Правила трудового распорядка: что прописать

22 марта 2019 Пригодится для: Предприниматели

Зачем предпринимателю правила трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть у всех работодателей, даже если у вас всего два работника. А если такого документа нет — это нарушение законодательства о труде. 

Когда спецы Гоструда приходят с проверкой, они обязательно поинтересуются, есть ли у ФЛП правила трудового распорядка и ознакомлены ли с ними работники под подпись (Порядок № 295).

Как подготовиться к проверке Гоструда

Но правила нужны не только чтобы показать их при проверке Гоструда, их используют в спорах с сотрудниками, которые нарушают трудовую дисциплину и отказываются признавать свою вину. Если дойдёт до суда, правила здорово вас выручат, но важно прописать в них правильные вопросы.

Как составить и утвердить

Когда работник подписывает трудовой договор, он соглашается выполнять работу, определённую договором, и подчиняться внутреннему трудовому распорядку (ч. 1 ст. 21 КЗоТ).

Составление правил — ответственность работодателя, а вот утвердить и подписать их должны работники, с которыми заключены трудовые договоры, на общем собрании. Даже если у вас один-два работника, эту процедуру важно соблюсти.

Часто предприниматель утверждает правила трудового распорядка единолично — это ошибка, и такие правила могут признать недействительными, что подтверждается судебной практикой.

Когда будете принимать новых работников, ознакомьте их с правилами под подпись (п. 2 ст. 29 КЗоТ).

Обычно заводят специальный журнал или ведомость, где работник ставит дату и подпись, что с правилами внутреннего распорядка ознакомлен. Можно оформлять и лист ознакомления для каждого работника и подшивать его в личное дело.

Каждый раз, когда вносите изменения в правила, давайте ознакомиться работникам.

Если работник отказался ставить подпись, что ознакомлен с правилами, это не основание их не выполнять, судебные решения подтверждают это (постановление апелляционного суда Киева от 26.04.2012 г. по делу № 22-6661). Советуем составить акт об отказе и задуматься, стоит ли брать на работу сотрудника, который не хочет соблюдать правила работы.

Что прописывать в правилах

Типовые правила внутреннего трудового распорядка составлялись давно и утверждены постановлением Госкомтруда СССР № 213.

Базовые рекомендации, которые стоит прописать, актуальны и сейчас:

• порядок приёма на работу и увольнения;
• сколько часов длится рабочий день;
• в котором часу работник начинает работу и во сколько оканчивает (на основании этого можно предъявлять претензии к работнику и применять дисциплинарные взыскания);
• длительность перерыва на обед, во сколько начинается и оканчивается;
• порядок сменности;
• основные обязанности работника и работодателя, они же часто прописаны в должностных инструкциях и трудовом договоре;
• как будете поощрять работника за достижения и хорошую работу и как наказывать за нарушение трудовой дисциплины и другие вопросы.

Ещё можно прописать порядок отправки работников в командировку и выполнения служебных поручений, как работать в праздники и выходные, обязанность соблюдать инструкций по охране труда и противопожарной безопасности и даже неразглашение коммерческой тайны и конфиденциальной информации. Всё зависит от вашей деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка (образец)

Что прописывать нельзя

В правила внутреннего распорядка нельзя включать условия, которые противоречат трудовому законодательству и ухудшают положение работников.

Нельзя придумать свою систему штрафов. Ведь согласно КЗоТ за дисциплинарные нарушения может применяться только выговор или увольнение при систематическом невыполнении обязанностей.

Ещё нельзя установить 12-часовой рабочий день 5 дней в неделю или работу без выходных и перерывов в течение дня. Потому что КЗоТ запрещает работу больше 40 ч в неделю (ст. 50 КЗоТ), без выходных (ст. 67 КЗоТ) и без перерывов на отдых и питание (ст. 66 КЗоТ).

График работы

Режим работы, продолжительность рабочего времени и отдыха с учётом норм КЗоТ вы устанавливаете самостоятельно. За нарушение графика работников можно привлечь к ответственности. Что надо учесть?

Режим работы. Обычно это пятидневная рабочая неделя. Рабочее время не может превышать 40 ч в неделю (ст. 50 КЗоТ).

Но пятидневная рабочая неделя в будни подойдёт для офисных работников и нецелесообразна для бизнесов сферы услуг и торговли.

Можно установить шестидневную рабочую неделю с одним выходным. Рабочее время всё равно не должно превышать 40 ч в неделю, а продолжительность смены — 7 ч в день.

По закону рабочий день перед праздниками и нерабочими днями сокращается на один час (ст. 73 КЗоТ). А при шестидневной рабочей неделе рабочий день накануне выходных не может превышать 5 ч. Ночная смена (с 10 вечера до 6 утра) сокращается на один час.

Магазины и кафе часто работают семь дней в неделю, поэтому оптимально ввести суммированный учёт рабочего времени с условием, что рабочая неделя для каждого работника не превышает 40 ч в неделю.

Как это сделать: устанавливается учётный период — месяц, квартал, полугодие, год. Продолжительность рабочего времени за учётный период равна норме рабочего времени за этот период.

Вот пример. Учётный период — квартал, работник отработал в I квартале 2019 года:

в январе — 160 ч при норме 168;

в феврале — 167 ч при норме 160;

в марте — 160 ч при норме 159.

Всего за квартал — 487 ч (160 + 167 + 160), то есть норму часов: 168 + 160 + 159 = 487. Хотя на протяжении квартала были отклонения от нормы.

Выходит, что работа сверх нормы в один месяц компенсируется меньшей продолжительностью рабочего времени в другой месяц или дополнительными днями отдыха.

Максимальная продолжительность рабочего дня не должна превышать 12 ч, а рабочей недели — 48 ч.

Такой учёт рабочего времени актуален для магазинов, кафе, ресторанов, которые работают 24/7.

Утвердить график работы и ознакомить с ним сотрудников нужно за месяц до введения в действие, ни днём позднее.

А если работник не соблюдает график, у вас есть все основания предъявить претензии, требовать объяснительные, а если работник — злостный нарушитель — уволить его.

Если сотрудник отработал норму рабочего времени ­— получает ставку полностью. Если нет — зарплату посчитают пропорционально отработанному за учётный период времени.

Поработал сверх нормы — положена оплата в двойном размере.

Посменная работа. Её тоже надо прописать в правилах и учесть, что отдых между сменами должен быть в два раза больше смены, включая время перерыва на обед. Так, если работник отработал 12 ч, на следующую смену он может заступить только через 24 ч. А вот заставлять сотрудника работать две смены подряд запрещено.

Дисциплинарная ответственность

Рекомендуем прописать в правилах, как будете наказывать работников — нарушителей трудовой дисциплины: это может быть выговор или увольнение (ст. 147 КЗоТ).

Тут действует правило: одно нарушение — одно дисциплинарное взыскание.

Так, за прогул без причин нельзя объявить выговор и одновременно уволить (п. 4 ст. 40 КЗоТ). Но можно применить выговор и лишить премии за месяц, в котором работник прогулял работу.

Работники опаздывают и уходят раньше: как наказать

Выбор дисциплинарного взыскания зависит от степени тяжести проступка, от того, какой ущерб понёс бизнес, при каких обстоятельствах работник напортачил, добросовестный это работник или системный нарушитель.

Выговор — предупреждение перед увольнением.

Увольнение в качестве дисциплинарного взыскания можно применить, только если работник (ст. 40 КЗоТ):

• систематически не выполняет трудовые обязанности;
• прогуливает работу без уважительных причин;
• пришёл на работу в состоянии наркотического, токсического или алкогольного опьянения;
• похитил имущество работодателя.

Ещё можно уволить по ст. 41 КЗоТ за разовое грубое нарушение трудовой дисциплины, за аморальные поступки и пр.

Как правильно уволить сотрудника

Взыскание применяют сразу, как обнаружили проступок, но не позднее:

• месяца со дня обнаружения;
• шести месяцев со дня совершения.

Алгоритм наложения взыскания надо прописать в правилах трудового распорядка, а выглядит он так:

1. Фиксируете факт проступка. Это может быть акт с подписями нескольких работников, которые были свидетелями проступка. Свидетелем можете быть и вы.
2. Составляете на имя нарушителя письменное требование предоставить объяснительную и даёте на подпись работнику (ст. 149 КЗоТ). Один экземпляр отдаёте работнику, второй хранится у вас, если работник откажется поставить подпись — составьте акт об отказе. Такой же акт составьте, если работник откажется писать объяснительную.
3. Оформите приказ (распоряжение) о наложении взыскания.
4. Ознакомьте с приказом под подпись.

В правилах дополнительно рекомендуем прописать, за какие нарушения будете применять выговор, а за какие уволите.

Что может считаться нарушением трудовой дисциплины: отказ заключить договор о полной матответственности, если для должности это обязательно, опоздания на работу, невыполнение работы в срок и пр.

Вы не можете прописать в правилах наказание в виде штрафов, это незаконно.

Как поощрять

В правилах трудового распорядка можно прописать, как будете вознаграждать сотрудников за хорошую работу (ст. 143 КЗоТ). Это могут быть подарки, путёвки, сертификаты, деньги, дополнительный выходной или благодарность на словах.

Ответственность

Если не утвердите правила трудового распорядка — это нарушение законодательства о труде (письмо Минсоцполитики № 312/0/22-17/13).

• Штраф за это — 4173 грн в 2019 году (одна минималка) (ст. 265 КЗоТ).
• Админответственность — от 510 грн до 1700 грн (ст. 41 КоАП).