Гибкий режим рабочего времени

06 декабря 2023

А нынешние реалии преподносят новые правила, новые нестандартные выходы из непростых ситуаций, а также открывают новые возможности для решения нелёгких задач. 

Законодатели с этим соглашаются, и внесли дополнение в содержание КЗоТКодекс законов о труде , предоставляющие возможность задействовать новые формы организации трудовых отношений. Именно к таким нововведениям можно отнести гибкий режим рабочего времени. Давайте разберёмся в деталях.
Регулятором гибкого режима рабочего времени выступает ст. 60 КЗоТ. Чем же интересен подобный подход?
Итак, гибкий режим рабочего времени – это форма организации трудовых отношений, которая наделяет работника возможностью самостоятельной регуляции времени начала и/или завершения, а при наличии определённых предпосылок также и длительностью рабочего времени на протяжении рабочего дня, при условии выполнения зафиксированной нормы длительности рабочего времени. 

Далее будет рассматривать, что позволяет достигать подобной гибкости.
 

Индикаторы режима

Рабочий график является одним из ключевых аспектов организации труда. Гибкий рабочий график часто рассматривается как важный инструмент для удовлетворения потребностей как работников, так и работодателей. Он может способствовать балансу между личной жизнью и работой, а также повысить производственную эффективность.
Гибкий режим рабочего времени предполагает наличие фиксированного рабочего времени, переменного времени, а также отрезка времени для отдыха и приёма пищи. Начнём рассматривать с известного, а именно с перерыва.
 

Время перерыва

Здесь обойдёмся без сюрпризов. Отрезок времени, отведённый для отдыха и приёма пищи, устанавливается по общим правилам, что оговаривается ст.66 КЗоТ. 

Длительность подобного перерыва предусматривается величиной не более двух часов. Перерыв по своей сути не входит в массив рабочего времени. Согласно общим правилам, данное время прописывается правилами внутреннего трудового распорядка.
 

Фиксированное время

Это отрезок времени, на протяжении которого работник в обязательном порядке должен быть на рабочем месте и выполнять свою трудовую функцию.
Важно знать! Фиксация времени требуется для того, чтобы соединить время труда работника, для которого предполагается установление гибкого режима, с режимом других сотрудников.
Оно может идти «нарезкой», а именно для сотрудника возможно предположить фиксированное время с понедельника по пятницу с 8630 до 12:00 и с 13:30 до 15:00. Кроме прочего, фиксированное время можно установить исключительно для отдельных дней рабочей недели, к примеру, только в пятницу см. письмо Минэкономики от 28.04.2021 No 4706-06/25564-07 (далее — письмо No 25564).
В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте в фиксированное время в отсутствие уважительных причин, это является нарушением трудового распорядка и дисциплины.

Переменное время

Это время, на протяжении которого работник по своему желанию устанавливает время работы не выходя за пределы установленной нормы длительности рабочего времени.
Гибкий рабочий график предполагает более широкие возможности для организации труда в рамках законодательства. Он может включать различные формы, такие как подвижное рабочее время, гибкий график работы, удаленная работа и другие, при условии соблюдения трудового законодательства.

Преимущества и ограничения гибкого рабочего графика

Гибкий рабочий график может принести пользу как работникам, так и работодателям. Работникам это может обеспечить большую свободу в организации и планировании своего рабочего времени, а также удовлетворение личных потребностей, таких как уход за детьми или учеба. 
Для работодателей это может стать инструментом для повышения производственной эффективности и эффективного использования ресурсов.
Однако, гибкий рабочий график также может иметь ограничения и вызывать определенные трудности, например, в организации командной работы, контроля за исполнением трудовых обязанностей и соблюдением рабочих стандартов.
 

Норма и учёт рабочего времени

Сотрудников, которые применяют гибкий режим рабочего времени зачастую обязывают выполнять дневную норму длительности рабочего дня вне зависимости от его старта, завершения и длительности перерыва для обеда, например, 8 часов в день.
При подобных условиях, по таким сотрудникам ведётся Поденный учёт рабочего времени.
Однако, ч.3 ст.60 КЗоТ даёт возможность для организации работы в условиях гибкого режима рабочего времени с вариантами соблюдения работником: нормы длительности рабочего времени, зафиксированной на выделенный учётный период (неделя, месяц, квартал и т.д.) при условии введения подытоженного учёта рабочего времени.
Подобный учёт рабочего времени внедряется, если условия работы предполагают отсутствие возможности по соблюдению, установленной для работника ежедневной, еженедельной длительности рабочего времени.
При длительности рабочего времени в рамках учётного периода не может превышать нормального количества рабочих часов.
Гибкий рабочий график имеет значительный потенциал для улучшения условий труда и обеспечения гармонии между работой и личной жизнью. Однако его реализация требует внимательного регулирования и баланса интересов работников и работодателей в соответствии с трудовым законодательством Украины.
 

Устанавливаем гибкий режим

Возможность применения гибкого режима рабочего времени должна оговариваться коллективным договором, а также содержанием Правил внутреннего трудового распорядка. Именно поэтому советуем внести в эти документы релевантные правки о порядке и условиях перевода сотрудников на гибкий режим рабочего времени.
Обращаем внимание, что гибкий режим рабочего времени возможно установить:

• на определённый сроки или бессрочно;
• при приёме на работу или позднее.

Вам следует разработать систему по контролю и учёту рабочего времени для каждого из сотрудников. Для это можно смело использовать релевантные технические средства, например, специальные компьютерные программы, или отметки об отработанных часах и т.п
Важно понимать! Гибкий режим устанавливается при наличии соответствующей договорённости между работником и работодателем. Однако инициируют чаще всего эти процессы непосредственно работники. Но могут выступить инициаторами и работодатели.
Если работник хочет инициировать данный процесс, то последний пишет релевантное заявление на работодателя с указанием деталей и временных рамок для графика работы. При положительном исходе работодатель издаёт релевантный приказ с даты, прописанной работником в заявлении, и ознакамливает с ним работника  (см. п. 1 ч. 8 ст. 60 КЗоТ).
Если работодатель выступает инициатором в случае производственной необходимости с уведомлением работника не позднее чем за 2 месяца (п. 2 ч. 8 ст. 60 КЗоТ). А также с условиями и спецификой новой формы организации труда.
Однако данный 2-ух месячный срок подлежит сокращению в случае наличия форс-мажора. В подобном случае, работника можно ознакамливать в течение 2-ух дней от даты анонсирования приказа (ч. 2 ст. 60 КЗоТ).
Законодатель не требует оформление трудового договора в письменной форме при внедрении гибкого режима рабочего времени. Поэтому в отсутствие других причин, достаточным будет издание приказа и ознакомления с ним работника (см. ч. 1 ст. 24 КЗоТ).
Однако, если же вы всё-таким решили составить договора в письменном виде, следует обратить внимание на такие нюансы:
1. Определение рабочего времени:
Указание на то, что работник осуществляет работу в гибком режиме с возможностью самостоятельной организации рабочего времени в установленных границах.
2. Условия связи с работодателем:
Описание порядка связи с работодателем (например, соблюдение сроков обратной связи, отчетность о проделанной работе, способы коммуникации и др.).
3. Установление четких правил, обязанностей и ожиданий:
Включение положений о сохранении обязанностей работника, включая время отдыха и перерывов, а также ясные указания по выполнению задач и соблюдению стандартов оказания услуг или работы.
4. Оплата труда и компенсации:
Указание на оплату труда в соответствии с фактическим отработанным временем или с указанием часов, а также правила компенсации за сверхурочное время или специфические условия.
5. Порядок изменения режима работы:
Условия, позволяющие сторонам договора вносить изменения в режим работы, их согласование и форма уведомления.

Учёт рабочего времени

При установке гибкого режима труда, учет рабочего времени может представлять определенные особенности, которые важно учитывать с точки зрения трудового законодательства и оперативного управления рабочим временем.
Учет рабочего времени, включая гибкий режим, осуществляется посредством ведения табеля учета рабочего времени. Однако, в случае гибкого режима рабочего времени, важно учитывать следующие моменты:
1. Гибкость в установлении часов работы: В гибком режиме рабочего времени сотрудники могут самостоятельно выбирать определенные часы работы и место выполнения работы (например, из дома или другого удобного места), при условии выполнения обязательств по отработке определенного количества часов.
2. Фиксация отработанного времени: Учет времени может проводиться на основе фиксации фактически отработанных часов, а не исключительно по стандартному рабочему графику. Для этого могут использоваться специализированные программы или приложения для учета рабочего времени.
3. Установление границ гибкости: Важно определить границы и ограничения для гибкого режима работы, чтобы избежать перегрузок сотрудников или недостаточного рабочего времени, что может влиять на эффективность и удовлетворенность работников.
4. Регулярные отчеты: С целью контроля за отработанным временем и выполнением обязательств, сотрудники могут предоставлять периодические отчеты о проделанной работе и использованном времени. Такие отчеты могут помочь как работодателям, так и сотрудникам отслеживать эффективность и выполнение задач.
Во избежание разного рода недоразумений и конфликтов, рекомендуется разработать четкие практики и политики учета рабочего времени для случаев гибкого режима работы, а также обеспечить прозрачность и взаимопонимание между сторонами.
Технологические решения, такие как специализированные системы учета рабочего времени (например, TimeDoctor, Toggl, Hubstaff) могут быть полезными инструментами для учета рабочего времени в случае гибкого режима работы, а также для отслеживания продуктивности сотрудников.
 

Принудительный перевод на общий режим

Закон предусматривает два случая, при наличии которых работодатель может императивно перевести с гибкого на обычный режим своих работников:

• производственном-техническая необходимость временно (на срок до 1 месяца в течение календарного года), регулируется ч. 5 ст. 60 КЗоТ;
• нарушения сотрудником правил, установленных в рамках гибкого режима рабочего времени. Тогда в качестве дисциплинарного взыскания можно сделать перевод на общий режим в рамках ч. 12 ст. 60 КЗоТ.

Особенности

Вот несколько позитивных особенностей гибкого режима рабочего времени в Украине:

1. Самостоятельное управление временем: В контексте гибкого режима работы сотрудники имеют возможность самостоятельно управлять своим временем в определенных рамках, включая гибкость в выборе часов работы, перерывов и места выполнения работы. Например, это может включать возможность работы из дома или другого места, где у сотрудника наибольшая продуктивность.
2. Установление целесообразных рабочих часов: Сотрудникам предоставляется возможность определения наиболее продуктивных часов работы в течение дня, что способствует повышению эффективности и уменьшению стресса, связанного с необходимостью следовать строгому рабочему графику.
3. Фокус на результате: В гибком режиме работы упор делается на результат, а не на количество времени, проведенного в офисе. Это позволяет оценивать сотрудников исходя из их деловой активности и достижений, а не из часов.
4. Увеличение гибкости для сотрудников: Гибкий режим работы позволяет лучше совмещать работу с другими аспектами жизни, такими как семья, учеба или личные обязанности, что может способствовать улучшению баланса между работой и личной жизнью.
5. Использование технологий для удаленной работы: Внедрение гибкого режима рабочего времени обычно включает применение передовых информационных решений и инструментов для обеспечения связи и учета рабочего времени сотрудников, даже когда они работают удаленно.
Конечно, для успешной реализации гибкого режима работы в Украине важно учитывать соответствующее законодательство, а также разрабатывать четкие правила и политики, чтобы обеспечить эффективность, соблюдение рабочих норм и сохранение баланса интересов работника и работодателя.

Надомная работа – как форма рабочего графика: характеристика и нюансы