Чи можливе дистанційне розірвання трудової угоди?

05 липня 2023

Окрім іншого, було помічено погіршення якості роботи, яка потребує перебування працівника у межах його робочого місця. З цих причин виникла потреба у звільненні співробітників. Або могла виникнути ситуація, коли сам співробітник наполягає на звільненні через зміни життєвих обставин.

У даному матеріалі поговоримо про можливість проведення дистанційного звільнення працівників, обговоримо нюанси.

 

Які види розірвання трудової угоди передбачені законом?

КЗпП містить перелік передумов для розірвання трудової угоди, серед яких передбачені такі:

1.  з ініціативи співробітника (ст.38 КЗпП);
2.  з ініціативи роботодавця (ст.40,41 КЗпП);
3.  за згодою сторін (п.1 ч.1 ст. 36 КЗпП);
4.  у зв'язку із закінченням строків (п.2 ч.1 ст.36 КЗпП).

Незалежно від сторони, яка ініціює звільнення, можна визначити деякі особливості у порядку обміну документацією.

Звільнення шляхом обміну документацією з електронним підписом

У сучасних реаліях стрімкого розвитку інформаційних технологій намітилася можливість застосування як засобів електронної комунікації, а й візування документації в дистанційному режимі. Законодавцем в Україні таку можливість також передбачено.

За ст.14 Закону України Про електронний документообіг електронний документообіг (далі – ЕД) відбувається відповідно до закону або на підставі угоди, яка є визначником взаємовідносин суб'єктів електронного документообігу.

Застосування ЕД у цивільних правовідносинах відбувається відповідно до загальних вимог для укладання угод, передбачених цивільним законодавством.

Відповідно до ч.3 ст.29 КЗпП допустимо ознайомити працівників із внутрішніми документами підприємства із застосуванням у трудовій угоді застосування визначених угодою коштів електронних комунікаційних мереж з накладенням ЕЦП (електронний цифровий підпис).

ЕЦПЕлектронний цифровий підпис можна отримати через відповідні акредитовані банківські установи засобами електронного зв'язку, а також ДПІГосударственная служба Украины по чрезвычайДержавна податкова інспекціяым ситуациям . Мати ЕЦП дуже зручно нині. Це скорочує час на візування документації та надсилання документом. Однак поки що не всі роботодавці та їхні співробітники йдуть у ногу з часом.

Так, у трудовій угоді за згодою сторін може бути передбачена альтернативна можливість ознайомлення працівників.

Частина 2 ст. 7 Закону України №2136 від 15.03.2022 року на період ВП надає сторонам право встановлювати будь-який доступний спосіб електронної комунікації на підставі загальної згоди, не обмежуючись змістом, прописаним у змісті трудової угоди.

Відповідно до положень Закону України «Про електронні довірчі послуги», ЕП є електронними даними, які додаються підписантом до інших електронних даних, або пов'язуються з ними логічно, застосовується останнім як підпис.

Таким чином, ЕП не відрізняється за своїми правовими характеристиками від особистого підпису фізособи, а також має ідентифікаційні дані, які здатні дозволити встановити особу підписувача.

Такі правовідносини між сторонами трудового угоди називаються електронної комунікацією. Таким чином, ЕЦП можна застосовувати у процесі основної діяльності роботодавця (бухгалтерія, звітність), а й під час оформлення правовідносин із співробітниками, зокрема звільнення.

За Законом України «Про електронні комунікації» електронною комунікаційною мережею називається комплекс технічних засобів електронної комунікації, основна функція яких полягає у прийомі та/або передачі даних, призначених для послуг. Тобто обумовлюється застосування email, програмне забезпечення для обміну документацією тощо.

Законодавець надає можливість для працівника та роботодавця здійснювати обмін трудовими документами за допомогою їх передачі за різними месенджерами, ПЗПрограмне забезпечення для документообігу, за наявності ЕЦП на подібних документах.

Подібний механізм можна застосовувати за відсутності двосторонніх претензій, які можуть виникнути в основному в процесі звільнення за згодою сторін або з ініціативи працівника.У сучасних реаліях, в умовах військової агресії РФ на території України це досить зручний спосіб обміну документами, який є законним і дозволяє уникнути багатьох труднощів.

Крім іншого, не варто забувати про правову можливість призупинення дії трудової угоди.

Так, за неможливості миттєвого оформлення звільнення за наявності такої потреби можна призупинити дію трудової угоди. Що дає змогу не звільняти співробітника зі штату компанії, а також не оплачувати йому заробітну плату. Однак грати з цією можливістю також не варто.

Для оформлення цієї процедури також потрібне видання відповідного наказу та ознайомлення працівників, яких це стосується, під підпис.

Як виглядає процедура звільнення за власним бажанням шляхом обміну документацією, підписаною ЕЦП?

Загалом, список документів залишається постійним, змінюється лише метод обміну останніми.

Перелік дій такий:

1. співробітник надсилає на адресу роботодавця підписану ЕЦП заяву;
2. роботодавець оформляє відповідний наказ, підписує його ЕЦП та відправляє на адресу співробітника для ознайомлення;
3. при отриманні наказу працівник повинен продати ЕЦП про ознайомлення з документом.

За відсутності такого ПЗ рекомендуємо отримати заяву від співробітника про ознайомлення з наказом про звільнення, підписану ЕЦП. Для застосування механізму звільнення працівника з ініціативи роботодавця останньому слід направити накази, повідомлення, догани, підписані ЕЦП, а також потрібне затвердження порядку обміну документацією через пошту та інші засоби комунікації. У ньому обов'язково слід закріпити момент, коли працівника вважатимуться ознайомленим із змістом трудових документів. Тому що саме з цього моменту стартує відлік термінів, встановлених трудовим законодавством.

Звільнення шляхом обміну відсканованою документацією

Для обміну подібними документами без застосування ЕЦП потрібно затвердження порядку обміну подібними документами. Співробітників слід ознайомлювати із цим порядком під підпис.

У порядку також потрібно передбачати момент ознайомлення. Так, бажано у змісті трудової угоди email та номер телефону працівника, оскільки в момент підписання відбувається ідентифікація особи та підтвердження того, що подібний засіб комунікації застосовуватиметься останнім у процесі виконання договору.

Лише при дотриманні цих порад при появі конфлікту між сторонами, в судовому процесі можна буде довести, що певна особа в якийсь момент була ознайомлена зі змістом трудової документації.

Звільнення за відсутності порядку електронної комунікації

Це не найкращий спосіб з погляду маневреності в документообігу, особливо в умовах війни в Україні, і міграції населення не лише в межах країни, а й поза.

За відсутності затвердженого порядку електронної комунікації проведення обміну трудовою документацією між сторонами має здійснюватися або за особистої присутності працівника або за допомогою поштового зв'язку.

Так, у постанові від 03.12.2018 No 686/21222/16-ц Верховний Суд оприлюднив таку позицію:

Важливим обставиною у разі вважається момент, з якого стартує відлік термінів. 

Так, при направленні заяви про звільнення поштою термін звільнення (два тижні) стартує від дати отримання документа роботодавцем.За наявності виняткових підстав у співробітника для розірвання трудової угоди без застосування двотижневого терміну, у заяві слід зазначити момент, з якого працівник вибачає про розірвання.

Серед таких обставин можна виділити такі:

Моментом звільнення в даному випадку стане дата, записана самим співробітником у заяві. Наприклад, дата, яка слідує за днем ​​отримання компанією релевантної заяви.

Щодо видачі трудової книжки

Видача трудової книжки на руки має відбутися саме у дату звільнення. В іншому випадку можна зіткнутися з низкою неприємних проблем та обставин.

Так, закон надає працівникові право звернутися до суду за відсутності трудової книжки на руках на дату звільнення, і стягнути з роботодавця середній заробіток за весь час перебування книжки у підприємства. А це може бути кругленькою сумою.

Порядок №301 від 27 квітня 1993 року не коригувався з 2018 року. А саме зараз передбачено обов'язок роботодавця щодо повернення трудової книжки на адресу працівника, якщо він її зберігає, під розписку в Книзі руху трудових книжок та вкладишів до них, а також в особистій картці.

Нагадуємо, що з 2021 року роботодавці здійснюють облік трудової діяльності в електронному вигляді. Проте зберігається трудова книжка то, можливо як у працівника руках, і у межах підприємства, а записи слід вносити на вимогу працівника.

Якщо вона перебуває у компанії, то за п.4.1 Інструкції No58 від 29.07.1993 року відділ кадрів повинен віддати її співробітнику на дату припинення трудових відносин у внесеними до неї релевантними записами про звільнення.

За відсутності працівника на робочому місці, роботодавець повинен направити йому поштове повідомлення, в якому буде вказана необхідність отримання трудової книжки. Відправлення її за допомогою поштового зв'язку можливе лише за наявності відповідної письмової згоди. Це рекомендується позначити у тексті заяви про звільнення.

Крім іншого, забороняється пересилати трудові книжки міжнародними поштовими відправленнями (п.37 Правил No270 від 05.03.2009 року).

Таким чином, направлення трудової книжки через поштовий зв'язок можливе лише в межах України.

Оформлення звільнення загиблого співробітника