Електронні трудові книжки: звільняємо працівника

22 липня 2024 Стане у пригоді для: Підприємці

Працівник звільняється. Його паперова трудова книжка знаходиться у роботодавця. Чи повинен роботодавець відсканувати та завантажити паперову ТК у ПФУ перед звільненням? 

Відповідь: Ні, не повинен. Законодавство не зобов'язує роботодавця робити це. Відповідно до пункту 2 розділу ІІ "Прикінцеві положення" Закону № 1217, роботодавець зобов'язаний видати працівнику належним чином оформлену ТК у день звільнення, якщо працівник працевлаштувався до 10.06.2021 та звільняється до завершення процедури включення до Реєстру застрахованих осіб (РЗЛ) . ФОП 2 групи у 2024 році: все, що потрібно знати про умови діяльності

Тобто якщо паперова ТК ще не відсканована, а працівник звільняється, роботодавець повинен видати її працівнику в загальному порядку. Роботодавцю рекомендується нагадати працівникові, що може сам оцифрувати свою ТК. Звісно, ​​роботодавець може оцифрувати паперову ТК працівника. 

Однак, не варто поспішати з цим за день-два до звільнення, адже варіант із оцифровкою через завантаження скан-копій на Портал ПФУ є найбільш тимчасовим. Під час обробки документа фахівцями ПФУ можуть виникнути уточнення, які не вдасться виправити, оскільки особа вже не буде вашим працівником. 

Таким чином, при звільненні працівника роботодавець не зобов'язаний відсканувати та завантажити паперову ТК у ПФУ, але може зробити це за своїм бажанням. Однак краще не робити це в останню хвилину, щоб уникнути можливих проблем.

Чи потрібно вносити відомості про звільнення до ЕТК?

Не обов'язково. Відомості про звільнення потрапляють до ЕТК автоматично з Об'єднаного звіту, який подається роботодавцем раз на квартал. Однак, роботодавець може додати запис про звільнення в ЕТК вручну, використовуючи функцію "Додати запис". 

Причини цього можуть бути: 

• Технічні неполадки, які не дозволили інформації про звільнення потрапити до ЕТК з Об'єднаного звіту.
• Прискорення процесу додавання інформації про застраховану особу до Реєстру застрахованих осіб (РЗЛ). Якщо відомості про звільнення не будуть внесені до ЕТК, у колишнього працівника можуть виникнути труднощі із підтвердженням свого звільнення для нового роботодавця. 

Існує кілька варіантів вирішення цієї проблеми: 

1. Отримати запис про звільнення паперової ТК від попереднього роботодавця.
2. Використовувати копію наказу про звільнення, яку роботодавець зобов'язаний видати у день звільнення згідно зі статтею 47 КЗпП.
3. Самостійно оцифрувати дані про звільнення на підставі копії наказу через особистий кабінет застрахованої особи на Порталі ПФУ. 

Таким чином, хоча роботодавець не зобов'язаний вносити відомості про звільнення в ЕТК вручну, це може бути корисним для колишнього працівника, щоб прискорити процес підтвердження його звільнення для нового роботодавця.

Чи можна видати працівникам відскановані паперові ТК без звільнення?

Так можна. Це можна зробити навіть не чекаючи на закінчення 5-річного перехідного періоду, встановленого Законом № 1217. Відповідно до пункту 2 розділу ІІ "Прикінцеві положення" Закону № 1217, ПФУ повинен включити до Реєстру застрахованих осіб (РЗЛ) відсутні відомості про трудову діяльність працівників протягом 5 років з дня набрання чинності цим Законом, тобто до 10.06.2026. 

Закон не уточнює, коли саме потрібно видавати паперові ТК працівникам після завершення цієї роботи: після сканування, завантаження та підтвердження від ПФУ про включення даних до РЗЛ або після повного переходу на ЕТК (10.06.2026). Фахівці Держпраці у листі від 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а роз'яснили, що чекати до 10.06.2026 не потрібно. 

Якщо відомості про трудову діяльність працівника було внесено до РЗЛ, то роботодавець може видати йому паперову ТК під підпис вже зараз, навіть якщо 5-річний термін ще не минув. 

Таким чином, роботодавці можуть почати видавати працівникам відскановані паперові ТК, якщо інформація про їхню трудову діяльність уже включена до РЗЛ, не чекаючи повного переходу на ЕТК.

Висновок

Основні моменти:

Зберігання паперових трудових книжок: 
* Якщо працівник звільняється, а його паперова трудова книжка зберігається у роботодавця, то роботодавець не зобов'язаний її сканувати перед звільненням. 

Заповнення розділу "Відомості про трудову діяльність" (РЗЛ): 
* Роботодавець не повинен самостійно вносити інформацію про звільнення працівника у РЗЛ.Як правильно звільнити працівника

* Ці дані повинні автоматично підтягнутися з Об'єднаного звіту. 

Оцифровані паперові трудові книжки: 
* Оцифровані копії паперових трудових книжок, дані з яких уже внесені до РЗЛ, можна роздати працівникам під їх підпис уже зараз. 

* Немає необхідності чекати 10.06.2026, коли набуде чинності обов'язкове ведення електронних трудових книжок.