Які первинні документи повинні мати ФОП та яка відповідальність за їх відсутність
13 серпня 2024
Наявність документів, які підтверджують походження коштів за продані товари та надані послуги, є обов’язковою вимогою до підприємницької діяльності. Які первинні документи повинні мати ФОП та яка відповідальність передбачена за їх відсутність, розберемось далі в статті.
Які первинні документи повинні мати ФОП
Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинний документ визначається як такий, в якому міститься вся інформація про господарську операцію. В ньому повинні бути заповненими всі обов’язкові реквізити, адже при їх відсутності документ може бути визнаний недійсним.
Згідно Наказу Мінфіну №496 від 02.11.2021, первинними документами є:
- накладні;
- опис залишку товарів перед початком обліку;
- транспортні документи;
- митні декларації;
- фіскальні та товарні чеки тощо.
Важливою вимогою є наявність в документі реквізитів, які дають змогу визначити як постачальника, так і отримувача товару.
Первинні документи на товар повинні мати всі ФОП. Ця вимога прописана в ст.44.1 ПКУ.
На підставі первинної документації підприємець має подавати податкову звітність. При цьому, не має значення працює ФОП на загальній системі оподаткування, чи на єдиному податку.
В п.12 ст.3 закону про РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат). також вказано, що підприємець має право продавати лише ті товари, на які в нього є первинні документи, що підтверджують їх походження. Первинна документація повинна бути надана податківцям при перевірці. Хоча, згідно цього закону, дана вимога не поширюється на «єдинників», які здійснюють продаж неризикової групи товарів.
Звертаємо увагу, що навіть якщо під час перевірки податківці не будуть вимагати у ФОП на ЄПЄдиний податок первинні документи на товар, то вони можуть знадобитися йому при фінансовому моніторингу чи запиті Держпродспоживслужби. Тому їх наявність перш за все в інтересах самого підприємця.
Відповідальність за відсутність первинної документації
Для ФОП на загальній та на спрощеній системі оподаткування ст. 121 ПКУ передбачений штраф за відсутність первинних документів на товари у розмірі 1020 грн. Якщо порушення буде виявлено повторно протягом року, то розмір штрафу становитиме вже 2040 грн.
Варто мати на увазі, що підприємці на загальній системі, які списують витрати на діяльність підприємства, повинні мати підтверджуючі списання документи. При їх відсутності може бути донараховано податок на суму неврахованого доходу (витрат, на які немає правильно оформлених документів).
Також для всіх ФОП, крім «єдинників», ст. 20 закону про РРО передбачений штраф, розмір якого дорівнює вартості товарів, на які не були надані первинні документи під час перевірки.
Платники ЄП, які продають товари з ризикової групи (ліки, складну побутову техніку, ювелірні вироби тощо) повинні вести облік первинних документів.
Але якщо для «єдинників» відсутність первинної документації на товари загрожує тільки штрафом (1020 чи 2040 грн), на підставі ст. 121 ПКУ, то все одно рекомендується не нехтувати цим питанням.
Адже крім податкової служби, підтверджуючі походження товару документи можуть знадобитися при перевірці Держпродспоживслужбою, поліцією чи при проходженні фінансового моніторингу. Саме зі сторони банків найчастіше «єдинникам» ставиться вимога надати документи, які підтверджують походження товару та законність діяльності підприємця в цілому.
Тому важливо, незалежно від системи оподаткування та групи, на якій працює ФОП, вимагати від постачальників документи на товар.
Звертаємо увагу, що для товарів, які були придбані за кордоном, первинним документом є митна декларація. Виписки з банку про оплату товару не можуть підтвердити його походження та не приймаються до уваги при перевірці.
Які первинні документи повинні мати надавачі послуг
Що стосується підприємців, які надають послуги, то для підтвердження походження коштів вони повинні мати виписку з банківського рахунку чи з РРО/ПРРОПрограний реєстратор розрахункових операцій .
Допоміжними первинними документами можуть бути:
- акти прийому/передачі виконаних робіт;
- договори публічної оферти.
Варто мати на увазі, що чим більше у підприємця буде документів, які підтверджують походження товару чи законність отримання коштів за надані послуги, тим легше йому буде довести законність здійсненої господарської операції.
Тому обліку первинних документів потрібно приділяти належну увагу навіть «єдинникам», для яких допускається його ведення в довільній формі.
