Правила трудового розпорядку: що прописати

22 березня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

Навіщо підприємцю правила внутрішнього розпорядку

Правила внутрішнього трудового розпорядку повинні мати всі роботодавці, хай навіть у вас лише два працівники. А якщо такого документа немає — це порушення законодавства про працю. 

Коли спеціалісти Держпраці приходять із перевіркою, вони обов'язково з’ясовують, чи є у ФОПФізична особа — підприємець правила трудового розпорядку й чи ознайомлені з ними працівники під підпис (Порядок № 295).

Як підготуватися до перевірки Держпраці
Але правила потрібні не лише щоб показати їх під час перевірки Держпраці, їх використовують у спорах зі співробітниками, які порушують трудову дисципліну й відмовляються визнавати свою провину. Якщо справа дійде до суду, правила здорово вас виручать.

Як скласти й затвердити

Коли працівник підписує трудовий договір, він погоджується виконувати визначену договором роботу і дотримуватися внутрішнього трудового розпорядку (ч. 1 ст. 21 КЗпП).

Складання правил — відповідальність роботодавця, а от затвердити й підписати їх повинні працівники, з якими укладені трудові договори, на загальних зборах. Навіть якщо у вас один-два працівники, цієї процедури важливо дотриматися.

Часто підприємці затверджують правила одноосібно — це помилка, і такі правила можуть визнати недійсними, про що свідчить судова практика.

Коли приймаєте нових працівників, ознайомте їх із правилами під підпис (п. 2 ст. 29 КЗпП).

Зазвичай заводять спеціальний журнал або відомість, де працівник ставить дату й підпис, що із правилами внутрішнього розпорядку ознайомлений. Можна оформляти й лист ознайомлення для кожного працівника й підшивати його в особову справу.

Щоразу, коли вносите зміни в правила, давайте ознайомитися працівникам.

Якщо працівник відмовився ставити підпис в ознайомленні, це не підстава їх не виконувати, що підтверджують судові рішення (постанова апеляційного суду Києва від 26.04.2012 р. у справі № 22-6661). Радимо скласти акт про відмову й замислитися, чи варто брати на роботу працівника, який не хоче дотримуватися правил роботи.

Що прописувати в правилах

Типові правила внутрішнього трудового розпорядку складалися давно і затверджені постановою Держкомпраці СРСР № 213.

Базові рекомендації, які варто прописати, актуальні й зараз:

• порядок приймання на роботу і звільнення;
• скільки годин триває робочий день;
• о котрій годині працівник починає роботу й коли закінчує (на підставі цього можна висувати претензії до працівника й застосовувати дисциплінарні стягнення);
• тривалість перерви на обід, коли починається і закінчується;
• порядок змінності;
• основні обов'язки працівника й роботодавця, вони ж часто прописані в посадових інструкціях і трудовому договорі;
• як будете заохочувати працівника за досягнення і хорошу роботу і які покарання будуть за порушення трудової дисципліни та інші питання.

Ще можна прописати порядок відправлення працівників у відрядження й виконання службових доручень, як працювати у свята й вихідні, обов'язок дотримання інструкцій з охорони праці й протипожежної безпеки та навіть нерозголошення комерційної таємниці й конфіденційної інформації. Усе залежить від вашої діяльності.

Правила внутрішнього трудового розпорядку (зразок)

Що прописувати не можна

У правила внутрішнього розпорядку не можна включати умови, які суперечать трудовому законодавству й погіршують становище працівників.

Не можна придумати свою систему штрафів. Адже згідно з КЗпП за дисциплінарні порушення можна застосовувати лише догану або звільнення в разі систематичного невиконання обов'язків.

Ще не можна встановити 12-годинний робочий день 5 днів на тиждень або роботу без вихідних і перерв протягом дня. Тому що КЗпП забороняє роботу більше 40 годин на тиждень (ст. 50 КЗпП), без вихідних (ст. 67 КЗпП) і без перерв на відпочинок і харчування (ст. 66 КЗпП).

Графік роботи

Режим роботи, тривалість робочого часу й відпочинку з урахуванням норм КЗпП ви встановлюєте самостійно. За порушення графіка працівників можна притягти до відповідальності. Що треба врахувати?

Режим роботи. Зазвичай це п'ятиденний робочий тиждень. Робочий час не може перевищувати 40 год на тиждень (ст. 50 КЗпП).

Але п'ятиденний робочий тиждень у будні підійде для офісних працівників і недоречний для бізнесів сфери послуг і торгівлі.

Можна встановити шестиденний робочий тиждень із одним вихідним. Робочий час усе одно не повинен перевищувати 40 год на тиждень, а тривалість зміни — 7 год на день.

За законом робочий день перед святами й неробочими днями скорочується на одну годину (ст. 73 КЗпП). А при шестиденному робочому тижні робочий день напередодні вихідних не може перевищувати 5 год. Нічна зміна (з 10 вечора до 6 ранку) скорочується на одну годину.

Магазини й кафе часто працюють сім днів на тиждень, тому оптимально запровадити підсумований облік робочого часу з умовою, що робочий тиждень для кожного працівника не перевищує 40 год на тиждень.

Як це зробити: встановлюється обліковий період — місяць, квартал, півріччя, рік. Тривалість робочого часу за обліковий період дорівнює нормі робочого часу за цей період.

Ось приклад. Обліковий період — квартал, працівник відробив у I кварталі 2019 року:

у січні — 160 год при нормі 168;

у лютому — 167 год при нормі 160;

у березні — 160 год при нормі 159.

Усього за квартал — 487 год (160 + 167 + 160), тобто норму годин: 168 + 160 + 159 = 487. Хоча протягом кварталу були відхилення від норми.

Виходить, що робота понад норму в одному місяці компенсується меншою тривалістю робочого часу в іншому місяці або додатковими днями відпочинку.

Максимальна тривалість робочого дня не повинна перевищувати 12 год, а робочого тижня — 48 год.

Такий облік робочого часу є актуальним для магазинів, кафе, ресторанів, які працюють 24/7.

Затвердити графік роботи й ознайомити з ним працівників треба за місяць до введення в дію, ні днем пізніше.

А якщо працівник не дотримується графіка, у вас є всі підстави висловити претензії, вимагати пояснювальні записки, а якщо працівник — злісний порушник, то й звільнити його.

Якщо працівник відробив норму робочого часу — отримує ставку повністю. Ні — тоді зарплату обчислюють пропорційно відпрацьованому за обліковий період часу.

Працював понад норму — оплата в подвійному розмірі.

Позмінна робота. Її теж треба прописати в правилах і врахувати, що відпочинок між змінами має бути вдвічі довшим, ніж зміна разом із часом обідньої перерви. Так, якщо у працівника зміна тривала 12 год, на наступну він може заступити лише через 24 год. А от примушувати працювати дві зміни підряд заборонено.

Дисциплінарна відповідальність

Рекомендуємо прописати в правилах, які покарання застосовуватимете до працівників — порушників трудової дисципліни: це може бути догана чи звільнення (ст. 147 КЗпП).

Тут діє правило: одне порушення — одне дисциплінарне стягнення.

Так, за прогул без причин не можна оголосити догану й одночасно звільнити (п. 4 ст. 40 КЗпП). Але можна застосувати догану і позбавити премії за місяць, у якому працівник прогуляв роботу.

Працівники спізнюються і йдуть раніше: як покарати

Вибір дисциплінарного стягнення залежить від ступеня тяжкості проступку, від того, якої шкоди зазнав бізнес, за яких обставин працівник схибив, сумлінний це працівник чи системний порушник.

Догана — попередження перед звільненням.

Звільнення як дисциплінарне стягнення можна застосувати, тільки якщо працівник (ст. 40 КЗпП):

• систематично не виконує трудові обов’язки;
• прогулює роботу без поважних причин;
• прийшов на роботу в стані наркотичного, токсичного чи алкогольного сп’яніння;
• вкрав майно роботодавця.

Ще можна звільнити за ст. 41 КЗпП за одноразове грубе порушення трудової дисципліни, за аморальні вчинки тощо.

Як правильно звільнити працівника

Стягнення застосовують одразу, щойно виявили проступок, але не пізніше:

• місяця з дня виявлення;
• шести місяців із дня вчинення.

Алгоритм накладення стягнення треба прописати в правилах трудового розпорядку, а виглядає він так:

1. Фіксуєте факт проступку. Це може бути акт із підписами кількох працівників, які були свідками проступку. Свідком можете бути і ви.
2. Складаєте на ім’я порушника письмову вимогу надати пояснювальну записку і даєте на підпис працівнику (ст. 149 КЗпП). Один екземпляр віддаєте працівнику, другий зберігається у вас, якщо працівник відмовиться поставити підпис — складіть акт про відмову. Такий самий акт складіть, якщо працівник відмовиться писати пояснювальну записку.
3. Видайте наказ (розпорядження) про накладення стягнення.
4. Ознайомте з наказом під підпис.

У правилах додатково рекомендуємо прописати, за які порушення будете застосовувати догану, а за які звільните.

Що може вважатися порушенням трудової дисципліни: відмова укласти договір про повну матвідповідальність, якщо для посади це обов’язково; запізнення на роботу; невиконання роботи в потрібний строк тощо.

Ви не можете прописати в правилах покарання у вигляді штрафів, це незаконно.

Як заохочувати

У правилах трудового розпорядку можна прописати, як будете винагороджувати працівників за хорошу роботу (ст. 143 КЗпП). Це можуть бути подарунки, путівки, сертифікати, гроші, додатковий вихідний або подяка на словах.

Відповідальність

Якщо не затвердите правила трудового розпорядку — це порушення законодавства про працю (лист Мінсоцполітики № 312/0/22-17/13).

• Штраф за це — 4173 грн у 2019 році (одна мінімалка) (ст. 265 КЗпП).
• Адмінвідповідальність — від 510 грн до 1700 грн (ст. 41 КпАП).