Может ли счет (инвойс) заменить накладную или акт выполненных работ

25 ноября 2025 Пригодится для: Предприниматели

В деловой практике, особенно при работе с иностранными контрагентами, нередко возникает ситуация, когда поставщик предоставляет только счет (инвойс), без отдельного акта или накладной. Возникает вопрос: можно ли считать такой инвойс достаточным документом для отражения факта поставки или получения товаров, работ, услуг?

Ответ положительный — при соблюдении ряда условий оплаченный инвойс действительно может заменить акт приемки-передачи, о чем неоднократно указывал Минфин Украины.ФЛП для торговли в интернете: все об онлайн-продажах для начинающих предпринимателей

Когда инвойс приравнивается к первичному документу

Согласно разъяснениям Минфина, счет-фактура (инвойс) может выступать полноценным первичным документом, если одновременно соблюдаются два ключевых условия:

1. Инвойс оплачен. Факт оплаты должен быть подтвержден соответствующими документами:
   - платежным поручением,
   - расчетным или кассовым чеком,
   - выпиской с банковского счета,
   - квитанцией к приходному кассовому ордеру и т. д.
2. Инвойс оформлен надлежащим образом. Он должен позволять однозначно идентифицировать хозяйственную операцию и ее участников, а также содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV.

На эти критерии обращалось внимание в письмах Минфина:

• от 24.03.2023 № 41010-06-5/7983,
• от 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339,
• от 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658.

Особенности оформления инвойсов от нерезидентов

На практике иностранные контрагенты часто направляют инвойсы без подписи заказчика, ограничиваясь подписью исполнителя. Однако, как подчеркивает Минфин (письмо от 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339), даже в этом случае оплаченный инвойс может считаться первичным документом, если он позволяет установить участников сделки, объем и содержание операции.

Оплата по такому инвойсу фактически подтверждает согласие заказчика с условиями и прием результатов поставки или оказанных услуг.

Когда инвойс заменяет акт и даже договор

Инвойс способен не только заменить акт приемки-передачи, но в некоторых случаях — даже договор.
Это возможно, если речь идет о внешнеэкономической деятельности, где допускается упрощенный документооборот.

Так, ст. 6 Закона Украины «О внешнеэкономической деятельности» от 16.04.1991 № 959-XII разрешает оформлять внешнеэкономические договоры (в частности, при экспорте услуг, кроме транспортных) путем выставления счета (инвойса), в том числе в электронной форме.

Обычно в таких инвойсах содержатся формулировки, согласно которым:

• сам инвойс является предложением заключить договор;
• оплата означает согласие заказчика с условиями;
• факт оплаты подтверждает оказание услуг в полном объеме и их прием;
• стороны не имеют взаимных претензий.

Таким образом, оплаченный инвойс подтверждает завершенность сделки и может служить основанием для бухгалтерского и налогового учета без составления отдельного акта.

Отражение операций в бухгалтерском учете

В соответствии с ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете, хозяйственные операции должны отражаться в периоде их фактического осуществления, а не оплаты.

Следовательно, если инвойс подтверждает факт поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг, покупатель должен отразить их получение в том периоде, к которому операция относится — независимо от того, когда произведена оплата.ФЛП, наложенный платёж и РРО: как налоговая взялась за интернет-торговлю и что делать предпринимателям

Если инвойс оплачен и оформлен правильно, его можно использовать:

• для оприходования товаров (при соблюдении признаков актива),
• для признания расходов при приобретении работ или услуг.

Минфин подтверждает, что оплаченный инвойс способен заменить акт не только по услугам и работам, но и по товарам.

Фискальные органы, впрочем, занимали более узкую позицию, считая, что инвойс применим лишь для услуг (письма ГУ ГФС в г. Киеве от 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22 и от 17.08.2018 № 3568/ІПК/26-15-14-08-28).

Тем не менее, если товары фактически поставлены и оплачены, комплект из инвойса и документа об оплате является достаточным подтверждением операции.

Инвойс при поставке товаров

Хотя в обычной практике товарные поставки сопровождаются расходными накладными или товарно-транспортными накладными (ТТН), оплаченный инвойс при наличии всех реквизитов также может подтвердить передачу товаров.

Если выполнены условия признания активов, предприятие имеет право оприходовать товар на основании оплаченного счета (инвойса).

С точки зрения НДС, если первое событие — это поставка, подтвержденная инвойсом, налоговые обязательства у поставщика возникают на дату оформления инвойса (см. письмо ГНСУ от 19.08.2025 № 4441/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК).

У покупателя, при наличии зарегистрированной налоговой накладной, в этот момент появляется право на налоговый кредит.

Если услуги оплачены авансом

Возникает вопрос: можно ли признать расходы по инвойсу, если услуги оплачены заранее, но фактически потребляются позже?

Если инвойс выставлен и оплачен, но услуги продолжают предоставляться в течение некоторого времени, порядок признания расходов зависит от периода финансовой отчетности.

Если все операции (получение инвойса, оплата и потребление услуг) происходят в пределах одного квартала, то отражение расходов в этом квартале допустимо.

Если же потребление услуг переходит на следующий отчетный период, отражать всю сумму сразу некорректно. В этом случае расходы нужно распределять поэтапно, оформляя самоакты на каждый отчетный период, чтобы каждая часть расходов попала в свой квартал.

Законопроект об односторонних актах на услуги

Планируется упростить оформление актов на услуги и законодательно признать односторонние акты (подписанные только исполнителем) полноценными первичными документами при выполнении двух условий:

1. услуги полностью оплачены;
2. оплата произведена безналично.

Однако данное правило не будет распространяться на операции, оплаченные за счет бюджетных средств.
Таким образом, предлагается узаконить документы без подписи заказчика и без указания его должностных лиц, ответственных за приемку услуг.

Такая практика соответствует международным стандартам: в письме ГТСУ от 01.03.2011 № 11/3-10.10/3339-ЕПотмечалось, что за рубежом счета (Invoice) без подписи заказчика применяются давно и признаны допустимыми.Как ФЛП на ЕН принимать оплату наличные и безналичные расчеты

Пока же законопроект № 14023 о таких упрощениях находится на рассмотрении.

Вывод

Оплаченный инвойс, содержащий все обязательные реквизиты первичного документа, может заменить акт или накладную, подтверждая факт поставки товаров или оказания услуг.

Он может использоваться для целей бухгалтерского и налогового учета, в том числе как основание для признания расходов и возникновения налогового кредита по НДС.

Главное — оплата и корректное оформление инвойса, обеспечивающее возможность идентификации хозяйственной операции и ее участников.