Как организовать товарный учёт ФЛП

10 февраля 2021

Чтобы видеть движение товаров, контролировать их остатки и места хранения, нужно организовать товарный учёт.

Зачем ведут товарный учёт

Чтобы знать количество товара в наличии на текущий момент. Если складов или точек несколько, вы будете понимать, в каком из них находится нужная позиция и где она лежит. Ваша задача — чтобы учётное и фактическое количество товаров были равны, тогда вы избежите ситуаций с продажей товара, которого нет в наличии.

Отслеживать историю перемещений товара — с момента заказа у поставщика до продажи клиенту. Случается, что нужно поднять историю поставок и продаж в случае утери или разногласий с контрагентами.

Проводить инвентаризацию, пересчитывать и искать товары для выдачи клиентам. Сложно провести инвентаризацию, обнаружить хищения, если какие-то товары не учтены.

Избежать недостач, излишков, пересортиц и ошибок сотрудников во время оформления заказов и продаж.

А ещё если вести учёт, проще разгрузить склад: отсортировать залежавшиеся и бракованные изделия, которые нужно списать, вернуть поставщику или продать со скидкой.

Планировать закупки: вовремя закупать популярный товар, а не интуитивно загружать склад ненужным ассортиментом, основываясь на умозаключениях менеджеров. И не замораживать деньги в складских запасах.

Анализировать спрос и продажи: определять ходовой и неликвидный товар, отслеживать статистику возвратов и историю покупок.

Если учёт не вести, бесконтрольный товар может затеряться или пропасть со склада. И если обнаружите это слишком поздно, найти ответственного или виновного сотрудника будет проблемой. Возможно, он уже не работает в компании. А если сотрудники давно промышляют по отработанным схемам и подворовывают, ваши убытки могут измеряться сотнями тысяч.

Выберите программу товарного учёта

Если у вас одна точка — магазин или небольшое производство, необязательно заморачиваться сложными программами, можно вести учёт в удобной таблице Excel, хотя бы в формате «пришло — ушло — возвращено — осталось».

А вот если у вас несколько точек в разных городах, наземный магазин и сайт, где продаёте товары, лучше вести автоматизированный учёт в программе типа 1С, «Мой склад», «Деловод».

Там есть все необходимые операции с товаром, можно настраивать цены и учитывать программы лояльности, печатать складские документы — счета, накладные, акты приёма-передачи и пр.

Чем ещё удобны такие программы: можно быстро формировать отчёты и аналитику по продажам, закупкам и остаткам в разрезе менеджеров и в целом по компании.

Товарные запасы и оборачиваемость товара

Нужно назначить матответственных

Нужно определиться, кто из сотрудников будет отвечать за операции с товаром и вести складской учёт. Это могут быть кладовщик, менеджер по логистике или товаровед.

Если доверили эти функции человеку, который ранее не занимался складским учётом, его нужно обучить и провести с ним инструктаж о правилах приёма, хранения, списания и отгрузки продукции.

Такой сотрудник должен знать, по каким документам принимать/выдавать товары, как действовать в случае недовозов и бракованной продукции и т. д.

То есть у вас должны быть внутренние инструкции.

Договор полной материальной ответственности подпишите со складскими сотрудниками случай на необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных им для хранения или для других целей (п. 1 ст. 134 КЗоТ).

Работник должен будет возместить работодателю причинённый ущерб в полном объёме, без привязки к размеру его зарплаты или другим ограничениям.

Матответственность работников предпринимателя

Договор матответственности можно подписать с сотрудником только при наличии условий для сотрудника:

  • непосредственно обслуживает или использует деньги (товар), имущество, принадлежащее компании;
  • достиг 18 лет;
  • должность и трудовые обязанности определены в Перечне № 447. Назначить матответственными всех подряд нельзя. Есть судебные решения, в которых отказывают в удовлетворении требований о взыскании ущерба в полном объёме, если должность сотрудника прямо не указана в Перечне № 447. К примеру, в Перечне есть товаровед и кладовщик, но нет логиста — лучше придерживаться перечня.

В обязанности работника должны входить работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных ему ценностей.

Работник может отказаться подписать договор о полной матответственности, а вы вправе уволить его за неисполнение трудовых обязанностей. Ведь при заключении трудового договора он согласился нести ответственность.

Документы

Каждая операция — оприходование, перемещение, возврат, списание, расход, инвентаризация — должны быть оформлены соответствующими первичными документами.

Очень важно документально фиксировать каждое движение товара от поставщика к клиенту. Требуйте каждый раз документ у поставщика, когда принимаете товар, и не забывайте выдавать документы клиентам при продаже.

Документ на товар — это подтверждение приобретения товара, вашего права на него и доказательство факта операции с товаром на случай спорной ситуации.

Используйте такие документы для операций с товаром:

Товарные, приходные/расходные накладные требуйте у поставщиков, когда принимаете товар. Если работаете как посредник, принимать товар на комиссию и возвращать можно по акту приёма-передачи товара (в обе стороны).

Возвратная накладная — если хотите вернуть часть непроданного или невостребованного товара поставщику, вместе с товаром передавайте возвратную накладную. Если товар покупатель возвращает вам, возвратную накладную оформляете вы.

ТТНТоварно-транспортная накладная — основной документ на перевозку товара, на основании которого ведётся учёт ТМЦ на пути их перемещения, осуществляются расчёты за перевозку груза и учёт выполненной работы. На основании ТТН могут учитываться ТМЦ — их списание, оприходование, складской учёт.

Таможенные декларации — основной документ при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Оформляет распорядитель груза, а заверяет таможенный инспектор. Служит основанием для пропуска товара через границу.

Акты приёма-передачи на ответственное хранение — если принимаете или, наоборот, передаёте ТМЦ другим лицам на какой-то период под полную матответственность за плату — это ответственное хранение. К товару прилагается акт.

Акты закупки — если товар приобрели у физлица.

Накладная на внутреннее перемещение — оформляется при перемещении товара между вашими складами и точками, к примеру с оптового склада в розничный магазин и обратно, а также между матответственными лицами.

Акт несоответствия — составляете, если при приёмке товара от поставщика обнаружили несоответствия качества, комплектности или маркировки товара. В акте указываете количество осмотренной продукции и описываете выявленные при её приёме дефекты. Вместе с актом надо составить письмо-претензию о некачественном товаре, указать, что именно требуете от поставщика — устранить недостатки, заменить товар или вернуть деньги.

Вообще особое внимание уделяйте оприходованию товара: в момент приёмки обязательно нужно проверять упаковку, тару, маркировку и ассортимент по количеству и качеству. Если вовремя не заметить товар с браком, в меньшем количестве или плохого качества, доказать вину поставщика будет сложно. Иногда товар портится не по вине поставщика, а в процессе транспортировки или выгрузки, но вы вправе отказаться от него.

Книга учёта и первичные документы у ФЛП в 2021 году

Все эти документы можно сформировать в специальной бухгалтерской программе или программе складского учёта.

Фискальные чеки РРО/ПРРО, товарные чеки — при продаже товара покупателю.

Все эти документы надо хранить и при проверке предоставить проверяющим. Если документов не будет, товар могут посчитать бесплатно полученным и потребовать письменный договор дарения, по которому не предусмотрена денежная компенсация (п. 292.3 НКУ).

Сверка с поставщиками и проведение инвентаризации

При получении и отгрузке товаров могут произойти ошибки, которые приводят к пересортице, недостаче, излишкам товара.

Чтобы избежать разногласий с поставщиками по принятой продукции и её оплате, сверяйтесь с поставщиками. С какой периодичностью проводить сверку, решать вам, важно согласовать взаиморасчёты с двух сторон и документально это оформить.

А вот чтобы подчистить склад и выровнять фактические и учётные остатки товаров, выяснить, в каком состоянии товар, есть ли факты хищения и порчи, нужно провести инвентаризацию.

Инвентаризацию обычно проводят, когда выкупают/продают/сдают в аренду имущество, меняется матответственное лицо, есть факты хищения, закрывают ФЛП / ликвидируют компанию и пр.

По закону ФЛП не обязан проводить инвентаризацию, но можно это делать для внутреннего порядка и учёта матценностей, а ещё инвентаризацию могут потребовать налоговики при проверке.

Кто проводит: поскольку инвентаризация проводится в свободном порядке, это может быть сам предприниматель или его работники, но точно не налоговики (пп. 20.1.9 НКУ).

Как оформить: в произвольной форме, документ можно составить самостоятельно или распечатать из программы складского учёта стандартные инвентаризационные документы, это:

  • инвентаризационная опись — в ней фиксируют наличие, состояние и оценку имущества на складе, если есть ТМЦ других СПД на ответственном хранении, указывают и их тоже;
  • акт инвентаризации — в нём описываете наличие и состояние позиций с учётом сопоставления с данными бухучёта;
  • сличительная ведомость — отражает расхождение между данными бухучёта и данными в инвентаризационной описи и акте;
  • результаты, выводы и решения по инвентаризации фиксируются в протоколе. Причины недостач, потерь, излишков; предложения по зачёту в результате пересортицы, списанию недостач и принятые меры по предотвращению таких потерь и недостач, другая существенная информация об оценке активов.

Инвентаризация в магазине или на складе будет выглядеть так:

  1. Нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись. Если найдёте несоответствие по качеству/количеству — надо оформить акты.
  2. Опись и акты надо сверить с учётными данными в программе учёта. И составить сличительную ведомость с результатами инвентаризации по каждому товару.
  3. Оформить ведомость учёта результатов.
  4. Принять решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц, если ущерб имеет место.

Можно издать еще приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, но для ФЛП это необязательно.

Если во время проведения инвентаризации часть товаров находится в пути, на хранении в других местах — на них оформляются соответствующие документы: формы № инв-6 и № инв-5.

За какие периоды можно проводить инвентаризацию: инвентаризация проводится только по состоянию на текущую дату, ведь вы можете зафиксировать состояние товаров на складе на данный момент, а не задним числом.

Когда проводить. Вы сами устанавливаете периодичность с учётом специфики бизнеса.

Минимум — раз в год, перед закрытием периода, если у вас небольшое движение товара и немного товарных позиций.

Если товаров много, разные поставщики и активные продажи — можно сверяться раз в месяц. Иногда оперативно сверяются и после каждой смены, чтобы избежать матответственности в случае пропажи или порчи ценных товаров.

Виды товарного учёта

Как вести товарный учёт, зависит от специфики товара, номенклатуры и ассортимента, есть четыре вида.

Номенклатурный — если хотите учитывать каждую товарную позицию отдельно, не объединяя товары в категории и группы. Кому подходит: бизнесам с небольшим ассортиментом и товарооборотом: канцелярия, продажа одежды и обуви, украшений, книжный бизнес, парфюмерия и пр.

Сортовой — когда храните товары по наименованию (сортам, группам), новые партии смешиваете с остатками старых. При этом методе неважны поставщики, входящая цена товара и дата поступления, учитываются общие остатки, списания и перемещения товаров одной группы или подгруппы. Такой товар можно хранить стопками, чтобы не усложнять работу поиском и отдельным хранением каждой единицы. Кому подойдёт: продавцам орехов и сухофруктов, продуктов питания, цветов и пр.

Партионный — метод учёта и хранения товара отдельно по партиям. Одна партия — один документ, с одним наименованием, от одного поставщика.

Подходит бизнесам, которые торгуют однотипными товарами с ограниченным сроком годности. Помогает избежать пересортиц. Но управлять такими запасами сложнее. Пример партионного учёта — торговля продуктами (фрукты, овощи, молочные продукты и детское питание).

Партионно-сортовой — все товары учитываются и хранятся партиями, которые разделяются по сортам. Обычно этот способ выбирают компании с большим ассортиментом, когда товары удобно учитывать укрупнённо с возможностью детализировать по сортам (группам).

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик

Задайте свой вопрос

Все вопросы

Будьте всегда в курсе

Подпишитесь и получайте на почту свежие статьи о ведении бизнеса
и новостной дайджест.

Подборки