Дата первичного документа: когда она может «аукнуться»?

03 декабря 2025

Далее подробно разберём три типичных практических кейса:

1. Акт по аренде или другим периодическим услугам датирован первым числом следующего месяца.
2. Первичку подписывает директор или главбух, который находится в отпуске/командировке/на больничном или вне рабочего времени.
3. Электронный документ составлен в одном отчётном периоде, а подписан в другом.

Акт за услуги датирован началом следующего месяца

Роль первички и дата её составления
Закон о бухучёте (Закон Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-ХIV) и п. 2.2 Положения № 88** прямо закрепляют:
единственным официальным основанием для отражения хозяйственных операций в бухучёте являются первичные документы.

То есть без правильно оформленного первичного документа (включая дату его составления) ни бухгалтерский учёт, ни налоговый учёт не могут считаться корректными.

В практике сложилось негласное правило:
для периодических услуг (аренда, связь, абонплата, коммунальные услуги и т. п.), которые документируются по итогам месяца, акт оформляется:

• либо последним календарным днём месяца, в котором услуги фактически оказывались;
• при этом не имеет значения, является ли этот день рабочим или выходным — Закон о бухучёте не обязывает составлять первичку именно в рабочие дни.

Почему так важно ориентироваться именно на последний календарный день, а не на последний рабочий?

Если акт аренды датировать, допустим, последним рабочим днём месяца (например, пятницей 28-го числа, а 29–30-е — выходные), формально документ будет составлен до завершения хозяйственной операции. Это означает, что:

• часть периода (выходные дни) документально не охвачена,
• дата акта не совпадает с датой фактического окончания оказания услуги.

Отсюда вывод: наиболее корректно датировать акт за ежемесячные услуги последним календарным днём месяца, независимо от того, рабочий это день или выходной.

Акт составили в следующем месяце: как это бьётся с бухучётом и НДСНалог на добавленную стоимость
Предположим, аренда офиса предоставлялась в ноябре 2025 года. Логично, что:

• по сути операции — это расходы/доходы ноября;
• акт правильнее было бы датировать 30.11.2025 и отразить в учёте как операцию ноября.

С точки зрения бухгалтерского учёта действует ч. 5 ст. 9 Закона о бухучёте:

хозяйственные операции подлежат отражению в учёте в тех отчётных периодах, в которых они были фактически совершены.

То есть ключевым является не момент оформления первички, а период, к которому относится сама операция (оказание аренды, услуг и т. д.). Поэтому даже если акт технически составлен и даже подписан в начале следующего месяца, в бухучёте его всё равно нужно отнести к периоду фактического осуществления операции.

Но вот с НДС нюанс.

Привязка НДС-обязательств к дате акта

П.п. «б» п. 187.1 НКУ устанавливает: при поставке услуг (если нет предоплаты) моментом возникновения налоговых обязательств по НДС является:

• дата оформления документа, который удостоверяет факт предоставления услуг.

Налоговая служба давно и последовательно трактует таким документом именно акт предоставленных услуг (см., в частности, письмо ГНСУ от 11.03.2020 № 998/6/99-00-07-03-02-06/ІПК).

Если аренда за ноябрь 2025 года документально закрывается актом от 30.11.2025, то:

• в бухучёте доходы/расходы признаются в ноябре;
• НО по НДС начисляются тоже ноябрём;

Если же акт по тем же услугам датирован 01.12.2025, тогда:

• в бухучёте операция всё равно должна быть отражена как ноябрьская, исходя из периода оказания услуг;
• НО по НДС, учитывая дату акта, возникнут уже декабрём.

Именно такой разрыв между периодом фактического осуществления операции и периодом возникновения НДС-обязательств и становится камнем преткновения для налоговиков.

Чем недовольна налоговая
Фискальные органы, как правило, негативно относятся к ситуациям, когда:

• услуги фактически оказывались в одном периоде (например, ноябрь),
• а акт по ним датируется уже следующим месяцем (декабрём),
• вследствие чего налоговые обязательства по НДС смещаются на более поздний период.

В более ранних письмах налоговые органы прямо связывали нарушение датировки первички с нарушением:

• правил ведения бухучёта,
• а через это — и налогового учёта.

И хотя современная практика чуть мягче, риск спора остаётся: фискалы могут расценить это как манипуляцию периодами признания НДС.

Чтобы не провоцировать конфликт:

• оптимально оформлять акты по аренде и другим ежемесячным услугам последним календарным днём месяца оказания услуг;
• а не первым числом следующего месяца, даже если это первый рабочий день.

Такая логика одинаково актуальна и для непрерывных услуг, которые оказываются в течение длительного времени (например, рекламные услуги, техническая поддержка и т. п.):
каждый промежуточный акт по ним разумно датировать последним календарным днём соответствующего месяца.

Варианты датировки акта и их последствия

Для наглядности:

Подписание первичных документов вне рабочего времени (отпуск, командировка, больничный, выходной)

Фискальный подход: подпись «из отпуска» — подозрительна
Налоговые органы исходят из принципа:
если работник официально находится:

• в ежегодном отпуске,
• в командировке,
• на больничном,
• либо это выходной день,

то он в это время не должен выполнять свои служебные обязанности. Отпуск — это гарантированная законом форма отдыха, а значит, директор или главбух формально «выведены» из процесса работы.

Из этой логики фискалы делают вывод:

• если документ подписан лицом, которое в этот момент официально в отпуске,
• то его полномочия на дату подписания вызывают сомнения,
• а значит и сама первичка может быть признана ненадлежащей, а операция — сомнительной/нереальной.

Практическое следствие:
при проверке фискалы могут:

• не признать расходы по таким документам,
• отказать в налоговом кредите по НДС на основании «сомнительности» первички.

Позиция Верховного Суда: главное — полномочия, а не график работы
Современная судебная практика идёт значительно дальше и защищает налогоплательщика.

В постановлении Верховного Суда от 08.02.2024 по делу № 640/9838/19 сделаны важные выводы:

• факт, что работник, находящийся в отпуске, выполняет отдельные трудовые функции (например, подписывает документы), не соответствует цели отпуска, но сам по себе этот факт не делает первичный документ дефектным и не опровергает реальность хозяйственной операции;
• для признания первички действительной ключевое значение имеет то, кому принадлежит подпись и имеет ли это лицо полномочия на совершение соответствующей операции согласно трудовому договору/должностной инструкции.

Иными словами:

если документ подписан уполномоченным директором или главбухом, то он остаётся надлежащим первичным документом, независимо от того, находился ли подписант формально в отпуске или нет.

Следовательно, только на основании того, что подпись проставлена лицом, пребывавшим в отпуске, налоговая не имеет права автоматически «отбрасывать» первичный документ и хозяйственные операции по нему.

Как минимизировать риски на практике
Хотя Верховный Суд и поддерживает налогоплательщика, в реальной проверке лучше иметь документы так, чтобы спор вообще не возникал. Возможные решения:

Назначить заместителя директора или главбуха, у которого право подписи первички прямо прописано в:

• трудовом договоре,
• должностной инструкции,
• внутренних приказах.

На период отсутствия директора/главбуха (отпуск, командировка, больничный) издать приказ по предприятию:

• возложении обязанностей на другое лицо, с предоставлением права подписи первичных и иных документов.

Если директор/главбух регулярно подписывает документы после окончания «официального» рабочего дня, стоит рассмотреть введение:

• гибкого режима рабочего времени, когда сотрудник имеет право самостоятельно регулировать начало/окончание рабочего дня с соблюдением установленной нормы часов.

Что касается акта, датированного последним календарным днём месяца, который выпал на выходной:

• сам акт можно датировать именно этим выходным днём (как датой завершения услуги),
• а подписи директора/главбуха формально могут быть проставлены в первый последующий рабочий день— это не нарушает закон и не обесценивает первичку.

Электронная первичка: дата составления и дата электронной подписи в разных периодах

Нормальная ситуация: дата документа ≠ дата подписания
Для электронных первичных документов (э-документов) вполне обычна ситуация, когда:

дата составления документа (дата, указанная в реквизитах) и дата наложения электронной подписи (подписания ЭЦПЭлектронная цифровая подпись/КЭПКвалифицированная электронная подпись)
не совпадают и даже приходятся:

• на разные календарные дни,
• а иногда и на разные отчётные периоды (разные месяцы).

Законодательство не требует, чтобы документ был подписан строго в том же периоде, в котором он составлен. Поэтому формально нет нарушения, если:

• электронный акт составлен, к примеру, 30-го числа,
• а электронная подпись наложена 2-го числа следующего месяца.

Для бухучёта важен период операции, а не время подписи
Ч. 5 ст. 9 Закона о бухучёте снова задаёт ключевой ориентир:

хозяйственная операция должна отражаться в том отчётном периоде, в котором она фактически осуществлена.

Отсюда следуют два принципиальных вывода:

1. Дата составления первичного документа должна соответствовать дате осуществления хозяйственной операции.
   То есть если услуга завершена 30-го числа, именно эта дата должна быть показана как дата документа.
2. Откладывать дату составления (то есть дату совершения операции в документальном оформлении) до даты подписания неправильно:

• нельзя «перетаскивать» операцию вперёд только потому, что акт/накладная были подписаны позже,
• иначе искажается принцип своевременного признания доходов и расходов по периоду их возникновения.

Именно поэтому с точки зрения учёта ключевой датой остаётся дата, указанная в документе как дата его составления, а не момент, когда стороны фактически нажали «подписать» КЭП/ЭЦП.

Электронный документ и НДС: ориентир — дата составления
Эта логика закреплена и в Налоговом кодексе. П.п. «б» п. 187.1 НКУ прямо указывает для документов, составленных в электронной форме, датой оформления документа, подтверждающего факт поставки услуг НДС-плательщиком, считается:

• дата, указанная в документе как дата его составления в соответствии с Законом о бухучёте,
• независимо от даты электронной подписи.

Следовательно:

• для целей НДС (если поставка услуг — первое событие), налоговые обязательства по НДС должны начисляться по дате составления электронного документа, а не по дате, когда была наложена электронная подпись.

Налоговики также подчёркивают, что:

• дата подписания не входит в перечень обязательных реквизитов первичного документа, определённых ч. 2 ст. 9 Закона о бухучёте (см. письмо ГНСУ от 17.03.2023 № 584/ІПК/99-00-21-03-02-06).

То есть для признания документа первичным и надлежащим:

• дата подписания вообще не является обязательным реквизитом;
• важна дата составления и другие обязательные элементы.

Что делать, если к моменту закрытия периода электронный документ ещё не подписан
На практике часто бывает, что:

• услуга оказана/товар поставлен в конце месяца,
• акт в электронном виде сформирован с правильной датой,
• но контрагент ещё не успел наложить электронную подпись,
• период закрывается, а документ формально «в подвешенном состоянии».

В такой ситуации, чтобы не нарушать принцип своевременного отражения операции, не откладывать доходы/расходы и налоговые обязательства на следующий месяц, рекомендуется оформить внутренний первичный документ — например:

• самоакт (по п. 2.5 Положения № 88),
• либо бухгалтерскую справку (на что указывает Минфин в письме от 21.03.2023 № 41010-07-5/7607).

Налоговая служба придерживается аналогичного подхода:
если дата составления первичного документа попадает в один отчётный период, а подпись — в следующий, предприятие:

• отражает операцию в периоде её фактического осуществления,
• на основании должным образом оформленного внутреннего первичного документа (самоакт/справка и т. п.) по п. 2.5 Положения № 88.

Данная позиция подтверждена в письмах ГНСУ:

• от 25.04.2025 № 2297/ІПК/99-00-21-02-02,
• от 18.10.2024 № 4911/ІПК/99-00-21-02-02,
• от 14.05.2024 № 2722/ІПК/99-00-21-02-02.

Кейс-анализ: от уголовного обвинения до оправдания предпринимателя по эпизодам уклонения от уплаты НДС и акциза

Краткие выводы

1. Важен период операции, а не формальная дата оформления.
   В бухучёте хозяйственные операции отражаются в том месяце, когда они фактически совершены. Дата первички должна соответствовать дате завершения операции (например, последнему календарному дню месяца оказания услуг), а не дате технического оформления или подписи.
2. Подпись в отпуске не убивает первичку.
   По позиции Верховного Суда, первичный документ нельзя признать недействительным только потому, что его подписало лицо, официально находившееся в отпуске/командировке/на больничном. Значение имеет лишь то, что подпись принадлежит уполномоченному работнику.
3. Электронный документ «живёт» по дате составления, а не по дате подписи.
   Если документ составлен (датирован) в одном периоде, а подписан электронно в следующем, операция всё равно должна отражаться в периоде её фактического осуществления и даты составления документа. При отсутствии подписанного акта на конец месяца следует оформить внутреннюю первичку (самоакт/справку) и уже по ней показывать операцию в учёте и для целей налогообложения.