Як організувати товарний облік ФОП

10 лютого 2021

Навіщо ведуть товарний облік

Щоб знати кількість товару в наявності на поточний момент. Якщо складів чи точок декілька, ви будете розуміти, в якому з них потрібна позиція і де вона лежить. Ваше завдання — щоб облікова і фактична кількість товарів були однаковими, тоді ви уникнете ситуацій із продажем товару, якого немає в наявності.

Відстежувати історію переміщень товару — з моменту замовлення у постачальника до продажу клієнту. Трапляється, що треба підняти історію поставок і продажів у разі втрати або розбіжностей із контрагентами.

Проводити інвентаризацію, перераховувати і шукати товари для видачі клієнтам. Складно провести інвентаризацію, виявити розкрадання, якщо якісь товари не враховані.

Уникнути недостач, надлишків, пересортиць і помилок співробітників під час оформлення замовлень і продажів.

А ще якщо вести облік, простіше розвантажити склад: відсортувати залежані та браковані вироби, які потрібно списати, повернути постачальнику або продати зі знижкою.

Планувати закупівлі: вчасно закуповувати популярний товар, а не інтуїтивно завантажувати склад непотрібним асортиментом, спираючись на умовиводи менеджерів. І не заморожувати гроші в складських запасах.

Аналізувати попит і продажі: визначати ходовий і неліквідний товар, відстежувати статистику повернень та історію купівель.

Якщо облік не вести, безконтрольний товар може загубитися чи зникнути зі складу. І якщо виявите це запізно, знайти відповідального або винного співробітника буде проблемою. Можливо, він доти вже і не працюватиме в компанії. А якщо співробітники давно промишляють за відпрацьованими схемами і безупинно цуплять, ваші збитки можуть сягати сотень тисяч.

Виберіть програму товарного обліку

Якщо у вас одна точка — магазин чи невелике виробництво, необов'язково зв'язуватися зі складними програмами, можна вести облік у зручній таблиці Excel, хоча б у форматі «прийшло — пішло — повернуто — залишилося».

А от якщо у вас кілька точок у різних містах, наземний магазин і сайт, де продаєте товари, краще вести автоматизований облік у програмі на кшталт 1С, «Мій склад», «Діловод».

Там є всі необхідні операції з товаром, можна налаштовувати ціни та враховувати програми лояльності, друкувати складські документи — рахунки, накладні, акти приймання-передачі тощо.

Чим ще зручні такі програми: можна швидко формувати звіти й аналітику з продажів, закупівель і залишків у розрізі менеджерів і в цілому по компанії.

Товарні запаси і оборотність товару

Треба призначити матвідповідальних

Потрібно визначитися, хто зі співробітників відповідатиме за операції з товаром і вести складський облік. Це можуть бути комірник, менеджер з логістики або товарознавець.

Якщо довірили ці функції людині, яка раніше не займалася складським обліком, її потрібно навчити і провести з нею інструктаж про правила приймання, зберігання, списання та відвантаження продукції.

Така особа має знати, за якими документами приймати/видавати товари, як діяти в разі недовозів і бракованої продукції тощо.

Тобто у вас повинні бути внутрішні інструкції.

Договір повної матеріальної відповідальності підпишіть зі складськими співробітниками на випадок незабезпечення схоронності майна та інших цінностей, переданих їм для зберігання або для інших цілей (п. 1 ст. 134 КЗпП).

Працівник повинен буде відшкодувати роботодавцю заподіяний збиток у повному обсязі, без прив'язки до розміру його зарплати чи інших обмежень.

Матеріальна відповідальність працівників підприємця

Договір матвідповідальності можна підписати зі співробітником лише за наявності умов для співробітника:

• безпосередньо обслуговує або використовує гроші (товар), майно, що належить компанії;
• досяг 18 років;
• посада і трудові обов'язки визначені в Переліку № 447. Призначити матвідповідальними всіх підряд не можна. Є судові рішення, у яких відмовляють у задоволенні вимог про стягнення збитку в повному обсязі, якщо посада працівника прямо не зазначена в Переліку № 447. Наприклад, у Переліку є товарознавець і комірник, але немає логіста — краще дотримуватися переліку.

До обов'язків працівника мають входити роботи, безпосередньо пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих йому цінностей.

Працівник може відмовитися підписати договір про повну матвідповідальність, а ви маєте право звільнити його за невиконання трудових обов'язків. Адже під час укладення трудового договору він погодився нести відповідальність.

Документи

Кожна операція — оприбуткування, переміщення, повернення, списання, витрата, інвентаризація — мають бути оформлені відповідними первинними документами.

Вкрай важливо документально фіксувати кожен рух товару від постачальника до клієнта. Вимагайте щоразу документ у постачальника, коли приймаєте товар, і не забувайте видавати документи клієнтам при продажі.

Документ на товар — це підтвердження придбання товару, вашого права на нього і доказ факту операції з товаром на випадок спірної ситуації.

Використовуйте такі документи для операцій із товаром:

Товарні, прибуткові/видаткові накладні вимагайте у постачальників, коли приймаєте товар. Якщо працюєте як посередник, приймати товар на комісію та повертати можна за актом приймання-передачі товару (в обидві сторони).

Поворотна накладна — якщо хочете повернути частину непроданого чи невитребуваного товару постачальнику, разом із товаром передавайте поворотну накладну. Якщо товар покупець повертає вам, поворотну накладну оформляєте ви.

ТТНТоварно-транспортна накладна — основний документ на перевезення товару, на підставі якого ведеться облік ТМЦ на шляху їх переміщення, здійснюються розрахунки за перевезення вантажу й облік виконаної роботи. На підставі ТТН можуть обліковуватися ТМЦ — їх списання, оприбуткування, складський облік.

Митні декларації — основний документ при переміщенні товарів через митний кордон держави (експорт, імпорт). Оформляє розпорядник вантажу, а засвідчує митний інспектор. Слугує підставою для пропуску товару через кордон.

Акти приймання-передачі на відповідальне зберігання — якщо приймаєте або, навпаки, передаєте ТМЦ іншим особам на якийсь період під повну матвідповідальність за плату — це відповідальне зберігання. До товару додається акт.

Акти закупівлі — якщо товар придбали у фізособи.

Накладна на внутрішнє переміщення — оформляється при переміщенні товару між вашими складами і точками, наприклад з оптового складу в роздрібний магазин і назад, а також між матвідповідальними особами.

Акт невідповідностей — складаєте, якщо при прийманні товару від постачальника виявили невідповідність якості, комплектності або маркування товару. В акті вказуєте кількість оглянутої продукції й описуєте виявлені при її прийманні дефекти. Разом із актом треба скласти лист-претензію про неякісний товар, зазначити, що саме вимагаєте від постачальника — усунути недоліки, замінити товар чи повернути гроші.

Особливу увагу приділяйте оприбуткуванню товару: у момент приймання обов'язково слід перевіряти упаковку, тару, маркування та асортимент за кількістю і якістю. Якщо вчасно не помітити товар із браком, у меншій кількості або поганої якості, довести провину постачальника буде складно. Іноді товар псується не з вини постачальника, а в процесі транспортування чи розвантаження, але ви маєте право відмовитися від нього.

Книга обліку і первинні документи у ФОП у 2021 році

Фіскальні чеки РРО/ПРРО, товарні чеки — при продажу товару покупцю.

Усі ці документи треба зберігати і під час перевірки надати перевіряючим. Якщо документів не буде, товар можуть визнати безкоштовно отриманим і запитати письмовий договір дарування, за яким не передбачена грошова компенсація (п. 292.3 ПКУ).

Звірка з постачальниками і проведення інвентаризації

При одержанні та відвантаженні товарів можуть трапитися помилки, які призводять до пересортиці, недостачі, надлишків товару.

Щоб уникнути розбіжностей із постачальниками щодо прийнятої продукції та її оплати, звіряйтеся з постачальниками. З якою періодичністю проводити звірку, вирішувати вам, важливо погодити взаєморозрахунки з двох сторін і документально це оформити.

А от щоб підчистити склади та вирівняти фактичні й облікові залишки товарів, з'ясувати, у якому стані товар, чи є факти розкрадання та псування, слід провести інвентаризацію.

Інвентаризацію зазвичай проводять, коли викуповують/продають/здають в оренду майно, змінюється матвідповідальна особа, є факти розкрадання, закривають ФОП / ліквідують компанію тощо.

За законом ФОП не зобов'язаний проводити інвентаризацію, але можна це робити для внутрішнього порядку та обліку матцінностей, а ще інвентаризацію можуть вимагати податківці під час перевірки.

Хто проводить: оскільки інвентаризація проводиться у вільному порядку, це може бути сам підприємець або його працівники, але точно не податківці (пп. 20.1.9 ПКУ).

Як оформити: у довільній формі, документ можна скласти самостійно або ж роздрукувати з програми складського обліку стандартні інвентаризаційні документи:

• інвентаризаційний опис — у ньому фіксують наявність, стан та оцінку майна на складі, якщо є ТМЦ інших СПД на відповідальному зберіганні, вказують і їх теж;
• акт інвентаризації — у ньому описуєте наявність і стан позицій з урахуванням зіставлення з даними бухобліку;
• порівняльна  відомість — відображає розбіжності між даними бухобліку і даними в інвентаризаційному описі й акті;
• результати, висновки й рішення щодо інвентаризації фіксують у протоколі. Причини недостач, втрат, надлишків; пропозиції про залік внаслідок пересортиці, списання недостач і вжиті заходи щодо запобігання таких втрат і недостач, інша істотна інформація про оцінку активів.

Інвентаризація в магазині або на складі виглядатиме так:

1. Потрібно перерахувати й оцінити товар у наявності, заповнити інвентаризаційний опис. Якщо знайдете невідповідності за якістю/кількістю — треба оформити акти.
2. Опис і акти слід звірити з обліковими даними в програмі обліку. І скласти порівняльну відомість із результатами інвентаризації по кожному товару.
3. Оформити відомість обліку результатів.
4. Прийняти рішення про стягнення збитку з матеріально відповідальних осіб, якщо виявили збиток.

Можна видати також наказ (розпорядження) про затвердження результатів інвентаризації, але для ФОП це необов'язково.

Якщо під час проведення інвентаризації частина товарів перебуває в дорозі, на зберіганні в інших місцях — на них оформлюють відповідні документи: форми № инв-6 та № инв-5.

За які періоди можна проводити інвентаризацію: інвентаризація проводиться лише станом на поточну дату, адже ви можете зафіксувати стан товарів на складі на даний момент, а не заднім числом.

Коли проводити. Ви самі встановлюєте періодичність з урахуванням специфіки бізнесу.

Мінімум — раз на рік, перед закриттям періоду, якщо у вас невеликий рух товару й небагато товарних позицій.

Якщо товарів багато, різні постачальники й активні продажі — можна звірятися раз на місяць. Іноді оперативно звіряються і після кожної зміни, щоб уникнути матвідповідальності у випадку пропажі чи псування цінних товарів.

Види товарного обліку

Як вести товарний облік, залежить від специфіки товару, номенклатури та асортименту.  Є чотири види.

Номенклатурний — якщо хочете обліковувати кожну товарну позицію окремо, не поєднуючи товари в категорії та групи. Кому підходить: бізнесам із невеликим асортиментом і товарообігом: канцелярія, продаж одягу та взуття, прикрас, книжковий бізнес, парфумерія тощо.

Сортовий — коли зберігаєте товари за найменуванням (сортами, групами), нові партії змішуєте із залишками старих. Для цього методу неважливі постачальники, вхідна ціна товару і дата надходження, обліковуються загальні залишки, списання й переміщення товарів однієї групи або підгрупи. Такий товар можна зберігати стосами, щоб не ускладнювати роботу пошуком і окремим зберіганням кожної одиниці. Кому підійде: продавцям горіхів і сухофруктів, харчів, квітів тощо.

Партіонний — метод обліку й зберігання товару окремо за партіями. Одна партія — один документ, з одним найменуванням, від одного постачальника.

Годиться для бізнесів, які торгують однотипними товарами з обмеженим строком придатності. Допомагає уникнути пересортиць. Але управляти такими запасами складніше. Прикладом партіонного обліку може бути продуктовий бізнес (фрукти, овочі, молочні продукти й дитяче харчування).

Партіонно-сортовий — усі товари обліковуються і зберігаються партіями, які розділяються за сортами. Зазвичай цей спосіб обирають компанії з великим асортиментом, коли товари зручно враховувати укрупнено з можливістю деталізувати за сортами (групами).

Автор: Олександра Джуріло, фінансовий аналітик