Как вести платёжный календарь

18 октября 2019 Пригодится для: Предприниматели

Ведение платёжного календаря помогает предвидеть кассовые разрывы и заранее продумать, как их перекрыть.

Одно из правил управления деньгами в бизнесе — планирование выручки и расходов. 

Когда возникает кассовый разрыв

Кассовый разрыв возникает, когда по документам деньги должны быть, а физически их нет, и вы не можете заплатить по обязательствам.

Кассовый разрыв — почти всегда следствие непланирования доходов и расходов, когда нет понимания приоритетности платежей, объёмов закупок товара, нет контроля дебиторской задолженности. А ещё он случается в бизнесах, где СПД отгружает товар или предоставляет услугу, а оплату получает с отсрочкой.

К примеру, ваш бизнес — веб-студия, основные статьи расходов — аренда офиса и зарплата сотрудников. За каждый контракт от заказчиков вы получаете 30% предоплаты, а остальную сумму — когда выполните работу. Платить людям зарплату надо ежемесячно, а деньги от клиентов могут поступать не каждый месяц или не в полном объёме.

Ещё кассовый разрыв обязательно ожидает ФЛП, которые не разделяют собственные деньги и деньги бизнеса и регулярно берут сколько надо на личные расходы из кассы, без оглядки, как это повлияет на бизнес.

Заранее спланировать предстоящие платежи можно с помощью платёжного календаря.

Это такой себе план расходов и поступлений, даёт понимание, сколько денег в какой день должно прийти, кому и когда вы должны заплатить. Вы наперёд видите, в какие дни могут случиться кассовые разрывы, и можете заранее найти деньги, чтобы их закрыть.

Форма платёжного календаря

Платёжный календарь — документ управленческий, утвержденной формы нет, правила ведения в нормативке не прописаны, вы разрабатываете удобный формат под свой бизнес.

Чаще всего ведут в таблице Excel, но есть и сервисы, где этот процесс автоматизирован, вы регулярно вносите данные и получаете построенный календарь в удобном формате.

Кто будет вести: бухгалтер или ответственный за финансы.

Как заполнять: рекомендуем вести учёт ежедневно в разрезе счетов и касс с наличными.

Как работать с платёжным календарём

В начале месяца вы планируете деньги, в конце сводите план и факт.

На выходе у вас получится план-календарь денежных потоков с остатками на начало и конец дня, вы сможете анализировать, на что тратите деньги, хватает ли выручки на покрытие расходов, и поймете, что на каком-то этапе возникает кассовый разрыв. Сможете спланировать, как перекрыться, чтобы избежать просрочки — спланировать, где взять денег.
Важно не просто организовать платёжную дисциплину, нужно ещё и анализировать движение денег.

К примеру, до 10-го числа месяца у вас два важных платежа — аренда и зарплаты сотрудников, денег на зарплату и налоги хватит, а на аренду нет, оплату от клиентов вы получите после 20-го. Значит, вам надо договориться с арендодателем о переносе сроков оплаты. Или придумать, где оперативно взять деньги — это может быть заём, внесение собственных денег.

Надо стремиться, чтобы на начало месяца была нужная сумма для покрытия всех обязательных платежей, а остальные выплаты — по мере поступления оплат от покупателей. Это возможно только при грамотном планировании денег бизнеса, и только платёжного календаря здесь мало, надо вести управленческий учёт.

Управленческий отчёт о доходах и расходах

Идеально, когда входящие платежи приходят чётко в сроки, а исходящие — с возможностью отсрочки. Это нужно предусматривать в договорах с контрагентами.

Правда, такая рекомендация вряд ли подойдёт бизнесам розничной торговли и прочим, где спланировать входящие оплаты сложно. В этой сфере нужен план продаж, и ориентироваться надо на него.

Контролируйте запасы. Когда вы закупаете лишний товар у поставщиков, вы замораживаете деньги в товаре, а свободных денег нет. Если нужно вернуть деньги в оборот, сбывайте товар по акциям, спецпредложениям.

Как составить платёжный календарь

Период — год, с разбивкой по месяцам, неделям, дням. Если нет долгосрочного планирования, достаточно составлять по месяцам, с детализацией по дням.

Удобно составлять по нарастающей по месяцам, чтобы в итоге увидеть картину по году.

По итогам года вы сможете понять, сколько фактически заработали и потратили, проанализировать и сравнить движение денег в разрезе месяцев.

Вы сможете планировать следующий год, заранее понимая, какие месяцы для вас являются критическими, с кассовыми разрывами, и как вы будете с ними бороться.

Составлять в конце месяца на следующий.

Метод ведения. При составлении платёжного календаря используется кассовый метод: это когда деньги считаем по факту поступления и списания денег, а не по факту совершения операции (отгрузки).

Например, вы отгрузили покупателю продукцию на 100 тыс. грн, но деньги он вам заплатил только через месяц, когда вы выполнили свои обязательства. Т.е. признать своим доходом 100 тыс. пока физических их не получите вы не можете.

Когда по итогам периода внесёте фактические данные, увидите картину, сколько денег фактически вы получили и сколько затрат понесли и насколько точны были ваши прогнозы.

Структура

Остаток денег на первый день месяца. Это может быть общая сумма по всем счетам и наличным в кассе. Можно вести учёт отдельно по каждому счёту, точке, тогда расшифруйте отдельно остатки.

Запланированные поступления в периоде. Это суммы, которые можно получить из плана продаж на месяц, по договорам с покупателями, от заказчиков. Перечисляете все источники.

Можно вести учёт по точкам, а если занимаетесь разными видами деятельности — в разрезе бизнесов: торговля продуктами, аренда. Также можно разделить наличные и безналичные платежи.

Расходы бизнеса. Опять же, детализировать или обобщать — делайте как вам удобно. Вы можете объединить затраты в группы с расшифровкой, за что конкретно платёж (например, затраты «Упаковка» можно детализировать — коробки, фирменные пакеты, упаковочная бумага). Чаще всего это зарплата, аренда, налоги, выплаты по кредитам/займам.

Чистый денежный поток — разница между поступлениями и платежами.

Остаток на конец периода — дня или месяца. Рассчитывается так: остаток денег на начало дня/месяца + поступления − расходы.

Как вносить данные

Вносите суммы в формате план/факт, чтобы контролировать фактические траты и не превышать плановый показатель. Можно сравнивать по дням эти суммы или вносить в отдельную колонку в таблице итоговые месячные суммы всех платежей, которые запланированы на месяц.

Планировать непредвиденные расходы можно отдельной строкой или в составе «прочих» расходов. Среди таких трат может быть покупка нового ноутбука взамен того, что поломался, оплата такси сотрудникам, которые задержались на работе. В план можете заложить сумму с учётом трат на непредвиденные расходы, которые были ранее. Это позволит не выйти за пределы лимитов, искать дополнительные деньги и сдвигать платежи.

Данные можно корректировать. Корректируйте и переставляйте данные в таблице, если видите, что уходите в минус. Если построили таблицу по разным кошелькам и видите, что не хватает денег на одном расчётном счету для оплаты поставщику, перебросьте деньги с другого счёта или внесите наличную выручку на счёт.

Алгоритм построения

Рассмотрим на примере: интернет-магазин планирует объёмы выручки на месяц, приблизительные суммы затрат известны (что-то считаете в процентном отношении к выручке, есть фиксированные затраты).

Календарь составим на месяц, с разбивкой по дням; начальный остаток внесём одной суммой по всем кошелькам; плановые показатели обозначим в одной колонке в месячном объёме.

Плановые показатели. Сравните остатки и запланированные поступления и расходы, так вы предварительно будете понимать, хватит ли денег, чтобы покрыть расходы. Если да — двигаемся дальше, нет — заранее продумываем, как исправить ситуацию (сокращение затрат или перенос части на следующий период, привлечение финансирования). В нашем случае денег хватает, остаток на конец предыдущего месяца положительный.

Распределяем плановые показатели по дням месяца. Доходы — разбиваем выручку пропорционально по дням. В интернет-магазине точные даты и суммы спрогнозировать сложно: вы знаете, что заказы получаете каждый день, а вот спланировать суммы сложно. Расходы: вы знаете, что платите за рекламу, хостинг, техподдержку, телефонию, аренду, зарплаты; даты известны. Теперь мы видим приблизительный план движения денег за месяц.

Проверяем, где есть риск возникновения кассовых разрывов. Как это увидеть: по остаткам денег на конец дня — отрицательный остаток говорит, что денег не хватит для платежей на следующий день. Если такие уже на этом этапе имеются — можете спланировать, как будете действовать и чем перекрывать их. При этом нужно понимать, что по факту может быть, что кассовый разрыв не случится, ведь фактические платежи могут отличаться от запланированных.

Ежедневно меняем плановые суммы платежей на фактические. И контролируйте, насколько прогнозные значения были близки к фактическим.

Следите за остатками денег на конец дня и сопоставляете с платежами на следующий день, остатка должно хватить, чтоб не просрочить оплаты.

Что если денег не хватает: подумайте, как можно передвинуть расходы на более поздние даты или откуда привлечь деньги. В нашем примере кассовый разрыв возникает 8 ноября, остаток денег за 8 ноября меньше нужной суммы.

На 08.11 запланирован крупный платёж поставщику на 77 тыс. грн. Не хватает 25 тыс. грн, можно заранее попросить поставщика про отсрочку платежа на несколько дней. Этого должно хватить, чтобы добрать оплаты от покупателей. Если поставщик откажет, как вариант можно привлечь возвратную финпомощь. Когда её получите, внесите в доходную часть таблицы, и остаток выровняется, а когда вернёте — укажите в расходах.

В конце месяца сравните столбцы с общими суммами план — факт, вы поймете, насколько точно планировали, где ошиблись, какие платежи нужно планировать иначе и как выстраивать календарь на следующий месяц.

Как покрыть кассовый разрыв

Первый вариант, который надо задействовать, — попросить об отсрочке оплаты. Этот вариант подходит, если уверены, что в обозначенную дату у вас точно будут деньги. Но у вас всё равно должен быть план, где взять деньги. Второй вариант — привлечь финансирование, это могут быть:

  1. Личные деньги СПД — вернёте их себе, когда финансовое положение стабилизируется.
  2. Возвратная финпомощь от дружественных компаний — всегда можно обратиться к родственникам, друзьям или партнёрам по бизнесу и взять беспроцентный заём на приемлемых условиях.
  3. Кредит — крайний и нежелательный вариант, ведь долг придётся возвращать с процентами. А проценты по кредиту съедают прибыль, к тому же это риск и большая нагрузка на бизнес.
  4. Овердрафт — это не кредит, а деньги, которые банк даёт, если вы ушли в минус. Подключать овердрафт лучше заранее, а не ждать критического момента. Лимит овердрафта согласовывает банк, сумма зависит от оборотов по счёту. За овердрафт тоже надо платить проценты, если воспользовались этими деньгами.
  5. Работа с должниками. Бизнес есть бизнес: кто-то должен вам, кому-то должны вы. Ранжируйте должников и постоянно ведите работу по возврату долгов — требуйте оплату, звоните, пишите официальные письма.

Если должник — вы, заранее попытайтесь заключить соглашение об отсрочке платежа. Можно заключить допсоглашение о переносе сроков, разбивке оплаты.

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик

Задайте свой вопрос

Все вопросы

Будьте всегда в курсе

Подпишитесь и получайте на почту свежие статьи о ведении бизнеса
и новостной дайджест.

Подборки