Товарний чек

06 травня 2020 Стане у пригоді для: Підприємці

При продажі товарів і наданні послуг продавець видає покупцю розрахунковий документ: товарний чек, розрахункову квитанцію або чек РРО, якщо використовує касовий апарат.

Вважається, що розрахунковий документ підтверджує факт купівлі й оплати товару/послуги, а також повернення товарів/грошей, засвідчує перехід права власності на товар від продавця до покупця. 

Товарні чеки використовують у роздрібній торгівлі при розрахунках готівкою, продавець видає їх покупцям — фізособам і СПД (зазвичай просять товарний чек, якщо закуповують товар під звіт, щоб відзвітувати у своїй бухгалтерії).

Товарний чек — нефіскальний документ, для покупця — ФОП на загальній системі підтверджує факт купівлі товарів за готівку, потрібен для підтвердження витрат або повернення товару.

Первинні документи у підприємця

Форма товарного чека

Товарний чек при розрахунках готівкою видають підприємці, які не використовують РРО. Ті, хто касові апарати використовують, видають фіскальні чеки.

Немає законодавчо затвердженої форми товарного чека, а це означає, що ви можете видавати покупцям чеки довільної форми, але із зазначенням обов'язкової інформації (п. 2 розд. II Положення № 13):

• напису «Товарний чек»;
• номера чека і дати видачі;
• найменування товару;
• одиниці виміру;
• кількості товару;
• ціни й суми за всю кількість;
• підсумкової вартості куплених товарів, яка записується прописом;
• підпису продавця.

Підприємці для оформлення товарного чека використовують найпростішу форму. Ось рекомендований шаблон:

Товарний чек

Заповнити чек можна від руки або на комп'ютері, оригінал віддаєте покупцеві, а копію залишаєте собі. Буває, підприємці використовують нефіскалізовані касові апарати для друку чеків. Купити бланки товарних чеків для заповнення вручну можна в інтернет-магазині, 100 аркушів коштують близько 8 грн.

Якщо заповнюєте товарний чек від руки, порожні рядки закресліть буквою Z, щоб покупець не вписав зайві позиції.

Вказуйте порядковий номер позиції, а якщо чек розтягнуся на кілька сторінок, можете додати в таблицю клітинку для підрахунку суми на кожній сторінці, вказуйте номери сторінок. Чек на двох сторінках можна роздрукувати на одному аркуші.

Якщо товарні чеки не видаєте

У законодавстві не прописана відповідальність за невидачу товарного чека або розрахункової квитанції для ФОП, які працюю з готівкою. Така відповідальність передбачена для СПД, які застосовують РРО, за невидачу фіскального чека (ст. 17 ЗУ № 265).

Але це не означає, що підприємці, які РРО не використовують, можуть забути про чеки. Які моменти треба врахувати?

Продавець на вимогу покупця має видавати товарні чеки, накладні та інші письмові документи, які засвідчують передання права власності на товар/послугу від продавця покупцю (п. 15 ст. 3 № 265). Але з цього не випливає, що, якщо покупець не попросив видати чек, ви не повинні його виписувати.

Що підприємець має знати про права покупців

Податківці наполягають, що видавати покупцю товарний чек обов'язково, навіть якщо він не просить про це (лист ДФС № 24188/6/99-99-14-05-01-15). Це стосується і ФОП-єдинників, які ведуть спрощений облік. Інакше кажучи, на думку податкової, на кожну покупку треба виписувати товарний чек.

Також не забувайте, що є Закон про захист прав споживачів, який зобов'язує продавця видати покупцеві розрахунковий документ, що засвідчує факт купівлі, з відміткою про дату продажу (ч. 11 ст. 8 ЗУ № 1023). Адже без чека покупець не зможе довести, що купив товар саме у вас, якщо згодом захоче обміняти чи повернути його та одержати назад гроші, попросити про усунення недоліків товару або обміняти на якісний. А це вже порушення прав споживачів (п. 8 ч. 1 ст. 21 ЗУ № 1023). Щоправда, прямої відповідальності й за це порушення немає.

Права споживачів: придбання і повернення

Хочемо нагадати, що з 01.01.2021 р. запроваджується механізм «кешбек»: якщо покупцю чек РРО на суму від 850 грн видано з порушенням (не на всю суму покупки, нефіскальний), він може поскаржитися на продавця, податківці проведуть перевірку, якщо скарга підтвердиться — продавця оштрафують, а покупець отримає винагороду.

На невидачі чеків підприємця можуть заскочити податківці, коли прийдуть із контрольною закупівлею. Якщо не видали чек і не вказали суму в книзі обліку, вас можуть звинуватити у приховуванні доходів.

Штрафи за неоприбуткування готівки скасували. Але до вас може бути застосована адміністративна відповідальність за ст. 155¹ КпАП — 34–85 грн при першому порушенні.

Адже, на думку податкової, ФОП повинні оприбуткувати готівку на підставі письмових документів, які мають виписуватися на кожен товар, незалежно від того, вимагає покупець видати йому товарний чек чи ні.

Чи треба зберігати чеки

Чек становить інтерес для ДПІ, оскільки підтверджує, що продавець отримав дохід.

Декларацію потрібно формувати на підставі сум, підтверджених первинними документами (п. 44.1 ПКУ). Діє такий ланцюжок: декларацію з ЄП / декларацію про доходи на ЗС підприємці заповнюють на підставі книги обліку, а дані в книзі обліку підтверджуються первинними документами.

Якщо буде податкова перевірка, контролери можуть вимагати надання документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування, документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (пп. 16.1.5, п. 85.4 ПКУ).

Але в податковому законодавстві не прописано, що підприємці, які працюють із готівкою й не використовують РРО, зобов'язані зберігати копії товарних чеків, які видають покупцям.

У загальносистемників товарний чек може підтверджувати понесені витрати, тому зберігати його треба кілька років.

За п. 44.3 ПКУ зберігати документи, які підтверджують доходи і витрати в деклараціях підприємців, треба мінімум 1095 днів з дати подання звітності, у якій вони використовувалися. У законодавстві конкретно не прописано, що ця вимога стосується зберігання товарних чеків.

Товарний чек за своєю значущістю може бути прирівняний до первинних документів, якщо йдеться про підтвердження понесених витрат у загальносистемника і доходів, з яких ФОП-єдинник сплачує ЄП.

Зберігати квитанції платіжних терміналів не треба

POS-термінал роздруковує квитанцію, яка підтверджує ініціювання переведення грошей з рахунку покупця на рахунок продавця і не є розрахунковим документом в розумінні ст. 2 ЗУ «Про РРО», так вважають податківці. 

Є роз’яснення Нацбанку, яке він надав на запит податківців (лист від 28.11.2019 р. № 57-0007/62082). Згідно з ним, квитанція платіжного термінала лише підтверджує ініціювання переведення коштів з рахунку покупця, а не факт продажу товару (отримання послуги).

Копії квитанцій платіжного термінала не треба зберігати як первинний документ.