Как построить управленческий баланс

15 сентября 2020

Для чего составлять баланс

Управленческий баланс — один из отчётов для внутреннего пользования, даёт ответ на три главных вопроса: сколько денег вложено в бизнес, их источник и на что потрачены.

Баланс анализируют в связке с отчётом о прибыли и убытках, отчётом о движении денежных средств, сформированных за один период. Тогда у вас будет полная картина бизнеса: сколько заработали прибыли, сколько денег на счетах, какие есть активы и задолженности. 

Что вам даст баланс:

1. Понимание того, сколько денег заморожено в дебиторской задолженности и складских запасах, а сколько свободных на счетах и в кассе.
2. Сколько вложено личных средств, куда потрачены деньги кредиторов.
3. Поможет контролировать долги перед кредиторами: поставщиками, инвесторами, банками, государством.
4. Понимание, каким имуществом располагаете, что можно продать, если нужны деньги для расчётов с кредиторами.
5. Данные для подсчёта показателей финанализа: платёжеспособности бизнеса, ликвидности активов, оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженностей и др.

Если обратитесь за финансированием к инвестору или в банк, предоставьте управленческую отчётность, шансов получить деньги будет больше.

Как составить баланс

Форма управленческого баланса — произвольная, но придерживайтесь стандартной структуры бухгалтерского баланса, там есть нужные показатели.

Можно настроить под себя: детализировать нужные показатели, составить несколько по направлениям бизнеса или один сводный баланс.

Период. Баланс — это положение дел в бизнесе на определённую дату: последнее число месяца, квартала, года или любую другую дату, если нужны данные под конкретные цели.

Рекомендуем формировать баланс как минимум раз в месяц с другими управленческими отчётами — P&L, кэшфло.

Отчёт о движении денежных средств ФЛП

Чтобы анализировать данные в динамике по месяцам, на начало и конец года, составляйте баланс нарастающей таблицей по месяцам.

Где брать данные. При составлении баланса учитываются все операции и используются остатки по счетам бухучёта.

Управленческий отчёт о доходах и расходах

Если ведёте учёт в специальной программе типа 1С, систематически вносите наличные и безналичные поступления, распределяйте их по назначению: за товары, оборудование и т. д., тогда нужные проводки сформируются автоматически. 

Используете для учёта Excel или тетрадь — баланс тоже сможете составить, но собрать нужные данные быстро не получится, есть риск что-то упустить или сделать неправильный подсчёт.

Баланс будет точным, если учёт вели с начала бизнеса и вносили каждую денежную операцию, даже стартовые вложения собственника.

Кому поручить составление. Предприниматель может настроить форму с нужными параметрами в программе, а если понадобится анализ — привлечь бухгалтера или финансиста, или изначально поручить составление и анализ профессионалу.

Структура баланса: «Активы»

Баланс — это таблица из двух частей: «Активы» и «Пассивы». Данные выражают в денежной форме, итоговые суммы должны быть равны.

Левая часть баланса — «Активы» — всё ваше имущество в конкретный момент.

В зависимости от периода использования активы нужно разделить на необоротные и оборотные.

Необоротные, или долгосрочные, активы — это средства производства товаров или услуг, их вы используете долгосрочно, более года.

Сюда включаете приобретённые:

• основные средства — стоимость оборудования, компьютеров, мебели, складских стеллажей, инструментов и прочие основные средства. Можно отразить остаточную стоимость объектов или детализировать: первоначальная стоимость приобретения, амортизация и остаточная стоимость;
• нематериальные активы — программное обеспечение и лицензии к нему, купленные базы данных, зарегистрированная торговая марка, прочие объекты интеллектуальной собственности, прочие нематериальные активы;
• капитальные вложения — это ваши инвестиции в создание или улучшение (модернизацию, ремонт) основных средств для использования его в будущем. К примеру, за собственные деньги построили помещение под склад. Здание готово, но ещё не используется по назначению, нужен косметический ремонт.  Если на дату баланса здание не введено в эксплуатацию, потраченная сумма — это ваше капвложение; только когда начнёте использовать в хоздеятельности —  помещение станет объектом ОС;
• долгосрочные финансовые вложения (займы, банковские депозиты на срок более года);
• другие низколиквидные активы.

Оборотные или краткосрочные активы — это активы, которые вы постоянно используете в текущей деятельности и планируете продать в течение года:

• сырьё и материалы, топливо;
• запчасти;
• товары на складе;
• деньги на счетах и в кассах;
• дебиторка (долги покупателей за отгруженный товар, авансы поставщикам, переплаты по налогам и сборам, выданные деньги сотрудникам под отчёт и прочие задолженности);
• краткосрочные финансовые вложения (займы, банковские депозиты со сроком возврата до года);
• другие высоколиквидные активы.

Такие ресурсы используются в срок до года, можно продать и вернуть деньги, чтобы рассчитаться по своим обязательствам.

«Пассивы»

Правая часть баланса — «Пассивы» — источники финансирования бизнеса, или деньги, на которые приобрели активы.

Это обязательства (долги) бизнеса перед собственником, поставщиками, банками, инвесторами и прочими кредиторами.

Пассив можно разделить на два раздела: Собственный капитал и Заёмный.

Собственный капитал — личные деньги собственника, вложенные в запуск и развитие бизнеса.

Это может быть:

• стартовый капитал;
• финпомощь от собственника — на закупку крупной партии товара, налоги, ремонт оборудования и пр. Если вносили деньги на разные цели, удобно видеть раздельный учёт по суммам. Детализировать отчёт можно так: общая сумма помощи и построчная расшифровка суммы — на новый проект, открытие магазина № 2, разработку сайта и пр.;
• финансовая подушка, накопленная прибыль прошлых периодов, если работали в плюс и не забирали деньги из бизнеса.

Заёмный капитал — это ваша кредиторская задолженность перед контрагентами, заёмные деньги бизнеса.

Долгосрочные кредиты и займы — задолженности перед банками, инвесторами, партнёрами со сроком погашения более года. Долгосрочные банковские кредиты, ссуды, займы и финпомощи, которые вы погасите, но не сразу. Эти долги нужно держать на строгом контроле, ведь это деньги, полученные под процент, если просрочите возврат — потеряете в финансах.

Краткосрочные обязательства — текущие долги, которые вы погашаете в течение года: задолженность поставщикам за отгруженный товар или по зарплате работникам, к примеру. Краткосрочные долги в течение года возникают много раз, суммы обычно небольшие, погашают их быстро. Такая задолженность не несёт угроз для бизнеса, если не накапливается.

Итоговые суммы актива и пассива называют валютой баланса, в идеале они равны. Если отличаются — в отчёте ошибка: проверьте, учтены ли начальные остатки и все операции.

Баланс выглядит так:

Основные принципы составления баланса

Баланс составляется на определённую дату и меняется с каждой новой внесённой операцией.

Каждая операция отображается в балансе дважды, это называется метод двойной записи: по дебету одного счёта и по кредиту другого, потому что влияет на две статьи баланса — внутри актива, внутри пассива или в активе и пассиве (это обеспечивает равенство валюты баланса по активу и пассиву).

Как работать с дебиторской задолженностью

Примеры двойной записи, которые приводят к изменению внутри структуры актива, пассива или актива и пассива:

• минус актив / минус пассив. Оплатили поставщику товары — значит, на одну и ту же сумму стало меньше денег в кассе (минус актив) и уменьшилась кредиторка (минус пассив);
• плюс актив / плюс пассив. Получили товар на склад, но ещё не оплатили: сумма товаров на складе увеличилась (+актив), возросла кредиторка (+пассив);
• плюс актив / минус актив. С вами рассчитался по безналу покупатель: увеличился остаток денег на счёте (+актив) и уменьшилась дебиторка (-актив). При этом валюта баланса не изменилась;
• плюс пассив / минус пассив. Чтобы рассчитаться с поставщиком, взяли краткосрочный кредит в банке: на одну и ту же сумму увеличилась сумма долга банку (+пассив) и уменьшился долг поставщику (-пассив), на итоговой сумме пассива не отразилось.

Как работать с кредиторской задолженностью

Зная суммы пассива, можно рассчитать стоимость активов, и наоборот:

• актив = собственный капитал + заёмный капитал;
• актив = собственный капитал (так бывает, когда на старте бизнеса задействованы только деньги собственника);
• собственный капитал = актив — кредиторская задолженность.

Вот пример баланса на дату

Баланс на дату даёт информацию о текущем положении в бизнесе.

Каждую статью баланса можно максимально детализировать на несколько уровней вниз, к примеру, дебиторскую задолженность расшифровать по поставщикам, покупателям, по названиям и именам должников, так удобно ориентироваться, кто сколько должен на конкретный момент.

Для анализа данных в динамике баланс составляется в формате на начало/конец года (квартала, месяца) или в сравнении по месяцам даёт больше информации, показатели можно сравнивать между собой и строить прогнозы на будущее.

В нашем примере:

• Актив. В целом у компании достаточно имущества, может рассчитываться с краткосрочными долгами и постепенно с долгосрочными. Если понадобится быстро рассчитаться с кредиторами, к примеру, инвестор переживает финансовые трудности и требует вернуть всю сумму долга, — часть средств есть на счетах, можно поторопить дебиторов, реализовать складские остатки, задействовать депозит.
• Пассив. Несмотря на то что у компании есть возможности рассчитаться по обязательствам, положение шаткое, т. к. велика зависимость от привлечённых денег. Это видно по структуре пассива, где собственные деньги составляют всего 18% от общей суммы долгов компании.

Вывод: компания финансово неустойчива, бизнес ведёте в большей степени за счёт чужих денег. Поэтому надо перестраиваться, чтобы бизнес развивался больше за счёт собственного капитала.

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик