Электронные трудовые книжки: увольняем работника

22 июля 2024 Пригодится для: Предприниматели

Работник увольняется. Его бумажная трудовая книжка (ТК) находится у работодателя. Должен ли работодатель отсканировать и загрузить бумажную ТК в ПФУ перед увольнением? Ответ: Нет, не должен. Законодательство не обязывает работодателя делать это. Согласно пункту 2 раздела ІІ "Заключительные положения" Закона № 1217, работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом оформленную ТК в день увольнения, если работник трудоустроился до 10.06.2021 и увольняется до завершения процедуры включения в Реестр застрахованных лиц (РЗЛ) отсутствующих сведений о трудовой деятельности. 

То есть, если бумажная ТК еще не отсканирована, а работник увольняется, работодатель должен выдать ее работнику в общем порядке. Работодателю рекомендуется напомнить работнику, что он может сам оцифровать свою ТК. Конечно, работодатель может оцифровать бумажную ТК работника. 

Однако, не стоит спешить с этим за день-два до увольнения, ведь вариант с оцифровкой через загрузку скан-копий на Портал ПФУ является наиболее времязатратным. При обработке документа специалистами ПФУ могут возникнуть уточнения, которые не удастся исправить, так как лицо уже не будет вашим работником. Как правильно уволить сотрудника

Таким образом, при увольнении работника, работодатель не обязан отсканировать и загрузить бумажную ТК в ПФУ, но может сделать это по своему желанию. Однако, лучше не делать это в последнюю минуту, чтобы избежать возможных проблем.

Нужно ли вносить сведения об увольнении в ЭТК? 

Не обязательно. Сведения об увольнении попадают в ЭТК автоматически из Объединенного отчета, который подается работодателем раз в квартал. Однако, работодатель может добавить запись об увольнении в ЭТК вручную, используя функцию "Додати запис". 

Причины для этого могут быть: 

• Технические неполадки, которые не позволили информации об увольнении попасть в ЭТК из Объединенного отчета.
• Ускорение процесса добавления информации о застрахованном лице в Реестр застрахованных лиц (РЗЛ). Если сведения об увольнении не будут внесены в ЭТК, у бывшего работника могут возникнуть сложности с подтверждением своего увольнения для нового работодателя. 

Существуют несколько вариантов решения этой проблемы: 

1. Получить запись об увольнении в бумажной ТК от предыдущего работодателя.
2. Использовать копию приказа об увольнении, которую работодатель обязан выдать в день увольнения согласно статье 47 КЗоТ.
3. Самостоятельно оцифровать данные об увольнении на основании копии приказа через личный кабинет застрахованного лица на Портале ПФУ. 

Таким образом, хотя работодатель не обязан вносить сведения об увольнении в ЭТК вручную, это может быть полезно для бывшего работника, чтобы ускорить процесс подтверждения его увольнения для нового работодателя.

Можно ли выдать работникам отсканированные бумажные ТК без увольнения? 

Да, можно. Это можно сделать даже не дожидаясь окончания 5-летнего переходного периода, установленного Законом № 1217. Согласно пункту 2 раздела ІІ "Заключительные положения" Закона № 1217, ПФУ должен включить в Реестр застрахованных лиц (РЗЛ) отсутствующие сведения о трудовой деятельности работников в течение 5 лет со дня вступления в силу данного Закона, то есть до 10.06.2026. 

Закон не уточняет, когда именно нужно выдавать бумажные ТК работникам после завершения этой работы: после сканирования, загрузки и подтверждения от ПФУ о включении данных в РЗЛ, или после полного перехода на ЭТК (10.06.2026). Специалисты Гоструда в письме от 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а разъяснили, что ждать до 10.06.2026 не нужно. 

Если сведения о трудовой деятельности работника были внесены в РЗЛ, то работодатель может выдать ему бумажную ТК под подпись уже сейчас, даже если 5-летний срок еще не истек. 

Перевод сотрудника на иную должностьТаким образом, работодатели могут начать выдавать работникам отсканированные бумажные ТК, если информация о их трудовой деятельности уже включена в РЗЛ, не дожидаясь полного перехода на ЭТК.

Вывод

Основные моменты:

Хранение бумажных трудовых книжек: 
* Если работник увольняется, а его бумажная трудовая книжка хранится у работодателя, то работодатель не обязан сканировать ее перед увольнением. 

Заполнение раздела "Сведения о трудовой деятельности" (РЗЛ): 
* Работодатель не должен самостоятельно вносить информацию об увольнении работника в РЗЛ.

* Эти данные должны автоматически подтянуться из Объединенного отчета. 

Оцифрованные бумажные трудовые книжки: 
* Оцифрованные копии бумажных трудовых книжек, данные из которых уже внесены в РЗЛ, можно раздать работникам под их подпись уже сейчас. 

* Нет необходимости ждать 10.06.2026, когда вступит в силу обязательное ведение электронных трудовых книжек.