РРО: кому использовать и как регистрировать

19 апреля 2019 Пригодится для: Предприниматели

Когда предприниматели обязаны использовать РРО

Если вы работаете в сфере торговли, общепита или услуг и принимаете оплаты от клиентов наличными, вы обязаны применять РРОРегистратор расчётных операций (кассовый аппарат)..

Обязательно надо использовать РРО в таких случаях.

Предприниматель работает на общей системе налогообложения. Правда, есть условия, когда можно не использовать РРО, а вести расчётные книжки и КУРОКнига учёта расчётных операций, если годовой оборот расчётных операций не превышает 500 тыс. грн в год, они приведены в Перечне № 1336.

Продажа подакцизных товаров: алкоголь, в том числе пиво, сигареты, нефтепродукты, сжиженный газ, легковые авто, мотоциклы, прицепы для машин (ст. 215 НКУ). Без РРО вам даже лицензию на такую торговлю не выдадут.

Торговля технически сложными бытовыми товарами, подлежащими гарантийному ремонту. И это не только бытовая техника, компьютеры, телефоны, но и трёхколёсные велосипеды, самокаты, игрушки на радиоуправлении. Полный список в Постановлении Кабмина № 231.

Продажа лекарственных средств и изделий медицинского назначения, в том числе касается единщиков.

Принимаете оплаты за товары и услуги и передаёте их продавцу (наложенным платежом): служба доставки интернет-магазина, предоставление курьерских услуг.

Бизнес связан с вендинговыми автоматами, терминалами пополнения счёта — в законодательстве их называют программно-техническими комплексами самообслуживания.

Предприниматели 2–3-й групп ЕНЕдиный налог обязаны использовать РРО, если годовой оборот перевалил за 1 млн грн. Как считать: включайте в расчёт все предпринимательские доходы, которые получили в течение календарного года. Если занимаетесь торговлей, сдаёте в аренду помещение, а ещё у вас есть бизнес по ремонту бытовой техники — вы суммируете все доходы, наличные и безналичные. В течение месяца с даты превышения предприниматель должен начать принимать оплаты через РРО.

РРО нужен, если принимаете оплату платёжными карточками, чеками, жетонами и т. п.

Закон не запрещает установить и использовать РРО по собственному желанию, даже когда для вашего бизнеса это не обязательно.

Когда можно не использовать РРО

Есть особые условия, когда предпринимателям разрешается не использовать РРО, их список можно посмотреть в ст. 9 ЗУ «О РРО», под такие условия подпадают:

1. ФЛП 1-й группы единого налога.
2. Предприниматели на 2–3-й группах ЕН, если годовой оборот не превышает 1 млн 320 тыс. грн и они не торгуют сложной бытовой техникой, пивом. Торговать столовым вином единщики могут без РРО, но обязаны использовать КУРО и расчётные книжки (ст. 15-3 ЗУ № 481).
3. Предприниматели, которые работают исключительно с безналом, не обязаны использовать РРО, даже если превысили лимит в 1 млн грн дохода в год. Безналичной считается оплата с расчётного счёта покупателя на текущий счёт продавца. А вот оплата платёжной картой через POS-терминал не относится к безналичным расчётам (ст. 2 ЗУ «О РРО»).
4. ФЛП, торгующие продукцией, которую сами же и производят. При продаже должны выдавать квитанцию покупателю.
5. ФЛП, которые торгуют на рынках. Правда, это не касается продажи технически сложных товаров, а в этот перечень, как мы помним, входят даже детские велосипеды и др.
6. Есть случаи, при которых кассовые аппараты можно не использовать, но обязательно надо применять расчётные книжки и КУРО. Перечень есть в Постановлении Кабмина № 1336. Это касается предоставления бытовых услуг; продажи булочных, кондитерских и порционных кулинарных изделий; торговли в автомагазинах, с лотков, расположенных за пределами стационарных помещений; розничной торговли на рынках и ярмарках и пр.

Продажа сложной бытовой техники и использование РРО

Налоговая активно проверяет, как ФЛПФизическое лицо — предприниматель выполняют это требование, и штрафует тех, кто РРО не использует.

Даже если ФЛП торгует техникой б/у, по мнению налоговиков, кассовый аппарат он всё равно должен использовать. И это несмотря на то, что в Постановлении КМУ речь идёт именно о технике на гарантии. В частности, предприниматели 2−3-й групп единого налога, которые торгуют б/у телефонами, тоже обязаны использовать РРО.

У предпринимателя может быть несколько бизнесов: в одном магазине он продаёт сложную бытовую технику — посудомойки и котлы, а в другом одежду и обувь, но, по мнению налоговой, такой ФЛП обязан использовать РРО на всех своих торговых точках, независимо от ассортимента (консультация в ЗІРЗагальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс податкової, подкатегория 109.02). Потому что требование использовать кассовый аппарат относится ко всем бизнесам СПД, а не к точке, где он торгует только сложной бытовой техникой.

Если покупатель оплачивает покупку платёжной картой Visa или MasterCard либо через сервис LiqPay и пр. с условием доставки товара по почте или курьерской службой — продавец обязан выдать расчётный документ (чек РРО) и гарантийный талон. То есть использовать РРО/ПРРО при торговле сложной бытовой техникой онлайн нужно.

POS-терминал

Если используете РРО — обязаны установить и POS-терминал (Постановление КМУ № 878). Платёжных терминалов должно быть не менее 50% от количества кассовых аппаратов, т. е. на два РРО нужен один терминал.

Предприниматели, которые не обязаны использовать РРО, могут установить терминал, чтобы принимать оплаты платёжными картами.

В среднем абонплата в месяц за терминал составит порядка 250–300 грн, комиссия банка с платежей, проведённых через терминал, — 2,25–3%.

POS-терминал можно не устанавливать, если ведёте деятельность в населённом пункте, где проживает до 25 тыс. человек, или у вас общепит закрытого типа, например для работников фабрики.

Торговый эквайринг: подключение, комиссия, абонплата и учёт

Сколько РРО должно быть

Если в одном помещении есть несколько мест проведения расчётов, то в каждом должен быть отдельный РРО. Ещё кассовый аппарат устанавливают в местах, где покупатели получают предварительно оплаченные товары (услуги) с использованием платёжных карточек, платёжных чеков, жетонов и т. п.

Какой РРО выбрать

Налоговая регистрирует не все кассовые аппараты, а только те, которые внесены в реестр РРО, он есть на сайте ГФС и регулярно обновляется. В реестре выделены сферы использования устройств. Так, аппараты для автозаправок нельзя использовать в продуктовом магазине. Поэтому при покупке уточните, включена ли выбранная вами модель в реестр РРО.

На рынке представлен большой выбор устройств, цены от 4,2 тыс. грн, но бывают акционные предложения. Стоимость зависит от производителя, модификации, мощности, объёма фискальной памяти устройства. РРО обязательно должен передавать данные в налоговую через проводной или мобильный интернет, а ещё через GPRS (нужна сим-карта).

4,2 тыс.стоит самый простой РРО

Производители выпускают устройства специально для малого бизнеса, они компактны и дешевле, чем модели для супермаркета, на них и стоит обратить внимание предпринимателям.

Портативный РРО. Компактное и лёгкое устройство со встроенным аккумулятором и принтером для чеков, можно использовать в магазине или при выездной торговле.

Программируется на 5 тыс. товарных позиций. Стоимость такого аппарата стартует от 4,2 тыс. грн. Передавать данные в налоговую можно как по проводному интернету, так и по мобильному.

Более функциональный кассовый аппарат отличается от портативного размером, на нём можно запрограммировать больше наименований товаров, у него выше скорость печати чеков и цена — 5,5–8,5 тыс. грн.

Фискальный регистратор. Это принтер фискальных чеков со встроенным модемом, подключается к компьютеру или POS-системе (её придётся покупать дополнительно).

Подходит, если используете любую программу учёта, у вас очень большой поток покупателей, хотите настраивать индивидуальный внешний вид чеков, программировать акции, спецпредложения по скидкам, печатать купоны. Можно подключить несколько видов оплаты, не только наличными и картой, но и в кредит. Есть модели за 6,5 тыс. и даже 16 тыс. грн.

Купить РРО можно на сайте производителя или на специализированных сайтах. Менеджеры довольно компетентно консультируют и помогают подобрать модель под потребности вашего бизнеса.

На что ещё придётся потратиться? Из постоянных расходов — покупка кассовой ленты, от 8 грн. Отдельно можно купить денежный ящик, он стоит порядка 1,2 тыс. грн.

Если товарных позиций в магазине много, стоит купить сканер штрих-кодов, цены на него от 1,5 тыс. грн. Тогда кассиру не придётся вводить названия товаров вручную, что исключит ошибки и недовольных покупателей.

А что если сэкономить и купить б/у кассовый аппарат

Так тоже можно. На досках объявлений в интернете полно предложений о продаже б/у РРО. Стоить устройство может в два раза ниже, чем новое. Вот на что надо обратить внимание:

1. Использовать РРО можно не больше 7 лет с момента ввода в эксплуатацию, но «возраст» устройства не должен превышать 9 лет с даты выпуска. Вообще срок службы РРО устанавливает производитель.
2. Устройство должно пройти техническую экспертизу ЦСО, т. е. его состояние должно быть хорошим.
3. РРО должен создавать контрольную ленту в электронном виде, а модель должна содержаться в действующем реестре РРО, которые разрешены к регистрации.
4. Обязательно поинтересуйтесь, снят ли РРО с регистрации в налоговой предыдущим владельцем по прописанной процедуре.

Договор с центром сервисного обслуживания

После покупки РРО надо заключить договор с центром сервисного обслуживания. Этот шаг обязателен и нужен на случай, если кассовый аппарат поломается в процессе использования.

В ЦСОЦентр сервисного обслуживания РРО вы можете приобрести и само устройство. Если в вашем населённом пункте ЦСО нет или вы не хотите в нём обслуживаться, можно попробовать заключить договор в другом городе. Тем более что ряд ошибок в работе устройства можно устранить удалённо, без выезда специалиста на точку.

Следующий шаг — регистрация в налоговой.

Как зарегистрировать РРО

При проведении расчётов через РРО, вы обязаны отправлять в налоговую отчёт об операциях за день. Но для начала нужно поставить РРО на учёт в ГНС.

1-й шаг. Зарегистрировать кассовый аппарат в налоговой, туда вы подаёте только заявление о регистрации РРО.

Подать заявление можно онлайн через электронный кабинет плательщика, если у вас есть ключ ЭЦПЭлектронная цифровая подпись.

Если с документами всё в порядке, в течение двух дней со дня получения заявления налоговая сформирует и зарезервирует фискальный номер для вашего РРО и выдаст справку № 2-РРО. Справку сможете получить в бумажном или электронном виде.

Копия регистрационного удостоверения придёт на ваш электронный адрес, если сделали об этом пометку в заявлении.

ГФС вышлет справку в электронном виде и в ваш ЦСО, срок её действия — три рабочих дня.

2-й шаг. Уже после присвоения фискального номера кассовому аппарату вам опять нужно обратиться в ЦСО с регистрационным удостоверением для проведения персонализации устройства в системе учёта данных ГФС. За это разово придётся заплатить 200–300 грн.

В течение трёх дней со дня получения информации ЦСО вводит РРО в эксплуатацию:

• его переводят в фискальный режим работы;
• вносят фискальный номер РРО в фискальную память;
• пломбируют в ЦСО.

3-й шаг. После этого надо ЦСО сама отправит в ГФС справку об опломбировании РРО и акт ввода устройства в эксплуатацию.

Первичное программирование товаров могут сделать в ЦСО. Если ведёте учёт товаров, у вас как минимум есть перечень товаров в таблице Excel, её можно импортировать в кассовый аппарат. Если базы нет, заранее надо подготовить в подходящем для кассового аппарата формате.

4-й шаг. После получения документов в налоговой проведут регистрацию РРО, внесут данные в информационную систему ГФС и вам предоставят свидетельство о регистрации РРО по форме № 3-РРО. Его также можно получить на электронную почту, если поставите соответствующую отметку в заявлении на регистрацию.

Данные о фискальном номере кассового аппарата, ФИО предпринимателя и дата регистрации РРО публикуются на сайте ГФС.

5-й шаг. Регистрация КУРОКнига учёта расчётных операций. Её нужно использовать в тех случаях, когда на точке нет света или РРО сломался

Если решили не регистрировать КУРО, поставьте отметку в заявлении о регистрации РРО. В самом регистрационном удостоверении на кассовый аппарат напишут: «Книга ОРО на цей РРО не реєструвалась».

Когда ФЛП используют КУРО

Но тогда, если кассовый аппарат поломается, вы не имеете права проводить расчёты, пока его не починят или не установят резервное устройство. На такие случаи регистрируют резервный РРО. 

Отчёты по РРО в налоговую

В конце каждого рабочего дня, когда использовался РРО, обязательно нужно сделать такие действия:

Составить дневной X-отчёт. Он даёт возможность контролировать и сверять количество денег в РРО с суммами в проведённых документах, формируется до создания Z-отчёта. Его распечатывает кассир, который работает на РРО. При создании Х-отчёта оперативная память не обнуляется и данные в фискальную память не заносятся.

Отправить в налоговую Z-отчёт. Обнуляет пробитые по РРО в течение дня операции в оперативной памяти устройства, но эти данные попадают в фискальную память устройства. Отчёт формирует кассир в конце рабочего дня, перед инкассацией наличных. Z-отчёт нужен налоговой для контроля выручки предпринимателя. Кассовый аппарат автоматически передаёт нужную информацию на сервер налоговой, дополнительно вручную ничего делать не надо.

С 1 октября 2018 года вести КУРО на РРО не обязательно. ФЛП должен обеспечить сохранность ежедневных фискальных отчётных чеков (ежедневных Z-отчётов) в электронной форме в течение 1095 дней. Все ФЛП, осуществляющие расчётные операции, обязаны ежедневно печатать на РРО фискальные отчётные чеки (Z-отчёты). Исключение — те дни, когда расчётные операции не проводились.

Отчёты должны иметь такие обязательные реквизиты:

• название и адрес торговой точки;
• РНУКПНРегистрационный номер учётной карточки плательщика налогов (ранее ИНН) (неплательщик НДСНалог на добавленную стоимость), перед которым печатают буквы «ІД», номер плательщика НДС, перед которым печатают большие буквы «ПН»;
• фискальный номер РРО, перед которым печатают большие буквы «ФН»;
• заводской номер РРО;
• логотип производителя.

Каждый месяц не позднее 15-го числа нужно подать отчёт об использовании КУРО (РК) по форме № ЗВР-1. То есть в декабре надо отчитаться за ноябрь.

Отчёт об использовании КУРО (форма № ЗВР-1)

При подаче отчёта за последний месяц года вместе с ним надо подать ещё и периодический отчёт за прошедший календарный год, распечатанный на РРО (на 31 декабря за весь год).

Штрафы по РРО

Предприниматель должен использовать РРО, но игнорирует это требование. За первый приём оплат без РРО вас оштрафуют на 1 грн, а за каждый следующий — уже на 100% стоимости проданных без РРО товаров (услуг).

Так же штрафуют, если РРО и РК используете, но проводите через них не все операции или не на всю сумму покупки.

Но размер этого штрафа изменится уже с 1 августа 2020 года:

• 10% стоимости товара за первое нарушение;
• 50% стоимости товара за повторное.

А уже с 1 января 2022 года:

• за первое нарушение штраф 100% стоимости проданных с нарушениями товаров (работ, услуг);
  за каждое последующее — 150% указанной стоимости.

Не ведёте РК Расчётная книжка, хотя должны, или нарушаете правила её использования — штраф 340 грн.

Не запрограммировали в РРО наименования и цены товаров и услуг, а также их количество. Штраф — 85 грн.

Не подаёте отчётность — штраф 340 грн за каждый неподанный отчёт.

На РРО отсутствует или повреждена пломба, а в саму конструкцию или программное обеспечение устройства внесены изменения, не предусмотренные производителем, — штраф 1700 грн.

Не выдали чек покупателю. Размер штрафа — сумма оплаченной покупателем покупки.

Продажа неоприходованных товаров. За реализацию товаров, не учтённых по месту реализации и хранения в установленном порядке, применяется штраф в размере двойной их стоимости, по ценам реализации, но не менее 170 грн. Это требование не распространяется на предпринимателей-единщиков и неплательщиков НДС (ст. 20 ЗУ «О РРО»).