Ежегодный дополнительный отпуск: как компенсировать без увольнения?

02 октября 2024

Какие условия для проведения компенсации?

Прежде всего давайте сформируем ответ на центральный вопрос: возможна ли компенсация ежегодного дополнительного отпуска без прекращения трудовых соглашений? Ведь, зачастую, отпускная компенсация начисляется и выплачивается в адрес сотрудника при увольнении. И только за основной отпуск.

Сразу забегая наперёд, ответим, компенсация ежегодного дополнительного отпуска без увольнения возможна! Однако следует выполнить ряд важных условий.

Сотрудник должен быть совершеннолетним. Независимо от того, увольнение это или нет, замена отпуска денежной компенсацией является возможной лишь для совершеннолетних сотрудников, что прописано в ч.5 ст.24 Закона об отпусках. Для лиц до 18 лет недопустима замена любого вида отпуска на компенсацию.

Работник использовал 24 дня отпуска. Без прекращения трудовых отношений компенсация деньгами возможна за часть ежегодного отпуска (основного и/или дополнительного), который заработал сотрудник за релевантный рабочий год. При этом длительность поданных сотруднику ежегодного и дополнительного отпусков должна быть не менее 24 календарных дней (ч.4 ст.24 Закона об отпусках).

Сотрудники Минэкономики в письме от 03.05.2023 № 4706-05/20086-09 акцентируют: по желанию самого сотрудника, лишь после использования последним 24 календарных дней ежегодного отпуска, за оставшиеся дни неиспользованного ежегодного отпуска должна выплачиваться компенсация. Запрещено изначально выплачивать компенсацию части отпуска, а затем предоставить сам отпуск (см. письмо Минсоцполитики от 25.06.2014 № 248/13/116-14).

Важно знать! Компенсировать без увольнения можно ежегодный отпуск. А к нему следует относить как основной, так и дополнительный: за вредность и особый характер труда (ст.4 Закона об отпусках). А также другие дополнительные отпуска, оговоренные нормативкой. Руководитель не обладает правом отказа сотруднику в выплате денежной компенсации, при выполнении всех условий для его получения.

Для получения компенсации, сотрудник пишет заявление в вольной форме. На его основании руководитель оформляет релевантный приказ (распоряжение).

Сотрудник перед военной службой. С 21.12.2023 года обозначилась категория сотрудников, которым возможно предоставление компенсации за все неотгуленные ими дни ежегодного и дополнительного социального на детей. Без проведения увольнения или выполнения условий использования 24 дней. 

Это сотрудники, которые были приняты или призваны на военную службу (ч.2 ст.24 Закона об отпусках):

• на срочную военную службу;
• военную службу по призыву лиц офицерского состава;
• военную службу по призыву в период мобилизации, на особый период;
• военную службу по призыву из числа резервистов в особый период;
• военную службу по контракту.

Выплата компенсации возможна исключительно по желанию. А оно должно оформляться соответствующим заявлением, направленным не позднее последнего дня месяца, в котором сотрудник был освобождён от работы по причине призыва на военную службу.

Как рассчитать компенсацию?

Рассчитывая отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск, следует руководствоваться нормами Порядка №100.

Как правило для расчёта величины средней зарплаты расчётным периодом будут 12 месяцев, которые предшествовали релевантному событию. С отпускными нет ничего сложного. Здесь релевантным событием будет считаться месяц начала отпуска. Однако с компенсацией другая ситуация.

Важно помнить! Событием для исчисления расчётного периода при расчёте отпускной компенсации считается дата приказа о начислении и выплате денежной компенсации.

Однако с 12.09.2023 года обозначилась очередная загвоздка при исчислении компенсации. Напоминаем, отпускных это не коснулось.

Итак, при расчёте компенсации решающим будет считаться год приобретения права на отпуск.

Средняя зарплата за дни неиспользованного отпуска, заработанные:

• до 31.12.2023, рассчитывают из выплаты, начисленных в 2023 году;
• с 01.01.2024, по общим правилам, исходя из проплат за последние 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу выплаты компенсации.

Ситуация: Работник просит компенсировать ему неиспользованный отпуск за ненормированный рабочий день за 2021-2022 и 2022-2023 годы (по 7 дней за каждый год). Он уже использовал 24 дня ежегодного основного отпуска за эти годы. Расчет компенсации: 

1. Дополнительный отпуск: Отпуск за ненормированный рабочий день относится к дополнительному. Поскольку основной отпуск использован, дополнительный отпуск можно компенсировать деньгами. 
2. Специальные правила: Так как 14 дней дополнительного отпуска (7 + 7) заработаны до 31.12.2023, применяются специальные правила расчета компенсации, где учитывается доход за 2023 год. 
3. Расчетный период: Дата приказа о начислении компенсации не важна при применении специальных правил. Расчетным периодом является январь-декабрь 2023 года. 
4. Среднедневная зарплата: Среднедневная зарплата рассчитывается делением дохода за 2023 год (105 240 грн) на 365 календарных дней (без вычета нерабочих дней во время военного положения). 
5. Сумма компенсации: Сумма компенсации равна среднедневной зарплате умноженной на 14 дней неиспользованного дополнительного отпуска.

Дополнительные моменты: Если у работника в 2023 году не было заработка, компенсация рассчитывается из его оклада на момент расчета или из минимальной зарплаты (если оклад меньше МЗП).

Работник может самостоятельно платить страховые взносы в отпуске без сохранения заработной платы

1. Компенсация без увольнения: Часть ежегодного отпуска (основного и/или дополнительного) за конкретный рабочий год можно компенсировать деньгами без увольнения работника. Но это возможно только после того, как работник уже использовал 24 календарных дня ежегодного отпуска за этот год. 
2. Расчетный период до 31.12.2023: Средняя зарплата для расчета компенсации за дни неиспользованного отпуска, заработанные до 31.12.2023, определяется по выплатам, начисленным в 2023 году. 
3. Отсутствие заработка в 2023 году: Если у работника в 2023 году не было заработка, компенсация рассчитывается из его оклада, установленного на момент расчета. Если оклад меньше минимальной зарплаты, то для расчета берется минимальная зарплата.