Передача трудовой книжки сотруднику: как это следует делать

22 августа 2024 Пригодится для: Предприниматели

Трудовая книжка должна пребывать у нанимателя, поскольку он отвечает за сбережение документов, а также записи в ней. Пока сотрудник трудоустроен, она хранится, а после увольнения ее следует вернуть. Подробнее рассмотрим алгоритм этих действий.

Когда сотруднику выдают книжку?

Трудовая книжка (далее просто книжка) должна быть передана нанимателем сотруднику в день, когда происходит увольнение. Тогда в книжке появляется надпись о данном статусе уволенного (пункт 4.1 Инструкции No58), а на случай, если ее хранил сам сотрудник, то в соответствии со статьей 47 КЗоТ, следует записать данные и вернуть книжку.Электронные трудовые книжки: увольняем работника

Есть важный аргумент, который состоит в том, что информация вносится нанимателем именно официально в день, когда увольняют человека, поскольку это будет считаться окончательным днем его трудоустройства.

Не забудьте, что согласно соответствующей Инструкции No58, важно отметить в записях время, место и длительность прохождения курсов повышения квалификации сотрудника за предыдущие два года.

Еще внесите данные про награждения и рабочие моменты, что следует заверить подписью директора (другого его представителя), все это подтверждается печатями предприятия и отдела кадров.

В пункте “Відомості про роботу” важно подписать все в определенной последовательности, о чем говорится ниже:

• Первая графа содержит пор. номер в соответствии с общим числом записей.
• Во второй графе дата прекращения работы.
• Третья должна содержать саму запись про увольнение сотрудника, которая будет начата со слова “Звільнений (а) у зв’язку/за” и следом идет причина увольнения, подтверждаемая соответствующей статьей законодательного документа. Это должен быть актуальный закон, который действует в момент увольнения. А нанимателю следует указать пункт, в рамках которого происходит уход сотрудника, ст. КЗоТ, иного документа в рамках ранее упомянутой инструкции по увольнению. Ведь есть разные основания для расчета того или иного сотрудника. Они описаны в статьях 38, 39 и пункте первом статей 36, 40, 41 КЗоТ. Для сотрудников государственной службы особенности окончания работы указываются в статьях с 83 и по 88 Закона о госслужбе.
  Должностные лица органов местного самоуправления принимаются на работу и прекращают деятельность в соответствии с ЗУ «О службе в органах местного самоуправления» и ЗУ «О местном самоуправлении в Украине».  При увольнении таковых обязательным пунктом указывают причину прекращения их работы.
• В четвертой графе пишется название документа, в соответствии с коим данный сотрудник увольняется. Это может быть внутренний приказ. Также пишется дата и номер такового.
  Но есть еще важный пункт. Пункт о прекращении работы со стороны начальства предприятия подкрепляется подписью и печатью как самого предприятия, так и кадровиков.

Как говорилось ранее, на руки сотрудник в день расчета получает книжку. Он расписывается об этом в личном документе (карточке), которая соответствует форме NoП-2, а еще Книге по учету трудовых книжек, по форме NoП-10.

Как трудовую книжку сотрудника отдают по причине его смерти

Если сотрудник умер или официально признан пропавшим без вести, то порядок передачи книжки таков:

Во-первых, книжку можно отдать лишь в случае смерти сотрудника или такого факта, установленного решением судебной власти. Тогда на таком основании оформляется приказ об окончании трудового договора.Как правильно уволить сотрудника

Во-вторых, в книжку умершего или отсутствующего без вести вписывается информация о данном факте. Это происходит, если она находится у нанимателя или, если против такой записи ничего не имеют родственники сотрудника. Данную информацию вносят в раздел книжки “Відомості про роботу”. В первой графе идет номер, а во второй на основании документа про факт смерти вписывается дата смерти. Однако дата распоряжения об окончании трудовых отношений не будет идентичной с числом смерти сотрудника. В третьей графе об окончании работы по причине смерти пишем: “Роботу припинено у зв’язку зі смертю, пункт 8 частина 1 статті 36 КЗпП України” или “Роботу припинено у зв’язку з визнанням судом особи безвісно відсутньою, пункт 8 частина 1 статті 36 КЗпП України”.

Не забудьте, что до 19 июля 2022 года в КЗоТ отсутствовала норма об окончании рабочих отношений в результате смертельного исхода. Были внесены изменения и появился пункт 8, про который писали выше. На его основании и нужно делать запись в книжке.

В четвертой графе должно быть название документа (распоряжения или же приказа) о, чем также упоминали выше, укажите его номер и число его составления.

Каждое упоминание о наградах и достижениях как в случае с увольнением живого сотрудника вносится и заверяется подписью начальника (Инструкция No58).

Правильно оформленную книжку покойника передаем его родным. Или отсылаем с помощью почтовых услуг, если на то есть воля родных сотрудника (Инструкция No58).

Что им необходимо предоставить, чтобы получить книжку своего покойного родственника? У них должны быть все необходимые документы. Как правило, паспорт, свидетельства о браке или же рождении. Все, что подтверждает родственную связь между ними. Еще необходимо предоставить заверенное письменное заявление о то, что между ними есть родственная связь, где указано место регистрации того, кто писал заявление.

Итоговым моментом является расчет работодателем своего бывшего сотрудника.

Трудовую книги отдают не по причине увольнения

Если сотрудник увольняется, то ему обязаны отдать книжку (Инструкция No58). Но может быть и по-другому. С 10 июня 2021 года наниматель вправе отдать книжку сотруднику не по причине окончания трудовых отношений. Законность такого мероприятия подтверждается пунктом 2 раздела II ЗУ No1217. В рамках законодательства, наниматель обязуется отдать книжку сотруднику под роспись по мере переноса их данных в созданный Реестр застрахованных лиц. В процессе переноса информации из книжек в данный реестр, отдавать книжки нельзя, ну, кроме варианта увольнения. Однако после завершения процесса перенесения данных о трудовой деятельности это можно сделать. Вот лишь нет четкого понимания, что будет считаться по закону завершением процесса. Тут можно утверждать, что сигналом для нанимателя будет информирование со стороны пенсионных органов. Таким образом, ему сообщат, что вся нужная информация перемещена в данный Реестр и можно отдавать книжку.

Сотрудник просто расписывается в ведомости о том, что получил на руки книжку. Как и в других случаях, все делается под роспись и с заявлением, печатями. Чтоб данный факт можно было подтвердить.

В двенадцатой графе книжки в таком случае важно указать, вследствие чего была отдана книжка. Нет смысла указывать дополнительные данные, просто сотрудник расписывается в тринадцатой графе.

Основанием для выдачи книжек бывает и проведение на территории Украины активных боевых действий (АБД). Соответственно сотрудники и начальство переживают о том, что в результате нештатных ситуаций документы могут быть повреждены. Саму процедуру сохранения книжек регулируют вышеуказанная Инструкция No58 и постановление Кабмина. Но в этих актах нет ничего об том, какие обстоятельства влияют на сохранение книжек.

Есть вариант передача нанимателем заверенных выписок из книжек, в которых будут указаны данные о работе.Трудовые изменения 2024 года: последние новации КЗоТ

Мы говорим, конечно же о мирном времени. Поскольку введение военного положения изменило множество сфер жизнедеятельности и законодательства, есть вероятность того, что при нахождении нанимателя в зоне АБД в рамках статьи 7 ЗУ No2136 он имеет право передать сотруднику книжку на период до окончания ВП.

Сам процесс организации делопроизводства по рабочим вопросам в зоне АБД меняется. Он регулируется нанимателем так как ему удобно. Конечно же, если все учитывается в плане рабочего процесса, начисления оплаты труда и так далее.

И тут важно знать, нанимателю можно в таком случае не следовать Инструкции No58 или постановления No301. С территориями, являющимися оккупированными или такими, где велись/ведутся АБД следует ознакомиться на сайте Министерства по вопросам реинтеграции временно оккупированных территорий.

Допустим, населенный пункт, где функционирует компания, внесен в список и тогда сотрудник смело может написать заявление и забрать книжку не увольняясь.

Что делать, если трудовая книжка сотрудником не забирается?

А теперь представьте себе, что сотрудник рассчитывается, вы готовите все необходимые документы, а он не приходит забирать трудовую книжку. Его попросту нет в день увольнения и нет в последующие дни. И тут даже не важна причина. Нам необходимо понять, что же делать.

Для такого случая советуем сделать акт отсутствия вашего сотрудника в дату, когда он должен уволиться. Это также согласуется с ранее указанной инструкцией. А в случае, когда сотрудник желал бы получить книжку почтовым переводом, это следует сделать. При наличии письма с его соглашением на такой способ передачи документов. Посылать следует заказное письмо и с описанием содержания, а также проконтролировать его вручение.

К сожалению, переслать такого типа документ за границу запрещается законом (пункт 2. Перечня No958). В таком случае, сотрудник обязан уполномочить доверенное лицо получить за него книжку. Ему просто нужно оформить доверенность и нотариально заверить документ. Без нее получить книжку путем расписки можно лишь при факте смерти самого сотрудника.

Итак, что нужно делать, если вы передаете доверенным лицам или почтовым отправлением трудовую книжку.Перевод сотрудника на иную должность

В Книге, которая учитывает наличие книжек напротив графы “Розписка працівника в отриманні трудової книжки” пишем: “направлено поштою”, если это так. Плюс важно указать дату уведомления, когда документ был вручен. Или же пишем: “видано за довіреністю”, указываем личную информацию того, кому на руки была выдана книжка и саму информацию о доверенности.

Может быть так, что ваш экс-сотрудник или его доверенные лица, родные не отвечают на ваши обращения. Им нужно забрать книжку и это одновременно касается вас. Как поступить при таких обстоятельствах, читайте ниже.

В соответствии с Инструкцией No58, два года после увольнения сотрудника такая книжка сохраняется вами отдельно от других. Если ее так и не забрали, она отправляется в архив самой компании. Всего сохраняться она будет пятьдесят лет, после чего ее обязаны ликвидировать.

Есть важное обстоятельство. Оно заключается в том, что перерыв, который стал причиной опоздания в передаче сотруднику книжки должен будет возмещен со стороны нанимателя сотруднику в виде среднего ежемесячного оклада за весь период невыдачи. Но это нужно будет сделать лишь, если причина задержки была с подачи самой компании.

Но самое интересное будет далее, поскольку вам придется исправлять записи в книжке, а дату увольнения признать недействительной. Реальной датой увольнения станет число, когда вы передадите саму книжку. Такова суровость закона.

Но, если сам работник не соизволил получить книжку, то вам не нужно будет ничего делать. Все санкции с вам снимаются, поскольку не вы не явились за книжкой, проигнорировали сообщения и обращения. На этот случай вам все же придется с помощью суда доказывать вашу непричастность к инциденту. Нужно будет обосновать и составить акт по поводу отсутствия вашего сотрудника, акт о причине отказа забрать книжку. И такие документы следует заверить подписями ответственных людей.Какие трудовые гарантии имеют сотрудники с инвалидностью

Вывод

Когда сотрудник рассчитывается, руководство обязано выдать ему в ту же дату трудовую книжку. Она должна содержать определенные записи в зависимости от того, где хранится (на работе или у самого сотрудника).

Если вдруг сотрудник скончался, в книжку вносится нанимателем пункт про окончание трудовой деятельности по причине смерти. Сам документ передается родным путем расписки или пересылается почтовым отправлением.

Также наниматель в силе передать сотруднику книжку не обязательно, если тот увольняется. Необходимо окончить передачу информации в пенсионные органы и тогда отдавать. Или вернуть книжку в условии проведения боевых действий на территории, где работает компания.

В случаях, когда у сотрудника нет возможности забрать книжку или он игнорирует нанимателя, ему направляется уведомление почтой или отсылается сам документ. Но последнее происходит лишь после письменного разрешения самого сотрудника.