Як підприємству компенсувати ФОП супутні витрати за договором

09 грудня 2025 Стане у пригоді для: Підприємці

У практичній діяльності підприємств часто виникає ситуація, коли фізична особа — підприємець (ФОПФізична особа — підприємець), виконуючи роботи на різних об’єктах замовника, не лише надає самі послуги чи роботи, а й змушений нести додаткові витрати. Це можуть бути витрати на пальне, проживання, проїзд, харчування або інші супутні витрати, без яких виконання робіт неможливе. 

ФОПФізична особа — підприємецьнаполягає на тому, щоб підприємство окремо компенсувало йому такі витрати. Замовник, своєю чергою, має розуміти юридичні наслідки такої компенсації, порядок її документального оформлення та її вплив на оподаткування як підприємства, так і самого ФОП.

Перш за все слід усвідомити, що витрати ФОП, пов’язані з виконанням робіт поза місцем їх основної діяльності, не є відрядженням, і на них не можуть поширюватися правила трудового законодавства про службові відрядження працівників. Повторна реєстрація ФОП: особливості оподаткування

Законодавство чітко обмежує коло осіб, на яких поширюється порядок відряджень — це лише наймані працівники. ФОП же є самостійним суб’єктом господарювання, який діє на власний ризик і відповідає за організацію своєї діяльності самостійно. 

Отже, витрати ФОП не можуть компенсуватися у статусі «відрядних». Проте це не позбавляє сторони можливості передбачити компенсацію таких витрат у рамках цивільно-правового договору.

Взаємовідносини між підприємством та ФОП зазвичай будуються на основі договору підряду. У межах цього договору, згідно з ч. 1 ст. 837 ЦКУ, підрядник бере на себе обов’язок виконати роботу на свій ризик, а замовник зобов’язується прийняти її та оплатити.

Ціна робіт визначається відповідно до ч. 3 ст. 843 ЦКУ і має двокомпонентну структуру:

1. витрати підрядника, які безпосередньо пов’язані з виконанням робіт;
2. винагорода за виконану роботу.

Ціна може фіксуватися як у самому договорі, так і в додаткових документах. Найзручнішим і найбільш юридично обґрунтованим способом визначення ціни робіт із включенням супутніх витрат є складання кошторису, який згідно з ч. 1 ст. 844 ЦКУ є невід’ємною частиною договору. У кошторисі постатейно розписуються всі витрати, які підрядник понесе під час виконання робіт: матеріали, пальне, амортизація, транспортні витрати, проживання тощо. Завдяки цьому стає зрозумілим склад ціни робіт і її обґрунтованість.

Кошторис може бути твердим або приблизним (ч. 2 ст. 844 ЦКУ). Твердий змінювати фактично неможливо без згоди обох сторін. Натомість приблизний дозволяє автоматично коригувати витрати залежно від фактичних сум, понесених підрядником, — як у бік збільшення, так і зменшення. Саме приблизний кошторис є найкращим варіантом для ситуації, коли ФОП регулярно переміщується між різними населеними пунктами й витрати можуть змінюватися. Після затвердження замовником кошторис набирає сили і стає частиною договору.

У самому договорі підряду обов’язково слід передбачити, що супутні витрати, пов’язані з переміщенням до місця виконання робіт, проживанням або обслуговуванням власної техніки, є необхідними для виконання зобов’язання, і що вони входять до загальної ціни договору. Це дозволяє уникнути трактування таких витрат як окремих виплат, не пов’язаних із підприємницькою діяльністю. При цьому ФОП зобов’язується надати первинні документи, що підтверджують фактичний розмір витрат.

Чи потрібні додаткові КВЕД?

Оскільки компенсація витрат у рамках договору підряду не означає, що ФОП продає пальне, транспортні послуги чи готельні послуги замовнику, реєструвати додаткові види діяльності йому не потрібно. Він отримує комплексний дохід за договором підряду, а не здійснює окремі види діяльності.

Компенсація таких витрат є частиною підприємницького доходу ФОП, а не цивільним доходом фізособи.Припинення діяльності ФОП: як правильно звільнити працівників

Позиція податківців і ризики

Незважаючи на логічну конструкцію договору та правомірність кошторисного підходу, існує суттєвий податковий ризик. Податкова служба нерідко займає фіскальну позицію, і за аналогією з власною консультацією щодо компенсації комунальних платежів при оренді (БЗ 107.01.03) може спробувати перекваліфікувати такі компенсаційні виплати як цивільний дохід фізичної особи. У такому випадку підприємство вважатимуть податковим агентом і вимагатимуть утримати:

• 18% ПДФО;
• 5% військового збору.

Це створює значні ризики для замовника і ФОП, особливо під час перевірок.

Як уникнути ризиків

Найбезпечнішим способом є не виділяти супутні витрати окремими рядками взагалі. Тобто включити їх до загальної вартості виконаних робіт, сформувати одну суму ціни та оплачувати її за актами виконаних робіт без деталізації «пальне», «проживання», «проїзд» тощо.

Переваги такого підходу:

Для підприємства:

• усі виплати є витратами на господарську діяльність;
• відсутність функції податкового агента щодо цих сум;
• мінімізація ризику перекваліфікації виплат у цивільний дохід.

Для ФОП:

• увесь дохід визнається підприємницьким;
• спрощенець сплачує єдиний податок із загальної суми;
• загальносистемник може врахувати фактичні витрати для зменшення чистого оподатковуваного доходу.

Висновок

Компенсація супутніх витрат ФОП можлива і цілком законна, але лише за умови грамотного документального оформлення. Найменш ризиковий та найбільш коректний спосіб — включення всіх таких витрат у загальну ціну договору підряду без їх виокремлення. Це дозволяє уникнути претензій податкових органів, спростити облік і забезпечити коректне оподаткування доходу ФОП.