Витрати підприємця на загальній системі

04 травня 2023 Стане у пригоді для: Підприємці на ЗС

У цій статті розберемося, які витрати можна враховувати, а які ні.

Ось основні правила обліку витрат:

1. Ураховувати можна лише витрати на ведення підприємницької діяльності.
2. Використовувати Перелік схвалених Податковим кодексом витрат із п. 177.4 ПКУ. Щоправда, прописані вони там нечітко, через що ФОПФізична особа — підприємець часто сперечаються з податківцями.
3. Витрати мають бути пов'язані з отриманням доходу в поточному періоді. У книзі обліку доходів і витрат ви фіксуєте витрати на купівлю товару тільки після того, як продасте цей товар, але є категорія витрат, яку слід фіксувати на дату фактичної сплати грошей.
4. У вас на руках мають бути документи, що підтверджують витрати, їхні реквізити треба фіксувати в книзі обліку.

Які документи підтверджують витрати

Оплату товарів, робіт і послуг підтверджує: платіжне доручення, квитанція, чек РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат).., акт закупівлі тощо.Як підприємцю оформити працівника

При негрошових операціях, таких як бартер, оплата продукцією, підтвердні документи — це накладні на відвантаження товарів, акти виконаних робіт (наданих послуг).

Якщо купили товари чи отримали послуги (роботи) від звичайної фізособи, оформляйте договір і акт виконаних робіт, наданих послуг (закупівлі).

Підтверджуватиме витрати також платіжне доручення або квитанція, де зафіксовано утримання ПДФОПодаток на доходи фізичних осіб й військовий збір і перерахування грошей до бюджету. А також відомості з форми № 1ДФ, де зазначені суми, виплачені фізособі, й податки.

Ви можете використовувати типові бланки документів на папері чи в електронному вигляді. Або розробити свої шаблони документів. Головне, щоб у них були всі обов'язкові реквізити — назва, дата й місце складання, зміст операції, її обсяг і одиниці виміру, відповідальний за складання і його підпис (п. 2.4 Положення Мінфіну № 88).

Якщо ведете електронний документообіг, вашим електронним підписом має бути засвідчений кожен документ.

«Товарні» витрати

Що включати у витрати: вартість сировини, матеріалів, товарів — основи для виготовлення продукції чи товарів (надання робіт, послуг). Також це куплені напівфабрикати й комплектуючі виробів, паливо, будматеріали, запчастини, тара тощо, які можуть бути віднесені до відповідного об'єкту витрат.

Статус контрагента, у якого придбали товар чи отримали послугу, не має значення.Договори ЦПХ з фізичними особами

Раптом що, ви повинні мати на руках доказ, що всі ці закуплені матеріали, товари, інструменти тощо використовували для отримання відповідного доходу. Із борошна спекли кекси й продали їх, зі шпону виготовили двері й все в такому дусі.

Витрати на ПММПаливно-мастильні матеріали. Вам треба буде довести, що використовували саме таку кількість бензину, як указали у витратах, щоб виконати замовлення й отримати виручку. Ваші підтвердні документи: договори, акти виконаних робіт (наданих послуг), товарно-транспортні накладні, розрахункові документи тощо.

Купили товар для продажу. Відобразити у витратах гроші на таку покупку можна буде тільки після продажу товару. Якщо купили товар, одразу ж отримали аванс, тоді вартість товару можна включити до витрат, навіть якщо ще не передали його покупцеві.

Товар зіпсувався і став непридатним. Це може трапитися під час перевезення або неправильного зберігання. Такий товар продати ви не зможете, і витрати на його придбання не можна буде віднести до витрат. А облік залишків товарних запасів підприємці не ведуть.

Бартер і взаємозалік

Мова про операції, коли ви з контрагентом обмінялися товаром (роботами чи послугами). Гроші в таких угодах не беруть участі, але оформляється договір.

Що включати у витрати: вартість переданого товару (наданих робіт, послуг).1 група ФОП 2023: вимоги, ліміти доходу, дозволені види діяльності

При бартері одна сторона передає другій у власність один товар в обмін на інший товар (ст.ст. 715–716 ЦКУ). Ціну визначають за сумою в договорі, але не нижче ринкової вартості товару, її і включають у витрати.

Один із різновидів бартеру — взаємозалік (ст. 601 ЦКУ), коли у двох сторін угоди є взаємні рівнозначні зобов'язання одна перед одною.

Ви винні ФОП Іващенку 5 тис. грн за перфоратор і витратні матеріали, а він вам ті самі 5 тис. грн за встановлення поручнів біля магазину. Ви оформляєте угоду про взаємне погашення зобов'язань з оплати, тепер ніхто нікому не винен, але гроші ні вам, ні вашому контрагенту не надійшли. До витрат ви включаєте 5 тис. грн.

Оплата праці працівників і виконавців — фізосіб

Тут ідеться про оплати за трудовими договорами й договорами ЦПХДоговір цивільно-правового характеру і будь-які інші оплати у грошовій чи натуральній формі. 

До цієї категорії витрат належать обов'язкові виплати й компенсація вартості послуг працівникам, якщо це передбачено законодавством. Якщо умови роботи у вас небезпечні — внесок на обов'язкове страхування життя або здоров'я працівників, який ви сплачуєте як роботодавець.

1. Зарплата. Включаємо всю нараховану суму «брудними», без відрахування ПДФО й військового збору.
2. Лікарняний. До витрат включаєте частину, яку ви як роботодавець виплатили за перші 5 днів хвороби, відобразивши в гр. 7 книги обліку доходів і витрат.

Матеріальна допомога працівникам, яка не оподатковується, у витратах не враховується.

До витрат не можна включати витрати за договорами ЦПХ, де ваш контрагент — СПДСуб'єкт підприємницької діяльності (підприємці та юридичні особи) . Мова, у тому числі, про бухгалтерські й будь-які інші послуги (консультація в ЗІРЗагальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс податкової, підкатегорія 104.05).

Витрати на податки

Що включати у витрати: платежі з ЄСВЄдиний соціальний внесок за працівників і за себе як підприємця, вартість ліцензій, документів дозвільного характеру, які отримуєте як ФОПФізична особа — підприємець.

ЄСВ підприємця за підсумками року ви сплачуєте до 10 лютого наступного року. Сума внеску, яку ви сплатите в 2024 році за підсумками 2023, потрапить до складу витрат за 2024 рік, так пояснюють податківці. 

Не включаємо у витрати:

1. ПДВПодаток на додану вартість , якщо ви — платник ПДВ; акцизний податок, якщо торгуєте в роздріб підакцизними товарами, підприємницький ПДФО, ВЗВійськовий збір, який сплачуєте з чистого підприємницького доходу.ФОП хоче укласти з менеджером цивільно-правовий договір
2. Податок на майно і транспортний податок. Навіть якщо використовуєте нерухомість чи авто в підприємницькій діяльності. Ці податки сплачують фізособи та юрособи — власники житлової, нежитлової нерухомості й транспорту. Підприємці — не платять, тому що не є суб'єктами права власності на майно (ст. 325 ЦКУ). Тобто ви платите ці податки як звичайний громадянин і не можете враховувати в підприємницьких витратах.
3. Земельний податок. Приміром, ви власник земельної ділянки під будинком, який використовується для ведення діяльності, ви платите земельний податок, але включати його у витрати не маєте права (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.05).

«Інші» витрати

Є витрати, які стосуються ведення підприємницької діяльності, але не пов'язані із закупівлею товарів або виготовленням продукції. Їх ураховують у витратах на дату внесення оплати, від факту отримання доходу облік цих витрат не залежить (пп.пп. 177.4.1–177.4.3 ПКУ).

Це витрати на зв'язок, рекламу, ремонт і експлуатацію майна, яке використовуєте в госпдіяльності, витрати на транспортування, послуги, прямо пов'язані з виробництвом. Розглянемо їх.

Розрахунково-касове обслуговування. Гроші, які заплатили за відкриття підприємницького рахунку, щомісячна плата за обслуговування рахунку, комісія за платежі й інші послуги з розрахунково-касового обслуговування. Підтвердні документи: платіжне доручення, виписка з рахунку ФОП з інформацією про надані банком послуги із сумами.

Витрати на РРО. Суми, які витратили на технічне й сервісне обслуговування. До витрат включаєте за фактом сплати на підставі підтвердних документів.

Оренда. Можна включати у витрати, тільки якщо справді використовуєте приміщення, транспорт, обладнання в підприємницькій діяльності. Підтвердні документи: договір оренди, акти приймання-передачі, квитанції, чеки й інша платіжна первинка.

Якщо здаєте нерухомість в оренду й за договором отримуєте відшкодування витрат на комуналку, цю суму теж можна включити у витрати, уже після сплати комунальних рахунків. Але спочатку ці гроші треба включити в дохід під час отримання від орендаря.

Не враховують витрати на охорону приміщення, у тому числі якщо здаєте в оренду свою нерухомість.

Мобільний зв'язок. Якщо хочете включити у витрати гроші, якими поповнили рахунки, таку витрату не визнають. 

Можна враховувати витрати на мобільний зв'язок, але тільки в межах вартості дзвінків, які безпосередньо стосуються ведення діяльності. Оплата документально підтверджується рахунком, розрахунковими документами від оператора, де зафіксований час переговорів, номер абонента, а також вартість дзвінка, тобто роздруківка розмов (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.05).

Від'ємна курсова різниця. Ми пам'ятаємо, що валютну виручку ви включаєте в дохід у гривнях за офіційним курсом НБУНаціональний банк України на дату надходження грошей на валютний рахунок. Якщо продасте валюту пізніше й дешевше, виникає від'ємна курсова різниця, і вона не включається у витрати (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.05).

А от позитивну курсову різницю треба включати в дохід (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.04).Що не включають до доходу єдинника

Витрати минулих періодів. Якщо витратили гроші на купівлю товару торік, а продали товар у поточному році, можете включити витрачену суму до витрат поточного року.

Інтернет-послуги, передплата на літературу. Послуги, отримані через інтернет, — абонплата за використання конструктора сайтів, за допомогою якого ви створили свій інтернет-магазин чи посадкову сторінку, вартість літератури, яку купили й використовуєте безпосередньо для отримання доходу, теж можна включити в підприємницькі витрати. Підтвердні документи: платіжки, роздруківка про рух грошей із даними контрагента й вартістю послуги, квитанція, чек тощо.

Доводити, що передплата, книга чи онлайн-послуга допомагає вам отримувати дохід, — ваш клопіт. Якщо ви власник інтернет-магазину інструментів — щоб залучити більше цільових клієнтів, купили онлайн-курс із просування бізнесу в соцмережах — це ваші витрати на ведення діяльності. А якщо купили «Короткий курс мільярдера» — ні.

Відрядження. Витрати на відрядження найманого працівника можна включати до витрат. А от якщо підприємець сам поїхав домовлятися з покупцем про угоду до іншого міста, гроші, витрачені на таке відрядження, до витрат включати не можна (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.05).

Що не включають у витрати

Кредитні кошти. Навіть якщо кредит узяли на підприємницьку діяльність, ви не включаєте до витрат суму погашеного кредиту й сплачених відсотків. Ці витрати податкова визнає «громадянськими» (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.05).

Страхування. Зі страховкою все так само, як і з кредитами. Навіть якщо застрахували обладнання, яке використовуєте в госпдіяльності, не можна суму страховки включити до витрат (консультація в ЗІР, підкатегорія 104.05).

Що точно не можна зараховувати до витрат, так це:

• витрати на діяльність, не зазначену в реєстраційних документах. Адже це «громадянські» витрати, а не підприємницькі;
• витрати, за якими у вас нема підтвердних документів;
• витрати на купівлю, виготовлення основних засобів і нематеріальних активів, що підлягають амортизації. Ці суми ви будете відносити до витрат, але поступово, через амортизацію, а не всю суму відразу;
• витрати на придбання й утримання основних засобів подвійного призначення: земельні ділянки, об'єкти житлової нерухомості, легкові й вантажні автомобілі.

Амортизація основних засобів у підприємця

Коли купуєте основні засоби (професійне обладнання, меблі, ноутбук) або нематеріальних активів (ПЗПрограмне забезпечення), їхню вартість не можна включити до витрат, оскільки часто ця сума може перекрити всі доходи за рік. Але до витрат можна включити їхню амортизацію, тоді вартість об'єкта поступово відноситься до витрат протягом певного періоду.ФОП чи ТОВ - що краще у 2023 році

Підприємці нараховують амортизацію за бажанням, бо для цього потрібно вести окремий облік витрат за кожним об'єктом.

До того ж підприємець володіє нерухомістю, землею чи транспортом у статусі звичайної фізособи, не має права включати до витрат амортизацію ОЗОсновні засоби.

Взагалі не можна амортизувати основні засоби подвійного призначення: земельні ділянки, житлову нерухомість, легкові й вантажні авто.

Амортизувати можна:

• основні засоби й нематеріальні активи;
• основні засоби, які виготовили самостійно.

Не амортизують, а повністю включають до витрат за звітний період: витрати на ремонт, реконструкцію, модернізацію та інші поліпшення; ліквідацію (на залишкову вартість після амортизації). Правда, це не стосується основних засобів подвійного призначення, їх ремонт до витрат не включають.

Розрахунок амортизації проводять прямолінійним методом: первісну вартість об'єкта ділимо на строк корисного використання й отримуємо суму амортизації за рік.

Строк корисного використання прописаний для кожного виду основних засобів (пп. 177.4.9 ПКУ). Для машин, обладнання, тварин, багаторічних насаджень тощо він має бути не менше 5 років.

Так, якщо купили три ноутбуки й витратили 90 тис. грн, річна сума амортизації становитиме: 90 тис. / 5 років = 12 тис. грн.

Цю суму вказують у гр. 8 розділу 1 додатку Ф2 декларації про доходи, вона зменшить чистий дохід на суму амортизації за поточний рік. Решту суми можна врахувати протягом наступних 4 років рівними частинами.