Табель учёта рабочего времени
17 мая 2019 Пригодится для: Предприниматели
Табель учёта рабочего времени — не пережиток прошлого, а нужный документ, на основании которого рассчитывают зарплату работникам. И да, предпринимателям тоже надо его вести.

Зачем вести
В табеле работодатели ведут учёт отработанного времени по каждому сотруднику отдельно. Ведение такого учёта предусмотрено ч. 2 ст. 30 ЗУ «Об оплате труда».
Сотрудник может отсутствовать по болезни, уйти в отпуск, взять отгул или, наоборот, работать сверхурочно — это отмечают в табеле.
Данные из табеля используют, чтобы посчитать положенную работнику зарплату за фактически отработанное время. Так, сверхурочную работу, работу в выходные и праздники оплачивают в двойном размере (ст.ст. 72, 106–107 КЗоТ).
Из табеля видно, отработал сотрудник месячную норму или часть, в соответствии с этим начисляют зарплату.
Табель обязательно проверят контролёры Гоструда, если придут с проверкой (письмо Минсоцполитики № 5907/0/10-16/06).
Как подготовиться к проверке Гоструда
Проверить табель могут налоговики в части правильности начисления ЕСВЕдиный социальный взнос, если вы платили работникам зарплату меньше минималки.
Ещё записи в табеле подтверждают информацию о факте начала трудовых отношений с новыми работниками, которую работодатель передаёт в налоговую в уведомлении (постановление КМУ № 413).
Форма табеля
Табель учёта рабочего времени — это поимённый список работников с отметками об отработанных рабочих часах за месяц.
Есть типовая форма табеля — № П-5 (приказ Госкомстата № 489), в ней всё для учёта нужных показателей и начисления зарплаты. Её можно дополнять или максимально упростить — оставить только актуальные для вас строки.
Можете разработать табель под себя, оставить строки для учёта рабочего времени, явок и неявок работников (письмо Госслужбы статистики № 9/4-10/9).
Как вести
Табель ведут в электронном и бумажном виде. Только в электронном вести нельзя.
Заполняют табель за месяц. Шаблон на новый месяц готовят заранее, на основе табеля за предыдущий месяц и с учётом изменений по принятым и уволенным работникам.
Закрепите ответственного за ведение табеля, например бухгалтера, большие предприятия могут позволить себе должность табельщика. У предпринимателей это может быть менеджер или сам ФЛПФизическое лицо — предприниматель .
Заполнять табель — трудовая обязанность. Пропишите её в должностной инструкции и трудовом договоре с сотрудником. Чтобы не выслушивать возмущения ответственного менеджера, что его нагрузили дополнительными функциями.
Порядок ведения табеля в нормативке не прописан, но чтобы кадровые документы были в порядке, утвердите внутреннее положение о ведении табельного учёта.
Табель используют для начисления зарплаты, и важно два раза в месяц вовремя передавать его бухгалтеру:
- с 1-го по 15-е число включительно — для начисления и выплаты аванса;
- в конце месяца — для расчёта зарплаты.
Ответственный передаёт бухгалтеру заполненный табель за первую половину месяца 15-го числа, а бухгалтер возвращает его 17-го. Можно передать заверенную копию, которую подошьют под расчёт зарплаты, оформлять отдельные табели за первую и вторую половину месяца, а затем делать сводный. Если будете так делать, пропишите в положении или приказе.
Кого вписывать в табель
В табель вносят информацию по всем работникам, включая принятых на временную работу по срочному договору (письмо Минсоцполитики № 36-211).
Как предпринимателю оформить наёмного работника
Каждому работнику, с которым заключили трудовой договор, назначьте табельный номер, указывайте в документах по учёту труда и зарплаты. Внутренним совместителям присваивают второй табельный номер.
Физлиц, с которыми сотрудничаете по договорам ГПХДоговор гражданско-правового характера, в табель не вносите и табельный номер не назначаете (письмо Минсоцполитики № 115/13/133-10).
Присутствие исполнителя в табеле — подтверждение трудовых отношений с ним, и если при проверке обнаружится, что такой исполнитель выполняет обязанности наёмного работника, а с ним заключён договор ГПХ, а не трудовой, вас оштрафуют на 125190 грн.
Внести в табель новых работников или вычеркнуть уволенных можно, если есть подтверждающие приём или увольнение приказы.
Когда сотрудник не приходит на работу по уважительной причине — отпуск, больничный, командировка, — это отмечают в табеле. Но должно быть документально подтверждённое основание — приказы, направления, справки.
Как заполнять
Заполняют табель каждый день, открывают первого числа месяца, закрывают последним. Новый месяц — новый бланк табеля.
Форма табеля № П-5 состоит из двух частей. В первой — буквенные и цифровые коды для обозначения рабочего времени, их вы используете при заполнении табеля:
Вторая часть — бланк самого табеля, где указываете номер записи, табельный номер, пол, ФИО и должность.
Данные по отработанному времени и причины неявки на работу указывают по дням и часам. В правой части таблицы подводят итоги.
Строку по одному работнику, разделённую на четыре части, заполняют так:
- Первые две строки — буквенный или цифровой коды и отработанные часы за каждый календарный день с 1-го по 15-е число.
- В третьей и четвертой строках — такие же данные за календарные дни с 16-го пo 31-е.
Код — характеристика отработанных часов: сверхурочные, работа ночью или в выходные, причины неявки на работу — отпуск, больничный, прогул и пр.
Фиксируют и сокращённое рабочее время, например короткий рабочий день перед праздником, опоздания работников. Ставят фактически отработанные часы.
В последних ячейках первой и второй строки стоит знак «Х» — они лишние. В первой половине месяца 15 дней, что на один день меньше, чем максимально может быть во второй половине, — до 16 дней. Знак «Х» надо проставить в ячейках 29-го, 30-го и 31-гo, если в месяце нет этих календарных дней.
Следующий шаг — отразить отработанное за месяц количество дней и часов. Если была работа сверх нормы, указать часы за отработанное сотрудником время:
- вечерние часы — ВЧ;
- ночные часы — РН;
- сверхурочно — НУ;
- праздничные и выходные дни — РВ.
В конце месяца подводите итог — сколько часов отработал каждый сотрудник.
Вот так может выглядеть табель учёта рабочего времени у предпринимателя:
После заполнения табличной части табеля нужно подвести итоги данных из правой части табеля и указать их в строке «Разом» по всем работникам.
Заполненный табель подписывает ответственный за его ведение и передаёт бухгалтеру для начисления зарплаты.
Как исправлять ошибки
Исправлять ошибки в табеле нельзя. Исключение — когда у работодателя нет сведений, почему работник отсутствует. Так бывает, когда работник заболел в отпуске и принёс больничный только после выхода на работу.
Изменения вносят только после того, как работник передал вам подтверждающий документ. В шапке нового бланка табеля укажите дату заполнения и месяц, который корректируете. Передайте исправленный табель бухгалтеру, он откорректирует зарплату.
Работа в выходные и праздники
В табеле не предусмотрено кодирование для выходных и праздничных нерабочих дней (ст. 73 КЗоТ). В полях напротив этих дней ставят прочерки или оставляют их незаполненными.
Если привлекли сотрудника к работе в такой день, ставите код «РВ» (06). Но перед этим издайте приказ и пропишите причину и размер компенсации за работу в выходной:
- двойная оплата;
- возможность отдохнуть в другой день (ст. 72 КЗоТ). В табеле отгул отмечают как прочее неотработанное время, это код «ІН» («22») (письмо Минсоцполитики № 321/13/133-12).
Перед праздниками и нерабочими днями рабочий день сокращается на один час при пятидневной и шестидневной рабочей неделе. В табеле указываете фактически отработанное время: 7-часовой сокращённый рабочий день при норме в 8 часов.
Перенос рабочих дней
Перенесённый рабочий день в табеле помечают как выходной: ставят прочерк или не заполняют, а день, на который перенесли, — как рабочий, проставляете часы работы (письмо Минсоцполитики № 77/13/133-11).
Перенос обязательно оформляйте приказом.
Основной ежегодный отпуск
Обозначают кодом «В» (08) — проставляют в рабочие и выходные дни, которые выпали на отпуск.
Если на отпуск пришлись праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ), их не учитывают в период отпуска, а в табеле прочёркивают или оставляют незаполненными.
Ежегодный отпуск работника предпринимателя
Дни болезни и декрет
Дни, когда работник на больничном по болезни или беременности и родам, отмечают:
- «ТН» (26) — болезнь подтверждается больничным листком и оплачивается;
- «НН» (27) — вместо больничного есть справка, и этот период не оплачивается.
Оплачивают календарные дни болезни или декрета, поэтому в табеле отмечают все дни, приходящиеся на этот период, как рабочие, так и выходные или праздничные — их не исключают из расчёта для больничного.
Неполное рабочее время
Какой код использовать, зависит от того, кто инициировал установление неполного времени:
- просьба работника — код «РС» (02). Его используют и для совместителей с неполным рабочим временем;
- работодатель — код «НД» (20).
Внутренних совместителей вписывают в табель дважды под разными табельными номерами: один работник — две строки. В одной указывают время по основной работе с кодом «Р» (01), во второй — время работы по совместительству с кодом «РС» (02), поскольку такая работа выполняется на условиях неполного рабочего времени.
Суммированный учёт рабочего времени
При суммированном учёте рабочего времени разрабатывают график работы, по которому продолжительность работы в неделю не превышает норму в 40 часов в неделю.
А продолжительность работы в учётный период соответствует длительности работы за этот же период у работников с 5-дневной рабочей неделей.
В табеле отражают работу в течение дня, а не в течение смены. Если у работника 12-часовая смена начинается в 20:00, а закончится в 8:00 на следующий день, в табеле проставляете в день начала смены 4:00 (с 20:00 до 24:00), в день окончания — 8:00 (с 0:00 до 8:00).
Сверхурочная работа
Когда привлекаете сотрудника к сверхурочной работе, в табеле проставляются часы работы с кодом «НУ» (05). Это время оплачивают в двойном размере (ст. 106 КЗоТ).
Неизвестные причины отсутствия работника
Работник отсутствовал по неизвестным причинам — графы табеля «Отметки о явкаx и неявках пo числам месяца» не заполняйте до того, как работник появится на работе и предоставит документы, что отсутствовал по болезни, не предоставит — значит это прогул.
Если работник не явится до того, как надо закрыть табель и передать бухгалтеру для начисления зарплаты, проставляете код «НЗ» (28) — неявка пo невыясненным причинам.
После того как работник принесёт документ (больничный листок, справку), проставите код «ТH», «НH» и пр. Так как исправлять в табеле нельзя, придётся его переоформить за весь месяц.
Увольнение в середине месяца
В табеле отмечаете дни работы до дня увольнения в обычном порядке, после увольнения до конца месяца ставите знак «Х».
Табельный номер уволенного нельзя присваивать другому работнику в течение трёх лет.
Как правильно уволить сотрудника
Сколько хранить табель
Хранить табель надо не меньше года (ст. 408 Перечня № 578/5).
Если у вас есть работники со статусом пострадавших от Чернобыльской катастрофы или сотрудники с вредными условиями труда, на них табели хранят 75 лет (ст.ст. 445 и 685 Перечня № 578/5).
Если табеля учёта нет
В законодательстве нет санкций за неведение табеля. Но без него предприниматель не сможет доказать контролирующим органам правильность расчётов с работниками. А это уже штрафы за нарушение трудового законодательства, минимальный — в размере минзарплаты — 4173 грн (ст. 265 КЗоТ), и админштраф от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КоАП).
К тому же наличие табеля учёта рабочего времени проверяют контролёры Гоструда.
Также табель пригодится вам в спорах с работниками-прогульщиками.