Що потрібно знати, якщо працюєте з готівкою

28 грудня 2020

Розрахунки лише в гривнях

Розрахунки на території України слід проводити в гривнях. Є винятки, вони перераховані в ч. 2 ст. 5 ЗУ № 2473.

З ким можна розраховуватися готівкою

Готівкові операції можуть бути вхідні, коли готівку платять вам, і вихідні, коли гроші з каси виплачуєте ви.

Розрахуватися готівкою можна з ким завгодно незалежно від типу операцій: оплачуєте постачальникові товари/послуги, приймаєте оплату від покупців або повертаєте їм гроші при поверненні, отримуєте фіндопомогу або видаєте позику, платите зарплату співробітникам із каси чи видаєте гроші під звіт.

Важливо правильно вести касову дисципліну, оформляти операції документами, дотримуватися лімітів щодо розрахунків готівкою.

Також якщо ви внесли готівку для зарахування на рахунок контрагента через касу банку, для вас це операція з готівкою.

Обмеження суми при готівкових розрахунках

Під час готівкових розрахунків треба враховувати:

• обмеження щодо суми готівкових операцій упродовж дня з одним контрагентом;
• кому / від кого проводиться виплата готівки.

Підприємці та юрособи мають право здійснювати готівкові розрахунки протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами (п. 6 Положення № 148):

• з юрособами чи ФОП — до 10 тис. грн включно;
• з фізособами — до 50 тис. грн включно.

Якщо знімаєте готівку з поточного рахунку для розрахунків готівкою з фізособами, банк може запитати документи, які підтверджують, на що гроші будуть витрачені (абз. 4 п. 6 Положення № 148).

Сума угоди може перевищувати ліміти, тоді розрахуватися з контрагентом можна так:

• частинами — розбити виплату на кілька днів;
• сплатити готівкою в межах ліміту, решту суми провести по безготівковому розрахунку;
• оплатити на різних контрагентів, якщо бізнес контрагента оформлений на декількох СПД;
• внести готівкою всю суму через касу банку на розрахунковий рахунок контрагента, обмеження щодо готівки до таких операцій не застосовується.

Обмеження щодо сум готівкових розрахунків не поширюються на розрахунки:

• з бюджетом і цільовими фондами (сплата податків);
• з працівниками: зарплата, гроші на відрядження тощо;
• у вигляді добровільних пожертвувань і благодійної допомоги (п. 8 Положення № 148).

Розрахунки з особами, які ведуть незалежну профдіяльність. Якщо оплачуєте послуги адвокатів, нотаріусів, аудиторів та інших незалежних професіоналів із пп. 14.1.226 ПКУ, діє ліміт у 50 тис. грн. Але тільки якщо вони не зареєстровані як ФОП (консультація в ЗІР, підкатегорія 109.13).

Касова дисципліна: підприємці

ФОП не ведуть касову книгу, отримані доходи вони відображають у книзі обліку доходів і книзі обліку доходів та витрат (п. 11 Положення № 148).

З 01.01.2021 р. підприємцям на ЄП без ПДВ вести книгу не обов'язково, вести облік можна в будь-якому реєстрі, таблиці або продовжувати вести книгу.

Але в будь-якому разі, якщо є розрахунки готівкою, умовна каса у ФОП є: це може бути місце здійснення готівкових розрахунків, зберігання готівки, навіть ваш особистий гаманець (абз. 8 п. 3 Положення № 148). А якщо використовуєте апаратний РРО, касою для ФОП буде сам пристрій.

Касу можете облаштувати як завгодно, разом із підприємницьким доходом зберігати особисті гроші чи гроші партнерів, цінні речі (п. 38 Положення № 148).

У касі може перебувати будь-яка сума на невизначений строк, ФОП не зобов'язані встановлювати ліміт каси. Також не зобов'язані здавати готівкову виручку в банк, але можуть це робити, якщо бажають.

Касові операції підприємець оформляє товарними чеками, квитанціями, вимог до оформлення прибуткових і видаткових касових ордерів для нього немає (консультація в ЗІР, підкатегорія 109.15). Якщо використовуєте РРО, розрахунки готівкою треба проводити через нього.

Якщо залучили бухгалтера вести бухоблік і касові операції, підпишіть із ним договір про повну матеріальну відповідальність, інакше складно буде визначити відповідального в разі нестачі, втрати або неоприбуткування грошей.

Касова дисципліна в юросіб

Для юросіб є чіткі вимоги до організації готівкових розрахунків і ведення касової дисципліни.

Отриману готівку потрібно оприбуткувати в касу, навіть якщо відразу плануєте її витратити. Як це виглядає: всю отриману суму відображаєте в касовій книзі, навіть якщо застосовуєте РРО й робите записи в КОРОКнига обліку розрахункових операцій. (крім відокремлених підрозділів).

А ще видачу й одержання готівки з каси треба оформляти касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими та іншими касовими документами. Вони підтверджують факт продажу або повернення товарів / надання послуг, одержання (повернення) готівки (п. 23 Положення № 148).

З 1 серпня 2020 р., окрім паперових розрахункових документів, усім СПД можна використовувати електронні розрахункові документи та електронні фіскальні звітні чеки (постанова Правління НБУ № 59, п. 9 Положення № 148). Є можливість одержувати готівку з банківськими картками з каси.

Підприємство зобов'язане встановити ліміт каси, сума готівки на кінець дня не повинна перевищувати цей ліміт.

Коли розраховують ліміт, за основу беруть розрахунок середньоденного надходження або видачі готівки з каси за рішенням керівника або уповноваженої ним особи (п. 50 Положення № 148).

Кому можна не встановлювати ліміт — компаніям, які використовують лише безготівкові розрахунки, навіть якщо виплачують готівкою з каси зарплату, дивіденди, гроші на відрядження, під звіт тощо (п.п. 18–19 Положення № 148).

Зберігати гроші для цих цілей можна довше одного дня, вони не є понадлімітним залишком. Для кожного виду виплат свої строки зберігання (п.п. 18–19 Положення № 148).

Якщо не встановити ліміт каси, він вважатиметься нульовим, а отже, зберігати готівку в касі не можна. Усі гроші понад ліміт потрібно здавати в банк для зарахування їх на розрахунковий рахунок (п. 15 Положення № 148).

Зазвичай гроші здають у банк щодня. Допускається здавати виторг не в точно призначений день, якщо є розбіжності в робочому графіку банку і компанії, територіально банк розташований далеко або немає відділення в населеному пункті (п. 48 Положення № 148).

Потрібно затвердити ряд внутрішніх документів по підприємству для регулювання готівкових операцій:

• розробити порядок оприбуткування готівки в касі (або прописати це в наказі про облікову політику);
• затвердити посадову інструкцію касира і підписати з касиром договір про повну матеріальну відповідальність;
• визначити порядок організації касових операцій у відокремлених підрозділах (за наявності).

Готівка під звіт на госппотреби

Якщо розраховуєтеся з підрядниками й постачальниками через підзвітних осіб — це можуть бути ваші співробітники, — вважається, що вони діють від імені та за рахунок компанії/ФОП, а не як звичайні фізособи.

Розрахунок може бути готівкою з каси підприємства, корпоративною карткою або особистими грішми працівника з його кишені.

У цьому разі працівник — ваш представник, він виконує виробниче завдання, пов'язане з госппотребами компанії.

Видаєте гроші працівнику на господарські потреби: закупівлю запчастин, матеріалів, техніки чи канцтоварів в офіс — діють стандартні обмеження щодо розрахунків:

• 10 тис. грн для операцій протягом дня з одним контрагентом-ЮО/ФОП;
• 50 тис. грн на день для розрахунків зі звичайними фізособами.

Під денний ліміт потрапляють оплати постачальникам і повернення оплат з їхнього боку.

Який ліміт готівки для видачі працівнику під звіт на господарські потреби. Однозначної відповіді немає, є кілька позицій.

З одного боку, має діяти обмеження в 50 тис. грн на день, адже ви видаєте гроші співробітнику, який для роботодавця є звичайною фізособою.

Але є судова практика з позицією ВАСУ про те, що видача готівки працівникам під звіт не є платежем підприємства, а також готівковим розрахунком (ухвала від 21.06.2016 р. у справі № К/800/44326/15 і від 28.08.2017 р. у справі № 806/292/17).

Адже працівник бере гроші підприємства для виконання службового доручення, а залишок повертає в касу.

Рекомендуємо за можливості дотримуватися встановлених лімітів, і візьміть позицію суду на озброєння.

Строки видачі готівки на госппотреби. Готівкові кошти видаються під звіт на виробничі (господарські) потреби на строк не більше 2 робочих днів включно з днем видачі.

Це не стосується грошей на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторсировини, лому чорних і кольорових металів (п. 19 Положення № 148).

Строк «не більше 2 робочих днів» можна продовжити, якщо одночасно видаєте гроші на відрядження і для вирішення виробничих (господарських) питань.

Готівка під звіт на відрядження

Якщо видаєте відрядні готівкою, ліміти не діють, адже це гроші на особисте обслуговування співробітника під час виробничого завдання — проїзд, проживання, харчування, заправлення службового авто та інших послуг.

Чітких строків видачі авансу на відрядження не передбачено, але краще видати гроші заздалегідь, щоб працівник вчасно підготувався до поїздки та відзвітував про витрати.

Гроші видають:

• після підписання наказу (розпорядження) про направлення співробітника у відрядження, це підстава для видачі коштів;
• коли працівник відзвітував про підзвітні суми, які одержував раніше.

Плани можуть змінитися, відрядження зірватися — тоді про виданий аванс працівник зобов'язаний відзвітувати протягом 3 робочих днів з дня прийняття рішення про його скасування (консультація в ЗІР, підкатегорія 103.17).

Не можна відправити працівника у відрядження, не видавши попередньо аванс: це порушення трудового законодавства, за яке доведеться відповідати:

• роботодавцю — трудовий штраф у розмірі однієї мінімалки (5 тис. грн у 2020 році, 6 тис. грн у 2021 році) (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП);
• посадовим особам/ФОП — адмінвідповідальність від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1700 грн) (ч. 1 ст. 41 КпАП).

Звіт про готівку, видану під звіт на госппотреби або відрядження

Щодо виданих під звіт грошей працівник має відзвітувати:

• подати звіт про використання коштів разом з оригіналами документів, що підтверджують витрати (чеки, квитанції);
• повернути невитрачені гроші.

Такий самий алгоритм звітності й щодо грошей, виданих на госппотреби.

Строк подання звіту: протягом 5 банківських днів, що настають за днем закінчення відрядженя / виконання окремого доручення (пп. 170.9.2 ПКУ).

Може так трапитися, що співробітник зняв гроші з корпоративної картки й розрахувався готівкою, тоді подати звіт і повернути зайво витрачені кошти треба до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ).

Відповідальність за порушення касової дисципліни

Порушите порядок ведення готівкових розрахунків або перевищите граничні суми — буде адмінштраф від 1,7 тис. до 3,4 тис. грн за ст. 163¹⁵ КпАП. А якщо порушення повториться протягом року — від 8,5 тис. до 17 тис. грн.

Відповідальність несуть обидві сторони — платник і одержувач.

Хто зобов'язаний використовувати РРО в 2021 році

Діють також штрафи за порушення правил ведення розрахункових операцій з використанням РРО за ст. 17 ЗУ «Про РРО».

Автор: Олександра Джуріло, фінансовий аналітик