Возможно ли дистанционное расторжение трудового соглашения?

05 июля 2023

Кроме прочего, было замечено ухудшение качества работы, которая требует пребывания работника в пределах его рабочего места. По данным причинам возникла потребность в увольнении сотрудников. Или могла возникнуть ситуация, когда сам сотрудник настаивает на увольнении ввиду изменения жизненных обстоятельств.
В данном материале поговорим о возможности проведения дистанционного увольнения сотрудников, обсудим нюансы.
 

Какие виды расторжения трудового соглашения предусмотрены законом?

КЗоТ содержит перечень предпосылок для расторжения трудового соглашения, среди которых предусмотрены следующие:

1. по инициативе сотрудника (ст.38 КЗоТ);
2. по инициативе работодателя (ст.40,41 КЗоТ);
3. по соглашению сторон (п.1 ч.1 ст. 36 КЗоТ);
4. в связи с завершением сроков (п.2 ч.1 ст.36 КЗоТ).

Вне зависимости от стороны, инициирующей увольнение, можно определить некоторые особенности в порядке обмена документацией.

 Увольнение посредством обмена документацией с электронной подписью

В современных реалиях стремительного развития информационных технологий обозначилась возможность применения не только средств электронной коммуникации, но и визирования документации в дистанционном режиме. Законодателем в Украине подобная возможность также предусмотрена.
По ст.14 Закона Украины Об электронном документообороте электронный документооборот (далее – ЭД) происходит в соответствии с законом или на основании соглашения, которое служит определителем взаимоотношений субъектов электронного документооборота.
Применение ИД в гражданских правоотношениях происходит в соответствии общих требований для совершения сделок, предусмотренных гражданским законодательством.
Согласно ч.3 ст.29 КЗоТ допустимо ознакомить работников с внутренними документами компании с применением в трудовом соглашении применение определённых соглашением средств электронных коммуникационных сетей с наложением ЭЦП (электронная цифровая подпись).
ЭЦПЭлектронная цифровая подпись можно получить через соответствующие аккредитованные банковские учреждения средствами электронной связи, а также в ГНИГосударственная налоговая инспекция. Иметь ЭЦП очень удобно в нынешнее время. Это сокращает время на визирование документации и отправку документом. Однако пока что не все работодатели и их сотрудники идут в ногу со временем.
Так, в трудовом соглашении по согласию сторон может быть предусмотрено альтернативная возможность ознакомления сотрудников.
Часть 2 ст. 7 Закона Украины No2136 от 15.03.2022 года на период ВП предоставляет сторонам право устанавливать любой доступный способ электронной коммуникации на основании общего согласия, не ограничиваясь содержанием, прописанными в содержании трудового соглашения.
Согласно положениям Закона Украины «Об электронных доверительных услугах», ЭП представляет собой электронные данные, которые добавляются подписантом к другим электронным данным, или связываются с ними логически, применяется последним в качестве подписи.
Таким образом, ЭП не отличается по своим правовым характеристикам от личной подписи физлица, а также имеет идентификационные данные, которые способны позволить установить личность подписанта.
Подобные правоотношения между сторонами трудового соглашения именуются электронной коммуникацией. Таким образом, ЭЦП можно применять не только в процессе основной деятельности работодателя (бухгалтерия, отчётность), но и при оформлении правоотношений с сотрудниками, в том числе увольнения.
По Закону Украины «Об электронных коммуникациях» электронной коммуникационной сетью называется комплекс технических средств электронной коммуникации, основная функция которых состоит в приёме и/или передаче данных, предназначенных для услуг. То есть оговаривается применение email, ПОПрограммное обеспечение для обмена документацией и т.д.
Законодатель предоставил возможность для сотрудника и работодателя совершать обмен трудовыми документами посредством их передачи по различным мессенджерам, ПО для документооборота, при наличии ЭЦП на подобных документах. 

Подобный механизм можно применять в отсутствие двусторонних претензий, которые могут в основном возникнуть в процессе увольнения по согласию сторон или по инициативе работника.
В современных реалиях, в условиях военной агрессии РФ на территории Украины это достаточно удобный способ обмена документами, который является законным и позволяет избежать множества трудностей.
Кроме прочего не стоит забывать о правовой возможности приостановления действия трудового соглашения.
Так, при невозможности мгновенного оформления увольнения при наличии подобной необходимости можно приостановить действие трудового соглашения. Что позволяет не увольнять сотрудника из штата компании, а также не оплачивать ему заработную плату. Однако играться с данной возможностью также не стоит.
Для оформления данной процедуры также требуется издание соответствующего приказа, и ознакомления сотрудников, которых это касается, под подпись.

Как выглядит процедура увольнения по собственному желанию путём обмена документацией, подписанной ЭЦП?

В общем, перечень документов остаётся неизменным, меняется лишь способ обмена последними.
Перечень действий такой:

1. сотрудник направляет в адрес работодателя подписанное ЭЦП заявление;
2. работодатель оформляет соответствующий приказ, подписывает его ЭЦП и отправляет в адрес сотрудника для ознакомления;
3. при получении приказа сотрудник должен проставить ЭЦП об ознакомлении с документом;

При отсутствии подобного ПО рекомендуем получить заявление от сотрудника об ознакомлении с приказом об увольнении, подписанное ЭЦП.
Для применения механизма увольнения работника по инициативе работодателя последнему следует направить приказы, уведомления, выговоры, подписанные ЭЦП, а также требуется утверждение порядка обмена документацией через почту, другие средства коммуникации. В нём обязательно следует закрепить момент, когда работника можно считать ознакомленным с содержанием трудовых документов. Так как именно с данного момента стартует отсчёт сроков, установленных трудовым законодательством.
 

Увольнение посредством обмена отсканированной документацией

Для обмена подобными документами без применения ЭЦП требуется утверждение порядка по обмену подобными документами. Сотрудников следует ознакамливать с данным порядком под подпись.
В порядке также необходимо предусматривать момент ознакомления. Так, желательно в содержании трудового соглашения email и номер телефона работника, так как в момент подписания происходит идентификация лица и подтверждение того, что подобное средство коммуникации будет применяться последним в процессе выполнения договора.
Лишь при соблюдении данных советов при появлении конфликта между сторонами, в судебном процессе возможно будет доказать, что определённое лицо в некий момент было ознакомленным с содержанием трудовой документации.

 Увольнение при отсутствии порядка электронной коммуникации

Это не самый лучший способ с точки зрения манёвренности в документообороте, особенно в условиях войны на Украине, и миграции населения не только в пределах страны, но и за пределами.
При отсутствии утверждённого порядка электронной коммуникации, проведение обмена трудовой документацией между сторонами должно осуществляться или при личном присутствии работника или при помощи почтовой связи.
Так, в постановлении от 03.12.2018 No 686/21222/16-ц Верховный Суд обнародовал следующую позицию:

Важным обстоятельством в данном случае считается момент, с которого стартует отсчёт сроков. Так, при направлении заявления об увольнении по почте, срок увольнения (две недели) стартует от даты получения документа работодателем.
При наличии исключительных оснований у сотрудника для расторжения трудового соглашения без применения двухнедельного срока, в заявлении следует обозначить момент, с которого сотрудник прости о расторжении.
Среди подобных обстоятельств можно выделить такие:

Моментом увольнения в данном случае станет дата, которая записана самим сотрудником в заявлении. Например, дата, которая следует за днём получения компанией релевантного заявления.

Касательно выдачи трудовой книжки

Выдача трудовой книжки на руки должна произойти именно в дату увольнения. В противном случае можно столкнуться с рядом неприятных проблем и обстоятельств. 

Так, закон предоставляет работнику право обратиться в суд при отсутствии трудовой книжки на руках на дату увольнения, и взыскать с работодателя средний заработок за всё время пребывания книжки в компании. А это может быть кругленькой суммой.
Порядок No301 от 27 апреля 1993 года не корректировался с 2018 года. А именно в настоящий момент предусмотрена обязанность работодателя по возврату трудовой книжки в адрес работника, если он её хранит, под расписку в Книге движения трудовых книжек и вкладышах к ним, а также в личной карточке.
Напоминаем, что с 2021 года работодатели осуществляют учёт трудовой деятельности в электронном виде. Однако хранится трудовая книжка может быть как у работника на руках, так в пределах компании, а записи следует вносить по требованию работника.
Если она пребывает в компании, то по п.4.1 Инструкции No58 от 29.07.1993 года, отдел кадров должен отдать её сотруднику на дату прекращения трудовых отношений в внесёнными в неё релевантными записями об увольнении.
При отсутствии работника в данный день на рабочем месте, работодатель должен направить ему почтовое уведомление, в котором будет указана необходимость в получении трудовой книжки. Отправление её посредством почтовой связи возможна лишь при наличии соответствующего письменного согласия. Это рекомендуется обозначить в тексте заявления на увольнение.
Кроме прочего, запрещается пересылать трудовые книжки по международным почтовым отправлениям (п.37 Правил No270 от 05.03.2009 года).
Таким образом, направление трудовой книжки посредством почтовой связи возможна лишь в границах Украины.

Оформление увольнения погибшего сотрудника