Не стоит игнорировать документы на приобретение товаров и услуг, даже если вы находитесь на упрощёнке

23 января 2025 Пригодится для: Предприниматели 1–3-я группы ЕН

Упрощенная система налогообложения, особенно для физлиц-предпринимателей (ФЛП), устроена так, что расходы на покупку товаров и услуг вообще не играют роли при расчете налога. Это касается ФЛП, работающих на первой, второй и третьей группах без НДС. 

Однако такое отношение к документам может привести к серьезным проблемам с налоговыми органами. Рассмотрим, почему документы важны и как избежать возможных последствий.Как вывести деньги из ООО

Нормы ведения учета для ФЛП

В соответствии с пунктом 296.1 НКУ, физлица-предприниматели, которые являются плательщиками единого налога (группы 1, 2 и 3 без НДС), должны вести учет доходов в произвольной форме, фиксируя их помесячно. 

ФЛП третьей группы, являющиеся плательщиками НДС, обязаны вести учет доходов и расходов по утвержденной типовой форме (утвержденной приказом Минфина от 30.11.2022 № 405). Причем для них существует требование вести отдельный учет доходов и расходов от реализации сельскохозяйственной продукции и другой предпринимательской деятельности.

Этот учет может вестись как на бумаге, так и в электронном виде, в том числе через электронный кабинет налогоплательщика. Это специальные нормы для ФЛП на упрощенной системе, где никаких требований к первичным или иным документам о подтверждении расходов нет.

Тем не менее, есть и общие нормы для всех налогоплательщиков. В соответствии с пунктом 44.1 НКУ, все плательщики налогов обязаны подтверждать учет доходов и расходов, включая первичные документы, связанные с расчетом и уплатой налогов. В пункте 44.3 НКУ установлены сроки хранения этих документов.

Проблемы с отсутствием первичной документации

Для ФЛП, работающих на упрощенной системе (группы 1, 2, 3 без НДС), предусмотрено только ведение учета доходов, и расходы не отражаются в отчетности. Они не влияют на расчет единого налога, что создает иллюзию, что документы на приобретение товаров или услуг не нужны. В результате многие предприниматели не требуют документы у поставщиков или не хранят их.

Этот подход подтверждается разъяснениями государственных органов. Например, в письме от 30.12.2021 № 04-32/10-2021/409504 Комитет Верховной Рады разъяснил, что ФЛП групп 1, 2 и 3 без НДС не обязаны подтверждать расходы документами. Единственное, что требуется от таких предпринимателей, — это вести учет доходов согласно п. 44.1 НКУ. 

Такой же позиции придерживаются налоговики в своих консультациях, включая разъяснение в БЗ 107.01.06 и письмо ГНСУ от 24.04.2024 № 2323/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК.

Возможные риски

Несмотря на отсутствие формальной необходимости в документах на покупку для целей упрощенной системы, налоговые органы могут попытаться применить другую логику. Если у ФЛП нет документов, подтверждающих покупку товаров или услуг, налоговики могут предположить, что эти товары были куплены у обычных физических лиц. 

В таком случае, по мнению налоговых органов, ФЛП обязан был выполнить функции налогового агента — удержать и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и военный сбор (ВС) при выплате доходов физическим лицам.

Это опасное утверждение, так как отсутствие документов автоматически не означает, что товар был куплен у физического лица. 

Однако налоговики могут попытаться это доказать, применяя штрафы и доначисления за неуплату налогов. Например, раньше в консультации налоговиков (БЗ 107.05) утверждалось, что при отсутствии первичных документов на товары или услуги, приобретенные плательщиком единого налога, если будет выявлено неудержание НДФЛ, к такому налогоплательщику могут быть применены штрафные санкции и начислена пеня в соответствии со ст. 1251 НКУ.

Однако на практике налоговым органам было сложно доказать факт покупки у физлиц. Документов нет, но это не означает, что их не было на момент сделки. За последние годы налоговики начали отходить от этой доктрины, а вышеупомянутая консультация была аннулирована.

Тем не менее, риски сохраняются. Налоговые органы могут сделать запрос по п. 73.3 НКУ и потребовать предоставить документы на покупку. В таких случаях ФЛП могут быть оштрафованы, если не предоставят документы или предоставят их не в полном объеме. Штраф за такое нарушение составляет одну минимальную заработную плату за каждый случай.Комиссия для единоналожников: что стоит знать

Товарный учет

Некоторые ФЛП обязаны вести товарный учет в соответствии с п. 12 ст. 3 Закона об использовании РРО (регистраторов расчетных операций). Это касается тех, кто продает технически сложные бытовые товары, медицинские изделия, лекарственные средства и ювелирные изделия. Для таких предпринимателей установлено обязательное наличие документов, подтверждающих происхождение товарных запасов. 

Эти документы должны быть предоставлены при проверке.

Для тех же ФЛП, которые не зарегистрированы плательщиками НДС и не занимаются продажей указанных категорий товаров, это правило не распространяется.

Выводы

1. Для плательщиков единого налога расходы не учитываются при расчете налога, однако документы на приобретение товаров и услуг все же лучше сохранять.
2. В прошлом налоговики могли предположить, что при отсутствии документов на товары или услуги, ФЛП купил их у физлица и не выполнил функции налогового агента. Это могло привести к штрафам и доначислениям.
3. Налоговики могут запросить документы, и их отсутствие может быть расценено как непредоставление информации, что влечет за собой штрафы.
4. Для тех, кто обязан вести товарный учет, наличие документов обязательно, вне зависимости от системы налогообложения.