Як скласти договір оренди приміщення

03 листопада 2020

Специфіка оформлення договору залежить від того, що саме передається в оренду. Якщо це майно, що перебуває в державній чи комунальній власності, такі відносини регулює ЗУ «Про оренду державного і комунального майна», якщо земля — ЗУ «Про оренду землі».

Іноді замість терміна «оренда» використовують «найм» — це однакові поняття, але в науково-практичному коментарі до Господарського Кодексу сказано, що «оренда» застосовується для договорів підприємницького характеру, а «найм» — для особистих потреб.

Сторони договору

Орендодавцем і орендарем може бути звичайна фізособа, юрособа і підприємець.

Орендар — приймає майно в оренду.  

Орендодавець — власник майна або особа, уповноважена укласти договір. Власне в договорі мають бути перераховані правовстановлюючі документи, на підставі яких орендодавець розпоряджається майном.

Важливий момент: навіть коли власник змінюється, договір оренди продовжує діяти, крім випадків, коли положення про його припинення закладено в договорі (ст. 770 ЦКУ).

Істотні умови, які обов'язково прописувати в договорі оренди або додатковій угоді:

• об'єкт оренди (склад і вартість майна з урахуванням її індексації);
• строк дії договору;
• орендна плата з урахуванням індексації;
• порядок використання амортизаційних відрахувань;
• відновлення орендованого майна (якщо орендар зіпсував, у якому порядку зобов'язаний відновити тощо) і умови повернення/викупу (лізинг).

Якщо забули щось із цього прописати в договорі, він вважається неукладеним, а все отримане за ним — отриманим без достатніх правових підстав. Тобто орендар не має права користуватися приміщенням, а орендодавець не має права одержувати гроші за оренду.

Визнати договір недійсним може одна зі сторін договору або взагалі третя особа в рамках розгляду іншого позову.

Предмет договору

Тут ми визначаємо, яке саме майно передається в користування орендарю. Додайте до договору поповерховий план-схему з виділеним на ньому об'єктом, що передається в оренду.

Якщо майна передається багато, перенесіть інформацію про нього в додаток. Описати треба так, щоб одне майно можна було легко відокремити від іншого.

Зазначте найменування та індивідуальні характеристики майна.

Наприклад, «нежитлове приміщення загальною площею 100 кв. м перебуває на 1-му поверсі, офіс 5, належить Орендодавцю на праві приватної власності, розташоване в будівлі за адресою м. Київ, вул. Банкова, буд. 1 відповідно до поповерхового плану-схеми, до додається до Договору і є його невід'ємною частиною».

Обов'язково вкажіть вартість майна на момент передання в оренду.

А ще мета використання, наприклад так: «приміщення передається для розміщення та діяльності офісу Орендаря» або «Орендар використовує орендоване за даним договором обладнання у власній господарській діяльності, відповідно до його технічного призначення».

Пропишіть, за яких умов можлива зміна мети використання і яка процедура оформлення.

Орендна плата

Орендна плата встановлюється у вигляді фіксованої суми (ст. 286 ГКУ).

Після підписання договору ціну оренди можна змінити у випадках і на умовах, які на початку погодили в договорі, і оформити додаткову угоду.

Пропишіть дату початку нарахування орендної плати і дату закінчення, зазвичай вони збігаються з датою підписання акта передачі майна в оренду та акту повернення.

Акт приймання-передачі. Підтверджує, що орендодавець надав орендареві об'єкт у користування. Після підписання акта нараховуються орендні платежі, тому для орендаря важливо не підписувати акт до фактичного передання об'єкта в оренду.

Умова про індексацію. Опишіть, як саме це відбуватиметься: який індекс застосовується, з якого періоду тощо.

Наприклад: «починаючи з другого місяця оренди загальна сума орендної плати за користування приміщенням, визначена в пункті ___ даного Договору, підлягає індексації щомісяця, згідно з офіційним індексом інфляції, за такою формулою»:

Ар.=Ар.1 × індекс інфляції, де:

• Ар. — вартість орендної плати за поточний місяць;
• Ар.1 — вартість орендної плати за попередній місяць;
• Індекс інфляції попереднього місяця, подивитися можна на сайті Держстату. 

Строки та спосіб сплати оренди

Важливо прописати строк сплати оренди, з якого моменту він розраховується, а за прострочення платежів установити санкції.

Зазвичай прописують точну дату сплати або графік орендних платежів.

Якщо орендодавець витратився на ремонт приміщення, орендар може зарахувати цю суму в рахунок оренди (ч. 3 ст. 778 ЦКУ).

Як правило, орендний платіж — це фіксована сума, до неї можуть входити комунальні послуги, а можуть іти окремо.

Взагалі важливо чітко прописати, хто оплачує комунальні, експлуатаційні, забезпечувальні та інші послуги, у якому порядку, у які строки та на якій підставі, наприклад, на підставі окремого договору.

Визначте, за яких обставин орендну плату можна змінити, як це оформити.

Забезпечувальний платіж. Щоб захиститися від фінансових втрат, якщо орендар виявиться несумлінним, орендодавець може наполягти на внесенні забезпечувального платежу. Його розмір та умови, за яких він використовується, треба чітко прописати (ст. 199 ГКУ).

Це може бути погашення заборгованості орендаря або відшкодування майнових втрат орендодавця. Щоб не втрапити в ситуацію, коли орендар виїхав, а приміщення — як після урагану: проводи стирчать, у стінах діри, кондиціонери не вмикаються.

Також можна передбачити можливість зарахування забезпечувального платежу в рахунок оренди за останній місяць.

Пропишіть у договорі такий пункт: «якщо протягом дії даного договору не відбудеться витрата забезпечувального платежу на _____________ (погашення заборгованості, відшкодування майнових втрат тощо) орендаря перед орендодавцем, то забезпечувальний платіж підлягає зарахуванню в рахунок орендної плати за останній місяць оренди».

Розмір забезпечувального платежу може бути більше орендної плати, тоді пропишіть строки та порядок повернення.

Також вкажіть, що відбувається із забезпечувальним платежем, якщо власник майна зміниться.

Ціна прив'язана до долара США або євро. Допускається використання грошового еквівалента у валюті (ч. 2 ст. 524 ЦКУ), незважаючи на те що сплачуватиме орендні платежі орендар у гривні (ч. 1 ст. 533 ЦКУ).

У день сплати оренди платіж має бути перерахований у гривні за курсом долара США / євро (якщо ви не передбачили якийсь інакший порядок визначення суми, наприклад що перерахунок робите, тільки якщо гривня подешевшала на значний відсоток).

Строк дії договору

Строком дії договору називають час, протягом якого існують зобов'язання сторін, що виникли на підставі цього договору.

Він встановлюється за домовленістю сторін і починає відлік з моменту підписання договору.

Треба засвідчити у нотаріуса договір оренди будівлі, капітальної споруди / окремої частини, якщо він укладений на три роки і більше (ч. 2 ст. 793 ЦКУ). Право користування таким об'єктом підлягає держреєстрації (ст. 794 ЦКУ).

Якщо менше трьох років — нічого засвідчувати і реєструвати не потрібно. А якщо уклали договір на рік, а потім автоматично продовжили його тричі підряд, нотаріально засвідчувати нічого не треба (п. 2.9 Постанови Пленуму ВГСУ).

Права та обов'язки сторін

Розглянемо деякі приклади прав і обов'язків сторін у договорі оренди приміщення.

До прав орендодавця може належати:

• вчасно отримувати орендну плату, а також інші платежі, визначені договором;
• відвідувати приміщення з метою здійснення періодичного обстеження стану конструктивних елементів приміщення (стін, перекриттів, інженерних мереж тощо) з метою здійснення технічного та профілактичного оглядів, перевірки показників засобів обліку;
• у разі неукладення сторонами договору оренди на новий строк протягом двох місяців до закінчення строку оренди орендодавець має право здійснювати оцінку та огляд приміщення разом з особами, які мають намір його орендувати, попередньо погодивши час огляду з орендарем;
• у разі невиконання або неналежного виконання взятих на себе орендарем зобов'язань у частині сплати щомісячної орендної плати або інших платежів, передбачених договором, орендодавець має право в односторонньому порядку утримати суму таких платежів і штрафних санкцій, передбачених договором, із суми забезпечувального платежу, зазначеного в пункті __ договору. Про таке утримання орендодавець повинен письмово повідомити орендаря за 5 (п'ять) робочих днів до дати утримання.

До обов'язків орендодавця може належати:

• передати орендарю приміщення в строк і в стані, що відповідає умовам договору;
• забезпечити орендарю та його персоналу можливість безперешкодного користування приміщенням відповідно до цілей, передбачених умовами договору;
• негайно повідомляти орендаря про будь-які пошкодження, аварію або інші неполадки, в результаті яких нанесений або може бути нанесений збиток майну орендаря, що перебуває в приміщенні;
• у порядку, передбаченому договором, погоджувати з орендарем проведення обстежень стану конструктивних елементів приміщення з метою здійснення технічного та профілактичного оглядів, перевірки показників засобів обліку;
• протягом 5 (п'яти) робочих днів з моменту отримання листа від орендаря погодити орендарю технічне завдання на виконання ремонтних робіт у приміщенні та їхню вартість або в такий самий строк надати письмову мотивовану відмову.

До прав орендаря може належати:

• відповідно до вимог договору обладнати та оформити приміщення на свій розсуд і за свій рахунок, виключно на підставі письмової згоди орендодавця;
• виключно на підставі письмової згоди орендодавця здавати приміщення (повністю або частково) в суборенду;
• переважне право перед іншими суб'єктами господарювання на продовження строку дії договору оренди;
• у будь-який момент відмовитися від договору за умови відшкодування орендодавцю збитків.

До обов'язків орендаря може належати:

• прийняти надане орендодавцем майно у встановлений договором строк;
• вчасно, у строки, зазначені в договорі, здійснити оплату послуг;
• використовувати приміщення виключно за цільовим призначенням;
• забезпечити схоронність інженерних мереж, комунікацій та обладнання приміщення;
• відшкодувати орендодавцю вартість приміщення у разі його знищення або псування з вини орендаря;
• отримати попередню письмову згоду орендодавця на здійснення за свій рахунок перепланування, перебудування, добудування, надбудови, переобладнання приміщення.

Передання майна в оренду та його повернення

Дату, час передання майна і сам процес приймання треба описати в договорі, аж до того, що віддаєте додатково, наприклад, комплект ключів.

Підписується акт передання майна в оренду, у ньому вказують, у якому стані приміщення, яке майно передається: дивани, техніка, меблі, його стан і кількість. Можна зробити фото приміщення/майна, яке передаєте в оренду, оформити у вигляді додатка до акта приймання-передачі. Такий додаток мають підписати обидві сторони.

У момент передання в присутності орендодавця потрібно перевірити наявність майна і його справність. Якщо цього не зробити, річ вважатиметься переданою в належному стані (ч. 3 ст. 767 ЦКУ).

Виявили недоліки чи дефекти — максимально детально опишіть їх в акті. Якщо цього не зробити, після закінчення строку договору орендар може почати вимагати компенсації завданого майну збитку.

Якщо в договорі прописано, що орендується приміщення з 01.10.2020 р. до 31.11.2021 р. включно, це означає, що 01.12.2021 р. у приміщенні не повинно бути ваших речей, техніки та меблів. Також складіть і підпишіть акт про надання послуг оренди.

Розірвання договору

Зазвичай у договорі прописують, що, якщо орендар хоче виїхати, він повинен заздалегідь попередити орендодавця. Строк повідомлення треба встановити в договорі — для орендодавця бажано мінімум за місяць.

Також пропишіть спосіб і порядок повідомлення: достатньо листа на електронну пошту чи це має бути паперовий документ, який передали орендодавцю під підпис.

Орендар може розірвати договір раніше прописаного в ньому строку за домовленістю з орендодавцем.

Потрібно дотримуватись процедури, і, якщо вирішили поїхати, недостатньо вивезти свої меблі — треба передати приміщення за актом приймання-передачі.

Відповідальність

Відповідальність може бути передбачена за будь-яке порушення умов договору, наприклад за несвоєчасну виплату орендної плати, несвоєчасне передання/повернення майна, його псування, знищення тощо.

Визначити її можна у вигляді штрафу та відшкодування збитків (реальні збитки і/або упущена вигода).

Реальний збиток виникає, коли майно орендаря пошкодили або щось загубили. А упущена вигода — доходи, які сторона могла б отримати, якби обоє — орендодавець і орендар — виконали зобов'язання.

Вкажіть у договорі, що сплата штрафу та відшкодування збитків не скасовує обов'язку виконати свої зобов'язання.

Можна вказати підстави звільнення від відповідальності.

Форс мажор

Непередбачені обставини непереборної сили, через які немає можливості виконати зобов'язання за договором, називають форс-мажором. Це повінь або стихійне лихо, катастрофа, епідемія тощо.

У договорах зазвичай передбачають звільнення від відповідальності в разі настання таких обставин. Але це не означає, що обов'язки взагалі не доведеться виконувати.

Якщо не можете виконати зобов'язання за договором і посилаєтеся на форс-мажор, треба отримати в Торгово-промисловій палаті сертифікат, і пред'явити контрагенту.

Приміром, орендодавець не згоден із тим, що зобов'язання не виконані через форс-мажор. Він має право подати до суду, вимагати сплати неустойки, компенсації. А орендар може довести в суді, що у всьому винен карантин і коронавірус, якщо йому це вдасться, платити неустойку не доведеться.

Якщо у вас немає грошей оплатити оренду — це не форс-мажор.

Що ще врахувати при складанні договору

1. Якщо орендуєте майно у фізичної особи, слід утримати і сплатити в бюджет ПДФО (18%) і військовий збір (1,5%) із суми орендної плати. Крім цього, треба відобразити виплачене у формі № 1ДФ (ознака доходу 106, 195, 196, 127 — залежно від виду майна).
2. Заборонено використовувати житлові приміщення для госпдіяльності промислового характеру.
3. Щоб здавати об'єкти в оренду, потрібні спеціальні КВЕДи: групи 77.1–77.4 або 68.2–68.3).

Підписуйтеся тільки під тим, що розумієте.

Олександр Підворчан, юрист (pidvorchan@gmail.com)