Щорічна додаткова відпустка: як компенсувати без звільнення?

02 жовтня 2024

Які умови щодо компенсації?

Насамперед давайте сформуємо відповідь на центральне питання: чи можлива компенсація щорічної додаткової відпустки без припинення трудових угод? Адже найчастіше відпускна компенсація нараховується та виплачується на адресу співробітника при звільненні. І лише за основну відпустку.

Відразу забігаючи наперед, відповімо, компенсація щорічної додаткової відпустки без звільнення можлива! Проте слід виконати низку важливих умов.

Співробітник має бути повнолітнім. Незалежно від того, звільнення це чи ні, заміна відпустки грошовою компенсацією є можливою лише для повнолітніх співробітників, що прописано у ч.5 ст.24 Закону про відпустки. Для осіб віком до 18 років неприпустима заміна будь-якого виду відпустки на компенсацію.

Працівник використав 24 дні відпустки. Без припинення трудових відносин компенсація грошима можлива за частину щорічної відпустки (основної та/або додаткової), яку заробив співробітник за релевантний робочий рік. При цьому тривалість поданих працівникові щорічної та додаткової відпусток має бути не менше 24 календарних днів (ч.4 ст.24 Закону про відпустки).

Співробітники Мінекономіки у листі від 03.05.2023 № 4706-05/20086-09 акцентують: за бажанням самого співробітника, лише після використання останнім 24 календарних днів щорічної відпустки, за дні невикористаної щорічної відпустки, що залишилися, має виплачуватись компенсація. Заборонено спочатку виплачувати компенсацію частини відпустки, а потім надати саму відпустку (див. лист Мінсоцполітики від 25.06.2014 № 248/13/116-14).

Важливо знати! Компенсувати без звільнення можна щорічну відпустку. А до нього слід відносити як основний, так і додатковий: за шкідливість та особливий характер праці (ст.4 Закону про відпустки). А також інші додаткові відпустки, що обумовлені нормативкою. Керівник не має права відмови співробітнику у виплаті грошової компенсації при виконанні всіх умов для його отримання.

Для отримання компенсації співробітник пише заяву у вільній формі. На його підставі керівник оформляє релевантний наказ (розпорядження).

Співробітник перед військовою службою. З 21.12.2023 року окреслилася категорія працівників, яким можливе надання компенсації за всі невідгуляні ними дні щорічного та додаткового соціального на дітей. Без проведення звільнення чи виконання умов використання 24 дні. Це працівники, які були прийняті або покликані на військову службу (ч.2 ст.24 Закону про відпустки):

• на строкову військову службу;
• військову службу на заклик осіб офіцерського складу;
• військову службу за призовом у період мобілізації, на особливий період;
• військову службу за призовом з числа резервістів в особливий період;
• військову службу за контрактом.

Виплата компенсації можлива виключно за бажанням. А воно має оформлятися відповідною заявою, спрямованою не пізніше останнього дня місяця, в якому співробітника було звільнено від роботи через призив на військову службу.

Як розрахувати компенсацію?

Розраховуючи відпускні та компенсацію за невикористану відпустку, слід керуватися нормами Порядку №100.

Як правило, для розрахунку величини середньої зарплати розрахунковим періодом будуть 12 місяців, які передували релевантній події. Із відпускними немає нічого складного. Тут релевантною подією вважатиметься місяць початку відпустки. Однак із компенсацією інша ситуація.

Важливо пам'ятати! Подія для обчислення розрахункового періоду при розрахунку відпускної компенсації вважається дата наказу про нарахування та виплату грошової компенсації.

Проте з 12.09.2023 року окреслилася чергова проблема при обчисленні компенсації. Нагадуємо, відпускних це не торкнулося.

Отже, при розрахунку компенсації вирішальним вважатиметься рік набуття права на відпустку.

Середня зарплата за дні невикористаної відпустки, зароблені:

• до 31.12.2023, розраховують із виплати, нарахованих у 2023 році;
• з 01.01.2024, за загальними правилами, виходячи з проплат за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації.

Ситуація: Працівник просить компенсувати йому невикористану відпустку за ненормований робочий день за 2021-2022 та 2022-2023 роки (по 7 днів за кожний рік). Він уже використав 24 дні щорічної основної відпустки за ці роки. Розрахунок компенсації: 

1. Додаткова відпустка: Відпустка за ненормований робочий день належить до додаткової. Оскільки основна відпустка використана, додаткову відпустку можна компенсувати грошима. 
2. Спеціальні правила: Оскільки 14 днів додаткової відпустки (7+7) зароблено до 31.12.2023, застосовуються спеціальні правила розрахунку компенсації, де враховується дохід за 2023 рік. 
3. Розрахунковий період: Дата наказу про нарахування компенсації не є важливою при застосуванні спеціальних правил. Розрахунковим періодом є січень-грудень 2023 року. 
4. Середньоденна зарплата: Середньоденна зарплата розраховується розподілом доходу за 2023 рік (105 240 грн) на 365 календарних днів (без урахування неробочих днів під час воєнного стану). 
5. Сума компенсації: Сума компенсації дорівнює середньоденній зарплаті помноженої на 14 днів невикористаної додаткової відпустки. 

Додаткові моменти: Якщо у працівника у 2023 році не було заробітку, компенсація розраховується з його окладу на момент розрахунку або з мінімальної зарплати (якщо оклад менший за МЗП).

Працівник може самостійно сплачувати страхові внески у відпустці без збереження заробітної плати

1. Компенсація без звільнення: Частину щорічної відпустки (основної та/або додаткової) за конкретний робочий рік можна компенсувати грошима без звільнення працівника. Але це можливо лише після того, як працівник уже використав 24 календарні дні щорічної відпустки за цей рік. 
2. Розрахунковий період до 31.12.2023: Середня зарплата для розрахунку компенсації за дні невикористаної відпустки, зароблені до 31.12.2023, визначається за виплатами, нарахованими у 2023 році. 
3. Відсутність заробітку у 2023 році: Якщо у працівника у 2023 році не було заробітку, компенсація розраховується з його окладу, встановленого на момент розрахунку. Якщо оклад менший за мінімальну зарплату, то для розрахунку береться мінімальна зарплата.