Какие первичные документы должны иметь ФЛП и какая ответственность за их отсутствие
13 августа 2024
Наличие документов, подтверждающих происхождение средств за проданные товары или предоставленные услуги, является обязательным требованием к предпринимательской деятельности. Какие первичные документы должны иметь ФЛП и какая ответственность предусмотрена за их отсутствие, разберемся в статье.
Какие первичные документы должны иметь ФЛП
Законом "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" первичный документ определяется как такой, в котором содержится вся информация о хозяйственной операции. В нем должны быть заполнены все обязательные реквизиты, ведь при их отсутствии документ может быть признан недействительным.
Согласно Приказу Минфина №496 от 02.11.2021, первичными документами являются:
- накладные;
- описание остатка товаров перед началом учета;
- транспортные документы;
- таможенные декларации;
- фискальные и товарные чеки и другие.
Важным требованием является наличие в документе реквизитов, позволяющих определить как поставщика, так и получателя товара.
Первичные документы на товар должны иметь все ФЛП. Это требование прописано в ст.44.1 НКУ.
На основании первичной документации предприниматель должен представлять налоговую отчетность. При этом не имеет значения работает ФЛП на общей системе налогообложения или на едином налоге.
В п.12 ст.3 закона об РРОРегистратор расчётных операций (кассовый аппарат). также указано, что предприниматель имеет право продавать только те товары, на которые у него есть первичные документы, подтверждающие их происхождение. Первичная документация должна быть предоставлена налоговикам при проверке. Хотя, согласно этому закону, данное требование не распространяется на «единщиков», осуществляющих продажу не рисковой группы товаров.
Обращаем внимание, что даже если при проверке налоговики не будут требовать у ФЛП на ЕНЕдиный налог первичные документы на товар, то они могут понадобиться ему при финансовом мониторинге или запросе Госпотребслужбы. Поэтому их наличие, прежде всего, в интересах самого предпринимателя.
Ответственность за отсутствие первичной документации
Для ФЛП на общей и упрощенной системе налогообложения ст. 121 НКУ предусмотрен штраф в размере 1020 грн за отсутствие первичных документов на товары. Если нарушение будет выявлено повторно в течение года, то размер штрафа составит 2040 грн.
Следует иметь в виду, что предприниматели на общей системе, списывающие расходы на деятельность предприятия, должны иметь подтверждающие списание документы. При их отсутствии может быть доначислен налог на сумму неучтенного дохода (расходов, на которые нет правильно оформленных документов).
Также для всех ФЛП, кроме «единщиков», ст. 20 закона о РРО предусмотрен штраф, размер которого равен стоимости товаров, на которые не были предоставлены первичные документы при проверке.
Плательщики ЕН, продающие товары из рисковой группы (лекарства, сложную бытовую технику, ювелирные изделия и т.п.) должны вести учет первичных документов.
Но если для «единщиков» отсутствие первичной документации на товары чревато только штрафом (1020 или 2040 грн), на основании ст. 121 НКУ, то все равно рекомендуется не пренебрегать этим вопросом.
Ведь кроме налоговой службы, подтверждающие происхождение товара документы могут понадобиться при проверке Госпотребслужбой, полицией или при прохождении финансового мониторинга. Именно со стороны банков чаще всего «единщикам» предъявляется требование предоставить документы, подтверждающие происхождение товара и законность деятельности предприятия в целом.
Поэтому важно, независимо от системы налогообложения и группы, на которой работает ФЛП, требовать от поставщиков документы на товар.
Обращаем внимание, что для товаров, приобретенных за границей, первичным документом является таможенная декларация. Выписки из банка об оплате товара не могут подтвердить его происхождение и не принимаются во внимание при проверке.
Какие первичные документы должны иметь поставщики услуг
Что касается предпринимателей, предоставляющих услуги, то для подтверждения происхождения средств они должны иметь выписку с банковского счета или РРО/ПРРОПрограммный регистратор расчётных операций.
Вспомогательными первичными документами могут быть:
- акты приема/передачи выполненных работ;
- договоры публичной оферты.
Следует иметь в виду, что чем больше у предпринимателя будет документов, подтверждающих происхождение товара или законность получения средств за предоставленные услуги, тем легче ему будет доказать законность совершенной хозяйственной операции.
Поэтому учету первичных документов следует уделять должное внимание даже «единщикам», для которых допускается его ведение в произвольной форме.
