КЕП: отримання, продовження, скасування

17 липня 2023 Стане у пригоді для: Підприємці

ЕЦП став КЕП

Після вступу в силу ЗУ «Про електронні довірчих послуги» введено поняття «кваліфікований електронний підпис», замість «електронний цифровий підпис».

АЦСК перетворилися в кваліфікованих постачальників електронних довірчих послуг.

Електронний підпис від податкової

Безкоштовно можна отримати особистий ключ у кваліфікованого постачальника електронних довірчих послуг ІДД ДПС. Діє він два роки, а коли строк дії підійде до завершення, його можна буде продовжити без відвідування податкової.

Щоправда, видають електронний підпис тільки в обласних ДПІ й у податкових у великих містах. Вам не обов'язково отримувати ключі в податковій за пропискою, можете прийти в будь-який АЦСК поблизу.

Адреси — на сайті кваліфікованого постачальника. 

Під час карантину податкова видає КЕП за попереднім записом.

1. Заздалегідь записатися в пункт обслуговування, рекомендований час для попереднього запису — з 08:15 до 09:00. Телефон і адреси пунктів видачі у вашому регіоні можна подивитися в розділі «Контакти».
2. Підготувати пакет реєстраційних документів для одержання ЕЦП. Для звичайних фізосіб (ФОП отримують як звичайні фізособи) це заповнена реєстраційна картка, копія паспорта й ІПН, засвідчені написом «Згідно з оригіналом», підписом, ініціалами та прізвищем, датою засвідчення. Із собою потрібно взяти оригінали паспорта й ІПН. Перелік документів для фізосіб можна подивитися за посиланням.
3. Прийти в пункт обслуговування у призначений час із документами в засобах захисту від респіраторних захворювань.

Які документи потрібні для отримання КЕП

Коли підете по ключі, візьміть такі документи:

1. Заповнену українською мовою від руки заяву на отримання особистого ключа. Два екземпляри.
2. Копії 1–6-ї сторінок паспорта й сторінки зі штампом реєстрації місця проживання. Засвідчте своїм підписом.
3. Копія податкового номера — РНОКПП з вашим підписом (якщо через релігійні переконання податковий номер не отримували, у вас має бути відмітка в паспорті про це, треба подати копію цієї сторінки).
4. Із собою візьміть паспорт для посвідчення особи та флешку, на ній збережуть ваш сертифікат. Також ви можете завантажити його на сайті АЦСК, але тоді в заяві треба поставити відмітку, що погодилися, щоб його там розмістили.

Як заповнити реєстраційну заяву на КЕП

Форма заяви на ЕЦП єдина для звичайних фізосіб і для підприємців.

Інформація про документи й посилання на завантаження реєстраційних карт — у розділі «Отримання електронних довірчих послуг, у тому числі для програмних РРО». 

Реєстраційна картка ФО для отримання КЕП — 2023

Що заповнити:

1. Ваші ПІБ і податковий номер, якщо через релігійні причини не отримували РНОКПП — вказуєте серію й номер паспорта або номер ID-картки.
2. Інформацію про місце проживання. Пишіть область і населений пункт, зазначені в паспорті.
3. Номер телефону й електронну адресу для зв'язку з вами.
4. Ще потрібно придумати секретне слово і ключову фразу автентифікації. Вона знадобиться, якщо захочете заблокувати ключ телефоном. Номер, за яким це можна зробити в АЦСК: +380 44 284 00 10.
5. Поставте відмітку, якщо хочете, щоб ваш сертифікат був опублікований на сайті АЦСК податкової.

У формі заяви є розділ про формування сертифіката електронної печатки для ПРРО. Нагадаємо, що ви самі вибираєте, використовувати в програмному РРО електронний підпис або печатку, тож ви не зобов'язані генерувати печатку.

Більш того, у ПРРО не обов'язково використовувати саме КЕП, дозволяється використання вдосконаленого електронного підпису.

Видають особисто ФОП

КЕП видають тільки персонально ФОП, його не може отримати за вас представник, навіть за дорученням.

Це ускладнює життя підприємцям, які працюють за кордоном або не мають фізичної можливості особисто прийти за ключем. Але є варіант віддаленого отримання КЕП.

КЕП видають банки

Якщо ви клієнт ПриватБанку, ви можете безкоштовно і дистанційно отримати електронний ключ там. Не обов'язково мати рахунок ФОП, достатньо вашого особистого рахунку фізособи.

Цими ключами також можна підписувати звітність, документи, використовувати їх у всіх держсервісах, підписувати платежі в мобільному та інтернет-банкінгу, і не лише у Приваті.

Увійдіть у ваш персональний кабінет у Приват24, виберіть розділ «Всі послуги», пункт меню «Бізнес» — Електронний цифровий підпис — виберіть «Завантажити сертифікат». Підтвердьте свої дані, придумайте пароль і завантажте ключ. Строк дії КЕП ПриватБанку — 1 рік.Якщо у вас є рахунок ФОП, в акаунті для бізнесу в налаштуваннях підприємства виберіть пункт меню «Ключі КЕП».

Відкликати сертифікат можна також онлайн за посиланням. 

Безкоштовно можно сформувати електронний підпис в додатку «Дія».

Заяву про приєднання до договору скасували

Раніше після отримання ЕЦП треба було подати заяву про приєднання до договору про визнання електронних документів. Тепер окремі заяви подавати не треба (наказ Мінфіну № 261).

Приєднання до договору відбуватиметься автоматично після відправлення будь-якого першого електронного документа, підписаного новим КЕП. А підтвердження про приєднання — квитанція про прийняття документа ДПС.

Якщо КЕП отримали вже після того, як подали звітність, можете подати в ДПС будь-яку стандартну форму, наприклад запит на отримання виписки з реєстру платників ЄП. Підпишіть його новим КЕП, квитанція про прийняття заяви буде підтвердженням, що податкова визнала ваш підпис.

Відмовити в приєднанні до договору можуть у таких випадках:

• платник не перебуває на обліку в контролюючому органі, куди надіслав електронний документ;
• дані підписанта першого електронного документа не відповідають даним ЄДР про керівника/ФОП;
• у Єдиному держреєстрі є запис про припинення діяльності ФОП або юрособи;
• у Держреєстрі фізосіб — платників податків є інформація про закриття ФОП у зв'язку зі смертю.

Як продовжити дію КЕП дистанційно

Якщо у вас є чинний ключ КЕП від податкової й строк його дії незабаром спливе, можна отримати новий віддалено.

На сайті кваліфікованого постачальника електронних довірчих послуг податкової перейдіть на сторінку повторного формування сертифікатів за електронним запитом.

Важливо, щоб ваш поточний ключ був дійсним. Якщо ключ пошкоджений або ви забули пароль, скористатися цим способом не вийде.

Спочатку додайте файл вашого поточного ключа й укажіть пароль.

Укажіть пароль для нового ключа.

Завантажте сформований ключ і сертифікати.

Як скасувати сертифікат ключа КЕП

Якщо до ключа отримали доступ треті особи, його можна дистанційно скасувати через електронний запит за допомогою програми «ІІТ Користувач ЦСК-1».

Цим варіантом не можна скористатися, якщо сертифікат ключа пошкоджений або забули пароль.

Скасувати сертифікати ключів КЕП можна особисто в представництвах АЦСК податкової.

КЕП для ПРРО

Якщо використовуєте програмний РРО, електронний підпис, яким підписуєте звітність і документи з контрагентами, використовуйте і для ПРРО. Втім можете згенерувати печатку для цих потреб. Але, як ми вже писали вище, це не обов'язково.

Якщо з ПРРО працюють ваші співробітники, їм потрібно отримати електронний підпис на себе. Процедура отримання нічим не відрізняється від описаної вище. Отримати КЕП ваші працівники можуть у податковій, у ПриватБанку тощо.

Що важливо, дані про сертифікати електронних ключів, з якими ви чи ваші співробітники працюєте на РРО, треба внести до Реєстру.

Інакше кажучи, треба повідомити податківцям, хто працюватиме з ПРРО. Для цього подається «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа» за формою № J/F1391801. Це ваш КЕП і електронні підписи касирів, кожному касирові потрібен окремий КЕП.

Якщо з одним ПРРО працюватиме відразу кілька касирів, по кожному з них треба подати таке Повідомлення.