Коли ФОП потрібний бухгалтер обов’язково, а коли можна обійтися без нього

08 жовтня 2024

Коли ФОП потрібен бухгалтер: основні податкові обов’язки підприємця

ФОП на ЄПЄдиний податок в більшості випадків можуть успішно займатися підприємницькою діяльністю без наявності в штаті бухгалтера. Основні податкові обов’язки «єдинників» полягають в наступному:

• подання декларацій про отриманий дохід в ДПСДержавна податкова служба: 1-2 група – 1 раз на рік, 3 група – 1 раз на квартал;
• сплата ЄП: 1-2 група – 1 раз на місяць, 3 група – 1 раз на квартал;
• сплата ЄСВЄдиний соціальний внесок: 1-3 група – 1 раз на квартал.

Нагадуємо, що підприємці на період дії воєнного стану звільнені від обов’язку сплачувати ЄСВ «за себе», проте можуть це робити на добровільній основі.

Після сплати ЄП та ЄСВ важливо проконтролювати надходження коштів. Зробити це можна, зайшовши в Електронний кабінет на сайті ДПС та переглянувши інформацію по сплачених податках. Якщо через 2-3 дні сплата податків не відображується в особистому кабінеті, потрібно з’ясовувати причини.

Підприємці цілком можуть самостійно виконувати основні податкові обов’язки без допомоги бухгалтера. Наприклад, як правильно заповнювати звітність можна дізнатися на сайті ДПС, або переглянувши відео чи прочитавши покрокові інструкції, які легко відшукати в інтернеті. Якщо ж якесь питання потребуватиме уточнення, то можна отримати індивідуальну податкову консультацію в спеціаліста по фінансах чи бухгалтера-фрілансера. Це ж стосується і сплати податків. В Електронному кабінеті можна побачити інформацію про всі сплачені та несплачені нарахування податків. Також там відображаються штрафи та пеня, якщо вони були нараховані. Сплатити податки можна через онлайн-сервіси, що зручно та досить швидко.

Таким чином, подавати звітність, сплачувати податки та здійснювати контроль за лімітом доходу, щоб запобігти його перевищенню, при правильній організації може підприємець самостійно.

Внесення змін в реєстраційні дані ФОП

«Єдинники» повинні оновлювати інформацію в реєстраційних даних ФОП – додавати чи видаляти КВЕДКласифікація видів економічної діяльностіи, змінювати адресу місця здійснення діяльності тощо.

Зробити це можна самостійно в онлайн-режимі через сервіс «Дія» чи через Електронний кабінет платника.

Важливо, після внесення змін потрібно відслідкувати, чи була інформація оновлена в ЄДРЄдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. Це єдиний момент, який потрібно проконтролювати ФОП. Якщо дані не оновилися, варто вияснити причину (можна звернутися до податківців) та повторно внести зміни.

Робота з касовими апаратами

ФОП, діяльність яких потребує використання касових апаратів, повинні контролювати правильність заповнення реквізитів в чеках.

Якщо ж підприємці здійснюють продаж «ризикової» групи товарів, вони повинні вести облік товарних запасів.

Використання РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат). та ПРРОПрограний реєстратор розрахункових операцій не потребує залучення бухгалтера. Більш того, ПРРО синхронізуються з CRM-системою, платіжною системою та навіть із програмою обліку товарів та продаж, що дозволяє автоматизувати процес фіскалізації платежів та обліку товарних запасів.

Для допомоги в організації роботи з РРО чи ПРРО потрібен менеджер з продажу, який і буде вести облік товарів, закривати зміни, якщо касовий апарат не робить це автоматично, та виконувати іншу роботу, пов’язану із продажами.

Коли без бухгалтера важко обійтися ФОП на ЄП

Якщо підприємець надає послуги іншим ФОП чи юридичним особам, він повинен мати документи, які відображають умови співпраці з ними – договори, акти виконаних робіт, податкові накладні тощо.

Ведення документообігу в такому випадку краще довірити бухгалтеру, адже цей процес потребує уважності та зосередженості. Крім того, підприємцю буде важко відволікатися на оформлення документів та контроль за їх підписанням, якщо співпраця з іншими ФОП та юрособами здійснюється на постійній основі.

ФОП, які співпрацюють з іншими ФОП, щоквартально повинні подавати об’єднаний звіт з додатком 4ДФ. Цей звіт має свої особливості заповнення, які можуть викликати складнощі в підприємця, тому краще дану задачу доручити бухгалтеру. Якщо найняти його ФОП не має можливості, то можна звертатися до спеціаліста на аутсорсингу та делегувати йому виконання даної задачі.

Об’єднаний звіт з додатком 4ДФ подається щоквартально. Якщо цього не робити, на ФОП буде накладений штраф у розмірі 1020 грн за кожен неподаний звіт.

Наявність найманих працівників

Що ж стосується підприємців, які мають найманих працівників, то до їхніх обов’язків належить:

• нарахування та виплата заробітної плати – 2 рази на місяць;
• перерахування податків із зарплати працівників – 2 рази на місяць;
• нарахування лікарняних, передача даних про спеціаліста на лікарняному до Пенсійного фонду, якщо термін лікування більше 5 днів (до 5 днів лікарняні виплачує підприємство, понад – Пенсійний фонд);
• ведення кадрового обліку найманих працівників;
• ведення військового обліку військовозобов’язаних робітників;
• подання об’єднаного звіту по найманих працівниках.

Для виконання цієї роботи необхідний бухгалтер, чи навіть кілька, якщо у підприємця працює багато спеціалістів. Порушення законодавства в сфері захисту прав найманих працівників тягне за собою серйозні наслідки, тому ведення бухгалтерії краще довірити бухгалтеру із досвідом.

Як можна отримати бухгалтерські послуги

Отримувати бухгалтерські послуги підприємець може різними способами. Звісно, найзручніше найняти в штат спеціаліста, який буде займатися виключно справами підприємства. Це зручно і звільняє ФОП від багатьох клопотів, пов’язаних із поданням звітності, документообігом, сплатою податків. Але варто врахувати, що виплата заробітної плати досвідченому бухгалтеру може бути не по кишені підприємцю, особливо, якщо він має невеликий бізнес.

Інший варіант – підписати договір на отримання послуг із бухгалтером-фрілансером. Визначивши умовами договору конкретні послуги, які буде надавати цей спеціаліст, можна значно заощадити на веденні бухгалтерії. Адже виплата винагороди позаштатному бухгалтеру в більшості випадків обійдеться дешевше, ніж утримання спеціаліста в штаті. Проте в цьому випадку ризиковано повністю довіряти всі фінансові питання спеціалісту-фрілансеру, і ФОП бажано все ж залучатися до ведення бухгалтерії або ж контролювати закриття кожної оговореної задачі, адже відповідальність за порушення податкового законодавства буде нести саме підприємець.

Ще можна звернутися в бухгалтерську компанію, яка надає послуги ФОП та юридичним особам. Співпраця саме з компанією більш надійна, ніж із бухгалтером-фрілансером, адже там працює не один, а кілька взаємозамінних спеціалістів, до того ж, їхню роботу контролюють та перевіряють керівники. Це дає змогу вчасно виявляти помилки та виправляти їх. Крім того, договором між сторонами може бути визначено, що у разі допущення помилки спеціалістом, сплату штрафів здійснює компанія.

Таким чином, в більшості випадків діяльність на спрощеній системі оподаткування при відсутності найманих працівників не потребує наявності в штаті бухгалтера. Якщо підприємець буде відслідковувати зміни в податковому законодавстві, вчасно подавати звітність та сплачувати податки, а також при необхідності звертатися до спеціалістів за консультаціями, він цілком зможе успішно працювати і без бухгалтера у своїй команді. Проте, коли ФОП не має можливості самостійно виконувати податкові обов’язки, то краще все ж найняти досвідченого спеціаліста, який буде займатися фінансовими питаннями, або доручити цю задачу бухгалтерській компанії.

Чого не скажеш про «загальносистемників». Робота ФОП на загальній системі оподаткування передбачає залучення окремого спеціаліста. Крім того, «загальносистемників» часто перевіряють податкові інспектори, тому важливо, щоб за всі фінансові справи відповідав досвідчений бухгалтер.

Документи було ліквідовано: що з фінзвітністю?