Електронна трудова книжка: нові вимоги для роботодавців і права працівників

22 квітня 2025 Стане у пригоді для: Підприємці

Попри тривале використання паперових трудових книжок (далі – ТК) у кадровому діловодстві, сучасна практика демонструє поступову зміну формату ведення трудового стажу. Багато роботодавців все ще надають перевагу традиційним документам, однак законодавство чітко орієнтує на цифровізацію. Розгляньмо, чому роботодавцям варто переходити на електронну форму обліку, та які можливості це відкриває для працівників.

Обов’язковість електронного обліку трудової діяльності

Починаючи з 10 червня 2021 року, в Україні діє обов’язковий порядок ведення обліку трудового стажу у цифровому вигляді. Відповідні зміни внесено до КЗпП Законом України No 1217. 

Відтепер паперова ТК поступово втрачає своє первинне значення, оскільки дані про трудову активність кожної застрахованої особи перенаправляються до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (стаття 48 КЗпП).

Починаючи з цієї дати, працевлаштування здійснюється на основі одного з двох документів:Комерційна таємниця у договорах: як правильно прописати

• або трудової книжки (якщо вона наявна),
• або довідки з Реєстру застрахованих осіб (витягу з електронної трудової книжки — ЕТК).

Чи може залишатися паперова ТК?

Так, чинне законодавство дозволяє співробітнику залишити за собою право користуватись паперовою ТК. Згідно зі статтею 48 КЗпП, особа може вимагати, щоб записи про прийняття, переведення, звільнення, заохочення або нагородження вносилися до паперового документа. Для цього подається заява приблизно такого змісту:

«На підставі ст. 48 КЗпП прошу внести запис до моєї паперової трудової книжки, яка перебуває в моєму особистому зберіганні, про працевлаштування до ТОВ "Злак". Додаю трудову книжку».

Роботодавець зобов’язаний задовольнити таку заяву.

Крім того, згідно з частиною 1 статті 24 КЗпП, співробітник має право вимоги щодо оформлення ТК під час укладання трудової угоди. У цьому разі роботодавець має забезпечити її ведення протягом п’яти днів з моменту працевлаштування (відповідно до ст. 48 КЗпП).

Де має зберігатися паперова книжка?

Нині паперова ТК залишається на відповідальному зберіганні в самого працівника (ст. 48 КЗпП). Однак, якщо на момент 10.06.2021 вона перебувала у роботодавця, її потрібно повернути власнику після завершення перенесення даних до електронного реєстру. Закон No 1217 (п. 2 розд. II) передбачає п’ятирічний перехідний період, тобто до 10.06.2026.

Водночас, навіть до завершення цього строку, книжка обов’язково повертається співробітнику в разі його звільнення. У реаліях війни повернення трудових книжок часто ініціюється самими працівниками ще під час дії трудових відносин. Для цього подається заява на кшталт:

«Прошу передати мені на зберігання мою трудову книжку».Працівниця – одинока мати: трудові пільги та правові аспекти

Після видачі документа працівник зобов’язаний поставити підпис у Книзі обліку руху ТК і вкладишів до них (пункт 7.1 Інструкції No 58). Облік ведеться кадровим підрозділом компанії та включає всі ТК, що приймалися або видавалися знову із зазначенням серії й номера.

При звільненні працівник ставить підпис також у своїй особовій картці.

Як створюється ЕТК

ЕТК є частиною персональної облікової картки працівника в Державному реєстрі застрахованих осіб (п. 5 ч. 4 ст. 20 Закону No 2464). Вона містить дані про:

• оформлення на роботу,
• переведення,
• підвищення кваліфікації, присвоєння рангів, розрядів, категорій,
• проходження стажування,
• складення присяги,
• звільнення та інші кадрові зміни.

На сьогодні ці дані формуються переважно на підставі звітності роботодавців — зокрема, з додатку Д5 до Податкового розрахунку. Проте важливо також додати дані з паперової ТК.

Як подати інформацію до електронної книжки

Відповідно до п. 6 Порядку No 1084, передача інформації до ПФУ здійснюється через вебпортал ПФУ. Передаються відскановані копії документів, підписані електронним підписом працівника або страхувальника. Допускається також завантаження оцифрованих файлів.

Як уточнено в п. 4 Порядку No 11-1, ініціатором передачі сканів може виступати:

• або роботодавець,
• або працівник, якщо ТК зберігається в нього (див. лист Мінекономіки від 22.11.2024 No 4701-05/83553-09).

У розділі «Комунікації з ПФУ» на порталі необхідно обрати пункт «Відомості про трудові відносини» та надіслати відповідні файли у форматі xml — структура зазначена у додатку до Порядку No 11-1.

Для періодів до 10.06.2021 передбачено два варіанти:

завантаження сканів відповідних документів;
створення електронного запису в особистому кабінеті з додаванням копій підтвердних документів.

Вимоги до електронних копій

Згідно з п. 5 Порядку No 11-1, скановані копії повинні:

• бути в кольоровому форматі;
• охоплювати всі сторінки з записами в хронологічному порядку;
• чітко відображати серії, номери бланків та інші дані;
• мати роздільну здатність не менше 300 dpi;
• зберігатися у форматах .jpg або .pdf;
• не перевищувати обсяг 1 Мб на файл.

Після обробки ПФУ надсилає повідомлення в електронний кабінет застрахованої особи (п. 9 Порядку No 1084) у разі виявлення:Працівника викликали до суду: документуємо відсутність на робочому місці

• відсутніх записів;
• помилкових або неточних періодів роботи;
• розбіжностей із реєстром застрахованих осіб (особливо після 01.07.2000).

Якщо трудової книжки немає: чи можна працевлаштувати?

Так, відсутність паперової ТК не буде створювати перешкод для оформлення на роботу, що прямо випливає з ч. 2 ст. 24 КЗпП. У такому разі працівник подає один із варіантів:

• або паперову книжку (якщо вона наявна),
• або витяг з ЕТК.

Такий витяг може бути отриманий у сервісному центрі ПФУ або самостійно через особистий кабінет на порталі ПФУ.

При цьому роботодавець:

• не зобов’язаний перевіряти наявність усіх записів у ТК (див. лист Мінекономіки від 08.11.2023 No 4706-05/60275-09);
• не має права вимагати ТК з записом про звільнення з останнього місця роботи;
• не може змушувати працівника купувати ТК, якщо це його перше працевлаштування.

Проте є нюанс: відомості про звільнення надходять до ЕТК на підставі звітності роботодавця (додаток Д5 до податкового розрахунку), і це займає певний час. Якщо у витягу з ЕТК немає інформації про звільнення, для офіційного оформлення на основне місце роботи співробітник має надати копію наказу про звільнення, яку згідно зі ст. 47 КЗпП зобов’язаний видати попередній роботодавець.

Основні підсумки щодо ЕТК:

1. Електронний облік трудової діяльності — обов’язковий з 10.06.2021. Дані про стаж мають вноситися до Державного реєстру застрахованих осіб (Закон No 1217).
2. Працівник має право залишити паперову ТК та вимагати внесення записів до неї (ст. 48 КЗпП).
3. Роботодавець зобов’язаний внести записи до паперової книжки на вимогу працівника — відмова незаконна.
4. Паперові книжки, які до 10.06.2021 зберігались у роботодавця, повинні бути повернуті працівникам до 10.06.2026 або раніше за заявою чи при звільненні (п. 2 розд. ІІ Закону No 1217).
5. ЕТК формується на базі звітів (додаток Д5) і сканів паперових документів. Важливо оцифрувати всі записи про стаж (п. 6 Порядку No 1084).
6. Скановані сторінки трудової повинні бути чіткими, кольоровими, у форматі JPG/PDF, розміром до 1 МБ (п. 5 Порядку No 11-1).
7. Передати документи в ПФУ можна онлайн через портал — як роботодавцю, так і працівнику.
8. ПФУ повідомляє про помилки у сканкопіях через електронний кабінет — у разі неточностей чи розбіжностей (п. 9 Порядку No 1084).
9. Відсутність трудової книжки не є перепоною працевлаштування (ст. 24 КЗпП). Достатньо надати витяг з ЕТК.
10. Якщо у витягу немає даних про звільнення — подається копія наказу з попередньої роботи (ст. 47 КЗпП).