Электронная трудовая книжка: новые требования к правам работодателей и работников

22 апреля 2025 Пригодится для: Предприниматели

Несмотря на длительное использование бумажных трудовых книжек (в дальнейшем, называем ТК) в ведении кадровых записей, современная практика демонстрирует постепенное изменение в оформлении трудового стажа. Многие работодатели по-прежнему предпочитают традиционные документы, но законодательство явно фокусируется на цифровизации. 

Подумайте, почему работодатели должны перейти на электронную форму бухгалтерского учета, и какие возможности он открывает для работников.

Обязательство электронного учета трудовой деятельности

С 10 июня 2021 года в Украине вводиться обязательный порядок ведения учёта трудового стажа в электронном виде. Соответствующие изменения были внесены в Кодекс законов о труде в соответствии с Законом Украины № 1217. С настоящего времени бумажная TК постепенно теряет свое значение, поскольку данные о занятости каждого застрахованного лица перенаправляются в Государственный реестр обязательного государственного социального страхования (статья 48 КЗоТ).Работника вызвали в суд: документируем отсутствие на рабочем месте

Начиная с этой даты, трудоустройство осуществляется на основании одного из двух документов:

• или трудовой книжки (при наличии),
• или справки из Реестра застрахованных лиц (извлечение из электронной трудовой книжки - ЭТК).

Может ли бумажная TК оставаться?

Да, нынешнее законодательство позволяет сотруднику оставить право использовать бумажную TК. Согласно статье 48 Кодекса законов о труде, лицо может потребовать, чтобы записи о принятии, передаче, увольнении, стимуле или присуждении, которые должны были быть внесены в бумажную ТК. Для этой цели подаётся заявление приблизительно следующего содержания:

«На основании ст. 48 КЗоТ, прошу вас записать в моей бумажной трудовой книжке, которая пребывает у меня на личном хранении, внести запись о трудоустройстве в ТОВ “Злак”. Бумажную трудовую книжку прилагаю".

Работодатель обязан удовлетворить такое заявление.

Кроме того, в соответствии со статьей 24 КЗоТ работник имеет право требовать оформления трудовой книжки во время подписания трудового соглашения. В этом случае работодатель должен обеспечить её надлежащее заполнение в течение пяти дней с момента трудоустройства (в соответствии со статьей 48 КЗоТ).

Где должна храниться бумажная ТК?

В настоящее время бумажная ТК остается на ответственном хранении самого работником (статья 48 КЗоТ). Однако, если во время 10.06.2021 ТК пребывала у работодателя, последний должен вернуть её владельцу после завершения внесения данных в электронный реестр. Закон № 1217 (пункт 2 Раздела II) предусматривает 5-летний период перехода, то есть до 10.06.2026.

В то же время, даже до этого периода, книга должна быть возвращена сотруднику в случае его увольнения. В реалиях войны возвращение трудовых книг часто инициируется самими сотрудниками во время работы. Для этого делается заявление:

«Прошу передать мне трудовую книжку на ответственное хранение».

После выдачи документа работник обязан поставить подпись в Книге движения TК и вкладышей к ним (пункт 7.1 инструкции № 58).  Учет поддерживается отделом кадров Компании и включает в себя все ТК, которые были приняты или отданы вновь под подпись с указанием серии и номера.

При увольнении сотрудник также подписывает свою личную карту.Когда работник получает право на индексацию заработной платы в 2025 году

Как создается ЭTK?

ЭTK является частью персональной учётной карточки сотрудника в Государственном реестре застрахованных лиц (пункт 5 части 4 статьи 20 Закона № 2464). Он содержит данные о:

• оформлении на работу,
• переводе,
• повышении квалификации, присвоении рангов, разрядов, категорий,
• прохождение стажировки,
• совершение присяги,
• увольнение и другие кадровые изменения.

На сегодняшний день эти данные формируются главным образом на основе отчетности работодателей - в частности, от Приложения Д5 к налоговому расчёёту. Тем не менее, также важно добавить эти сведения в бумажные ТК.

Как направить сведения в электронную ТК?

В соответствии с пунктом 6 Порядка № 1084, передача информации в ПФУ проводится через веб-портал ПФУ. Сканированные копии документов, подписанных электронным подписью сотрудника или страховщика, передаются. Загрузка оцифрованных файлов также разрешена.

Как указано в пункте 4 Порядка № 11-1, инициатор передачи сканирования может быть:

• или работодатель,
• или сотрудник, если ТК у него на хранении (см. Письмо Министерства экономики 22.11.2024 № 4701-05/83553-09).

В разделе «Коммуникация с ПФУ» на портале вы должны выбрать «информацию о трудовых отношениях» и отправить соответствующие файлы в формате XML-структуру, указанную в Приложении к Порядку № 11-1.

В течение периодов до 10.06.2021 есть два варианта:Как предпринимателю оформить наёмного работника

• Загрузка сканов соответствующих документов;
• Создание электронной записи в личной учетной записи с добавлением копий релевантных документов.

Требования к электронной копии

Согласно пункту 5 Порядка № 11-1, отсканированные копии должны:

• быть в цветовом формате;
• охватить все страницы в хронологическом порядке;
• четко отображает серию, формирует числа и другие данные;
• иметь разрешение не менее 300 dpi;
• сохраняться в форматах .jpg или .pdf;
• не превышать 1 МБ на файл.

После обработки ПФУ отправляет сообщение в электронный шкаф застрахованного лица (пункт 9 Порядка № 1084) в случае обнаружения:

• отсутствующие записи;
• ложных или неточных периодов работы;
• расхождений с реестром застрахованных лиц (особенно после 01.07.2000).

Если нет записи о трудоустройстве: можно ли трудоустроить?

Да, отсутствие бумажной ТК не создаст препятствий для устройства на работу, которая непосредственно следует из ст.24 КЗоТ. В этом случае сотрудник предоставляет один из вариантов:

• или бумажная ТК (при наличии),
• или извлечение из ЭТК.

Такое извлечение можно получить в Сервисном центре ПФУ или независимо через личную учетную запись на веб-портале ПФУ.

Работодатель:

• не обязан проверять наличие всех записей в TК (см. Письмо Министерства экономики 08.11.2023 № 4706-05/60275-09);
• не имеет права требовать TК с записью об увольнении с последнего места работы;
• не может заставить сотрудника приобрести TК, если это его первая занятость.

Тем не менее, есть нюанс: информация об увольнении приходит в ЭTK на основе отчетности работодателя (приложение Д5 к налоговому расчёту), и это занимает некоторое время. Если нет информации об увольнении в ЭTK, сотрудник должен предоставить копию приказа об увольнении, который, согласно ст. 47 КЗоТ обязан предоставить предыдущий работодатель.

Основные выводы по ЭTK:

1. Электронный учет работ обязателен с 10.06.2021. Сведения о трудовом стаже должны вноситься в Государственный реестр застрахованных лиц (Закон № 1217).
2. Сотрудник имеет право оставить бумажную ТК и требовать внесения в неё записей (статья 48 КЗоТ).
3. Работодатель обязан внести запись бумажную ТК по просьбе работника - отказ является незаконным.
4. Бумажные трудовые книги, которые хранились работодателем до 10.06.2021, должны быть возвращены сотрудникам на 10.06.2026 или ранее по заявлению или при увольнении (пункт 2 Раздела II закона № 1217).
5. ЭTK формируется на основе отчетов (приложение Д5) и бумажных документов. Важно оцифровать все записи трудового стажа (пункт Порядка № 1084).
6. Сканированные страницы работы должны быть ясными, цветными, в формате JPG/PDF до 1 МБ (пункт 5 Порядок № 11-1).
7. Вы можете передавать документы в ПФУ онлайн через портал - как работодателя, так и работника.
8. ПФУ сообщает об ошибках при сканировании через электронный кабинет - в случае неточностей или расхождений (пункт 9 Порядка № 1084).
9. Отсутствие ТК не является препятствием для занятости (статья 24 КЗоТ). Достаточно предоставить извлечение из ЭТК.
10. Если извлечение не имеет информации об увольнении - представить ​​копию приказа ою увольнении с предыдущей работы (статья 47 КЗоТ).