронку або до месенджеру відсканованої копії документа, слід провести фіксацію факту доведення останньому інформації відповідним протоколом.

Даним способом можете скористатися і ви, при цьому оформлення підтвердження ознайомлення співробітника можливе шляхом складання акта довільної форми.

У його змісті можна зазначити такі дані:

Подібний акт слід формувати в єдиному екземплярі з подальшим зберіганням у відділі кадрів.

Зазначаємо, цей документ не носить імперативного характеру.

Важливо знати! Для того, щоб себе убезпечити, зберігайте скріншоти переписок, які є підтвердженням факту відправки документа на ознайомлення та відповідь працівника.

Висновок

Як ви змогли переконатися, для застосування комунікації з дистанційним співробітником існує багато способів. Слід лише вибрати найбільш оптимальний варіант для обох сторін трудової угоди та провести її відповідну фіксацію документально.

У сучасних реаліях це найбільш зручний спосіб обміну документами через вимушену зміну місця проживання величезною кількістю українців.

Для більшої зручності радимо замислитись над застосуванням даного електронного рішення.