Індексація зарплати: що потрібно знати ФОП
04 червня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці
Що потрібно знати підприємцю-роботодавцю, щоб уникнути штрафів.
За законом усі роботодавці зобов'язані індексувати зарплати працівників. Робити це потрібно, щоб частково компенсувати зростання споживчих цін на продукти, комуналку, предмети першої необхідності тощо.
Індексацію зарплати гарантує держава, але платить за це роботодавець зі своєї кишені.
Яку частину зарплати індексувати
Що індексувати: оклад працівника, надбавки, премії, доплати, які виплачуєте постійно, з місяця в місяць. Разових виплат це не стосується (п.п. 2, 3 Порядку № 1078).
Індексують не всю суму, а частину, яка дорівнює прожитковому мінімуму.
Якщо зарплата працівника 4,7 тис. грн, індексують лише 1921 грн — це розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб, протягом року він змінюється:
- із січня по червень — 1921 грн,
- з липня по листопад — 2007 грн,
- у грудні — 2102 грн.
Нараховують і виплачують суму індексації одночасно з нарахуванням та виплатою зарплати за місяць. Податки сплачуєте ті самі, що і з зарплати.
Додаткові накази про проведення індексації видавати не потрібно, але подбайте, щоб у вас були первинні документи, де вказано виплачені суми індексації, а не лише зарплату. Ви зможете довести, що виплачували її, якщо буде перевірка або працівник піде до суду.
Коли проводять індексацію
Як дізнатися, коли проводити індексацію? Індексацію проводять, коли індекс споживчих цін перевищує поріг у 103% (п. 11 Порядку № 1078). Якщо нижче, індексацію не проводите.
Індекс обчислює й публікує на своєму сайті Держстат: розділ «Статистична інформація» — «Економічна статистика» — «Ціни».
Ось індекси споживчих цін у 2018-2019 рр., на момент пубілкації статті, інформації щодо індексу за травень немає:
Коли індекс споживчих цін перевищить 103%, треба індексувати зарплату з першого числа місяця після місяця офіційної опублікування індексу.
Як проводити індексацію
Спочатку визначимося з поняттям «базовий місяць» для працівника, оскільки в цьому місяці індексацію не проводять.
Базовий місяць — це місяць, у якому підвищується оклад за посадою, на якій працює особа, навіть якщо взяли її вже після підвищення окладу.
Ви уклали трудовий договір із працівником у березні 2019 р. За штатним розписом підвищення окладу за його посадою було в січні 2019 р., тож базовий місяць для нього — січень.
У базовому місяці значення ІСЦІндекс споживчих цін приймають за 1 або 100%. А вже з наступного місяця обчислюють індекс наростаючим підсумком — перемножуючи всі індекси.
Наприклад, якщо підвищення окладу було в січні 2019 р. і в ньому індексацію не нараховують, то обчислюють приріст ІСЦ за лютий-березень: 1,005 × 1,009 × 100 − 100 = 101,4%, поріг індексації 103% не перевищено, тому в квітні 2019 р. індексацію не проводимо.
Величини приросту ІСЦ в розрізі місяців публікує Мінсоцполітики. Щоразу вираховувати приріст ІСЦ не потрібно.
Індексацію можна обчислити на онлайн-калькуляторі, треба правильно ввести базовий місяць, місяць індексації та зарплату. Якщо рахувати вручну, формула така:
Д (дохід у межах прожиткового мінімуму, який індексується) × Кі (ІСЦ) / 100 = І (сума індексації).
Коли будете підвищувати зарплату, порівняйте суму збільшення зарплати і розмір індексації.
Якщо виявиться, що сума, на яку підвищили зарплату, менша за індексацію, тоді розмір індексації у місяць підвищення треба зменшити на суму підвищення зарплати.
Приклад. У січні 2018 р. оклад за посадою продавця підвищили до 7 тис. грн — це базовий місяць. До квітня 2019 р. зарплата не підвищувалася.
ІСЦ для нарахування суми індексації в травні 2019 р. — 10,7%.
Індексують лише частину зарплати — 1921 грн.
Сума індексації: 1921 грн × 10,7 / 100 = 205,55 грн.
Зарплата разом з індексацією — 7205,55 грн.
Замість індексації підвищили зарплату
Якщо підвищити зарплату на суму більшу, ніж індексація, то не треба проводити індексацію в цьому місяці, адже він стає базовим. Це законно — п. 5 Порядку № 1078.
Підвищувати оклади треба з першого числа місяця після місяця офіційного опублікування ІСЦ.
Наприклад, якщо прогнозна величина ІСЦ 3,2%, а прожитковий мінімум 1921 грн, зарплату треба підвищити не менш ніж на 61,47 грн (1921 × 3,2%).
Індексація за минулі періоди
Ви роками не проводили індексацію зарплати працівників, а коли дізналися, що за це можуть оштрафувати, вирішили провести. Так ось, нарахувати й виплатити індексацію треба буде не лише тим, хто зараз працює, а й уже звільненим співробітникам. Виплачувати можна частинами або всю суму зразу, головне встигнути виплатити до того, як до вас прийдуть із перевіркою.
Індексація вже звільненому працівникові обкладається ПДФОПодаток на доходи фізичних осіб й військовим збором у місяці нарахування, але не як зарплата, а як інші доходи (пп. 164.1.2 ПКУ). Відображаєте цю суму в графі 5 форми № 1ДФ з ознакою доходу «127».
Індексацію нараховують пропорційно відпрацьованому часу й нараховують на суму ЄСВЄдиний соціальний внесок.
База нарахування ЄСВ розподіляється за відпрацьованими місяцями: ділять загальну суму на кількість місяців, за які вона нарахована (абз. 2 ч. 2 ст. 7 ЗУ «Про ЄСВ»), у звіті з ЄСВ показують із кодом типу «1».
Що як не проводити індексацію
Якщо не індексувати зарплати — це порушення мінімальних державних гарантій оплати праці.
Ненарахування й неправильне нарахування індексації — це зразу штраф у десятикратному розмірі мінзарплати за кожного працівника, у 2019 р. — 41730 грн (ст. 265 КЗпП, лист Держпраці № 5548/4/4.3-ДП-16).
Навіть якщо заплатите штраф, усе одно доведеться нарахувати й виплатити індексацію.
Можуть застосувати й адмінштраф за невиплату зарплати і прирівняних до неї виплат або виплату її в неповному обсязі, розмір — від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП). За повторне порушення протягом року штраф від 1700 до 5100 грн. Але вже через суд.
Якщо встигнете нарахувати й виплатити суми індексації працівникам до того, як порушення виявить Держпраці, санкції застосовувати не повинні.
Як Держпраці дізнається, що індексацію ви не сплачуєте? На вас може поскаржитися працівник, що стане причиною перевірки, і вас напевне оштрафують. Або з перевіркою інспектори можуть прийти і без скарги, і ваше порушення розкриється.
