Дата первинного документа: коли вона може «відгукнутися»?

03 грудня 2025

Далі детально розберемо три типові практичні кейси:

1. Акт з оренди або інших періодичних послуг датований першим числом наступного місяця.
2. Первинну документацію підписує директор або головний бухгалтер, який перебуває у відпустці/відрядженні/на лікарняному або поза робочим часом.
3. Електронний документ складений в одному звітному періоді, а підписаний в іншому.

Акт за послуги датований початком наступного місяця

Роль первинної документації та дата її складання
Закон про бухоблік (Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-ХIV) і п. 2.2 Положення № 88** прямо закріплюють:
єдиною офіційною підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку є первинні документи.

Тобто без правильно оформленого первинного документа (включаючи дату його складання) ні бухгалтерський облік, ні податковий облік не можуть вважатися коректними.

У практиці склалося негласне правило:
для періодичних послуг (оренда, зв'язок, абонплата, комунальні послуги тощо), які документуються за підсумками місяця, акт оформляється:

• або останнім календарним днем місяця, в якому послуги фактично надавалися;
• при цьому не має значення, чи є цей день робочим або вихідним — Закон про бухоблік не зобов'язує складати первинну документацію саме в робочі дні.

Чому так важливо орієнтуватися саме на останній календарний день, а не на останній робочий?

Якщо акт оренди датувати, припустимо, останнім робочим днем місяця (наприклад, п'ятницею 28-го числа, а 29-30-е — вихідні), формально документ буде складений до завершення господарської операції. Це означає, що:

• частина періоду (вихідні дні) документально не охоплена,
• дата акта не збігається з датою фактичного закінчення надання послуги.

Звідси висновок: найбільш коректно датувати акт за щомісячні послуги останнім календарним днем місяця, незалежно від того, робочий це день чи вихідний.

Акт склали в наступному місяці: як це узгоджується з бухобліком і ПДВПодаток на додану вартість
Припустимо, оренда офісу надавалася в листопаді 2025 року. Логічно, що:

• по суті операції — це витрати/доходи листопада;
• акт правильніше було б датувати 30.11.2025 і відобразити в обліку як операцію листопада.

З точки зору бухгалтерського обліку діє ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік:

господарські операції підлягають відображенню в обліку в тих звітних періодах, в яких вони були фактично здійснені.

Тобто ключовим є не момент оформлення первинної документації, а період, до якого відноситься сама операція (надання оренди, послуг тощо). Тому навіть якщо акт технічно складений і навіть підписаний на початку наступного місяця, в бухобліку його все одно потрібно віднести до періоду фактичного здійснення операції.

Але ось з ПДВ є нюанс.

Прив'язка ПДВ-зобов'язань до дати акта

П.п. «б» п. 187.1 ПКУ встановлює: при постачанні послуг (якщо немає передоплати) моментом виникнення податкових зобов'язань з ПДВ є:

• дата оформлення документа, що засвідчує факт надання послуг.

Податкова служба давно і послідовно трактує таким документом саме акт наданих послуг (див., зокрема, лист ДПСУ від 11.03.2020 № 998/6/99-00-07-03-02-06/ІПК).

●      Якщо оренда за листопад 2025 року документально закривається актом від 30.11.2025, то:

• у бухобліку доходи/витрати визнаються в листопаді;
• ПЗ з ПДВ начисляється теж за листопад;

●      Якщо ж акт за тими ж послугами датований 01.12.2025, тоді:

• у бухобліку операція все одно повинна бути відображена як листопадова, виходячи з періоду надання послуг;
• ПЗ з ПДВ, з огляду на дату акта, виникнуть вже в грудні.

Саме такий розрив між періодом фактичного здійснення операції та періодом виникнення ПДВ-зобов'язань і стає каменем спотикання для податківців.

Чим незадоволена податкова
Фіскальні органи, як правило, негативно ставляться до ситуацій, коли:

• послуги фактично надавалися в одному періоді (наприклад, листопад),
• а акт по ним датується вже наступним місяцем (груднем),
• внаслідок чого податкові зобов'язання з ПДВ зміщуються на пізніший період.

У більш ранніх листах податкові органи прямо пов'язували порушення датування первинної документації з порушенням:

• правил ведення бухгалтерського обліку,
• а через це — і податкового обліку.

І хоча сучасна практика дещо м'якша, ризик суперечки залишається: фіскали можуть розцінити це як маніпуляцію періодами визнання ПДВ.

Щоб не провокувати конфлікт:

• оптимально оформляти акти з оренди та інших щомісячних послуг останнім календарним днем місяця надання послуг;
• а не першим числом наступного місяця, навіть якщо це перший робочий день.

Така логіка однаково актуальна і для безперервних послуг, які надаються протягом тривалого часу (наприклад, рекламні послуги, технічна підтримка тощо):
кожен проміжний акт за ними розумно датувати останнім календарним днем відповідного місяця.

Варіанти датування акта та їх наслідки
Для наочності:

Підписання первинних документів поза робочим часом (відпустка, відрядження, лікарняний, вихідний)

Фіскальний підхід: підпис «з відпустки» — підозрілий
Податкові органи виходять з принципу:
якщо працівник офіційно перебуває:

• у щорічній відпустці,
• у відрядженні,
• на лікарняному,
• або це вихідний день,

то він у цей час не повинен виконувати свої службові обов'язки. Відпустка — це гарантована законом форма відпочинку, а значить, директор або головний бухгалтер формально «виведені» з процесу роботи.

З цієї логіки фіскали роблять висновок:

• якщо документ підписаний особою, яка в цей момент офіційно перебуває у відпустці,
• то його повноваження на дату підписання викликають сумніви,
• а значить і сама первинна документація може бути визнана неналежною, а операція — сумнівною/нереальною.

Практичний наслідок:
під час перевірки фіскали можуть:

• не визнати витрати за такими документами,
• відмовити в податковому кредиті з ПДВ на підставі «сумнівності» первинної документації.

Позиція Верховного Суду: головне — повноваження, а не графік роботи
Сучасна судова практика йде значно далі і захищає платника податків.

У постанові Верховного Суду від 08.02.2024 у справі № 640/9838/19 зроблено важливі висновки:

• факт, що працівник, який перебуває у відпустці, виконує окремі трудові функції (наприклад, підписує документи), не відповідає меті відпустки, але сам по собі цей факт не робить первинний документ дефектним і не спростовує реальність господарської операції;
• для визнання первинного документа дійсним ключове значення має те, кому належить підпис і чи має ця особа повноваження на здійснення відповідної операції згідно з трудовим договором/посадовою інструкцією.

Іншими словами:

якщо документ підписаний уповноваженим директором або головним бухгалтером, то він залишається належним первинним документом, незалежно від того, чи перебував підписант формально у відпустці чи ні.

Отже, тільки на підставі того, що підпис проставлений особою, яка перебувала у відпустці, податкова не має права автоматично «відкидати» первинний документ і господарські операції за ним.

Як мінімізувати ризики на практиці
Хоча Верховний Суд і підтримує платника податків, в реальній перевірці краще мати документи так, щоб спір взагалі не виникав. Можливі рішення:

Призначити заступника директора або головного бухгалтера, у якого право підпису первинних документів прямо прописано в:

• трудовому договорі,
• посадовій інструкції,
• внутрішніх наказах.

На період відсутності директора/головного бухгалтера (відпустка, відрядження, лікарняний) видати наказ по підприємству:     

• про покладення обов'язків на іншу особу, з наданням права підпису первинних та інших документів.

Якщо директор/головний бухгалтер регулярно підписує документи після закінчення «офіційного» робочого дня, варто розглянути введення:

• гнучкого режиму робочого часу, коли співробітник має право самостійно регулювати початок/закінчення робочого дня з дотриманням встановленої норми годин.

Що стосується акта, датованого останнім календарним днем місяця, який припав на вихідний:

• сам акт можна датувати саме цим вихідним днем (як датою завершення послуги),
• а підписи директора/головного бухгалтера формально можуть бути проставлені в перший наступний робочий день — це не порушує закон і не знецінює первинну документацію.

Електронна первинна документація: дата складання та дата електронного підпису в різних періодах

Нормальна ситуація: дата документа ≠ дата підписання
Для електронних первинних документів (е-документів) цілком звичайна ситуація, коли дата складання документа (дата, зазначена в реквізитах), дата накладення електронного підпису (підписання ЕЦПЕлектронний цифровий підпис/КЕПКваліфікований електронний підпис) не збігаються і навіть припадають на різні календарні дні, а іноді і на різні звітні періоди (різні місяці).

Законодавство не вимагає, щоб документ був підписаний строго в тому ж періоді, в якому він складений. Тому формально немає порушення, якщо:

• електронний акт складений, наприклад, 30-го числа,
• а електронний підпис накладено 2-го числа наступного місяця.

Для бухгалтерського обліку важливий період операції, а не час підпису
Ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік знову задає ключовий орієнтир:

господарська операція повинна відображатися в тому звітному періоді, в якому вона фактично здійснена.

Звідси випливають два принципові висновки:

1. Дата складання первинного документа повинна відповідати даті здійснення господарської операції.
   Тобто якщо послуга завершена 30-го числа, саме ця дата повинна бути вказана як дата документа.
2. Відкладати дату складання (тобто дату здійснення операції в документальному оформленні) до дати підписання неправильно:

• не можна «перетягувати» операцію вперед тільки тому, що акт/накладна були підписані пізніше,
• інакше спотворюється принцип своєчасного визнання доходів і витрат за періодом їх виникнення.

Саме тому з точки зору обліку ключовою датою залишається дата, зазначена в документі як дата його складання, а не момент, коли сторони фактично натиснули «підписати» КЕП/ЕЦП.

Електронний документ і ПДВ: орієнтир — дата складання
Ця логіка закріплена і в Податковому кодексі. П.п. «б» п. 187.1 ПКУ прямо вказує:

• для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що підтверджує факт поставки послуг ПДВ-платником, вважається дата, зазначена в документі як дата його складання відповідно до Закону про бухоблік, незалежно від дати електронного підпису.

Отже:

• для цілей ПДВ (якщо постачання послуг — перша подія), податкові зобов'язання з ПДВ повинні нараховуватися за датою складання електронного документа, а не за датою, коли було накладено електронний підпис.

Податківці також підкреслюють, що:

• дата підписання не входить до переліку обов'язкових реквізитів первинного документа, визначених ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік (див. лист ДПСУ від 17.03.2023 № 584/ІПК/99-00-21-03-02-06).

Тобто для визнання документа первинним і належним:

• дата підписання взагалі не є обов'язковим реквізитом;
• важлива дата складання та інші обов'язкові елементи.

Що робити, якщо до моменту закриття періоду електронний документ ще не підписаний
На практиці часто буває, що:

• послуга надана/товар поставлений в кінці місяця,
• акт в електронному вигляді сформований з правильною датою,
• але контрагент ще не встиг накласти електронний підпис,
• період закривається, а документ формально «у підвішеному стані».

У такій ситуації, щоб не порушувати принцип своєчасного відображення операції, не відкладати доходи/витрати та податкові зобов'язання на наступний місяць, рекомендується оформити внутрішній первинний документ — наприклад:

• самоакт (за п. 2.5 Положення № 88),
• або бухгалтерську довідку (на що вказує Мінфін у листі від 21.03.2023 № 41010-07-5/7607).

Податкова служба дотримується аналогічного підходу:
якщо дата складання первинного документа потрапляє в один звітний період, а підпис — в наступний, підприємство:

• відображає операцію в періоді її фактичного здійснення, на підставі належним чином оформленого внутрішнього первинного документа (самоакт/довідка тощо) за п. 2.5 Положення № 88.

Дана позиція підтверджена в листах ДПСУ:

• від 25.04.2025 № 2297/ІПК/99-00-21-02-02,
• від 18.10.2024 № 4911/ІПК/99-00-21-02-02,
• від 14.05.2024 № 2722/ІПК/99-00-21-02-02.

Кейс-аналіз: від кримінального обвинувачення до виправдання підприємця за епізодами ухилення від сплати ПДВ та акцизу

Короткі висновки

1. Важливий період операції, а не формальна дата оформлення.
   У бухгалтерському обліку господарські операції відображаються в тому місяці, коли вони фактично здійснені. Дата первинного документа повинна відповідати даті завершення операції (наприклад, останньому календарному дню місяця надання послуг), а не даті технічного оформлення або підпису.
2. Підпис у відпустці не скасовує первинний документ.
   За позицією Верховного Суду, первинний документ не можна визнати недійсним тільки тому, що його підписала особа, яка офіційно перебувала у відпустці/відрядженні/на лікарняному. Значення має лише те, що підпис належить уповноваженому працівникові.
3. Електронний документ «живе» за датою складання, а не за датою підпису.
   Якщо документ складений (датований) в одному періоді, а підписаний електронно в наступному, операція все одно повинна відображатися в періоді її фактичного здійснення і дати складання документа. За відсутності підписаного акта на кінець місяця слід оформити внутрішню первинну документацію (самоакт/довідку) і вже за нею показувати операцію в обліку та для цілей оподаткування.