Коли штраф за прострочену реєстрацію ПН є неправомірним

25 вересня 2025

Принцип вини та несвоєчасна реєстрація податкових накладних

Згідно з п. 109.1 Податкового кодексу України, податковим правопорушенням вважається протиправна дія або бездіяльність, яка може бути вчинена як самим платником, так і контролюючими органами, їх посадовими особами або іншими суб'єктами, прямо зазначеними в ПКУ. При цьому обов'язковим елементом порушення в певних випадках виступає наявність вини.

Іншими словами, коли Кодекс прямо передбачає вимогу провини, притягнути платника до відповідальності можна лише тоді, коли доведено, що він мав можливість виконати обов'язок, але не зробив цього навмисно або через необережність.

Однак у практиці українських судів питання провини у справах про несвоєчасну реєстрацію податкових накладних трактується особливим чином. Наприклад, у рішенні Київського окружного адмінсуду від 31.07.2025 у справі № 320/2687/19 було зазначено:

• вина як така не є обов'язковим елементом порушення, передбаченого п. 120.1 ПКУ (штраф за прострочення реєстрації ПН);
• разом з тим для застосування санкцій необхідно встановити реальні причини затримки і перевірити, чи вживав платник податків усіх доступних заходів, щоб зареєструвати накладні своєчасно.

Аналогічна позиція міститься і в постанові Верховного Суду від 28.02.2020 у справі № 825/824/17.

Таким чином, хоча формально про вину в п. 120.1 ПКУ не йдеться, фактично суди виходять з того, що обставини, які спричинили прострочення, повинні враховуватися. При цьому має значення і те, чи здійснив платник всі залежні від нього дії для належного виконання податкового обов'язку.

Висновок: навіть якщо вина в класичному розумінні не потрібна, фактична відповідальність за несвоєчасну реєстрацію ПН залежить від обставин і поведінки платника.

Несвоєчасне збільшення реєстраційного ліміту

Однією з найпоширеніших причин прострочення при реєстрації податкових накладних є недостатність реєстраційного ліміту в СЕА ПДВ. Загальний підхід податківців і судів полягає в тому, що така ситуація сама по собі не звільняє платника від відповідальності. Логіка фіскалів проста: підприємець має можливість у будь-який момент поповнити спеціальний казначейський рахунок, тим самим збільшивши ліміт і забезпечивши своєчасну реєстрацію.

Цю позицію підтверджує практика:

• постанова Верховного Суду від 15.05.2023 у справі № 808/3868/16,
• постанова Другого апеляційного адміністративного суду від 29.01.2025 у справі № 440/9494/24,
• постанова Третього апеляційного адміністративного суду від 12.01.2021 у справі № 280/1967/20.

У всіх цих випадках суди підтримали висновок: якщо у платника не вистачило ліміту для реєстрації накладних, вина лежить на ньому самому.

Своєчасне направлення ПН і прострочення реєстрації з вини податкових органів

На практиці нерідко зустрічається ситуація, коли платник податків виконує свій обов'язок і направляє податкову накладну в межах встановленого терміну, проте фактична реєстрація в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) відбувається із запізненням. Найчастіше це пов'язано з технічними проблемами на стороні серверів податкової служби. 

Незважаючи на те, що платник виконав всі залежні від нього дії, податківці намагаються застосувати до нього штрафи, посилаючись на п. 120¹.1 ПКУ, як за несвоєчасну реєстрацію.

Поняття операційного дня

За загальним правилом, операційний день для реєстрації накладних триває в робочі дні з 8:00 до 20:00. Якщо крайній термін реєстрації припадає на вихідний або святковий день, то такий день автоматично вважається операційним (п. 3 Порядку № 1246, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 № 1246).

В умовах воєнного стану діють додаткові послаблення. Згідно з п.п. 69.18 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ та п. 26 того ж Порядку № 1246, якщо останній день терміну реєстрації припадає на дату воєнного періоду, операційний день вважається продовженим: ПН можна надіслати з 00:00 до 24:00.

Відповідальність платника податків

Якщо платник податків відправив ПН в межах операційного дня, він вважається таким, що виконав свій обов'язок. Відповідно, технічні збої, затримки квитанцій або збої серверів ДНС не повинні ставати підставою для притягнення його до відповідальності.

Судова практика

Суди при розгляді подібних спорів ретельно перевіряють всі обставини. У більшості випадків вони займають сторону платників податків.

Так, у постанові Першого апеляційного адмінсуду від 22.01.2025 у справі № 360/469/24 розглядався випадок, коли платник направив ПН вчасно, проте квитанція про її прийом не надійшла в той же день. Документ був зареєстрований тільки наступного дня, формально з порушенням граничного терміну. Суд вказав: ключове значення має дата відправлення ПН, а не дата її фактичної фіксації в реєстрі. 

Скріншоти з програми M.E.Doc були визнані достатнім доказом своєчасності дій платника.

Крім того, в рішенні суду містилися посилання на правові позиції Верховного Суду:

• постанова від 22.11.2021 у справі № 160/10558/19,
• постанова від 28.09.2022 у справі № 200/4176/20-а, де були зроблені аналогічні висновки.

Нормативні гарантії

• Згідно з п. 201.10 ПКУ, якщо протягом операційного дня не надійшла жодна квитанція про прийом, відхилення або зупинення реєстрації накладної, вона автоматично вважається зареєстрованою в ЄРПН.
• Також, на період воєнного стану діє спеціальне правило: якщо накладна подана в останній день терміну, квитанція про її прийом може бути направлена податківцями не пізніше наступного операційного дня (див. роз'яснення в БЗ 101.16).

Практичні рекомендації

Хоча судова практика складається на користь платників податків, юристи рекомендують не відкладати реєстрацію ПН на останній день. Це пов'язано з тим, що навіть за наявності доказів своєчасного відправлення процес оскарження штрафу вимагатиме часу, ресурсів і документального підтвердження (скріншоти, журнали системи M.E.Doc тощо).

Прострочена реєстрація ПН і вплив форс-мажору

Однією з прямо закріплених у Податковому кодексі підстав для звільнення від фінансової відповідальності є наявність форс-мажорних обставин. Цей принцип відображений у п.п. 112.8.9 ПКУ.

В умовах війни такі обставини трапляються досить часто: це можуть бути обстріли, пошкодження інфраструктури, відключення електрики та зв'язку, евакуація співробітників, відсутність доступу до систем реєстрації та інші фактори, які унеможливлюють виконання податкових обов'язків у строк.

Застосовність норми до реєстрації податкових накладних

Форс-мажор поширюється і на ситуацію з несвоєчасною реєстрацією ПН. Тобто, якщо затримка викликана об'єктивними обставинами непереборної сили, платник податків має право вимагати звільнення від штрафу, передбаченого п. 120.1 ПКУ.

Однак для цього недостатньо просто заявити про наявність форс-мажору. Необхідно підтвердити його офіційними документами.

Документи, що підтверджують форс-мажор

• Ключовим доказом є сертифікат Торгово-промислової палати України (ТПП), який прямо пов'язує обставини непереборної сили з неможливістю вчинити певні дії.
• Загальний лист ТПП від 28.02.2022 № 2024/02.0-7.1, розісланий відразу після початку повномасштабного вторгнення, не може вважатися достатньою підставою. Він лише констатує факт війни, але не встановлює причинно-наслідковий зв'язок між конкретним порушенням і форс-мажорною ситуацією.

Судова практика

Суди підтверджують ефективність сертифікатів ТПП як доказів.

Приклад: постанова Верховного Суду від 28.04.2025 у справі № 520/30471/23.

• Платник надав сертифікат, де було зазначено, що реєстрація накладних в строк виявилася неможливою через обставини війни.
• Верховний Суд визнав доводи обґрунтованими і погодився, що штрафи застосовані неправомірно.
• Разом з тим документ охоплював не всі спірні ПН, тому частина справи була повернута на новий розгляд до суду першої інстанції для уточнення деталей.

Прощення боргу ФОП, який закривається: податкові наслідки для підприємства

Висновки

1. Принцип вини: хоча в п. 120.1 ПКУ вина прямо не згадується, суди перевіряють, чи зробив платник все можливе для своєчасної реєстрації ПН. Якщо затримка викликана не його діями, штрафи можуть бути скасовані.
2. Реєстраційний ліміт: за загальним правилом, нестача ліміту в СЕА ПДВ — це зона відповідальності платника, оскільки він може поповнити рахунок. Виняток — коли ліміт не відновлений через помилки або затримки податківців, у таких випадках суди звільняють від санкцій.
3. Своєчасне відправлення ПН: якщо накладна подана в строк, навіть в останній день операційного дня, але фактична реєстрація затрималася з вини серверів ДНС, відповідальність не настає. Ключовим є дата відправлення, що підтверджується, наприклад, скріншотами з M.E.Doc.
4. Форс-мажор: обставини війни або інших непереборних подій можуть повністю звільнити від штрафу. Однак необхідне документальне підтвердження — сертифікат Торгово-промислової палати, який пов'язує порушення з конкретною подією.