РРО: кому використовувати і як зареєструвати

19 квітня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

Коли підприємці зобов'язані використовувати РРО

Якщо ви працюєте в сфері торгівлі, громадського харчування чи послуг і приймаєте оплати від клієнтів готівкою, ви зобов'язані застосовувати РРОРеєстратор розрахункових операцій (касовий апарат)..

Обов'язково треба використовувати РРО в таких випадках.

Підприємець працює на загальній системі оподаткування. Щоправда, є умови, коли можна не використовувати РРО, а вести розрахункові книжки й КОРОКнига обліку розрахункових операцій. , якщо річний оборот розрахункових операцій не перевищує 500 тис. грн на рік, цы випадки приведені в Переліку №1336.

Продаєте підакцизні товари: алкоголь, у тому числі пиво, сигарети, нафтопродукти, скраплений газ, легкові авто, мотоцикли, причепи для машин (ст. 215 ПКУ). Без РРО вам навіть ліцензію на таку торгівлю не видадуть.

Торгуєте технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту. І це не лише побутова техніка, комп'ютери, телефони, а й триколісні велосипеди, самокати, радіокеровані іграшки. Повний список у Постанові КМУ № 231.

Продаж лікарських засобів й виробів медичного призначення, стосується єдинників також.

Приймаєте оплати за товари й послуги та передаєте їх продавцю (післяплатою): служба доставки інтернет-магазину, надання кур'єрських послуг.

Бізнеси, пов'язані з вендинговими автоматами, терміналами поповнення рахунку — у законодавстві їх називають програмно-технічними комплексами самообслуговування, що приймають оплати готівкою.

Підприємці 2–3-ї груп ЄПЄдиний податок зобов'язані використовувати РРО, якщо річний оборот перевищив 1 млн грн. До розрахунку треба включати всі підприємницькі доходи, отримані протягом календарного року. Якщо займаєтеся торгівлею, здаєте в оренду приміщення, ще й маєте бізнес із ремонту побутової техніки — ви підсумовуєте всі доходи, готівкові й безготівкові. Протягом місяця від дати перевищення підприємець має почати приймати оплати через РРО.

РРО потрібен, якщо приймаєте оплату із застосуванням платіжних карток, чеків, жетонів тощо.

Законодавство не забороняє встановити й використовувати РРО за власним бажанням, навіть коли для вашого бізнесу це не обов'язково.

Кому не потрібен РРО

Є особливі умови, коли підприємцям дозволено не використовувати РРО, список таких умов можна знайти в ст. 9 ЗУ «Про РРО», під них підпадають:

1. ФОП 1-ї групи єдиного податку.
2. Підприємці на 2–3-й групах ЄП, якщо річний оборот не перевищує 1 млн грн і вони не торгують складною побутовою технікою, пивом. Торгувати столовим вином єдинники можуть без РРО, але зобов'язані використовувати КОРО й РК (ст. 15-3 ЗУ № 481).
3. Підприємці, які працюють лише безготівково, не зобов'язані використовувати РРО, навіть якщо перевищили ліміт в 1 млн грн доходу на рік. Безготівковою вважається оплата з розрахункового рахунку покупця на поточний рахунок продавця. А ось оплата платіжною карткою через POS-термінал не є безготівковим розрахунком (ст. 2 ЗУ «Про РРО»).
4. ФОП, що торгують продукцією, яку самі ж і виробляють. При продажу повинні видавати квитанцію покупцеві.
5. ФОП, які торгують на ринках. Щоправда, це не стосується продажу технічно складних товарів, а в цьому переліку, як ми пам'ятаємо, є навіть дитячі велосипеди тощо.
6. Є випадки, коли касові апарати можна не використовувати, але обов'язково треба застосовувати розрахункові книжки й КОРО. Перелік є в Постанові КМУ № 1336. Це стосується надання побутових послуг, продажу булочних, кондитерських і порційних кулінарних виробів; торгівлі в автомагазинах, з автоцистерн, лотків-прилавків, візків, розносок, лотків, столиків, розташованих за межами стаціонарних приміщень; роздрібної торгівлі на ринках і ярмарках тощо.

Продаж складної побутової техніки і використання РРО

У 2018 році податкова активно перевіряє, як ФОПФізична особа — підприємець виконують цю вимогу, і штрафує тих, хто РРО не використовує.

Навіть якщо ФОП торгує вживаною технікою, на думку податківців, він усе одно має використовувати касовий апарат. І це попри те, що в Постанові КМУ № 231 йдеться про техніку на гарантії. Зокрема, підприємці 2–3-ї груп єдиного податку, які продають уживані телефони, теж зобов'язані використовувати РРО.

У підприємця може бути кілька бізнесів: в одному магазині він продає складну побутову техніку — посудомийні машини й котли, а в іншому одяг і взуття, але, як вважає податкова, такий ФОП зобов'язаний використовувати РРО на всіх своїх торгових точках, незалежно від асортименту (консультація в ЗІРЗагальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс податкової, підкатегорія 109.02). Адже вимога використовувати касовий апарат стосується всіх бізнесів СПД, а не точки, де він торгує тільки складною побутовою технікою.

Якщо покупець оплачує придбання товарів із переліку платіжною карткою Visa чи MasterCard або через сервіс LiqPay тощо з умовою доставки товару поштою чи кур'єрською службою — продавець зобов'язаний видати розрахунковий документ (чек РРО) і гарантійний талон. Тобто в разі торгівлі складною побутовою технікою онлайн РРО використовувати потрібно.

POS-термінал

Якщо використовуєте РРО, зобов'язані встановити і POS-термінал (Постанова КМУ № 878). Платіжних терміналів має бути не менше 50% від кількості касових апаратів, тобто на два РРО потрібен один термінал.

Підприємці, які не зобов'язані використовувати РРО, можуть установити термінал, щоб приймати оплати платіжними картками.

Абонплата за термінал становитиме в середньому близько 250–300 грн на місяць, комісія банку за платежі, проведені через термінал, — 2,25–3%.

POS-термінал можна не встановлювати, якщо ведете діяльність у населеному пункті, де проживає до 25 тис. осіб, або якщо у вас заклад громадського харчування закритого типу, наприклад для працівників фабрики.

Скільки РРО має бути

Якщо в одному приміщенні є кілька місць проведення розрахунків, то в кожному має бути окремий РРО. Ще касовий апарат установлюють у місцях, де покупці отримують попередньо оплачені товари (послуги) з використанням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо.

Який РРО вибрати

Податкова реєструє не всі касові апарати, а лише ті, які внесені до реєстру РРО, він є на сайті ДФС і регулярно оновлюється. У реєстрі виділено сфери використання пристроїв, оскільки, наприклад, апарати для автозаправок не можна використовувати в продуктовому магазині.

Тож перед тим як купити пристрій, уточніть, чи є обрана вами модель у реєстрі РРО.

На ринку представлено великий вибір пристроїв, ціни від 4,2 тис. грн, але бувають акційні пропозиції. Вартість залежить від виробника, модифікації, потужності, обсягу фіскальної пам'яті пристрою. РРО обов'язково повинен передавати дані в податкову через дротовий чи мобільний Інтернет, а ще через GPRS (потрібна сім-карта).

4,2 тис.ціна найдешевшого РРО

Виробники випускають пристрої спеціально для малого бізнесу, вони компактні й дешевші за моделі для супермаркету, на них і варто звернути увагу підприємцям.

Портативний РРО. Компактний і легкий пристрій із вбудованим акумулятором і принтером для чеків, можна використовувати в магазині або під час виїзної торгівлі. Програмується на 5 тис. товарних позицій. Вартість такого апарата стартує від 4,2 тис. грн. Передавати дані до податкової можна як через дротовий Інтернет, так і через мобільний.

Більш функціональний касовий апарат відрізняється від портативного розміром, на ньому можна запрограмувати більше найменувань товарів, у нього вища швидкість друку чеків і ціна — 5,5–8,5 тис. грн.

Фіскальний реєстратор. Це принтер фіскальних чеків із вбудованим модемом, підключається до комп'ютера чи POS-системи (її доведеться купувати додатково).

Підходить, якщо використовуєте будь-яку програму обліку, маєте чималий потік покупців, хочете налаштовувати індивідуальний зовнішній вигляд чеків, програмувати акції, спецпропозиції зі знижками, друкувати купони. Можна підключити кілька видів оплати, не тільки готівкою й картою, а й у кредит. Є моделі за 6,5 тис. і навіть за 16 тис. грн.

Купити РРО можна на сайті виробника чи на спеціалізованих сайтах. Менеджери досить компетентно консультують і допомагають обрати модель до потреб вашого бізнесу.

Іще до яких витрат готуватися? Із постійних витрат — придбання касової стрічки, від 8 грн. Окремо можна купити грошовий ящик, він коштує близько 1,2 тис. грн.

Якщо товарних позицій у магазині багато, не завадить витратитися на сканер штрих-кодів, ціни на нього від 1,5 тис. грн. Тоді касиру не доведеться вводити назви товарів вручну, що вбереже від помилок і невдоволених покупців.

А якщо заощадити й купити вживаний касовий апарат

Так теж можна. На дошках оголошень в інтернеті безліч пропозицій про продаж РРО, що були у використанні. Коштувати вони можуть удвічі менше, ніж нові. Ось на що треба звернути увагу:

1. Використовувати РРО можна не більше 7 років з моменту введення в експлуатацію, при цьому «вік» пристрою не повинен перевищувати 9 років з дати випуску. Взагалі термін служби РРО встановлює виробник.
2. Пристрій має пройти технічну експертизу ЦСО, тож він повинен бути в гарному стані.
3. Треба, щоб РРО міг створювати контрольну стрічку в електронному вигляді, а модель повинна входити до чинного реєстру РРО, які дозволені до реєстрації.
4. Обов'язково поцікавтеся, чи зняв попередній власник РРО з реєстрації в податковій за прописаною процедурою.

Договір із центром сервісного обслуговування

Після придбання РРО треба укласти договір із центром сервісного обслуговування. Цей крок є обов'язковим і потрібен на випадок, якщо касовий апарат зламається в процесі використання.

У ЦСОЦентр сервісного обслуговування РРО ви можете придбати і сам пристрій. Якщо у вашому населеному пункті нема ЦСО або ви не хочете в ньому обслуговуватися, можна спробувати укласти договір в іншому місті. Тим більше що ряд помилок у роботі пристрою можна усунути дистанційно, без виїзду фахівця на точку.

Наступний крок — реєстрація в податковій.

Як зареєструвати РРО

При проведенні розрахунків через РРО ви зобов'язані надсилати в податкову звіт про операції за добу. Але спочатку РРО слід поставити на облік у ДПС.

1-й крок. Щоб зареєструвати касовий апарат у податковій, подайте заяву про реєстрацію РРО

Є можливіть подати заяву через електронний кабінет платника, якщо маєте ЕЦПЕлектронний цифровий підпис.

Якщо з документами все гаразд, протягом двох днів із дня отримання податкова сформує та зарезервує фіскальний номер для вашого РРО й видасть вам довідку № 2-РРО. Довідку зможете отримати в електронному або паперовому вигляді.

Якщо подаєте заяву он-лайн, копію реєстраційного посвідчення можна отримати на електронну адресу, але поставе відповідну відмітку в заяві на реєстрацію РРО.  

ДПС надішле довідку в електронному вигляді й у ваш ЦСО, строк її дії — три робочих дні.

2-й крок. Уже після присвоєння фіскального номера касовому апарату вам знову потрібно звернутись у ЦСО з реєстраційним посвідченням для проведення персоналізації пристрою в системі обліку даних ДФС. За це разово доведеться заплатити 200–300 грн.

Протягом 3 днів із дня отримання інформації ЦСО вводить РРО в експлуатацію:

• його переводять у фіскальний режим роботи;
• вносять фіскальний номер РРО у фіскальну пам'ять;
• опломбовують у ЦСО.

3-й крок. Після цього ЦСО он-лайн направить в ДПС копію довідки про опломбування РРО й акт введення пристрою в експлуатацію.

Первинне програмування товарів можуть виконати в ЦСО. Якщо ведете облік товарів, у вас як мінімум є перелік товарів у таблиці Excel, її можна імпортувати в касовий апарат. Якщо бази немає, треба заздалегідь підготувати в потрібному для касового апарата форматі.

4-й крок. Після отримання документів у податковій проведуть реєстрацію РРО, внесуть дані до інформаційної системи ДФС і нададуть вам свідоцтво про реєстрацію РРО за формою № 3-РРО. Його також можна отримати в електронному вигляді на адресу своєї електронної пошти.

Дані фіскального номера касового апарата, ПІБ підприємця і дату реєстрації РРО опублікують на сайті ДФС.

5-й крок. А ще вам потрібно зареєструвати книгу обліку розрахункових операцій: її використовують тоді, коли на точці немає світла чи касовий апарат зламався. КОРО можна не реєструвати, просто поставте відмітку в заяві на реєстрацію РРО.

Тоді в реєстраційному посвідченні на пристрій пишуть, що книга ОРО на цей РРО не реєструвалась.

Коли ФОП ведуть КОРО

Але тоді, якщо касовий апарат зламається, ви не матимете права проводити розрахунки, поки його не полагодять або не встановлять резервний пристрій. На такі випадки реєструють резервний РРО.

Звіти з РРО до податкової

Наприкінці кожного робочого дня, коли використовувався РРО, обов'язково потрібно зробити дві дії.

Скласти денний X-звіт. Він дає можливість контролювати і звіряти кількість грошей у РРО із сумами у проведених документах, формується до створення Z-звіту. Його роздруковує касир, який працює на РРО. При створенні Х-звіту оперативна пам'ять не обнуляється й дані у фіскальну пам'ять не заносяться.

Роздрукувати Z-звіт. Обнуляє пробиті через РРО протягом дня операції в оперативній пам'яті пристрою, але ці дані потрапляють у його фіскальну пам'ять. Звіт формує касир наприкінці робочого дня, перед інкасацією готівки. Z-звіт потрібен податковій для контролю виручки підприємця. Касовий апарат автоматично передає інформацію на сервер податкової, додатково вручну нічого робити не треба.

Із 1 жовтня 2018 року вести КОРО на РРО не обов'язково. ФОП має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом 1095 днів. Усі ФОП, які здійснюють розрахункові операції, зобов'язані щодня друкувати на РРО фіскальні звітні чеки (Z-звіти). Виняток — ті дні, коли розрахункові операції не проводились.

Звіти повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву й адресу торгової точки;
• РНОКППРеєстраційний номер облікової картки платника податків (ФОП — неплатник ПДВПодаток на додану вартість ), перед яким друкують літери «ІД»; якщо суб'єкт господарювання — платник ПДВ — «ПН»;
• фіскальний номер РРО, перед яким друкують великі літери «ФН»;
• заводський номер РРО;
• логотип виробника.

Щомісяця не пізніше 15-го числа треба подати звіт про використання КОРО (РК) за формою № ЗВР-1. Тобто в грудні потрібно відзвітувати за листопад.

Звіт про використання КОРО (форма № ЗВР-1)

При поданні звіту за останній місяць року разом із ним слід подати ще й періодичний звіт за минулий календарний рік, роздрукований на РРО (на 31 грудня за весь рік).

Штрафи стосовно РРО

Підприємець повинен використовувати РРО, але ігнорує цю вимогу. За перше прийняття оплат без РРО вас оштрафують на 1 грн, а за кожне наступне — вже на 100% вартості проданих без РРО товарів (послуг).

Так само штрафують, якщо РРО й РК використовуєте, але проводите через них не всі операції або не на всю суму покупки.

Не ведете РКРозрахункова книжка, хоча повинні, або порушуєте правила її використання — штраф 340 грн.

Не запрограмували в РРО найменування й ціни товарів і послуг, а також їхню кількість. Штраф — 85 грн.

Не подаєте звітність — штраф 340 грн за кожен неподаний звіт.

На РРО відсутня або пошкоджена пломба, а в саму конструкцію чи програмне забезпечення пристрою внесені зміни, не передбачені виробником, — штраф 1700 грн.

Не видали чек покупцю. Розмір штрафу — сума оплаченої покупцем покупки.

Продаж неоприбуткованих товарів. За реалізацію товарів, не врахованих за місцем реалізації та зберігання в установленому порядку, застосовується штраф у розмірі їх подвійної вартості за цінами реалізації, але не менше 170 грн. Ця вимога не поширюється на підприємців-єдинників і неплатників ПДВ (ст. 20 ЗУ «Про РРО»).

Адмінштрафи за порушення проведення розрахункових операцій — від 85 до 170 грн, якщо протягом року штраф за таке порушення накладається повторно — від 170 до 340 грн.