Не варто ігнорувати документи на придбання товарів та послуг, навіть якщо ви перебуваєте на спрощенці

23 січня 2025 Стане у пригоді для: Підприємці на ЄП

Спрощена система оподаткування, особливо для фізосіб-підприємців (ФОП), влаштована так, що витрати на купівлю товарів та послуг взагалі не відіграють ролі при розрахунку податку. Це стосується ФОП, які працюють на першій, другій та третій групах без ПДВ. 

Однак таке ставлення до документів може призвести до серйозних проблем із податковими органами. Розглянемо, чому документи є важливими і як уникнути можливих наслідків.Як вивести гроші з ТОВ

Норми ведення обліку для ФОП

Відповідно до пункту 296.1 ПКУ, фізособи-підприємці, які є платниками єдиного податку (групи 1, 2 та 3 без ПДВ), мають вести облік доходів у довільній формі, фіксуючи їх щомісячно. ФОП третьої групи, які є платниками ПДВ, зобов'язані вести облік доходів та витрат за затвердженою типовою формою (затвердженою наказом Мінфіну від 30.11.2022 № 405). 

Причому для них існує вимога вести окремий облік доходів та витрат від реалізації сільськогосподарської продукції та іншої підприємницької діяльності.

Цей облік може вестись як на папері, так і в електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет платника податків. Це спеціальні норми для ФОП на спрощеній системі, де жодних вимог до первинних чи інших документів щодо підтвердження витрат немає.

Проте є й загальні норми для всіх платників податків. Відповідно до пункту 44.1 ПКУ, усі платники податків зобов'язані підтверджувати облік доходів та витрат, включаючи первинні документи, пов'язані з розрахунком та сплатою податків. У пункті 44.3 ПКУ встановлено строк зберігання цих документів.

Проблеми з відсутністю первинної документації

Для ФОП, які працюють на спрощеній системі (групи 1, 2, 3 без ПДВ), передбачено лише ведення обліку доходів, та витрати не відображаються у звітності. Вони не впливають на розрахунок єдиного податку, що створює ілюзію, що документи на придбання товарів чи послуг не потрібні. У результаті багато підприємців не вимагають документів у постачальників або не зберігають їх.

Цей підхід підтверджується роз'ясненнями державних органів. Наприклад, у листі від 30.12.2021 № 04-32/10-2021/409504 Комітет Верховної Ради роз'яснив, що ФОП груп 1, 2 та 3 без ПДВ не зобов'язані підтверджувати витрати документами. Єдине, що потрібно від таких підприємців, — вести облік доходів згідно з п. 44.1 ПКУ. Такої ж позиції дотримуються податківці у своїх консультаціях, включаючи роз'яснення у БЗ 107.01.06 та лист ДПСУ від 24.04.2024 № 2323/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК.

Можливі ризики

Незважаючи на відсутність формальної необхідності в документах на купівлю для спрощеної системи, податкові органи можуть спробувати застосувати іншу логіку. Якщо ФОП немає документів, що підтверджують купівлю товарів або послуг, податківці можуть припустити, що ці товари були куплені у звичайних фізичних осіб. У такому разі, на думку податкових органів, ФОП повинен був виконати функції податкового агента — утримати та перерахувати до бюджету податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір (ВС) при виплаті доходів фізичним особам.

Це небезпечне твердження, оскільки відсутність документів автоматично не означає, що товар купили у фізичної особи. Проте податківці можуть спробувати це довести, застосовуючи штрафи та донарахування за несплату податків. 

Наприклад, раніше у консультації податківців (БЗ 107.05) стверджувалося, що за відсутності первинних документів на товари чи послуги, придбані платником єдиного податку, якщо буде виявлено неутримання ПДФО, до такого платника податків можуть бути застосовані штрафні санкції та нараховано пеню відповідно до ст. 1251 ПКУ.

Однак на практиці податковим органам було складно довести факт купівлі у фізосіб. Документів немає, але це не означає, що їх не було на момент угоди. За останні роки податківці почали відходити від цієї доктрини, а згадану консультацію було анульовано.

Проте ризики зберігаються. Податкові органи можуть надати запит за п. 73.3 ПКУ та вимагати надати документи на купівлю. У таких випадках ФОП можуть бути оштрафовані, якщо не нададуть документи або нададуть їх не в повному обсязі.Штраф за таке порушення становить одну мінімальну заробітну плату за кожний випадок.

Товарний облік

Деякі ФОП зобов'язані вести товарний облік відповідно до п. 12 ст. 3 Закону про використання РРО (реєстраторів розрахункових операцій). Це стосується тих, хто продає технічно складні побутові товари, медичні вироби, лікарські засоби та ювелірні вироби. Для таких підприємців встановлено обов'язкову наявність документів, які б підтверджували походження товарних запасів. Ці документи мають бути надані під час перевірки.Детальна пам'ятка для роботодавців: все про вихідну допомогу

Для тих самих ФОП, які не зареєстровані платниками ПДВ та не займаються продажем зазначених категорій товарів, це правило не поширюється.

Висновок

1. Для платників єдиного податку витрати не враховуються при розрахунку податку, проте документи на придбання товарів і послуг все ж таки краще зберігати.
2. У минулому податківці могли припустити, що за відсутності документів на товари чи послуги, ФОП купив їх у фізособи та не виконав функції податкового агента. Це могло призвести до штрафів та донарахувань.
3. Податківці можуть запитати документи, і їх відсутність може бути розцінена як ненадання інформації, що тягне за собою штрафи.
4. Для тих, хто зобов'язаний вести товарний облік, наявність документів є обов'язковою, незалежно від системи оподаткування.