Як обрати постачальника

31 липня 2020 Стане у пригоді для: Підприємці

Перш ніж підписувати довгострокові договори, домовтеся щодо кількох поставок.

Коли починаєте працювати з новим контрагентом, після першої поставки може з'ясуватися, що постачальник не встигає відвантажувати продукцію вчасно в потрібному обсязі, у поставках трапляються товари низької якості, менеджери часто не виходять на зв'язок, затримують документи, не надають сертифікати якості.

Все це може коштувати вам втрачених замовлень і проблем із податковою.

Перевірка контрагента: що треба дізнатися заздалегідь

Як обрати постачальника під свій бізнес

Залежно від напряму і способу ведення бізнесу вибирайте, з ким працювати — напряму з виробником чи через посередника (дистриб'ютора, оптовика). Вони можуть бути національними або іноземними.

Якщо побоюєтеся наскочити на підробки, згодні платити наперед і не переплачувати посередникам, краще працювати з виробником. Завжди треба рахувати, чи вигідно це, можна домовитися про спецумови і закуповувати невеликими партіями.

Від виробника можна отримати додаткові вигоди: навчання співробітників, сервісне обслуговування, встановлення та монтаж обладнання, гарантійний ремонт, подарунки покупцям, маркетингову підтримку.

Наприклад, один із косметичних брендів дарує салонам-партнерам фени, стайлери, накидки тощо.

Але ви маєте розуміти: якщо виробник — велика фабрика і замовників у неї тисячі, вас очікує довгий графік поставок, тривалі врегулювання поточних питань. Якщо результат вас не влаштує, повернути товар буде проблематично. А якщо порушите умови контракту — це серйозні штрафи.

У вас новий бізнес із невеликими обсягами — виробник взагалі може відмовитися поставляти маленькими партіями і відправити до постачальника.

А ще виробники встановлюють обмеження: приміром, щоб укласти угоду, треба закупити товар мінімум на 300 тис. грн, а вам потрібно максимум на 30 тис. грн.

Місцеві виробники часто працюють із дистрибуцією, контролюють ціни своїх посередників. Якщо зустріли товар за підозріло низькою ціною, є ймовірність, що це підробка.

Іноземні контрагенти

Співпраця з іноземними компаніями виявляється вигіднішою, ніж із вітчизняними виробниками. Але вигідні ціни на товари закордонних брендів зводять нанівець витрати на логістику, митні платежі та інші супутні оплати.

Працювати можна через офіційного дистриб'ютора або безпосередньо з виробником.
До початку співпраці треба провести переговори, можна відправитися на виробництво, а можна нікуди не їхати і про все домовитися дистанційно.

Наприклад, виробники одягу відвідують виробництва, щоб особисто вибрати тканини в Італії, Туреччині, Франції. Продавці взуття замовляють товари в Китаї, щоб продавати під своїм брендом в Україні.

Які нюанси врахуватиплатежі, терміни поставок, витрати на перевізника (яка саме компанія доставляє, яким способом) і податки; порівняйте з місцевими розцінками і виходячи з цього приймайте рішення щодо співпраці.

Не підписуйте контракт на великий обсяг поставок, першу партію купіть невелику, якщо можливо, різних брендів. Так ви зможете протестувати товар: зовнішній вигляд, якість, асортимент, розмір, чи має попит у покупців, скільки повернень.

В Україні популярна схема, коли ФОП привозять товари з-за кордону без документів і продають в наземному магазині або в інтернеті.

Для єдинників це загрожує визнанням таких товарів безоплатно отриманими, тобто їх вартість (за звичайними цінами) слід віднести до доходів. Підприємцям на загальній системі не можна буде віднести ці суми на витрати, оскільки вони не підтверджені документально. Тож подбайте про документи заздалегідь або будьте готові доводити, що придбали товар у звичайних фізосіб і утримали відповідні податки.

Якщо працюєте з дистриб'ютором. Він може продавати товари кількох виробників, для вас це вигідно — можна закупити широкий асортимент товарів, не витрачатися на логістику, регулювати обсяги поставок і не гаяти час на адміністрування постачальників.

Зазвичай дистриб'ютори гнучкі щодо умов оплати, тож з ними можна домовитися про відстрочку.

Мінус — товар коштуватиме вам дорожче, з урахуванням націнки представника бренду.

Ще дистриб'ютори іноземних брендів рекомендують продавцям встановлювати єдину вартість, за якою слід відпускати товар, якщо будете порушувати цю умову — з вами припинять співпрацю.

Іноземні виробники або дистриб'ютори прив'язують вартість поставок до курсу валют, часто це не офіційний курс. Всі ці нюанси краще прораховувати заздалегідь.

Наприклад, оптика надає послугу виготовлення коригувальних лінз для окулярів. Постачальник закуповує матеріал у Німеччині, вартість прив'язує до курсу валют, але не до поточного банківського, а до внутрішнього. Наприклад, якщо на міжбанку курс євро 32,5 грн, ви купуєте за курсом 34.

Ви й самі можете стати дистриб'ютором. Домовитися з виробником, привезти новий бренд, показати результати за продажами — це важливо, якщо хочете стати ексклюзивним представником у країні.

Дропшипінг

Невеликим онлайн-компаніям без власного складу підійде торгівля за схемою дропшипінгу. Власне це різновид комісійної торгівлі.

Схематично виглядає так: у ФОП є інтернет-магазин і сторінка в Інстаграмі, там він продає товари виробника зі своєю націнкою, свого складу не має, товари покупцю надсилають напряму від виробника.

Покупець оформляє й оплачує замовлення, наш ФОП обробляє його, але посилку з товаром покупець отримує прямо зі складу постачальника або виробника.

Таким чином, дропшипер здійснив продаж, одержав комісію за рахунок націнки.

Витрати за такої моделі ведення бізнесу: розробка сайту та наповнення його контентом або оформлення Instagram-сторінки, оплата роботи менеджерів, які обробляють замовлення. І найголовніше — треба забезпечити цільовий трафік, а це витрати на рекламу та залучення.
Ви не витрачаєтеся на утримання складу і не вкладаєте гроші в товар, а постачальник не несе витрат на залучення покупців.

На що звернути увагу під час вибору постачальника

Пропишіть важливі для вашого бізнесу критерії вибору постачальника. Це можуть бути:

Місце розташування постачальника і вартість логістики (за рахунок постачальника чи це ваші витрати). Ви маєте розуміти, що якщо товар доведеться везти з віддалених регіонів, ще й за свій рахунок, то це може бути довго та дорого. Термінові замовлення можна закривати місцевими постачальниками, а великі вантажі — з розрахунком на кілька сезонів наперед. Уточнюйте, чи пропонують безкоштовну доставку за очікування.

Організаційна форма (ТОВ, ФОП) і система оподаткування (спрощена чи загальна). Важливо правильно утримувати податки й відображати у звітності взаєморозрахунки з постачальниками, адже в деяких випадках ви можете виступати податковим агентом.

Наприклад, якщо постачальник ФОП, у вас є обов'язок відображати оплати у звіті № 1ДФ, а якщо закуповуєте товар/послугу у звичайної фізособи, маєте утримати ПДФО і ВЗ. Розрахунки з ТОВ та іншими формами юросіб не несуть додаткових зобов'язань із податків, і додаткову звітність подавати не потрібно. Якщо ви на загальній системі, закуповувати товари можете у всіх, а от контрагентам на 2-й групі ЄП заборонено надавати вам послуги (п. 291.4 ПКУ).

Закупівельна ціна, чи є система знижок, умови оплати — чи є відстрочка платежу, прив'язка до курсу валют тощо.

Як працювати з великими компаніями без відстрочення платежу

Строки поставки, це важливо, особливо якщо замовляєте сезонний товар. Уточніть, чи є компенсація, якщо зриваються строки поставки.

Порівняйте умови, сформуйте список лідерів і тих, хто буде напохваті на випадок зриву поставки основним постачальником. Коли справа дійде до підписання документів, пропишіть усі усні домовленості в договорі. Детально складений договір захистить у разі будь-якого спору.

Чек-лист важливих умов:

  • характеристики товару — асортимент, кількість та інші метрики товару, щоб уникнути ситуацій, коли вам поставили не те, про що домовлялися;
  • умови поставки — мінімальний обсяг, графік поставок, спосіб, строки, за чий рахунок і штрафи за непоставку;
  • умови повернення та обміну товару — на яких умовах, за чий рахунок і в які строки;
  • умови оплати: ціна, індивідуальна знижка, розмір винагороди для комісійної торгівлі, вид (готівкова/безготівкова) і спосіб оплати (передоплата, за фактом поставки, відстрочення платежу);
  • арбітражне застереження (для контракту із зовнішнім постачальником) — у якій країні й законодавством якої країни врегульовуватиметься можливий спір у майбутньому.

Документальне оформлення угод

Це очевидні істини, але все-таки нагадаємо, що важливо запитувати документи на поставки.

Без первинних документів на поставку загальносистемник не має права оприбуткувати отриманий товар, а єдинник не зможе підтвердити походження товару.

Вимагайте оформляти кожен рух товару документально, це стосується поставок, переміщень, повернень. Так ви уникнете спорів і проблем з обліком.

Уточніть і питання синхронізації товарних залишків з обліковою системою постачальника. Якщо плануєте працювати з великим асортиментом, буде складно контролювати актуальність і наявність позицій у ручному режимі. Якщо синхронізувати бази, уникнете помилок, коли потрібних позицій немає в наявності, а ціни неактуальні.

Підтвердження якості товару. Сертифікати відповідності, декларації відповідності, технічна документація, оцінки, висновки служб (санепідем-, пожежної безпеки та інших) підтвердять справжність товарів вам, і їх часто вимагають клієнти (ст. 6 ЗУ «Про захист прав споживачів»). У постачальника мають бути такі документи, ви маєте право запитати свій екземпляр. Якщо продаєте засоби для догляду за волоссям, дитяче харчування та іграшки, алкоголь, взуття — наявність документів є обов'язковою.

Де шукати постачальників

Крім онлайн-каталогів, торгових майданчиків і широко відомих компаній-постачальників, є кілька ефективних способів пошуку потрібного товару.

  1. Галузеві й тематичні виставки, ви зможете протестувати товари та особисто познайомитися з власниками локальних брендів, домовитися про співпрацю і знижки. Як мінімум отримаєте контакт із представниками компаній.
  2. Дізнайтеся про постачальників аналогічних бізнесів, які працюють на ринку, це непросто, доступ до цієї інформації обмежений, але можливо, з вами поділяться контактами. Вивчайте упаковку товару конкурента, зазвичай виробник вказується на етикетці.
  3. Шукайте місцевих виробників. Локальні компанії-виробники часто конкурентні в ціновій політиці й більше приділяють уваги якості.
  4. Змусьте постачальників шукати вас. Розмістіть оголошення, інформацію на своєму сайті про те, що шукаєте партнерів із закупівель. Постачальники теж зацікавлені в нових каналах збуту, самі зроблять вам вигідні пропозиції.

Автор: Олександра Джуріло, фінансовий аналітик

Поставте своє запитання

Усі питання

Будьте завжди в курсі

Підпишіться й щотижня отримуйте на пошту свіжі статті про ведення бізнесу
і дайджест з новинами.

Підбірки