Товарный чек

06 мая 2020 Пригодится для: Предприниматели

При продаже товаров и предоставлении услуг продавец выдаёт покупателю расчётный документ: товарный чек, расчётную квитанцию или чек РРОРегистратор расчётных операций (кассовый аппарат)., если использует кассовый аппарат.

Считается, что расчётный документ подтверждает факт покупки и оплаты товара/услуги, а также возврата товаров/денег, удостоверяет переход права собственности на товар от продавца к покупателю. 

Товарные чеки используют в розничной торговле при наличных расчётах, продавец выдаёт их покупателям — физлицам и СПД (обычно товарный чек запрашивают, если закупают товар под отчёт, чтобы отчитаться в своей бухгалтерии).

Товарный чек — нефискальный документ, для покупателя — ФЛП на общей системе подтверждает факт покупки товаров за наличку, нужен для подтверждения затрат или возврата товара.

Первичные документы у предпринимателя

Форма товарного чека

Товарный чек при наличных расчётах выдают предприниматели, которые не используют РРО. Те, кто кассовые аппараты используют, выдают фискальные чеки.

Нет законодательно утверждённой формы товарного чека, а это значит, что вы можете выдавать покупателям чеки произвольной формы, но с указанием обязательной информации (п. 2 разд. II Положения № 13):

• надписи «Товарный чек»;
• номера чека и даты выдачи;
• наименования товара;
• единицы измерения;
• количества товара;
• цены и суммы за всё количество;
• итоговой стоимости купленных товаров, которая записывается прописью;
• подписи продавца.

Предприниматели для оформления товарного чека используют самую простую форму. Вот рекомендуемый шаблон:

Товарный чек

Заполнить чек можно от руки или на компьютере, оригинал отдаёте покупателю, а копию оставляете себе. Бывает, предприниматели используют нефискализированные кассовые аппараты для печати чеков. Купить бланки товарных чеков для заполнения вручную можно в интернет-магазине, 100 листков стоят порядка 8 грн.

Если заполняете товарный чек от руки, пустые строчки зачеркните буквой Z, чтобы покупатель не вписал лишние позиции.

Указывайте порядковый номер позиции, а если чек растянулся на несколько страниц, можете добавить в таблицу ячейку для подсчёта суммы по каждой странице, указывайте номера страниц. Двухстраничный чек можно распечатать на одном листе.

Если товарные чеки не выдаёте

В законодательстве не прописана ответственность за невыдачу товарного чека или расчётной квитанции для ФЛП, которые работаю с наличными. Такая ответственность предусмотрена для СПД, которые применяют РРО, за невыдачу фискального чека (ст. 17 ЗУ № 265).

Но это не значит, что предприниматели, которые РРО не используют, могут забыть о чеках. Какие моменты надо учесть?

Продавец по требованию покупателя должен выдавать товарные чеки, накладные и другие письменные документы, которые удостоверяют передачу права собственности на товар/услугу от продавца покупателю (п. 15 ст. 3 ЗУ № 265). Но это не означает, что, если покупатель выдать чек не попросил, вы не должны его выписывать.

Что предпринимателю нужно знать о правах покупателей

Налоговики настаивают, что выдавать покупателю товарный чек обязательно, даже если он не просит об этом (письмо ГФС № 24188/6/99-99-14-05-01-15). Это касается и ФЛП-единщиков, которые ведут упрощённый учёт. Другими словами, по мнению налоговой, на каждую покупку надо выписывать товарный чек.

Также не забывайте, что есть Закон о защите прав потребителей, который обязывает продавца выдать покупателю расчётный документ, удостоверяющий факт покупки, с отметкой о дате продажи (ч. 11 ст. 8 ЗУ № 1023). Ведь без чека покупатель не сможет доказать, что купил товар именно у вас, если впоследствии захочет обменять или вернуть его и получить обратно деньги, запросить устранение недостатков товара или обменять на качественный. А это уже нарушение прав потребителей (п. 8 ч. 1 ст. 21 ЗУ № 1023). Правда, прямой ответственности и за это нарушение нет.

Права потребителей: покупка и возврат

Хотим напомнить, что с 01.01.2021 г. вводится механизм «кешбэк»: если покупателю чек РРО на сумму от 850 грн выдан с нарушением (не на всю сумму покупки, нефискальный), он может пожаловаться на продавца, налоговики проведут проверку, если жалоба подтвердится — продавца оштрафуют, а покупатель получит вознаграждение.

На невыдаче чеков предпринимателя могут подловить налоговики, когда придут с контрольной покупкой. Если не выдали чек и не указали сумму в книге учёта, вас могут обвинить в сокрытии доходов.

Штрафы за неоприходование наличности отменили. Но к вам может быть применена административная ответственность по ст. 155¹ КоАП — 34–85 грн при первом нарушении.

Ведь, по мнению налоговой, ФЛП должны оприходовать наличные на основании письменных документов, которые должны выписываться на каждый товар, независимо от того, требует покупатель выдать ему товарный чек или нет.

Надо ли хранить чеки

Чек представляет интерес для ГНИ, поскольку подтверждает, что продавец получил доход.

Декларацию нужно формировать на основании сумм, подтверждённых первичными документами (п. 44.1 НКУ). Действует такая цепочка: декларацию по ЕН / декларацию о доходах на ОС предприниматели заполняют на основании книги учёта, а данные в книге учёта подтверждаются первичными документами.

Если будет налоговая проверка, контролёры могут потребовать предоставить документы по учёту доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения, документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов (пп. 16.1.5, п. 85.4 НКУ).

Но в налоговом законодательстве не прописано, что предприниматели, которые работают с наличными и не используют РРО, обязаны хранить копии товарных чеков, которые выдают покупателям.

У общесистемщиков товарный чек может подтверждать понесённые расходы, поэтому хранить его надо несколько лет.

Согласно п. 44.3 НКУ хранить документы, которые подтверждают доходы и расходы в декларациях предпринимателей, надо минимум 1095 дней с даты подачи отчётности, в которой они использовались. В законодательстве конкретно не прописано, что это требование касается хранения товарных чеков.

По своей значимости товарный чек может быть приравнен к первичным документам, если дело касается подтверждения понесённых расходов у общесистемщика и доходов, с которых ФЛП-единщик уплачивает ЕН.

Квитанция платёжного терминала не расчётный документ

По мнению налоговиков, POS-терминал распечатывает квитанцию, которая подтверждает инициирование перевода денег со счёта покупателя на счёт продавца, но не является расчётным документом в понимании ЗУ «Об РРО».

Это подтверждает и разъяснение Нацбанка, которое он предоставил на запрос налоговиков (письмо от 28.11.2019 г. № 57-0007/62082). Согласное ему, квитанция платёжного терминала подтверждает инициирование перевода денег со счёта плательщика на счёт продавца, а не факт продажи товара (получения услуги), она не является расчётным документом.

Поэтому копии квитанций платёжного терминала не надо хранить как первичный документ.