Ежегодный отпуск работника предпринимателя

03 января 2019 Пригодится для: Предприниматели

Как составить график отпусков, сколько дней длится отпуск работника предпринимателя, как считать и выплачивать отпускные.

Работник предпринимателя имеет такое же право на ежегодный отпуск, как и работники больших компаний и предприятий.

Кому предоставлять отпуск

Работникам, с которыми заключили трудовые договоры, нужно предоставить оплачиваемый отпуск. Даже тем, кто трудится у вас неполный рабочий день/неделю или работает по совместительству.

Отпуск накапливается начиная со дня приёма сотрудника на работу.

Срока давности у отпуска нет. Есть работники, которые игнорируют поход в ежегодный отпуск, но всё равно придётся выплатить им компенсацию при увольнении (ст. 24 ЗУ № 504).

Работодателей штрафуют за работников, которые два года подряд не были в полном отпуске (ч. 5 ст. 11 ЗУ № 504), или больше года — если работникам до 18 лет.

Вы не отвечаете за предоставление отпуска физлицам, с которыми работаете по договорам ГПХДоговор гражданско-правового характера. Отношения между вами не трудовые, а гражданско-правовые, и оплачивать им отпускные вы не обязаны.

Договоры ГПХ с физическими лицами

График отпусков

Его надо составлять каждый год, до 5 января. В графике устанавливается очерёдность отпусков, работники должны ознакомиться с ним под подпись (ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 ЗУ № 504).

График отпусков надо составить, даже если у вас работает три человека (письмо Минсоцполитики № 191/10/136-15). Это обязательный документ, его требуют инспекторы, когда приходят с проверкой. Мы советуем иметь график даже маленьким ФЛПФизическое лицо — предприниматель , у которых 1–2 работника, чтобы не переживать о штрафах.

Составляют график отпусков в произвольной форме и утверждают приказом.

Что указывают: фамилию и инициалы сотрудника, его должность; период отпуска, можно месяц начала отпуска или конкретную дату. Если указали месяц, конкретные даты работник согласует с вами. Тем более на протяжении года даты в графике можно менять (письмо Минсоцполитики № 475/13/116-15).

Рассчитывайте отпуска так, чтобы работники использовали их до конца года.

Когда положен отпуск

Работнику положен отпуск через шесть месяцев работы. Он может попроситься и раньше, предоставить отпуск или отказать — право работодателя.

Кому нельзя отказать в досрочном отпуске: инвалидам, беременным женщинам, совместителям, работникам с путёвкой в санаторий на руках и др. категориям работников, перечисленным в ч. 7 ст. 10 ЗУ № 504.

Право уйти в отпуск по заявлению в любое время есть у (ч. 13 ст. 10 ЗУ № 504):

  • работников до 18 лет;
  • лиц с инвалидностью;
  • одиноких матерей и женщин перед декретом или после него;
  • родителей, у которых больше двух детей до 15 лет или ребёнок-инвалид.

Как работодатель вы должны за 2 недели до отпуска уведомить работника о дате его начала (ч. 5 ст. 79 КЗоТ, ч. 11 ст. 10 ЗУ № 504). Если этого не сделать, он имеет право потребовать перенести отпуск на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 ЗУ № 504).

Если в графике отпусков указана конкретная дата начала отпуска и есть подпись работника в том, что с графиком он ознакомлен, можно обойтись без уведомления и сразу издать приказ о предоставлении отпуска.

Сотрудники часто меняют месяцы и даже сезоны похода в отпуск. Тогда они пишут заявление на ваше имя и просят перенести отпуск.

В каких случаях работодатель обязан перенести отпуск:

  • работник заболел и это подтверждает больничный;
  • сотрудник уходит в декретный отпуск;
  • работник выполняет государственные или общественные обязанности, например работает в избирательной комиссии или призван на военную службу;
  • ежегодный отпуск совпал с учебным.

Если график отпусков не составляли, то предоставлять их надо на основании заявления работника и приказа. Но в таком случае вы всё равно нарушаете трудовое законодательство.

Сколько длится отпуск

Отпуск рассчитывают в календарных днях (ч. 1 ст. 5 ЗУ № 504). За отработанный год положен отпуск не меньше 24 календарных дней (ст. 75 КЗоТ и ст. 6 ЗУ № 504). А некоторым работникам и больше, к примеру 31 календарный день работникам до 18 лет.

Праздничные и нерабочие дни не включают в отпуск (ч. 3 ст. 67 КЗоТ), а наоборот, увеличивают время отпуска на эти дни. Так, если работник ушёл в отпуск с 1 по 14 января, 1-е, 2-е и 7-е — выходные, их не засчитывают, а увеличивают отпуск на три дня.

Отпуск можно разделить на несколько частей, но основная непрерывная часть должна быть не менее 14 календарных дней.

Предприниматели так не делают, просто знайте, что можно установить продолжительность ежегодных отпусков до 59 дней и прописать это в трудовом или коллективном договоре.

Условие о неоплачиваемом отпуске в трудовом договор

Как посчитать дни отпуска

Дни отпуска считают пропорционально отработанному времени. Если сотрудник проработал полный календарный год — считать положенные ему дни отпуска легко.

Если отпуск 24 календарных дня за год, то месяц работы равен 2 дням отпуска, а за три полных месяца работы сотрудник имеет право на 6 дней отпуска. Но вы можете авансом разрешить отдыхать и дольше.

Как посчитать, сколько дней отпуска положено сотруднику, который проработал у вас, к примеру, 275 календарных дней:

  • за год положено 24 дня отпуска;
  • в году 11 праздничных и нерабочих дней, поэтому для расчёта берём 354 дня (365 − 11);
  • 24 / 354 × 275 = 18,64 ≈ 19 календарных дней отпуска.

Как считать отпускные

Чтобы посчитать отпускные, определяют среднюю зарплату и умножают её на количество дней отпуска (Порядок КМУ № 100). 

Как считать среднюю зарплату?

Определить расчётный период. Если работник отработал больше года — расчётный период 12 месяцев до месяца начала отпуска.

Отпуск начинается в январе 2019 года — расчётный период январь 2018-го — декабрь 2018-го.

Если сотрудник проработал меньше года, в расчётный период войдут полные месяцы с 1-го числа после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором работник идёт в отпуск.

Работник оформлен 3 сентября 2018 года, а в отпуск идёт с 11 февраля 2019 года, значит расчётный период: 1 октября 2018 года — 31 января 2019 года.

Если работник не проработал ни одного полного месяца, для расчёта берут его оклад.

Считаем календарные дни в расчётном периоде. Отнимаем праздничные и нерабочие дни, которые попали в этот период.

Также надо отминусовать от расчётного периода:

  • дни отпуска за свой счёт, если работник брал его;
  • дни, когда сотрудник не работал по вине работодателя (был простой);
  • дни отпуска по уходу за ребёнком до 3 лет (до 6 по медзаключению).

Определяем совокупный доход. Это весь доход, который вы выплатили работнику за расчётный период: зарплата, доплаты, больничные, отпускные за предыдущий отпуск, если они попали в расчётный период, командировочные (п. 3 Порядка КМУ № 100).

Не включают в совокупный доход одноразовые выплаты: материальную помощь, выходное пособие, оплаты отдельных поручений, компенсации, выплаты к праздникам (п. 4 Порядка КМУ № 100).

Все выплаты включают в совокупный доход в том размере, в котором они начислены, т. е. без удержания НДФЛНалог на доходы физических лиц и военного сбора.

Определяем среднедневную зарплату. Для этого делим совокупный доход за расчётный период на количество календарных дней, которое мы определили во втором шаге.

Рассчитываем отпускные. Среднедневную зарплату умножаем на количество календарных дней отпуска.

Разберём на примере.

Предприниматель заключил трудовой договор с работником 18 июня 2018 года.

С 14 января 2019 года работник идёт в отпуск на 24 календарных дня.

В 2018 году у работника была зарплата 3723 грн. Плюс за выполнение плана по продажам выплачивалась премия 1 тыс. грн в месяц.

Расчётный период: июль — декабрь 2018 года. Он отработал полных 6 месяцев. Количество календарных дней за этот период — 184. На этот период выпадает 3 праздничных дня: 24 августа — День независимости Украины, 14 октября — День защитника Украины, 25 декабря — Рождество Христово. Поэтому для расчёта берём 181 календарный день (184 − 3).

Суммарный заработок: (3723 грн + 1000 грн) × 6 = 28338 грн.

Среднедневная зарплата: делим заработок на количество календарных дней расчётного периода: 28338 грн / 181 к. д. = 156,56 грн.

Сумма отпускных: 156,56 грн × 24 к. д. = 3757,44 грн.

Если в расчётном периоде увеличивалась зарплата

Если в расчётном периоде было повышение оклада всем работникам, дополнительно надо скорректировать отпускные на коэффициент повышения.

Как посчитать коэффициент повышения? Оклад после повышения поделить на оклад до повышения.

Как это делается: например, вы выплачиваете работникам минималку: 3723 грн в 2018 году, с 1 января 2019-го — 4173 грн.

Коэффициент повышения равен: 4173 грн / 3723 грн = 1,121.

Работник идёт в отпуск в феврале 2019 года, всего проработал у вас 4 полных месяца, три месяца — с окладом 3723 грн. Его и надо откорректировать на коэффициент.

Заработок за три месяца, до повышения — 11169 грн. После корректировки — 11169 × 1,121 = 12520,50 грн.
Совокупный заработок за расчётный период: 12520,50 грн + 4173 грн = 16193,50 грн.

В результате и среднедневная зарплата, а значит, и отпускные получатся больше.

Предприниматели часто игнорируют корректировку, а спецы Гоструда об этом знают и штрафуют за это.

Когда выплачивают отпускные

За три дня до старта отпуска вы должны выплатить работнику отпускные (ч. 3 ст. 115 КЗоТ, ч. 1 ст. 21 ЗУ № 504). Выплатите позже — будет штраф. Гоструда обращает внимание на эти сроки при проверке.
Выплачивают отпускные за минусом налогов.

Налоги и сборы с отпускных

Отпускные облагаются теми же налогами и взносами, что и зарплата. Значит, из суммы отпускных надо удержать 18% НДФЛ и 1,5% военного сбора. На руки работнику надо выплатить сумму за минусом этих налогов.

В отчёте 1ДФ отпускные показывают вместе с зарплатой работника за этот квартал с признаком дохода «101».

ЕСВ. Начисляется 22% взноса от рассчитанной суммы отпускных. Если получилось, что общая сумма отпускных и зарплаты меньше минималки, надо будет доначислить ЕСВЕдиный социальный взнос до минимального страхового взноса.

В таблице 6 отчёта по ЕСВ отпускные показывают отдельно от других доходов, в отдельной строке, с кодом типа начислений «10», в том месяце, когда начисляли отпускные. И обязательно указать период, за который они начислены.

Если отпуск попадает на два разных месяца, то в месяце начисления его надо разбить и показать отдельными строками.

Например, если отпускные, 5 тыс. грн, начислены в декабре за отпуск, 12 дней которого приходятся на декабрь 2018 года, а ещё 12 — на январь 2019-го, то в отчёте по ЕСВ за декабрь 2018 года покажем:

— 1-я строка: в графе 10 код типа начислений «10», в графе 11 — 12.2018, в графах 17 и 18 — отпускные 2500 грн;
— 2-я строка: в графе 10 код типа начислений «10», в графе 11 — 01.2019, в графах 17 и 18 — отпускные 2500 грн.

Штрафы

Штраф размером с минималку — 4173 грн в 2019 году вам обеспечен, если:

  • нет графика отпусков;
  • не предоставили работнику ежегодный отпуск два года подряд или больше года работнику до 18 лет;
  • не выплатили отпускные за 3 дня до отпуска;
  • не провели корректировку, если в расчётном периоде у работника вырос оклад.

На 12519 грн вас оштрафуют, если просрочили выплату отпускных на месяц и больше (абз. 4 ст. 265 КЗоТ). 

Админштраф за эти нарушения: 510–1700 грн (ч. 1 ст. 41 КоАП).

Задайте свой вопрос

Все вопросы

Будьте всегда в курсе

Подпишитесь и получайте на почту свежие статьи о ведении бизнеса
и новостной дайджест.

Подборки