Что нужно знать, если работаете с наличными

28 декабря 2020

Расчёты только в гривнах

Расчёты на территории Украины нужно проводить в гривнах. Есть исключения, они перечислены в ч. 2 ст. 5 ЗУ № 2473.

С кем можно рассчитываться наличными

Наличные операции могут быть входящие, когда наличкой платят вам, и исходящие, когда деньги из кассы выплачиваете вы.

Рассчитаться наличными можно с кем угодно независимо от типа операций: оплачиваете поставщику товары/услуги, принимаете оплату от покупателей или возвращаете им деньги при возврате, получаете финпомощь или выдаёте заём, платите зарплату сотрудникам из кассы или выдаёте деньги под отчёт.

Важно правильно вести кассовую дисциплину, оформлять операции документами, соблюдать лимиты по расчётам наличными.

Также если вы внесли наличные деньги для зачисления на счёт контрагента через кассу банка, для вас это операция с наличными. 

Ограничения по сумме при наличных расчётах

При наличных расчётах нужно учитывать:

• ограничения по сумме наличных операций в день с одним контрагентом;
• кому / от кого производится выплата наличных.

Предприниматели и юрлица вправе осуществлять наличные расчёты в течение одного дня по одному или нескольким платёжным документам (п. 6 Положения № 148):

• с юрлицами или ФЛП — до 10 тыс. грн включительно;
• с физлицами — до 50 тыс. грн включительно.

Если снимаете наличные со счёта для наличных расчётов с физлицами, банк может попросить предоставить подтверждающие документы, чтобы понимать, на что деньги будут потрачены (абз. 4 п. 6 Положения № 148).

Сумма сделки может быть выше лимитов, тогда рассчитаться с контрагентом можно так:

• частями — разбить выплату на несколько дней;
• оплатить наличными в пределах лимита, остальную сумму провести по безналу;
• оплатить на разных контрагентов, если бизнес контрагента оформлен на несколько СПД;
• внести наличными всю сумму через кассу банка на расчётный счёт контрагента, ограничение по наличности к таким операциям не применяется.

Ограничения по суммам наличных расчётов не распространяются на расчёты:

• с бюджетом и целевыми фондами (уплата налогов);
• с сотрудниками: зарплата, деньги на командировку и пр.;
• в виде добровольных пожертвований и благотворительной помощи (п. 8 Положения № 148).

Расчёты с лицами, которые ведут независимую профдеятельность. Если оплачиваете услуги адвокатов, нотариусов, аудиторов и других независимых профессионалов из пп. 14.1.226 НКУ, действует лимит в 50 тыс. грн. Но только если они не зарегистрированы как ФЛП (консультация в ЗІР, подкатегория 109.13).

Кассовая дисциплина: предприниматели

ФЛП не ведут кассовую книгу, полученные доходы они отражают в книге учёта доходов и книге учёта доходов и расходов (п. 11 разд. ІІ Положения № 148).

С 01.01.2021 г. предпринимателям на ЕН без НДС вести книгу не обязательно, вести учёт можно в любом реестре, таблице или продолжать вести книгу.

Но в любом случае, если есть наличные расчёты, условная касса у ФЛП есть: это может быть место осуществления наличных расчётов, хранения наличных, даже ваш личный кошелёк (абз. 8 п. 3 Положения № 148). А если используете аппаратный РРО, кассой для ФЛП будет само устройство.

Кассу можете обустроить как угодно, вместе с предпринимательским доходом хранить личные деньги или деньги партнёров, ценные вещи (п. 38 Положения № 148).

В кассе может находиться любая сумма на неопределённый срок, ФЛП не обязаны устанавливать лимит кассы. Также не обязаны сдавать наличную выручку в банк, но могут это делать по желанию.

Кассовые операции предприниматель оформляет товарными чеками, квитанциями, требований по оформлению приходных и расходных кассовых ордеров для него нет (консультация в ЗІР, подкатегория 109.15 и старое письмо НБУ от 16.04.2015 г. № 50-01015/25464). Если используете РРО, расчёты наличными надо проводить через него.

Если привлекли бухгалтера вести бухучёт и кассовые операции, подпишите с ним договор о полной материальной ответственности, иначе сложно будет определить ответственного в случае недостачи, утери или неоприходования денег.

Кассовая дисциплина у юрлиц

Для юрлиц есть чёткие требования к организации наличных расчётов и ведению кассовой дисциплины.

Полученную наличность нужно оприходовать в кассу, даже если сразу планируете её израсходовать.

Как это выглядит: всю полученную сумму отражаете в кассовой книге, даже если применяете РРО и делаете записи в КУРО (кроме обособленных подразделений).

А ещё выдачу и получение наличных из кассы надо оформлять кассовыми ордерами, расходными ведомостями, расчётными и другими кассовыми документами. Они подтверждают факт продажи или возврата товаров / предоставления услуг, получения (возврата) наличности (п. 23 Положения № 148).

С 1 августа 2020 г., кроме бумажных расчётных документов, всем СПД можно использовать электронные расчётные документы и электронные фискальные отчётные чеки (постановление Правления НБУ от 07.05.2020 г. № 59, п. 9 Положения № 148). Можно получать наличные по банковским картам из кассы, например, супермаркета. 

Предприятие обязано установить лимит кассы, сумма наличных на конец дня не должна превышать этот лимит.

При расчёте лимита за основу берётся расчёт среднедневного поступления или выдачи наличности из кассы по решению руководителя или уполномоченного им лица (п. 50 Положения № 148).

Кому можно не устанавливать лимит — компаниям, которые используют только безналичные расчёты, даже если выплачивают наличными из кассы зарплату, дивиденды, командировочные, под отчёт и т. п. (п.п. 18–19 Положения № 148).

Хранить деньги для этих целей можно дольше одного дня, они не являются сверхлимитным остатком. Для каждого вида выплат свои сроки хранения (п.п. 18–19 Положения № 148).

Если не установить лимит кассы, он будет считаться нулевым, значит, хранить наличность в кассе нельзя. Все деньги сверх лимита нужно сдавать в банк для зачисления их на расчётный счёт (п. 15 Положения № 148).

Обычно деньги сдают в банк ежедневно. Допускается сдавать выручку не день в день, если есть несовпадения в рабочем графике банка и компании, территориально банк находится далеко или отделение отсутствует в населённом пункте (п. 48 Положения № 148).

Нужно утвердить ряд внутренних документов по предприятию для регулирования наличных операций:

• разработать порядок оприходования наличности в кассе (или прописать это в приказе об учётной политике);
• утвердить должностную инструкцию кассира и подписать с кассиром договор о полной материальной ответственности;
• определить порядок организации кассовых операций в обособленных подразделениях (при наличии).

Наличность под отчёт на хознужды

Если рассчитываетесь с подрядчиками и поставщиками через подотчётных лиц — это могут быть ваши сотрудники, — считается, что они действуют от имени и за счёт компании/ФЛП, а не как обычные физлица.

Расчёт может быть наличными из кассы предприятия, корпоративной картой или личными деньгами работника из его кармана.

В этом случае работник — ваш представитель, он выполняет производственное задание, связанное с хознуждами компании.

Выдаёте деньги сотруднику на хознужды: закупку запчастей, материалов, техники или канцтоваров в офис — действуют стандартные ограничения по расчётам:

• 10 тыс. грн по операциям за день с одним контрагентом-ЮЛ/ФЛП;
• 50 тыс. грн в день для расчётов с обычными физлицами.

Под дневной лимит попадают оплаты поставщикам и возвраты оплат с их стороны.

Какой лимит наличности для выдачи сотруднику под отчёт на хознужды. Однозначного ответа нет, есть несколько позиций.

С одной стороны, должно действовать ограничение в 50 тыс. грн в день, ведь вы выдаёте деньги сотруднику, который для работодателя обычное физлицо.

Но есть судебная практика и позиция ВАСУ о том, что выдача наличных работникам под отчёт не является платежом предприятия, а также наличным расчётом (определение от 21.06.2016 г. по делу № К/800/44326/15 и от 28.08.2017 г. по делу № 806/292/17).

Ведь работник берёт деньги предприятия для выполнения служебного поручения, а остаток возвращает в кассу.

Рекомендуем по возможности придерживаться установленных лимитов, и возьмите позицию суда на вооружение.

Сроки выдачи наличных на хознужды. Наличные средства выдаются под отчёт на производственные (хозяйственные) нужды на срок не более 2 рабочих дней включая день выдачи.

Это не касается денег на закупку сельхозпродукции и заготовку вторсырья, лома чёрных и цветных металлов (п. 19 разд. II Положения № 148).

Срок «не более 2 рабочих дней» можно продлить, если одновременно выдаёте деньги на командировку и для решения производственных (хозяйственных) вопросов.

Наличность под отчёт на командировки

Если выдаёте командировочные наличными, лимиты не действуют, ведь это деньги на личное обслуживание сотрудника во время производственного задания — проезд, проживание, питание, заправку служебного авто и других услуг.

Чётких сроков выдачи аванса на командировку не предусмотрено, но лучше выдать деньги заранее, чтобы работник своевременно подготовился к поездке и отчитался по расходам.

Деньги выдают:

• после подписания приказа (распоряжения) о направлении сотрудника в командировку, это основание для выдачи средств;
• когда работник отчитался за подотчётные суммы, которые получал ранее.

Планы могут поменяться, командировка сорваться — тогда по выданному авансу сотрудник обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения о её отмене (консультация в ЗІР, подкатегория 103.17).

Нельзя отправить работника в командировку без предварительной выдачи аванса, это нарушение трудового законодательства, за которое придётся отвечать:

• работодателю — трудовой штраф в размере одной минималки (5 тыс. грн в 2020 году, 6 тыс. грн в 2021 году) (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ);
• должностным лицам/ФЛП — админответственность от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1700 грн) (ч. 1 ст. 41 КоАП).

Отчёт по наличным, выданным под отчёт на хознужды или командировку

За выданные под отчёт деньги сотрудник должен отчитаться:

• подать отчёт об использовании средств вместе с оригиналами документов, подтверждающих расходы (чеки, квитанции);
• вернуть непотраченные деньги.

Такой же алгоритм отчётности и по деньгам, выданным на хознужды.

Срок подачи отчёта: в течение 5 банковских дней, следующих за днём окончания ​командировки / выполнения отдельного поручения (пп. 170.9.2 НКУ).

Может так случиться, что сотрудник снял деньги с корпоративной карточки и рассчитался наличными, тогда подать отчёт и вернуть излишне израсходованные средства надо до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (пп. 170.9.3 НКУ).

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Нарушите порядок ведения наличных расчётов или превысите предельные суммы — будет админштраф от 1,7 тыс. до 3,4 тыс. грн по ст. 163¹⁵ КоАП. А если нарушение повторится в течение года — от 8,5 тыс. до 17 тыс. грн.

Ответственность несут обе стороны — плательщик и получатель.

Кто обязан использовать РРО в 2021 году

Действуют также штрафы за нарушение правил ведения расчётных операций с использованием РРО согласно ст. 17 ЗУ «Об РРО».

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик