Як ФОП використовувати РРО у 2022 році

30 січня 2022 Стане у пригоді для: Підприємці

Ви зобов'язані використовувати РРО/ПРРО, якщо покупці платять вам готівкою або платіжними картками. При отриманні кожної оплати необхідно буде пробити клієнту фіскальний чек.

1-а група працює без РРО

Закон дозволяє підприємцям 1-ї групи працювати без РРО чи ПРРО (п. 296.10 ПКУ, п. 6 ст. 9 ЗУ «Про РРО»). Незалежно від того, яким видом діяльності займається такий ФОП.

ФОП працює з безготівковими розрахунками

РРО та ПРРО можна не використовувати, якщо приймаєте виключно безготівкові оплати від контрагентів. 

У розумінні податкової безготівковими вважаються оплати без використання платіжних карток:

1. Кошти з розрахункового рахунку покупця переводяться на поточний рахунок ФОП. Якщо ви веб-дизайнер, психолог, розробник, а клієнти та замовники оплачують ваші послуги на IBAN, ПРРО/РРО вам не потрібен.
2. Покупець вносить оплату через банк, для зарахування на рахунок ФОП.
3. Покупець вносить оплату готівкою через ПТКСПрограмно-технічний комплекс самообслуговування (платіжний термінал)., що належить банку.

Іншими словами, якщо оплата приходить з рахунку контрагента на ваш підприємницький рахунок або клієнт сплачує рахунок через касу банку, через ПТКС банку, РРО можна не використовувати.

Приміром, ви торгуєте онлайн і відправляєте покупцям замовлення поштою на умовах післяплати. Коли покупець отримуватиме посилку, він сплатить покупку, а обов'язок видати йому чек буде за поштою. Потім пошта перерахує гроші на ваш рахунок і для вас така операція вважатиметься безготівковою, а не розрахунковою, тому що гроші перераховуються на рахунок. 

А от якщо покупець оплатить замовлення на сайті, у посилку ви маєте покласти чек.

Оплати за послуги через банкінг та сервіси переказу грошей

Дозволяється не використовувати РРО/ПРРО при розрахунках за послуги, якщо ФОП отримав оплату за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування або сервісів переказу грошей (Приват24, Fondy, Portmone, LiqPay тощо), незалежно від того, де надаються ці послуги (п. 14 ст. 9 ЗУ «Про РРО»).

Еквайринг

Використання еквайрингу не звільняє від обов'язку використовувати РРО.

Через еквайринг ви приймаєте оплати картками в інтернеті або на наземних точках, але не створюєте фіскальні чеки й не передаєте дані про операції до податкової. А податківці вважають, що такі розрахункові операції мають реєструватись через РРО (ст. 2 ЗУ «Про РРО»).

Використання РРО чи програмних РРО передбачає, що по кожній оплаті пробивають чек, щоб відзвітувати перед податковою. І наприкінці зміни відправити в ДПС Z-звіт за всіма проведеними платежами.

З іншого боку, ФОП, які використовують РРО, зобов'язані забезпечити приймання оплат платіжними картами, тобто підключити торговий або онлайн-еквайринг (п. 1 Постанови КМУ № 878). Втім, у цій постанові немає жодного згадування про використання ПРРО.

Звичайний РРО чи програмний РРО

Рішення за підприємцем. Якщо не хочете нести витрати на підключення, використовуйте безкоштовний ПРРО, від податкової. Також можна зареєструвати звичайний РРО, а ПРРО — як резервний і використовувати його, якщо РРО вийде з ладу, і навпаки.

Зараз на ринку є багато рішень ППРО. Серед них є такі, що дозволяють приймати оплати картками і фіскалізувати ці операції, такий собі платіжний термінал з ПРРО.

Як зареєструвати ПРРО

Реєструють програмний РРО виключно онлайн, це можна зробити через кабінет платника, розділ «Заяви, запити для отримання інформації».

Ви подаєте «Заяву про реєстрацію ПРРО» — J/F 1316602 (форма № 1-ПРРО), вам присвоюють фіскальний номер, за яким ваш ПРРО ідентифікують у системі податкової.

Навіщо подавати форму 20-ОПП, якщо реєструєш ПРРО

Форму № 20-ОПП подають і підприємці теж за все рухоме і нерухоме майно, яким володіють або яке вони використовують у госпдіяльності.

У вас не вийде зареєструвати РРО/ПРРО без подання форми № 20-ОПП.

Річ у тому, що точці, на якій будете використовувати РРО/ПРРО, має бути присвоєно цифровий ідентифікатор об'єкта оподаткування (господарська одиниця, пересувний об'єкт, наприклад автомобіль кур'єра тощо) — це графа 5 форми № 20-ОПП.

Якщо реєструєте ПРРО не за місцем розташування, у графі «Ідентифікатор об'єкта оподаткування» потрібно вказати дані об'єкта оподаткування (офіс, квартира тощо) і реєстраційну адресу суб'єкта господарювання.

А ФОП 2-ї групи, які не мають об'єктів оподаткування, можуть вписати вісім нулів — «00000000» і адресу реєстрації ФОП, про це податківці заявили у своїй консультації в ЗІР, підкатегорія 109.24.

У будь-якому разі до подання заяви № 1-ПРРО слід подавати форму 20-ОПП.

КЕП для роботи з ПРРО

При роботі з програмним РРО в податкову треба передавати фіскальні чеки та звіти, підписані КЕПКваліфікований електронний підпис. Дані сертифікатів електронних підписів, які будете використовувати в роботі з ПРРО, вносяться до Реєстру програмних РРО.

Які особи працюватимуть із ПРРО, треба повідомити податківцям, подати «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа» за формою № J/F1391801. Це ваш КЕП і електронні підписи касирів, кожному касиру потрібен окремий КЕП.

Якщо з одним ПРРО працюватиме відразу кілька касирів, по кожному з них потрібно подати «Повідомлення» щодо КЕП.

Не можна працювати з ПРРО незареєстрованим КЕП.

Зареєстрували два і більше ПРРО — відповідно потрібні КЕП для касирів.

Якщо касири працюють із ПРРО ключами підприємця, то так робити неправильно. 

Що робити, якщо смартфон із ПРРО вкрали або він загубився

У цьому разі алгоритм дій ФОП такий: подаєте повідомлення № 2-ПРРО з відміткою «Крадіжка пристрою або компрометація ключа» — реєстрація такого ПРРО буде скасована (консультація в ЗІР, підкатегорія 109.24). І ви маєте зареєструвати новий ПРРО.

Чи можна ПРРО встановити на декілька смартфонів

Податківці зазначають, що один зареєстрований ПРРО можна використовувати тільки на одному пристрої, куди заведений касир з його КЕП. 

А от якщо використовуєте декілька ПРРО, потрібна відповідна кількість зареєстрованих касирів, за якими подали повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.

Тобто якщо смартфон із ПРРО вкрадено, використовувати дублікат ПРРО, встановлений на інший смартфон, не можна, принаймні це не передбачено законодавством і немає консультацій податківців про це.

Як завантажити інформацію про товари з найменуванням і ціною в ПРРО

Ще до початку використання ПРРО вам потрібно імпортувати в нього базу товарів/послуг із цінами.

У платних рішеннях реалізована інтеграція з обліковими системами типу 1С, можна завантажити файл Excel.

У безкоштовному ПРРО від податкової є рекомендації щодо формату файла для завантаження номенклатури товарів і послуг.

Формат файла — CSV, кожне поле береться в лапки ("), розділяється крапкою з комою (;).

Файл можна сформувати в Excel або Блокноті.

Послідовність полів:

• код товару (внутрішній);
• штрих-код, код за УКТЗЕД;
• код послуги за ДКПП;
• найменування товару;
• код одиниці виміру (шт., кг тощо);
• найменування одиниці виміру;
• ціна (грн);
• ПДВ (літера);
• ПДВ — ставка, %
• збір (літера);
• збір — ставка, %.

Такий файл із готовою базою товарів треба завантажити в «Довідники» — «Номенклатура».

Чи потрібно купувати грошовий ящик для готівки, якщо я використовую ПРРО на офлайн-точці?

Купувати грошовий ящик необов'язково. Ви можете тримати готівкову виручку в ящику стола або сейфі.