Табель обліку робочого часу

17 травня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

Навіщо вести

У табелі роботодавці ведуть облік відпрацьованого часу за кожним працівником окремо. Ведення такого обліку передбачено ч. 2 ст. 30 ЗУ «Про оплату праці».

Співробітник може бути відсутній через хворобу, піти у відпустку, взяти відгул або, навпаки, працювати понаднормово — це відмічають у табелі.

Дані з табеля використовують, щоб обчислити належну працівникові зарплату за фактично відпрацьований час. Так, понаднормову роботу, роботу у вихідні та свята оплачують у подвійному розмірі (ст.ст. 72, 106–107 КЗпП).

Із табеля видно, відпрацював співробітник місячну норму чи частину, відповідно до цього нараховують зарплату.

Табель обов'язково перевірять контролери Держпраці, якщо прийдуть із перевіркою (лист Мінсоцполітики № 5907/0/10-16/06).

Як підготуватися до перевірки Держпраці

Перевірити табель можуть податківці в частині правильності нарахування ЄСВЄдиний соціальний внесок, якщо ви платили працівникам зарплату менше мінімалки.

Ще записи в табелі підтверджують інформацію про факт початку трудових відносин із новими працівниками, яку роботодавець передає до ДФС у повідомленні (постанова КМУ № 413).

Форма табеля обліку

Табель обліку робочого часу — це поіменний список працівників із відмітками про відпрацьовані робочі години за місяць.

Є типова форма табеля — № П-5 (наказ Держкомстату № 489), у ній є все для обліку потрібних показників і нарахування зарплати. Її можна доповнювати або максимально спростити — залишити тільки актуальні для вас рядки.

Табель обліку робочого часу

Можете розробити табель під себе, залишити рядки для обліку робочого часу, явок і неявок працівників (лист Держслужби статистики № 9/4-10/9).

Як вести

Табель ведуть в електронному та паперовому вигляді. Тільки в електронному вести не можна.

Заповнюють табель за місяць. Шаблон на новий місяць готують заздалегідь, на основі табеля за попередній місяць і з урахуванням змін за прийнятими й звільненими працівниками.

Призначте відповідального за ведення табеля, наприклад бухгалтера, великі підприємства можуть дозволити собі посаду табельника. У підприємців це може бути менеджер або сам ФОПФізична особа — підприємець.

Заповнювати табель — трудовий обов'язок. Пропишіть його в посадовій інструкції та трудовому договорі з працівником. Щоб не вислуховувати обурення відповідального менеджера, що на нього повісили додаткові функції.

Порядок ведення табеля в нормативці не прописаний, але щоб кадрові документи були в порядку, затвердьте внутрішнє положення про ведення табельної обліку.

Табель використовують для нарахування зарплати, і важливо два рази на місяць вчасно передавати його бухгалтеру:

• з 1-го по 15-е число включно — для нарахування й виплати авансу;
• у кінці місяця — для розрахунку зарплати.

Відповідальний передає бухгалтеру заповнений табель за першу половину місяця 15-го числа, а бухгалтер повертає його 17-го. Можна передати засвідчену копію, яку підшиють до розрахунку зарплати, оформляти окремі табелі за першу і другу половину місяця, а потім робити зведений. Якщо так робитимете, пропишіть це в положенні або наказі.

Кого записувати в табель

До табеля вносять інформацію за всіма працівниками, в тому числі прийнятими на тимчасову роботу за строковим договором (лист Мінсоцполітики № 36-211).

Як підприємцю оформити працівника

Кожному працівнику, з яким уклали трудовий договір, призначте табельний номер, указуйте в документах з обліку праці та зарплати. Внутрішнім сумісникам присвоюють другий табельний номер.

Фізосіб, з якими співпрацюєте за договорами ЦПХДоговір цивільно-правового характеру, до табеля не вносите і табельний номер не призначаєте (лист Мінсоцполітики № 115/13/133-10).

Наявність виконавця в табелі — підтвердження трудових відносин із ним, і якщо під час перевірки виявиться, що така особа виконує обов'язки найманого працівника, а з нею укладено договір ЦПХ, а не трудовий, вас оштрафують на 125190 грн.

Внести до табеля нових працівників або викреслити звільнених можна, якщо є накази, що підтверджують прийняття чи звільнення.

Коли працівник не приходить на роботу з поважних причин — відпустка, лікарняний, відрядження, — це відмічають у табелі. Але має бути документально підтверджена підстава — накази, направлення, довідки.

Як заповнювати

Заповнюють табель щодня, відкривають першого числа місяця, закривають останнім. Новий місяць — новий табель.

Форма табеля № П-5 складається з двох частин. У першій — літерні та цифрові коди для позначення робочого часу, їх ви використовуєте для заповнення табеля: 

Друга частина — бланк самого табеля, де вказуєте номер запису, табельний номер, стать, ПІБ і посаду.

Дані з відпрацьованого часу і причини неявки на роботу вказують за днями й годинами. У правій частині таблиці підбивають підсумки.

Рядок за одним працівником, розділений на чотири частини, заповнюють так:

1. Перші два рядки — буквений або цифровий коди й відпрацьовані години за кожен календарний день з 1-го по 15-е число.
2. У третьому й четвертому рядках — такі самі дані за календарні дні з 16-го по 31-е.

Код — характеристика відпрацьованих годин: понаднормові, робота вночі або у вихідні, причини неявки на роботу — відпустка, лікарняний, прогул тощо.

Фіксують і скорочений робочий час, наприклад короткий робочий день перед святом, запізнення працівників. Ставлять фактично відпрацьовані години.

В останніх клітинках першого та другого рядка стоїть знак «Х» — вони зайві. У першій половині місяця 15 днів, що на один день менше, ніж максимально може бути в другій половині, — до 16 днів. Знак «Х» треба проставити в клітинках 29-го, 30-го і 31-гo, якщо в місяці нема цих календарних днів.

Наступний крок — відобразити відпрацьовану за місяць кількість днів і годин. Якщо була робота понад норму, вказати години за відпрацьований співробітником час:

• вечірні години — ВЧ;
• нічні години — РН;
• понаднормові — НУ;
• святкові та вихідні дні — РВ.

Наприкінці місяця підбиваєте підсумок — скільки годин відпрацював кожен працівник.

Ось так може виглядати заповнений табель обліку робочого часу в підприємця:

Після заповнення табличної частини табеля потрібно підбити підсумки даних із правої частини табеля і вказати їх у рядку «Разом» за всіма працівниками.

Заповнений табель підписує відповідальний за його ведення і передає бухгалтеру для нарахування зарплати.

Як виправляти помилки

Виправляти помилки в табелі не можна. Виняток — коли роботодавець не має відомостей, чому працівник відсутній. Так буває, коли працівник захворів у відпустці й приніс лікарняний лише після виходу на роботу.

Зміни вносять тільки після того, як працівник передав вам підтвердний документ. У шапці нового бланка табеля вкажіть дату заповнення й місяць, який коригуєте. Передайте виправлений табель бухгалтеру, він відкоригує зарплату.

Робота у вихідні та свята

У табелі не передбачено кодування для вихідних і святкових неробочих днів (ст. 73 КЗпП). У полях навпроти цих днів ставлять прочерки або залишають їх незаповненими.

Якщо залучили працівника до роботи в такий день, ставите код «РВ» (06). Але перед цим видайте наказ і пропишіть причину й розмір компенсації за роботу у вихідний:

• подвійна оплата;
• можливість відпочити в інший день (ст. 72 КЗпП). У табелі відгул позначають як інший невідпрацьований час, це код «ІН» («22») (лист Мінсоцполітики № 321/13/133-12).

Перед святами й неробочими днями робочий день скорочується на одну годину при п'ятиденному і шестиденному робочому тижні. У табелі вказуєте фактично відпрацьований час: 7-годинний скорочений робочий день при нормі 8 годин.

Перенесення робочих днів

Перенесений робочий день у табелі позначають як вихідний: ставлять прочерк або не заповнюють, а день, на який перенесли, — як робочий, проставляєте години роботи (лист Мінсоцполітики № 77/13/133-11).

Перенесення обов'язково оформляйте наказом.

Основна щорічна відпустка

Позначають кодом «В» (08) — проставляють у робочі та вихідні дні, які припали на відпустку.

Якщо на відпустку випали святкові й неробочі дні (ст. 73 КЗпП), їх не зараховують до періоду відпустки, а в табелі прокреслюють або залишають незаповненими.

Щорічна відпустка працівника підприємця

Дні хвороби та декрет

Дні, коли працівник на лікарняному через хворобу або по вагітності та пологах, позначають:

• «ТН» (26) — хвороба підтверджується лікарняним листком і оплачується;
• «НН» (27) — замість лікарняного є довідка, і цей період не оплачується.

Оплачують календарні дні хвороби чи декрету, тому в табелі відмічають усі дні, що припадають на цей період, як робочі, так і вихідні або святкові — їх не виключають із розрахунку для лікарняного.

Неповний робочий час

Який код використовувати, залежить від того, хто ініціював встановлення неповного часу:

• якщо це прохання працівника — код «РС» (02). Його використовують і для сумісників із неповним робочим часом;
• роботодавець — код «НД» (20).

Внутрішніх сумісників вписують у табель двічі під різними табельними номерами: один працівник — два рядки. В одному вказують час за основним місцем роботи з кодом «Р» (01), у другому — час роботи за сумісництвом із кодом «РС» (02), оскільки така робота виконується на умовах неповного робочого часу.

Підсумований облік робочого часу

При підсумованому обліку робочого часу розробляють графік роботи, за яким тривалість роботи на тиждень не перевищує норму в 40 годин на тиждень.

А тривалість роботи в обліковий період відповідає тривалості роботи за цей самий період у працівників із 5-денним робочим тижнем.

У табелі відображають роботу протягом дня, а не протягом зміни. Якщо у працівника 12-годинна зміна починається о 20:00, а закінчиться о 8:00 наступного дня, у табелі проставляєте в день початку зміни 4:00 (з 20:00 до 24:00), у день закінчення — 8:00 (з 0:00 до 8:00).

Понаднормова робота

Коли залучаєте співробітника до понаднормової роботи, в табелі проставляються години роботи з кодом «НУ» (05). Цей час оплачують у подвійному розмірі (ст. 106 КЗпП).

Невідомі причини відсутності працівника

Працівник був відсутній з невідомих причин — графи табеля «Відмітки про явки та неявки за числами місяця» не заповнюйте доти, поки працівник не з'явиться на роботі й не надасть документи, що був відсутній через хворобу, а якщо не надасть — це означає прогул.

Якщо працівник не з'явиться до того, як треба закрити табель і передати бухгалтеру для нарахування зарплати, проставляєте код «НЗ» (28) — неявка з нез'ясованих причин.

Після того як працівник принесе документ (лікарняний листок, довідку), проставите код «ТH», «НH» тощо. Оскільки виправляти в табелі не можна, доведеться його переоформити за весь місяць.

Звільнення посеред місяця

У табелі відмічаєте дні роботи до дня звільнення в звичайному порядку, після звільнення до кінця місяця ставите знак «Х».

Табельний номер звільненого не можна присвоювати іншому працівникові протягом трьох років.

Як правильно звільнити працівника

Скільки зберігати табель

Зберігати табель потрібно не менше року (ст. 408 Переліку № 578/5).

Якщо у вас є працівники зі статусом постраждалих від Чорнобильської катастрофи або співробітники зі шкідливими умовами праці, на них табелі зберігають 75 років (ст.ст. 445 і 685 Переліку № 578/5).

Якщо табеля обліку немає

У законодавстві нема санкцій за неведення табеля. Але без нього підприємець не зможе довести контролюючим органам правильність розрахунків із працівниками. А це вже штрафи за порушення трудового законодавства, мінімальний — у розмірі мінзарплати — 4173 грн (ст. 265 КЗпП), і адмінштраф від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП).

До того ж наявність табеля обліку робочого часу перевіряють контролери Держпраці.

Також табель знадобиться вам у суперечках із працівниками-прогульниками.