Гнучкий режим робочого часу

06 грудня 2023

А нинішні реалії подають нові правила, нові нестандартні виходи із непростих ситуацій, а також відкривають нові можливості для вирішення нелегких завдань.

Законодавці з цим погоджуються, та внесли доповнення до змісту КЗпПКодекс законів про працю України, які надають можливість задіяти нові форми організації трудових відносин. Саме до таких нововведень можна віднести гнучкий режим робочого дня. Давайте розберемося в деталях.

Регулятором гнучкого режиму робочого дня виступає ст. 60 КЗпП. Чим же цікавий такий підхід?

Отже, гнучкий режим робочого часу – це форма організації трудових відносин, яка наділяє працівника можливістю самостійного регулювання часу початку та/або завершення, а за наявності певних передумов також і тривалістю робочого часу протягом робочого дня, за умови виконання зафіксованої норми тривалості робочого часу.

Далі розглядатиме, що дозволяє досягати подібної гнучкості.

 

Індикатори режиму

Робочий графік одна із ключових аспектів організації праці. Гнучкий робочий графік часто розглядається як важливий інструмент задоволення потреб як працівників, і роботодавців. Він може сприяти балансу між особистим життям та роботою, а також підвищити виробничу ефективність.

Гнучкий режим робочого часу передбачає наявність фіксованого робочого часу, змінного часу, і навіть відрізка часу відпочинку і прийому їжі. Почнемо розглядати з відомого, саме з перерви.

 

Час перерви

Тут обійдемося без сюрпризів. Відрізок часу, відведений для відпочинку та прийому їжі, встановлюється за загальними правилами, що обумовлюється ст.66 КЗпП.

Тривалість подібної перерви передбачається не більше двох годин. Перерва за своєю суттю не входить до масиву робочого часу. Відповідно до загальних правил, цей час прописується правилами внутрішнього трудового розпорядку.

 

Фіксований час

Це відрізок часу, протягом якого працівник обов'язково повинен бути на робочому місці та виконувати свою трудову функцію.

Важливо знати! Фіксація часу потрібна для того, щоб поєднати час праці працівника, для якого передбачається встановлення гнучкого режиму, з режимом інших працівників.

Воно може йти «нарізкою», а саме для співробітника можна припустити фіксований час з понеділка по п'ятницю з 8630 до 12:00 та з 13:30 до 15:00. Крім іншого, фіксований час можна встановити виключно для окремих днів робочого тижня, наприклад, тільки в п'ятницю див. лист Мінекономіки від 28.04.2021 № 4706-06/25564-07.

У разі відсутності працівника на робочому місці у фіксований час без поважних причин, це є порушенням трудового розпорядку та дисципліни.

Змінний час

Це час, протягом якого працівник за власним бажанням встановлює час роботи не виходячи межі встановленої норми тривалості робочого дня.

Гнучкий робочий графік передбачає ширші змогу організації праці рамках законодавства. Він може включати різні форми, такі як рухомий робочий час, гнучкий графік роботи, віддалена робота та інші за умови дотримання трудового законодавства.

Переваги та обмеження гнучкого робочого графіка

Гнучкий робочий графік може принести користь як працівникам, і роботодавцям. Працівникам це може забезпечити більшу свободу в організації та плануванні свого робочого часу, а також задоволення особистих потреб, таких як догляд дітей або навчання.

Для роботодавців це може стати інструментом підвищення виробничої ефективності та ефективного використання ресурсів.

Однак, гнучкий робочий графік також може мати обмеження та викликати певні труднощі, наприклад, в організації командної роботи, контролю за виконанням трудових обов'язків та дотриманням робочих стандартів.

 

Норма та облік робочого часу

Співробітників, які застосовують гнучкий режим робочого часу, часто зобов'язують виконувати денну норму тривалості робочого дня незалежно від його старту, завершення та тривалості перерви для обіду, наприклад, 8 годин на день. За таких умов, за такими співробітниками ведеться Подінний облік робочого часу.

Проте, ч.3 ст.60 КЗпП дає можливість організації роботи за умов гнучкого режиму робочого дня з варіантами дотримання працівником норми тривалості робочого дня, зафіксованої на виділений обліковий період (тиждень, місяць, квартал тощо.) за умови запровадження підсумованого обліку робочого дня.

Подібний облік робочого часу запроваджується, якщо умови роботи припускають відсутність можливості дотримання, встановленої для працівника щоденної, щотижневої тривалості робочого часу.

При тривалості робочого дня у межах облікового періоду неспроможна перевищувати нормальної кількості робочих годин.

Гнучкий робочий графік має значний потенціал для покращення умов праці та забезпечення гармонії між роботою та особистим життям. Однак його реалізація потребує уважного регулювання та балансу інтересів працівників та роботодавців відповідно до трудового законодавства України.

Встановлюємо гнучкий режим

Можливість застосування гнучкого режиму робочого дня має обумовлюватися колективним договором, і навіть змістом Правил внутрішнього трудового розпорядку. Саме тому радимо внести до цих документів релевантні правки про порядок та умови переведення співробітників на гнучкий режим робочого часу.

Звертаємо увагу, що гнучкий режим робочого часу можна встановити:

•  на певний термін або безстроково;
•  при прийомі на роботу або пізніше.

Вам слід розробити систему контролю та обліку робочого часу для кожного зі співробітників. Для цього можна сміливо використовувати релевантні технічні засоби, наприклад, спеціальні комп'ютерні програми, або позначки про відпрацьований годинник і т.п.

Важливо розуміти! Гнучкий режим встановлюється за наявності відповідної домовленості між працівником та роботодавцем. Проте найчастіше ініціюють ці процеси безпосередньо працівники. Але можуть виступити ініціаторами та роботодавці.

Якщо працівник хоче ініціювати цей процес, то останній пише релевантну заяву на роботодавця із зазначенням деталей та часових рамок для графіка роботи. За позитивного результату роботодавець видає релевантний наказ з дати, прописаної працівником у заяві, та ознайомлює з ним працівника (див. п. 1 ч. 8 ст. 60 КЗпП).

Якщо роботодавець виступає ініціатором у разі виробничої необхідності з повідомленням працівника не пізніш як за 2 місяці (п. 2 ч. 8 ст. 60 КЗпП). А також з умовами та специфікою нової форми організації праці.

Однак цей двомісячний термін підлягає скороченню у разі наявності форс-мажору. У такому разі працівника можна ознайомлювати протягом двох днів від дати анонсування наказу (ч. 2 ст. 60 КЗпП).

Законодавець не вимагає оформлення трудового договору у письмовій формі під час запровадження гнучкого режиму робочого дня. Тому за відсутності інших причин, достатнім буде видання наказу та ознайомлення з ним працівника (див. ч. 1 ст. 24 КЗпП).

Однак, якщо ж ви все-таки вирішили скласти договори письмово, слід звернути увагу на такі нюанси:

1. Визначення робочого часу:

Вказівка ​​на те, що працівник здійснює роботу у гнучкому режимі з можливістю самостійної організації робочого часу у встановлених межах.

2. Умови зв'язку з роботодавцем:

Опис порядку зв'язку з роботодавцем (наприклад, дотримання термінів зворотного зв'язку, звітність про виконану роботу, способи комунікації та ін.).

3. Встановлення чітких правил, обов'язків та очікувань:

Включення положень про збереження обов'язків працівника, включаючи час відпочинку та перерв, а також ясні вказівки щодо виконання завдань та дотримання стандартів надання послуг чи роботи.

4. Оплата праці та компенсації:

Вказівка ​​на оплату праці відповідно до фактичного відпрацьованого часу або із зазначенням годинника, а також правила компенсації за понаднормовий час або специфічні умови.

5. Порядок зміни режиму роботи:

Умови, що дозволяють сторонам договору вносити зміни до режиму роботи, їх узгодження та форми повідомлення.

Облік робочого часу

При установці гнучкого режиму праці облік робочого часу може представляти певні особливості, які важливо враховувати з погляду трудового законодавства та оперативного управління робочим часом.

Врахування робочого часу, включаючи гнучкий режим, здійснюється за допомогою ведення табеля обліку робочого часу. Однак, у разі гнучкого режиму робочого часу важливо враховувати наступні моменти:

1. Гнучкість у встановленні годинника роботи: У гнучкому режимі робочого часу працівники можуть самостійно обирати певні години роботи та місце виконання роботи (наприклад, з дому або іншого зручного місця), за умови виконання зобов'язань щодо відпрацювання певної кількості годин.

2. Фіксація відпрацьованого часу: Облік часу може проводитись на основі фіксації фактично відпрацьованого годинника, а не виключно за стандартним робочим графіком. Для цього можуть використовуватись спеціалізовані програми або програми для обліку робочого часу.

3. Встановлення меж гнучкості: Важливо визначити межі та обмеження для гнучкого режиму роботи, щоб уникнути перевантажень працівників або недостатнього робочого часу, що може впливати на ефективність та задоволеність працівників.

4. Регулярні звіти: З метою контролю за відпрацьованим часом та виконанням зобов'язань, співробітники можуть надавати періодичні звіти про виконану роботу та використаний час. Такі звіти можуть допомогти як роботодавцям, так і співробітникам відстежувати ефективність та виконання завдань. Щоб уникнути різного роду непорозумінь та конфліктів, рекомендується розробити чіткі практики та політики обліку робочого часу для випадків гнучкого режиму роботи, а також забезпечити прозорість та взаєморозуміння між сторонами.

Технологічні рішення, такі як спеціалізовані системи обліку робочого часу (наприклад, TimeDoctor, Toggl, Hubstaff), можуть бути корисними інструментами для обліку робочого часу у разі гнучкого режиму роботи, а також для відстеження продуктивності працівників.

 

Примусове переведення на загальний режим

Закон передбачає два випадки, за наявності яких роботодавець може імперативно перевести з гнучкого на звичайний режим своїх працівників:

• виробничо-технічна необхідність тимчасово (на строк до 1 місяця протягом календарного року), регулюється ч. 5 ст. 60 КЗпП;
• порушення співробітником правил, встановлених у рамках гнучкого режиму робочого часу. Тоді як дисциплінарне стягнення можна зробити переведення на загальний режим у рамках ч. 12 ст. 60 КЗпП.

Особливості

Ось кілька позитивних особливостей гнучкого режиму робочого часу в Україні:

1. Самостійне управління часом: У контексті гнучкого режиму роботи співробітники мають можливість самостійно керувати своїм часом у певних рамках, включаючи гнучкість у виборі годин роботи, перерв та місця виконання роботи. Наприклад, це може включати можливість роботи з дому чи іншого місця, де співробітник має найбільшу продуктивність.

2. Встановлення доцільних робочих годин: Співробітникам надається можливість визначення найбільш продуктивних годин роботи протягом дня, що сприяє підвищенню ефективності та зменшенню стресу, пов'язаного з необхідністю дотримуватися суворого робочого графіка.

3. Фокус на результаті: У гнучкому режимі роботи акцент робиться на результат, а не на кількість часу, проведеного в офісі. Це дозволяє оцінювати співробітників виходячи з їхньої ділової активності та досягнень, а не з годинника.

4. Збільшення гнучкості для працівників: Гнучкий режим роботи дозволяє краще поєднувати роботу з іншими аспектами життя, такими як сім'я, навчання або особисті обов'язки, що може сприяти покращенню балансу між роботою та особистим життям.

5. Використання технологій для віддаленої роботи: Впровадження гнучкого режиму робочого часу зазвичай включає застосування передових інформаційних рішень та інструментів для забезпечення зв'язку та обліку робочого часу працівників, навіть коли вони працюють віддалено.

Звичайно, для успішної реалізації гнучкого режиму роботи в Україні важливо враховувати відповідне законодавство, а також розробляти чіткі правила та політики, щоб забезпечити ефективність, дотримання робочих норм та збереження балансу інтересів працівника та роботодавця.

Надомна робота – як форма робочого графіка: характеристика та нюанси