Передача трудової книжки співробітнику: як це робити

22 серпня 2024 Стане у пригоді для: Підприємці

Трудова книжка має бути у наймача, оскільки він відповідає за збереження документів, а також записи у ній. Поки працівник працевлаштований, вона зберігається, а після звільнення її слід повернути. Докладніше розглянемо алгоритм цих дій.

Коли працівнику видають книжку?

Трудова книжка (далі просто книжка) має бути передана наймачем співробітнику у день, коли відбувається звільнення. Тоді в книзі з'являється напис про цей статус звільненого (пункт 4.1 Інструкції No58), а на разі, якщо його зберігав сам співробітник, то відповідно до статті 47 КЗпП слід записати дані та повернути книжку.Які трудові гарантії мають працівники з інвалідністю

Є важливий аргумент, який полягає в тому, що інформація вноситься наймачем саме офіційно в день, коли звільняють людину, оскільки це вважатиметься остаточним днем ​​її працевлаштування.

Не забудьте, що згідно з відповідною Інструкцією No58, важливо відзначити у записах час, місце та тривалість проходження курсів підвищення кваліфікації співробітника за попередні два роки.

Ще внесіть дані про нагородження та робочі моменти, які слід завірити підписом директора (іншого його представника), все це підтверджується печатками підприємства та відділу кадрів.

У пункті “Відомості про роботу” важливо підписати все у певній послідовності, про що йдеться нижче:

• Перша графа містить пір. номер відповідно до загального числа записів.
• У другій графі – дата припинення роботи.
• У третій графі має містити сам запис про звільнення співробітника, який буде розпочато зі слова “Звільнень (а) у зв'язку/за” і слідує причина звільнення, що підтверджується відповідною статтею законодавчого документа. Це має бути актуальний закон, який діє у момент звільнення. А наймачеві слід зазначити пункт, у рамках якого відбувається догляд співробітника, ст. КЗпП, іншого документа в рамках раніше згаданої інструкції зі звільнення. Адже є різні підстави розрахунку того чи іншого співробітника. Вони описані у статтях 38, 39 та пункті першому статей 36, 40, 41 КЗпП. Для співробітників державної служби особливості закінчення роботи зазначаються у статтях з 83 та 88 Закону про держслужбу.
  Посадові особи органів місцевого самоврядування приймаються на роботу та припиняють діяльність відповідно до ЗУ «Про службу в органах місцевого самоврядування» та ЗУ «Про місцеве самоврядування в Україні».  При звільненні таких обов'язковим пунктом вказують причину припинення роботи.
• У четвертій графі пишеться назва документа, відповідно до якого цей співробітник звільняється. Це може бути внутрішній наказ. Також пишеться дата та номер такого.
  Але ще є важливий пункт. Пункт про припинення роботи з боку начальства підприємства підкріплюється підписом та печаткою як самого підприємства, так і кадровиків.

Як говорилося раніше, на руки співробітник у день розрахунку отримує книжку. Він розписується про це в особистому документі (картці), що відповідає формі NoП-2, а також Книзі з обліку трудових книжок, за формою NoП-10.

Як трудову книжку співробітника віддають через його смерть

Якщо співробітник помер або офіційно визнаний зниклим безвісти, то порядок передачі книжки такий:

По-перше, книжку можна віддати лише у разі смерті співробітника чи такого факту, встановленого рішенням судової влади. Тоді на підставі оформляється наказ про закінчення трудового договору.Електронні трудові книжки: звільняємо працівника

По-друге, у книжку померлого чи відсутнього безвісти вписується інформація про цей факт. Це відбувається, якщо вона знаходиться у наймача або якщо проти такого запису нічого не мають родичі співробітника. Цю інформацію вносять до розділу книжки “Відомості про роботу”. У першій графі йде номер, а у другій на підставі документа факт смерті вписується дата смерті. Однак, дата розпорядження про закінчення трудових відносин не буде ідентичною з числом смерті співробітника. У третій графі про закінчення роботи через смерть пишемо: “Роботу припинено у зв'язку зі смертю, пункт 8 частина 1 статті 36 КЗпП України” або “Роботу припинено у зв'язку з визнанням судом особи безвісно відсутню, пункт 8 частина 1 статті 36 КЗпП України”.

Не забудьте, що до 19 липня 2022 року у КЗпП була відсутня норма про закінчення робочих відносин у результаті смертельного результату. Було внесено зміни та з'явився пункт 8, про який писали вище. На його підставі і потрібно робити запис у книжці.

У четвертій графі має бути назва документа (розпорядження або наказу) про, що також згадували вище, вкажіть його номер та число його складання.

Кожна згадка про нагороди та досягнення як у випадку зі звільненням живого співробітника вноситься та засвідчується підписом начальника (Інструкція No58).

Правильно оформлену книжку покійника передаємо його рідним. Або надсилаємо за допомогою поштових послуг, якщо на це є воля рідних співробітника (Інструкція No58).

Що їм потрібно надати, щоб отримати книжку свого покійного родича? У них мають бути всі необхідні документи. Як правило, паспорт, свідоцтва про шлюб або ж народження. Все, що підтверджує споріднений зв'язок між ними. Ще необхідно надати засвідчену письмову заяву про те, що між ними є родинний зв'язок, де вказано місце реєстрації того, хто писав заяву.

Підсумковим моментом є розрахунок роботодавцем свого колишнього співробітника.

Трудову книжку віддають не через звільнення

Якщо співробітник звільняється, йому повинні віддати книжку (Інструкція No58). Але можливо і по-іншому. З 10 червня 2021 року наймач має право віддати книжку співробітнику не через закінчення трудових відносин. Законність такого заходу підтверджується пунктом 2 розділу II ЗУ №1217. У рамках законодавства, наймач зобов'язується віддати книжку співробітнику під розпис у міру перенесення їх даних до створеного Реєстру застрахованих осіб.У процесі перенесення інформації з книжок у цей реєстр, віддавати книжки не можна, ну, крім випадку звільнення. Однак після завершення процесу перенесення даних про трудову діяльність це можна зробити. Ось тільки немає чіткого розуміння, що вважатиметься за законом завершенням процесу. Тут можна стверджувати, що сигналом наймача буде інформування з боку пенсійних органів. Таким чином, йому повідомлять, що вся потрібна інформація переміщена до Реєстру і можна віддавати книжку.

Співробітник просто розписується у відомості про те, що одержав на руки книжку. Як і в інших випадках, все робиться під розпис і із заявою, печатками. Щоб цей факт можна було підтвердити.

У дванадцятій графі книжки у разі важливо зазначити, унаслідок чого було віддано книжку. Немає сенсу вказувати додаткові дані, просто співробітник розписується у тринадцятій графі.

Підставою для видачі книжок є проведення на території України активних бойових дій (АБД). Відповідно співробітники та начальство переживають про те, що внаслідок позаштатних ситуацій документи можуть бути пошкоджені. Саму процедуру збереження книжок регулюють вищевказана Інструкція №58 та постанова Кабміну. Але в цих актах немає нічого про те, які обставини впливають на збереження книжок.

Є варіант передачі наймачем завірених виписок з книжок, в яких будуть вказані дані про роботу.

Ми говоримо, звичайно ж, про мирний час. Оскільки введення воєнного стану змінило безліч сфер життєдіяльності та законодавства, є ймовірність того, що при знаходженні наймача в зоні АБД у рамках статті 7 ЗУ № 2136 він має право передати співробітникові книжку на період до закінчення ВП.

Сам процес організації діловодства з робочих питань у зоні АБД змінюється. Він регулюється наймачем, оскільки йому зручно. Звичайно, якщо все враховується в плані робочого процесу, нарахування оплати праці і таке інше.

І тут важливо знати, наймачу можна в такому разі не дотримуватися Інструкції No58 або постанови No301. З територіями, які є окупованими або такими, де велися АБД, слід ознайомитися на сайті Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій.

Припустимо, населений пункт, де функціонує компанія, внесений до списку, і тоді співробітник сміливо може написати заяву та забрати книжку не звільняючись.

Що робити, якщо трудова книжка працівником не забирається?

А тепер уявіть собі, що співробітник розраховується, ви готуєте всі необхідні документи, а він не приходить забирати трудову книжку. Його просто немає в день звільнення і немає у наступні дні. І тут навіть не важлива причина. Нам необхідно зрозуміти, що робити.Переведення співробітника на іншу посаду

Для такої нагоди радимо зробити акт відсутності вашого співробітника в дату, коли він повинен звільнитися. Це також узгоджується із раніше зазначеною інструкцією. А якщо співробітник хотів би отримати книжку поштовим перекладом, це слід зробити. За наявності листа з його угодою такий спосіб передачі документів. Надсилати слід рекомендований лист і з описом змісту, а також проконтролювати його вручення.

На жаль, переслати такий документ за кордон забороняється законом (пункт 2. Переліку No958). У такому разі, співробітник зобов'язаний уповноважити довірену особу отримати за неї книжку. Йому просто потрібно оформити довіреність та нотаріально завірити документ. Без неї отримати книжку шляхом розписки можна лише за факт смерті самого співробітника.

Отже, що потрібно робити, якщо ви передаєте довіреним особам чи поштовим відправленням трудову книжку.

У Книзі, яка враховує наявність книжок навпроти графи “Розписка працівника у отриманні трудової книжки”, пишемо: “направлено поштою”, якщо це так. Плюс важливо вказати дату повідомлення, коли документ було вручено. Або ж пишемо: “видано за довіреністю”, зазначаємо особисту інформацію того, кому на руки було видано книжку та саму інформацію про довіреність.Може бути, що ваш екс-співробітник або його довірені особи, рідні не відповідають на ваші звернення. Їм потрібно забрати книжку, і це одночасно стосується вас. Як вчинити за таких обставин, читайте нижче.

Відповідно до Інструкції No58, два роки після звільнення співробітника така книжка зберігається вами окремо від інших. Якщо її так і не забрали, вона вирушає до архіву самої компанії. Усього зберігатиметься вона п'ятдесят років, після чого її зобов'язані ліквідувати.

Є важлива обставина. Воно полягає в тому, що перерва, яка стала причиною запізнення у передачі співробітнику книжки, повинна буде відшкодована з боку наймача працівникові у вигляді середнього щомісячного окладу за весь період невидачі. Але це потрібно буде зробити лише якщо причина затримки була з подачі самої компанії.

Але найцікавіше буде далі, оскільки вам доведеться виправляти записи у книжці, а дату звільнення визнати недійсною. Справжньою датою звільнення стане число, коли ви передасте саму книгу. Такою є суворість закону.

Але, якщо сам працівник не забажав отримати книжку, то вам не потрібно буде нічого робити. Усі санкції з вам знімаються, оскільки не ви не з'явилися за книжкою, проігнорували повідомлення та звернення. На цей випадок вам все ж таки доведеться за допомогою суду доводити вашу непричетність до інциденту. Потрібно буде обґрунтувати та скласти акт щодо відсутності вашого співробітника, акт про причину відмови забрати книжку. І такі документи треба завірити підписами відповідальних людей.

Висновок

Коли співробітник розраховується, керівництво має видати йому у той самий день трудову книжку.Вона має містити певні записи залежно від цього, де зберігається (на роботі чи в самого співробітника).

Якщо раптом співробітник помер, у книжку вноситься наймачем пункт закінчення трудової діяльності через смерть. Сам документ передається рідним шляхом розписки або надсилається поштовим відправленням.

Також наймач може передати співробітникові книжку не обов'язково, якщо той звільняється. Необхідно закінчити передачу інформації до пенсійних органів і тоді віддавати. Або повернути книжку за умови проведення бойових дій на території, де працює компанія.

У випадках, коли співробітник не має можливості забрати книжку або він ігнорує наймача, йому надсилається повідомлення поштою або надсилається сам документ. Але останнє відбувається лише після письмового дозволу самого працівника.