Чи може рахунок (інвойс) замінити накладну або акт виконаних робіт

25 листопада 2025 Стане у пригоді для: Підприємці

У діловій практиці, особливо при роботі з іноземними контрагентами, нерідко виникає ситуація, коли постачальник надає тільки рахунок (інвойс), без окремого акта або накладної. Виникає питання: чи можна вважати такий інвойс достатнім документом для відображення факту поставки або отримання товарів, робіт, послуг?

Відповідь позитивна — при дотриманні ряду умов оплачений інвойс дійсно може замінити акт приймання-передачі, про що неодноразово вказував Мінфін України.ФОП для торгівлі в інтернеті: все про онлайн-продажі для підприємців-початківців

Коли інвойс прирівнюється до первинного документа

Згідно з роз'ясненнями Мінфіну, рахунок-фактура (інвойс) може виступати повноцінним первинним документом, якщо одночасно дотримуються дві ключові умови:

1. Інвойс оплачений. Факт оплати повинен бути підтверджений відповідними документами:
   - платіжним дорученням,
   - розрахунковим або касовим чеком,
   - випискою з банківського рахунку,
   - квитанцією до прибуткового касового ордера тощо.
2. Інвойс оформлений належним чином. Він повинен дозволяти однозначно ідентифікувати господарську операцію та її учасників, а також містити всі обов'язкові реквізити, встановлені ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV.

На ці критерії зверталася увага в листах Мінфіну:

- від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983,
- від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339,
- від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658.

Особливості оформлення інвойсів від нерезидентів
На практиці іноземні контрагенти часто надсилають інвойси без підпису замовника, обмежуючись підписом виконавця. Однак, як підкреслює Мінфін (лист від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339), навіть у цьому випадку оплачений інвойс може вважатися первинним документом, якщо він дозволяє встановити учасників угоди, обсяг і зміст операції.

Оплата за таким інвойсом фактично підтверджує згоду замовника з умовами та прийняття результатів поставки або наданих послуг.

Коли інвойс замінює акт і навіть договір

Інвойс здатний не тільки замінити акт приймання-передачі, але в деяких випадках — навіть договір.

Це можливо, якщо мова йде про зовнішньоекономічну діяльність, де допускається спрощений документообіг.

Так, ст. 6 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.1991 № 959-XII дозволяє оформляти зовнішньоекономічні договори (зокрема, при експорті послуг, крім транспортних) шляхом виставлення рахунку (інвойсу), в тому числі в електронній формі.

Зазвичай в таких інвойсах містяться формулювання, згідно з якими:ФОП, післяплата та РРО: як податкова взялася за інтернет-торгівлю і що робити підприємцям

• сам інвойс є пропозицією укласти договір;
• оплата означає згоду замовника з умовами;
• факт оплати підтверджує надання послуг у повному обсязі та їх прийом;
• сторони не мають взаємних претензій.

Таким чином, оплачений інвойс підтверджує завершеність угоди і може служити підставою для бухгалтерського та податкового обліку без складання окремого акта.

Відображення операцій у бухгалтерському обліку

Відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік, господарські операції повинні відображатися в періоді їх фактичного здійснення, а не оплати.

Отже, якщо інвойс підтверджує факт поставки товарів, виконання робіт або надання послуг, покупець повинен відобразити їх отримання в тому періоді, до якого операція відноситься — незалежно від того, коли здійснена оплата.

Якщо інвойс оплачений і оформлений правильно, його можна використовувати:

• для оприбуткування товарів (при дотриманні ознак активу),
• для визнання витрат при придбанні робіт або послуг.

Мінфін підтверджує, що оплачений інвойс здатний замінити акт не тільки за послугами і роботами, але і за товарами.

Фіскальні органи, втім, займали більш вузьку позицію, вважаючи, що інвойс застосовується лише для послуг (листи ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 № 6964/10/ 26-15-14-05-04-22 та від 17.08.2018 № 3568/ІПК/26-15-14-08-28).Як ФОП на ЄП приймати оплату: готівкові та безготівкові розрахунки

Проте, якщо товари фактично поставлені та оплачені, комплект з інвойсу та документа про оплату є достатнім підтвердженням операції.

Інвойс при поставці товарів

Хоча в звичайній практиці товарні поставки супроводжуються витратними накладними або товарно-транспортними накладними (ТТН), оплачений інвойс за наявності всіх реквізитів також може підтвердити передачу товарів.

Якщо виконані умови визнання активів, підприємство має право оприбуткувати товар на підставі оплаченого рахунку (інвойса) .

З точки зору ПДВ, якщо перша подія — це поставка, підтверджена інвойсом, податкові зобов'язання у постачальника виникають на дату оформлення інвойса (див. лист ДПСУ від 19.08.2025 № 4441/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК).

У покупця, за наявності зареєстрованої податкової накладної, в цей момент з'являється право на податковий кредит.

Якщо послуги оплачені авансом

Виникає питання: чи можна визнати витрати за інвойсом, якщо послуги оплачені заздалегідь, але фактично споживаються пізніше?

Якщо інвойс виставлений і оплачений, але послуги продовжують надаватися протягом деякого часу, порядок визнання витрат залежить від періоду фінансової звітності.

• Якщо всі операції (отримання інвойсу, оплата і споживання послуг) відбуваються в межах одного кварталу, то відображення витрат в цьому кварталі допустиме.
• Якщо ж споживання послуг переходить на наступний звітний період, відображати всю суму відразу некоректно. У цьому випадку витрати потрібно розподіляти поетапно, оформляючи самоакти на кожен звітний період, щоб кожна частина витрат потрапила в свій квартал.

Законопроект про односторонні акти на послуги

Планується спростити оформлення актів на послуги і законодавчо визнати односторонні акти (підписані тільки виконавцем) повноцінними первинними документами при виконанні двох умов:

1. послуги повністю оплачені;
2. оплата здійснена безготівково.

Однак це правило не поширюватиметься на операції, оплачені за рахунок бюджетних коштів.

Таким чином, пропонується узаконити документи без підпису замовника і без зазначення його посадових осіб, відповідальних за приймання послуг.

Така практика відповідає міжнародним стандартам: у листі ДМСУ від 01.03.2011 № 11/3-10.10/3339-ЕП зазначалося, що за кордоном рахунки (Invoice) без підпису замовника застосовуються давно і визнані допустимими.

Поки ж законопроект № 14023 про такі спрощення знаходиться на розгляді.

Висновок

Оплачений інвойс, що містить всі обов'язкові реквізити первинного документа, може замінити акт або накладну, підтверджуючи факт поставки товарів або надання послуг.

Він може використовуватися для цілей бухгалтерського та податкового обліку, в тому числі як підстава для визнання витрат і виникнення податкового кредиту з ПДВ.

Головне — оплата і коректне оформлення інвойсу, що забезпечує можливість ідентифікації господарської операції та її учасників.