Как выбирать поставщиков

31 июля 2020 Пригодится для: Предприниматели

Уже после первой поставки может выясниться, что новый контрагент не успевает отгружать продукцию вовремя в нужном объёме, попадаются партии с некачественными товарами, срыв сроков поставок он не компенсирует, задерживает документы, менеджеры часто не выходят на связь, не предоставляют сертификаты и закрывающие документы.

Для вас сотрудничество с таким контрагентом может обернуться неудовлетворённым спросом покупателей, потерянными заказами и неминуемыми убытками.

Проверка контрагента: что нужно узнать заранее

Как выбрать поставщика под свой бизнес

В зависимости от направления и способа ведения бизнеса выбирайте, с кем работать: напрямую с производителем или через посредника (дистрибьютора, оптовика). Они могут быть национальными и иностранными.

Если опасаетесь нарваться на подделки, согласны платить наперёд и не переплачивать посредникам, лучше работать с производителем.

От производителя можно получить дополнительные бонусы: обучение сотрудников, сервисное обслуживание, установку и монтаж оборудования, гарантийный ремонт, подарки покупателям, маркетинговую поддержку, можно договориться о спецусловиях.

К примеру, один из известных косметических брендов дарит салонам-партнёрам фены, утюжки, накидки, пробники продукции для клиентов и пр. 

Но есть и минусы: у больших производителей тысячи заказчиков, вас может ожидать долгий график поставок, длительные решения по текущим вопросам. Ещё сложно вернуть товар, если качество вас не устраивает, за нарушение условий контракта — серьёзные штрафы.

Ещё у производителя может быть ценовой порог закупки. К примеру, минимальный порог входа 30 тыс. грн, а вам надо закупить товара максимум на 10 тыс. грн — сотрудничества не получится.

А если ваш бизнес новый или с небольшими оборотами, производитель может отказать в сотрудничестве и перенаправит к дистрибьютору.

Местные производители часто работают и с дистрибуцией, контролируют цены своих посредников. Если встретили товар по подозрительно низкой цене, есть вероятность, что это подделка.

Иностранные контрагенты

Часто кажется, что сотрудничество с иностранными компаниями выгоднее, чем с отечественными производителями. Но выгодные цены на товары зарубежных брендов перечеркивают затраты на логистику, таможенные платежи и прочие сопутствующие оплаты. 

Работать можно через официального дистрибьютора или напрямую с производителем.  

До старта сотрудничества надо провести переговоры, можно отправиться на производство, а можно никуда не ехать и обо всём договориться удалённо.  

Например, производители одежды лично посещают производства, чтобы выбрать ткани в Италии, Турции, Франции. Продавцы обуви заказывают партии товаров в Китае, чтобы продавать под своим брендом в Украине.

Какие нюансы учесть: платежи, сроки поставок, затраты на перевозчика (каким именно транспортом доставляют, какой транспортной компанией) и налоги; сравните с местными расценками и уже исходя из этого принимайте решение о сотрудничестве.

Не подписывайте контракт на большой объём поставок, первую партию закупите небольшую, лучше разных брендов и размеров. Так вы сможете протестировать товар: внешний вид, качество, размерный ряд, пользуется ли спросом у покупателей, сколько возвратов.

В Украине популярная схема работы, когда ФЛП привозят товары из-за границы без документов и продают в наземном магазине или в интернете.

Для единщиков это чревато признанием таких товаров бесплатно полученными, а значит, их стоимость (по обычным ценам) надо включить в доход.

Предпринимателям на общей системе нельзя будет отнести суммы, потраченные на закупку к документально подтверждённым расходам. Так что позаботьтесь о документах заранее или будьте готовы доказывать, что купили товар у обычных физлиц и удержали соответствующие налоги.

Если сотрудничаете с дистрибьютором. Он может продавать товары нескольких производителей, для вас это выгодно — можно закупить широкий ассортимент позиций, сэкономить на логистике, регулировать объёмы поставок и не тратить время на администрирование поставщиков.

Обычно дистрибьюторы более гибки в части условий оплаты: можно договориться об отсрочке.

Минус — товар обойдётся дороже, с учётом наценки представителя бренда.

Ещё дистрибьюторы иностранных брендов рекомендуют продавцам устанавливать единую цену, по которой следует отпускать товар, если нарушить условие — прекратят сотрудничество.

Если производитель иностранный, дистрибьютор в контракте привязывает стоимость поставок к курсу валют, и часто это не официальный курс. Эти нюансы лучше просчитывать.

Например, оптика предоставляет услугу изготовления линз для очков, корректирующих зрение. Поставщик закупает материал в Германии, стоимость привязывает к курсу валют, но не к текущему банковскому, а своему, внутреннему. К примеру, если на межбанке курс евро 32,5 грн, вы закупаете по курсу 34.

Вы сами можете стать дистрибьютором. Договориться с производителем, привезти новый бренд и нарастить продажи — это важно, если хотите стать эксклюзивным представителем в Украине.

Дропшиппинг

Небольшим онлайн-компаниям без собственного склада подойдёт торговля по модели дропшиппинга. По сути это разновидность комиссионной торговли.

Схематично выглядит так: у ФЛП есть интернет-магазин и страница в Инстаграме, там он продаёт товары производителя со своей наценкой, своего склада нет. Покупатель оформляет и оплачивает заказ, наш ФЛП обрабатывает его, но посылку с товаром покупатель получает напрямую со склада поставщика или производителя.

В итоге дропшиппер сделал продажу, получил комиссию за счёт наценки.

Затраты при такой модели ведения бизнеса: разработка сайта и наполнение его контентом или оформление Instagram-страницы, оплата работы менеджеров, которые обрабатывают заказы. И самое главное — обеспечить целевой трафик, а это расходы на рекламу и привлечение. 

Вы не тратитесь на содержание склада и не вкладываете деньги в товар, а поставщик не несёт затрат на привлечение покупателей.

На что обратить внимание при выборе поставщика

Пропишите важные для вашего бизнеса критерии выбора поставщика. Это могут быть:

Место расположения поставщика и стоимость логистики (за счёт поставщика или это ваши расходы). Изначально вы должны понимать, что, если товар придётся везти из отдалённых регионов, ещё и за свой счёт, это может быть долго и дорого. Срочные заказы можно закрывать местными поставщиками, а товары, которые можно реализовывать несколько сезонов подряд, есть смысл подождать. Уточняйте, предлагают ли бесплатную доставку за ожидание.

Организационная форма (ООО, ФЛП) и система налогообложения (упрощёнка или общая). Важно правильно удерживать налоги и отражать в отчётности взаиморасчёты с поставщиками, ведь в некоторых случаях вы можете выступать налоговым агентом.

Например, если поставщик ФЛП, есть обязанность отражать оплаты в отчёте № 1ДФ, а если закупаете товар/услугу у обычного физлица, нужно удержать НДФЛ и ВС. Расчёты с ООО и прочими формами юрлиц не несут дополнительных обязательств по налогам, и дополнительную отчётность подавать не нужно. Если вы на общей системе, закупать товары можете у всех, а вот контрагентам на 2-й группе ЕН запрещено предоставлять вам услуги (п. 291.4 НКУ).

Закупочная цена, есть ли система скидок, условия оплаты — есть ли отсрочка платежа, привязка к курсу валют и пр.

Как работать с большими компаниями без отсрочки платежа

Сроки поставки, это важно, особенно если заказываете сезонный товар. Уточните, есть ли компенсация, если срываются сроки поставки.

Так вы сформируете удобный список нужных вам поставщиков с актуальной информацией. Сравните условия и создайте список поставщиков, сотрудничество с которыми в приоритете, и тех, кто будет на подхвате, на случай срыва поставки основным поставщиком.

Когда дело дойдёт до подписания документов, пропишите все устные договорённости в договоре. Детально составленный договор защитит при любом споре.

Чек-лист важных условий:

• характеристики товара — ассортимент, количество и прочие метрики товара, чтобы избежать ситуаций, когда вам поставили не то, о чём договаривались;
• условия поставки — минимальный объём, график поставок, способ, сроки, за чей счёт и штрафы за непоставку;
• условия возврата и обмена товара — на каких условиях, за чей счёт и в какие сроки;
• условия оплаты: цена, индивидуальная скидка, размер вознаграждения для комиссионной торговли, вид (наличные/безнал) и способ оплаты (предоплата, по факту поставки, отсрочка платежа);
• арбитражная оговорка (для контракта с внешним поставщиком) — в какой стране и законодательством какой страны будет регулироваться возможный спор в будущем.

Документальное оформление сделок

Это очевидные истины, но всё же напомним, как важно запрашивать документы на поставки. Без первичных документов на поставку общесистемщик не имеет права взять полученный товар в расход, а единщик не сможет подтвердить происхождение товара.

Требуйте оформлять каждое движение товара документально, это касается поставок, перемещений, возвратов. Так вы избежите споров и проблем с учётом.

Уточните и вопрос синхронизации товарных остатков с учётной системой поставщика. Если планируете работать с большим ассортиментом, будет сложно контролировать актуальность и наличие позиций в ручном режиме. Если синхронизировать базы, избежите ошибок по наличию нужных позиций, актуальным ценам.

Подтверждение качества товара. Сертификаты соответствия, декларации соответствия, техническая документация, оценки, заключения служб (санэпидем-, пожарной безопасности и прочих) подтвердят подлинность товаров вам, и их часто требуют клиенты (ст. 6 ЗУ «О защите прав потребителей»). У поставщика должны быть такие документы, вы вправе запросить свой экземпляр. Если продаёте средства по уходу за волосами, детское питание и игрушки, алкоголь, обувь — наличие документов обязательно.

Где искать поставщиков

Кроме онлайн-каталогов, торговых площадок и широко известных компаний-поставщиков, есть несколько эффективных способов поиска нужного товара.

1. Отраслевые и тематические выставки, вы сможете протестировать товары и лично познакомиться с владельцами локальных брендов, договориться о сотрудничестве и скидках. Как минимум получите контакт с представителями компаний.
2. Узнайте о поставщиках у бизнесов, похожих на ваш, это непросто, доступ к такой информации ограничен, но возможно, с вами поделятся контактами. Изучайте упаковку товара конкурента, обычно производитель указывается на этикетке.
3. Ищите местных производителей. Локальные компании-производители часто конкурентны в ценовой политике и больше уделяют внимания качеству.
4. Помогите поставщикам найти вас. Разместите объявления, информацию на своём сайте о том, что ищете партнёров по закупкам. Поставщики тоже заинтересованы в новых каналах сбыта, сами сделают вам выгодные предложения.

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик