Первинні документи у підприємця

15 березня 2019 Стане у пригоді для: Підприємці

Часто підприємці не оформляють первинних документів, бо думають, що вони їм не потрібні. Це не так.

Вести бухоблік і подавати фінзвітність підприємці не зобов'язані, а от первинний облік – так.

ФОПФізична особа — підприємець зобов'язаний вести первинний облік результатів своєї роботи (ч. 8 ст. 19 ЦКУ). Про це часто нагадує й податкова (лист ДФСДержавна фіскальна служба № 10714/6/99-99-13-04-02-15, консультація в ЗІРЗагальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс податкової, підкатегорія 107.11).

Коли потрібні первинні документи

Підприємець зобов'язаний документально оформляти операції, пов'язані з отриманням доходу, а загальносистемники — ще й із витратами.  

А формувати податкову звітність на основі сум, не підтверджених документами, взагалі заборонено (п. 44.1 ПКУ). Так, декларацію підприємці заповнюють на основі книги обліку, а дані в книзі мають підтверджуватися первинними документами.

Податківці можуть зажадати від вас надати документи з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування, документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів (пп. 16.1.5, п. 85.4 ПКУ). А ви зобов'язані їх надати.

Документи ФОП на загальній системі

Об'єкт оподаткування в загальносистемника — чистий дохід: виручка у грошовій і негрошовій формі мінус документально підтверджені підприємницькі витримати (п. 177.2 ПКУ).

Загальносистемники ведуть книгу обліку доходів і витрат, заповнюють її на підставі документів, що підтверджують суми доходів і витрат (п. 177.10 ПКУ). А реквізити документів, що підтверджують витрати, безпосередньо пов'язані з отриманим доходом, фіксують у самій книзі (п. 1 Порядку № 481).

Книга обліку доходів і витрат ФОП-загальносистемника

Дані в книзі вважаються достовірними, якщо у вас на руках є первинні документи:

• які підтверджують доходи, це може бути банківська виписка з рахунку, фіскальний чек при розрахунках готівкою через РРО, товарний чек, розрахункова квитанція, якщо отримали оплату готівкою без РРО;
• які підтверджують витрати — виписки банку, платіжні доручення, квитанції, фіскальні чеки, акти закупівлі, акти виконаних робіт, наданих послуг, товарно-транспортні накладні й інші документи, що підтверджують факт оплати й придбання товарів (робіт, послуг);
• на товар (накладні).

Ще у вас обов'язково мають бути документи, що підтверджують походження товару (п. 177.10 ПКУ), на проданий, — за яким дохід отриманий, і на той, що поки лежить на складі.

Товарний чек

Якщо використовуєте негрошові розрахунки — бартер, взаємозалік, оплату продукцією — такі операції підтверджують накладні на відвантаження товарів, акти виконаних робіт (наданих послуг).

Первинні документи можуть бути на папері або електронні, засвідчені ЕЦПЕлектронний цифровий підпис підприємця. Головне, щоб на них були обов'язкові реквізити (п. 2.4 Положення Мінфіну № 88).

Документи підприємця на ЄП

ФОП 1–3-ї груп єдиного податку без ПДВПодаток на додану вартість ведуть книгу обліку доходів, фіксують у ній лише підприємницькі доходи (пп.пп. 296.1.1–296.1.2 ПКУ). А дані з книги потім використовують для заповнення декларації з єдиного податку. Отже, ці суми повинні теж підтверджуватися первинкою. 

Все, що потрібно знати підприємцю про книгу обліку доходів

А податківці мають право вимагати у вас ці документи під час перевірки (пп. 20.1.6 ПКУ). Самі лише дані книги не дають достатніх підстав для підтвердження цих сум.

Без первинки незрозуміло, за що й за яким видом діяльності отримано дохід, а отже, за якою ставкою він буде оподатковуватися.

Наприклад, підприємцю 1-ї чи 2-ї груп ЄПЄдиний податок потрібні первинні документи, які підтвердять, що дохід він отримав від зареєстрованих видів діяльності й від дозволених контрагентів (населення, єдинників — для 2-ї групи). Бо інакше дохід оподатковуватиметься за ставкою 15%.

Дохід єдинника підтверджують:

• банківська виписка;
• товарний чек (розрахункова квитанція) при оплаті товарів;
• квитанція (акт) при оплаті послуг (робіт);
• фіскальний чек РРО при оплаті готівкою.

Крім первинних документів, що підтверджують суми у звітності, потрібні також підтвердні документи: договори, претензії тощо — на випадок, якщо треба довести, чому ті чи інші суми не включили в дохід.

Документи єдинника-посередника. Щоб довести, що транзитні гроші, які ви отримали як посередник, — не ваш дохід. Потрібно мати на руках договір, звіт посередника і первинку, що підтверджує, що транзитні суми перераховані другій стороні договору.

Посередницькі договори в підприємця

Отримали поворотну фіндопомогу. Якщо одержали на підприємницький рахунок ПФДПоворотна фінансова допомога — це гроші, які підприємець отримує в користування і зобов'язаний повернути. Видається за письмовим договором, у якому прописаний строк повернення і сума. , у вас має бути на руках договір ПФД, у якому буде зазначено строк повернення не більше 12 місяців, щоб ДФС не визнала ці гроші вашим доходом.

Єдинники не ведуть облік витрат, тому не зобов'язані мати документів, що підтверджують витрати на закупівлю товарів, оплату робіт чи послуг, документів про походження товару (п. 177.10 ПКУ). А контролери не можуть вимагати їх у вас.

А ось документи, що підтверджують виплату доходу фізособі, потрібні й єдинникам, щоб довести, що дохід неоподатковуваний або що податки ви вже сплатили.

Документи при поверненнях

Повернення предоплат і авансів обов'язково підтверджують документально. Адже раніше ви отримали гроші й включили до доходу.

Поворотну накладну або акт невідповідності оформляють, коли у покупця претензії до якості відвантаженого товару або наданої послуги, він хоче отримати назад гроші та повернути неякісний товар.

А щоб довести, що гроші повернули, оформляють документи, що підтверджують розірвання договору купівлі-продажу, листи-заяви покупця на повернення грошей, претензії постачальнику.

Повернення грошей покупцю підтверджує платіжне доручення, чек, квитанція тощо, а повернення товару продавцю — акт повернення товару, товарно-транспортна накладна тощо.

Як оформити повернення

Виплата доходу фізособі

Єдинники, які є податковими агентами своїх працівників і виконавців, з якими працюють за договорами ЦПХДоговір цивільно-правового характеру і яким виплачують дохід, повинні мати документи, що підтверджують утримання й перерахування з них податків або які містять підстави для неутримання (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.11).

А щоб підтвердити право не платити ПДФОПодаток на доходи фізичних осіб, військовий збір і ЄСВЄдиний соціальний внесок контрагенту-підприємцю, ви повинні мати докази, що дохід виплачений ФОП, а не звичайній фізособі.

Купили товар у звичайної фізособи

Якщо купували товари чи отримали послуги (роботи) у фізособи, оформляйте такі угоди документами, а їх підтверджують:

• договір і акт закупівлі (виконаних робіт, наданих послуг);
• платіжне доручення, квитанція, що підтверджує виплату грошей фізособі й факт перерахування ПДФО і ВЗ до бюджету;
• відомості з форми № 1ДФ, де зазначено суми нарахованого й виплаченого на її користь доходу й утриманого ПДФО і ВЗ.

Безоплатне отримання

Навіть якщо отримуєте щось безкоштовно, потрібен письмовий договір дарування чи інший договір, який не передбачає грошової або іншої компенсації вартості таких товарів (робіт, послуг) чи їх повернення.

Сам факт безоплатного отримання підтверджує накладна, акт приймання-передачі товару (для товару), договір безоплатного надання послуг (для послуг).

Якщо таких документів немає, а прийшла перевірка, то вартість цих товарів/послуг можуть визнати вашим доходом, не підприємницьким, а цивільним, і вам доведеться сплатити з нього ПДФО 18% і ВЗ 1,5% (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.04).

Обов'язкові реквізити первинних документів

Первинні документи можуть бути:

1. строго встановленої форми —це зазвичай бланки суворого обліку, які виготовляють типографським способом за зразками типових або спеціалізованих форм. У таких документах не можна нічого виправляти, доповнювати новими рядками й реквізитами;
2. типових і спеціалізованих форм, коли допускається включати додаткові реквізити;
3. самостійно розроблені підприємцем, з обов'язковими реквізитами.

Документи можуть бути на папері або в електронній формі, головне, щоб у них були присутні обов'язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 ЗУ № 996):

• назва документа (форми);
• дата складання й місце;
• назва ФОП і його податковий номер;
• зміст операції: купівля-продаж, надання послуг та їх найменування, одиниці виміру (шт., літри, упаковки);
• особа, яка відповідає за угоду, у підприємця це часто він сам, може бути менеджер або продавець;
• особистий підпис ФОП, прізвище й ініціали.

Додаткові реквізити — номер документа, підстава для здійснення операцій, дані документа, який засвідчує особу покупця чи замовника (п. 2.4 Положення № 88).

Вільні рядки в первинних документах прокреслюють (п. 2.11 Положення № 88, консультація в ЗІР, підкатегорія 104.05).

Скільки часу зберігати первинні документи

Зберігати документи, які підтверджують доходи й витрати в деклараціях, треба мінімум 1095 днів із дати подання звітності, у якій дані з них використовувалися (п. 44.3 ПКУ).

Як штрафують, якщо документів немає

Штраф за відсутність первинних документів — 510 грн за перший раз і 1020 грн, якщо первинних документів не виявиться, коли контролери схочуть їх перевірити повторно протягом року, у якому був застосований штраф (п. 121.1 ПКУ).

Штрафи у ФОП: книга обліку, РРО, працівники, ліцензії

За незбереження первинних документів можуть накласти адмінштраф — від 85 до 170 грн (ст. 163¹ КпАП). Повторно за те сам порушення — від 170 до 255 грн.

Утім, застосувати ці штрафи контролери можуть, якщо ПКУ встановлено обов’язок складати й зберігати первинні документи.

Фіскальні й товарні чеки: коли видавати

Які документи оформляти

Якими документами оформити операції купівлі/продажу товарів (робіт, послуг):

1. договір, він може бути паперовий чи усний, але краще, якщо буде на папері;
2. рахунок-фактура, вказують тип товару або послуги, кількість позицій, ціну, підсумкову суму до сплати й реквізити для оплати. Рахунок не первинний документ, він не фіксує операцію й узагалі може бути не оплачений; 
3. товарний чек, розрахункова квитанція при оплаті готівкою, фіскальний чек при оплаті через РРО. Підтверджує, що ви отримали гроші, а покупець — товар. При безготівковій оплаті (внесенні грошей на розрахунковий рахунок) підтвердженням оплати буде банківська виписка;
4. накладна — її підписують постачальник і одержувач під час відвантаження товару;
5. акт наданих послуг / виконаних робіт — при наданні послуг (виконанні робіт) його підписують;
6. поворотна накладна чи акт невідповідності — документи на повернення.

Документ вважається первинним, якщо операція виконана — товар відвантажений / роботи виконані й оплата отримана.

Якщо працюєте в роздрібній торгівлі або обслуговуєте звичайних фізосіб, не забувайте видавати покупцям розрахункові документи, вони засвідчують факт купівлі із зазначенням дати продажу, і їх зазвичай вимагають при оформленні повернення (ч. 11 ст. 8 ЗУ № 1023, п. 2 ст. 3 ЗУ «Про РРО»).