Матеріальна відповідальність працівників підприємця

12 березня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

Коли застосовують матвідповідальність

Матеріальна відповідальність — це обов'язок працівника відшкодувати шкоду, яка виникла при виконанні ним трудових обов'язків (ст. 130 КЗпП).

Укласти договір про матеріальну відповідальність можна з працівниками, які працюють у вас за трудовими договорами, а з виконавцями за договорами цивільно-правового характеру — ні, для них обов'язок відшкодувати шкоду прописується в договорі ЦПХДоговір цивільно-правового характеру.

Працівник несе матвідповідальність лише за ту частину шкоди, яка безпосередньо пов'язана з його діями чи бездіяльністю (п. 4 Постанови ВССУ № 12).

Що вважати шкодою

Що вважати прямою дійсною шкодою, визначив Вищий спеціалізований суд (Постанова № 12):

• недостача, втрата, знищення, пошкодження товарів, обладнання, інструментів, робочої техніки, транспорту тощо;
• співробітник незаконно продавав товари чи послуги за зниженою ціною, а ФОП зазнав шкоди;
• переплати, незаконні або необґрунтовані виплати;
• зайві виплати працівникам;
• неустойки, фінансові санкції, пені, які довелося виплатити на користь контрагентів за договорами ЦПХДоговір цивільно-правового характеру, у державний і місцевий бюджет, держоргани;
• з вини працівника довелося виплачувати відшкодування контрагентам, наприклад співробітник не приїхав до замовника встановити обладнання, за що той зажадав від вас компенсацію;
• нестягнена з боржника дебіторська заборгованість, коли можливість її стягнення втрачена у зв'язку із закінченням строку позовної давності;
• нестягнена з боржника шкода (за винятком тієї частини шкоди, яка належить до категорії неодержаного прибутку), якщо можливість її стягнення втрачена.

Для підприємців діють не всі пункти. Так, за переплати працівникам, неправильне зберігання товару або постановку обліку відповідальність несе сам ФОПФізична особа — підприємець. Тому, якщо виплатили більше ніж треба за роботу або неправильно зберігали товари, то працівники не повинні відшкодовувати вам шкоду.

Ще якщо запланували за підсумками кварталу отримати прибуток у певному розмірі й не отримали, відповідальність за це може бути покладена лише на посадових осіб. А оскільки у ФОП єдина посадова особа — він сам, то за упущений прибуток притягти нікого не вийде.

Коли працівника не можна визнати винним у заподіянні шкоди

Якщо шкода заподіяна за форс-мажорних обставин, таких як повінь або стихійне лихо, катастрофа чи війна, провини працівника немає.

Також є поняття виробничо-господарського ризику, наприклад при виготовленні продукції частина матеріалів іде у відходи, її вартість не можна віднести до шкоди.

Ще працівника не можна визнати винним, якщо шкоду майну він заподіяв тому, що захищав своє життя, здоров'я й безпеку. Так, якщо працівник вибив двері, коли в приміщенні почалася пожежа, або розбив авто, коли його життю загрожувала небезпека, він не повинен відшкодувати шкоду.

Співробітники не повинні відповідати за халатне ставлення роботодавця до майна, якщо у вас немає спеціального приміщення для приймання й зберігання товару і хтось викрав кілька одиниць.

Обмежена відповідальність

За умовчанням є у всіх працівників, оформляти її необов'язково, але ви можете прописати в трудовому договорі, щоб співробітник розумів, за що несе відповідальність і в яких випадках доведеться відповідати.

Приміром, працівник узяв додому робочий ноутбук, а дитина залила його чаєм, або взяв телефон і загубив його — ці випадки підпадають під обмежену відповідальність.

За загальним правилом за заподіяну шкоду винний працівник несе матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ст. 132 КЗпП).

Якщо у працівника зарплата 5 тис. грн на місяць, то більше цієї суми він повертати не повинен, навіть якщо шкода 20 тис. грн.

Щоб стягнути шкоду, підприємець видає розпорядження про стягнення. 

Обмежену матвідповідальність застосовують за псування або знищення через недбалість:

• матеріалів, напівфабрикатів, виробів (продукції), у тому числі при їх виготовленні;
• інструментів, вимірювальних приладів, спеціального одягу та інших предметів, виданих підприємцем працівнику в користування.

Повна матеріальна відповідальність

Означає, що ви можете вимагати від працівника повну суму шкоди (ст. 134 КЗпП). Застосовують повну матвідповідальність до працівників, які обслуговують матеріальні цінності, відповідають за схоронність майна.

Зазвичай повну матеріальну відповідальність співробітника прописують у трудовому договорі й додатково укладають договір про повну матеріальну відповідальність (ст. 135¹ КЗпП). Типовий договір затверджений Постановою № 447/24.

Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність

Укласти його можна лише з деякими працівниками, перелік їх посад є в Постанові № 447/24, ось деякі з них:

• завскладом;
• касирами;
• завідувачами магазину або відділу, аптеки, кафе тощо;
• товарознавцями, які безпосередньо обслуговують матеріальні цінності;
• агентами з постачання;
• експедиторами з перевезення вантажів тощо.

Працівник може відмовитися підписати договір про повну матвідповідальність, а ви маєте право трактувати це як невиконання трудових обов'язків. Адже він погодився нести відповідальність, коли укладав трудовий договір.

Договір про повну матеріальну відповідальність можна укласти зі співробітниками, яким уже виповнилося 18 років і вони безпосередньо обслуговують, використовують товар, майно, гроші роботодавця.

А от якщо договір про повну матвідповідальність не уклали, раптом що покривати всю шкоду працівник не буде.

Якщо укладете договір повної матеріальної відповідальності з працівником, а його посади чи роботи нема в Переліку, такий договір вважається недійсним.

Наявність посади чи роботи в Переліку не є підставою укласти договір про повну матеріальну відповідальність, якщо працівник такі обов'язки не виконує.

Ми рекомендуємо:

• у п. 2 трудового договору варто прописати, які роботи виконує працівник, указати обов'язки: наприклад, при продажі товарів (продукції), переданих йому для цієї мети за актом приймання-передачі, накладною тощо, працівник зобов'язаний забезпечувати схоронність цих товарів (продукції);
• обов'язково треба оформити передачу матцінностей, за які відповідає працівник, актом приймання-передачі або накладною. Інакше потім складно буде довести, що йому що-небудь передавали.

Ось приклад акту приймання-передачі цінностей:

Якщо співробітник уже працює у вас, а договір не уклали, можна зробити це пізніше. Попередьте, що трудові умови змінилися, краще це зробити в письмовій формі.

Повна матеріальна відповідальність застосовується, якщо:

1. Працівник отримав майно та інші цінності під звіт за разовою довіреністю чи іншими разовими документами.
2. За законом на працівника покладена повна матеріальна відповідальність за шкоду, заподіяну при виконанні трудових обов'язків і не при виконанні.
3. Заподіяно шкоду через дії працівника, за які передбачена кримінальна відповідальність (крадіжка).
4. Працівник заподіяв шкоду майну, коли був п'яний.
5. Виникла недостача, сталося навмисне знищення чи псування матеріалів, напівфабрикатів, виробів (продукції), у тому числі при їх виготовленні тощо.

Підвищена матеріальна відповідальність

Підвищену матвідповідальність несуть працівники, які займаються закупівлею, продажем, обліком, перевезенням, доставкою дорогоцінних металів і каміння, ювелірних побутових і промислових виробів, відходів і лому, що містять дорогоцінні метали і каміння, а також валютні операції (ЗУ № 217/95-ВР). А також ті, кого визнали винними в розкраданні, псуванні, недостачі або втраті.

Колективна відповідальність

Колективну матеріальну відповідальність застосовують, якщо співробітники виконують роботу спільно і важко розмежувати відповідальність кожного з них за схоронність майна (ст. 135² КЗпП). І якщо мова про роботи, пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем, перевезенням переданих ними цінностей.

Для кого можна запровадити колективну відповідальність: для продавців, вантажників, охоронців, комірників тощо. Роботи, стосовно яких можна запровадити колективну відповідальність, перераховані в Переліку № 43.

Щоб запровадити колективну матвідповідальність, потрібно:

1. Оформити наказ.
2. Ознайомити з ним працівників під підпис (кожен має написати під текстом наказу «з наказом ознайомлений» і поставити підпис).
3. Укласти договір про колективну матеріальну відповідальність між ФОП і працівниками. 

Коли вимагати відшкодування

У вас на руках мають бути докази вини працівника:

• зафіксована пряма дійсна шкода (приміром, ви провели інвентаризацію й виявили недостачу; факт крадіжки, псування майна);
• доведено зв'язок між шкодою і порушенням з боку працівника (пояснення самого працівника або свідків, відеодокази);
• доведено провину чи бездіяльність працівника (тут треба провести розслідування).

Якщо нема хоча б одного із цих факторів, притягти до відповідальності працівника неможливо (лист Мінсоцполітики від 13.08.2014 р. № 87/0/15-14/06).

Акт про подію

Щойно виявили псування товару/майна або недостачу, потрібно скласти акт.

В акті ви описуєте, що трапилося, у довільній формі, якщо є письмові докази — укажіть їх і прикладіть до акта.

Якщо йдеться про матеріальні цінності, наприклад продукти й товари на складі, знадобиться інвентаризація: скільки було і скільки залишилося. Правила інвентаризації описує положення про інвентаризацію.

Розслідування

Щоб установити причини й розмір шкоди, треба провести перевірку. Для цього створюється комісія. 

Якщо ваш бізнес пов'язаний з торгівлею або громадським харчуванням, є сенс створити постійну інвентаризаційну комісію, яка за графіком перевірятиме чи є нестача, факти крадіжок тощо.

У розпорядженні про створення коміссії ви перераховуєте ПІБ членів, кого включити до складу комісії, вирішуєте ви. Ось зразок розпорядження:

Наступний крок, ви видаєте наказ, у якому розпоряджаєтеся «провести перевірку для встановлення шкоди та її причин».

Щоб установити причини шкоди, просіть працівника написати пояснювальну записку — усні пояснення не годяться. Якщо він відмовляється співпрацювати, складіть акт про відмову. Збирайте відеодокази й пояснення інших працівників.

Підсумок роботи комісії — протокол із описом ситуації:

• що сталося;
• винні в події;
• розмір шкоди. Якщо мова про колективну відповідальність, визначають суму, яку повинен сплатити кожен працівник;
• документи, які підтверджують відповідальність співробітника (договір про матвідповідальність, пояснювальна записка).

Наступний крок, скласти документ, у якому зафіксовані підсумки інвентаризації та дати на підпис матеріально відповідальній особі та членам комісії. 

Як визначити шкоду

Коли мова про шкоду, завдану майну ФОП, то її розмір визначається за обліковим даними й цінам у даній місцевості на день відшкодування шкоди (ст. 135³ КЗпП, ЗУ № 217, Постанова КМУ № 116).

Щоб визначити розмір шкоди, звертаються до незалежного оцінювача, він проводить оцінку й видає висновок (п. 2 Постанови № 116, ст. 3 ЗУ № 2658-III).

Якщо працівник привласнив гроші, таку суму можна визначити після звірки між вами і покупцем.

Як отримати відшкодування

Отримати відшкодування від працівника можна у добровільному порядку (працівник може передати вам для відшкодування рівноцінне майно або виправити пошкоджене, сплатити гроші готівкою чи на рахунок зі своєї картки (абз. 5 ст. 130 КЗпП).

Якщо працівник добровільно відшкодовувати шкоду не бажає, можете видати наказ і утримати суму шкоди із зарплати працівника (ст.ст. 127, 136 КЗпП). Згода працівника не потрібна, але слід провести розслідування.

Ваше розпорядження про утримання відшкодування має бути оформлене не пізніше двох тижнів з дати виявлення шкоди й звернене до виконання не раніше семи днів від дня повідомлення про це працівнику (ч. 2 ст. 136 КЗпП). Якщо пропустите строки, доведеться стягувати шкоду через суд.

Звернутися до суду. Потрібно надати:

• трудовий договір і якщо є — договір про повну матеріальну відповідальність, посадову інструкцію;
• акт передачі матеріальних цінностей або інший документ, акт, який склали за фактом крадіжки чи псування майна;
• пояснювальну записку працівника, наказ про створення комісії та її висновок, докази провини співробітника (фото або відео), наказ про притягнення до відповідальності.

До суду можете звернутися в строк не більше року від дня виявлення заподіяної працівником шкоди (ст. 233 КЗпП). Це може знадобитися, якщо, наприклад, працівник звільнився. Щоправда, таку шкоду довести буде складно. Тому при звільненні матеріально відповідальної особи ми рекомендуємо провести інвентаризацію. Після спливу строку довести провину звільненого співробітника не можна. Отже, і стягнути недостачу також не можна.

Як утримувати із зарплати

Після того як провина працівника доведена й сума компенсації шкоди зрозуміла, ви видаєте наказ про стягнення й даєте на підпис працівнику.

Наказ про притягнення працівника до відповідальності:

Утримують гроші із зарплати до виплати, тобто вже після утримання 18% ПДФОПодаток на доходи фізичних осіб й 1,5% військового збору.

Утримувати можна не більше 20%, в особливих випадках — 50%.

До особливих належать випадки відшкодування шкоди, заподіяної каліцтвом, іншим ушкодженням здоров'я або смертю, відшкодування шкоди у зв'язку з втратою годувальника й збитків або шкоди, заподіяної злочином. Тому стягувати суму матеріальної шкоди в розмірі середньої зарплати, швидше за все, доведеться упродовж кількох місяців.

Не можна утримувати гроші з вихідної допомоги, компенсаційних виплат, допомоги по вагітності та пологах, допомоги у зв'язку з народженням дитини, допомоги на лікування, на поховання та інших виплат, весь список у ст. 73  ЗУ № 1404.