Как построить управленческий баланс
15 сентября 2020
Управленческий баланс — важный отчёт для любого бизнеса: показывает финансовое положение на определённую дату, какое имущество есть и за счёт чего оно сформировалось.

Для чего составлять баланс
Управленческий баланс — один из отчётов для внутреннего пользования, даёт ответ на три главных вопроса: сколько денег вложено в бизнес, их источник и на что потрачены.
Баланс анализируют в связке с отчётом о прибыли и убытках, отчётом о движении денежных средств, сформированных за один период. Тогда у вас будет полная картина бизнеса: сколько заработали прибыли, сколько денег на счетах, какие есть активы и задолженности.
Что вам даст баланс:
- Понимание того, сколько денег заморожено в дебиторской задолженности и складских запасах, а сколько свободных на счетах и в кассе.
- Сколько вложено личных средств, куда потрачены деньги кредиторов.
- Поможет контролировать долги перед кредиторами: поставщиками, инвесторами, банками, государством.
- Понимание, каким имуществом располагаете, что можно продать, если нужны деньги для расчётов с кредиторами.
- Данные для подсчёта показателей финанализа: платёжеспособности бизнеса, ликвидности активов, оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженностей и др.
Если обратитесь за финансированием к инвестору или в банк, предоставьте управленческую отчётность, шансов получить деньги будет больше.
Как составить баланс
Форма управленческого баланса — произвольная, но придерживайтесь стандартной структуры бухгалтерского баланса, там есть нужные показатели.
Можно настроить под себя: детализировать нужные показатели, составить несколько по направлениям бизнеса или один сводный баланс.
Период. Баланс — это положение дел в бизнесе на определённую дату: последнее число месяца, квартала, года или любую другую дату, если нужны данные под конкретные цели.
Рекомендуем формировать баланс как минимум раз в месяц с другими управленческими отчётами — P&L, кэшфло.
Отчёт о движении денежных средств ФЛП
Чтобы анализировать данные в динамике по месяцам, на начало и конец года, составляйте баланс нарастающей таблицей по месяцам.
Где брать данные. При составлении баланса учитываются все операции и используются остатки по счетам бухучёта.
Управленческий отчёт о доходах и расходах
Если ведёте учёт в специальной программе типа 1С, систематически вносите наличные и безналичные поступления, распределяйте их по назначению: за товары, оборудование и т. д., тогда нужные проводки сформируются автоматически.
Используете для учёта Excel или тетрадь — баланс тоже сможете составить, но собрать нужные данные быстро не получится, есть риск что-то упустить или сделать неправильный подсчёт.
Баланс будет точным, если учёт вели с начала бизнеса и вносили каждую денежную операцию, даже стартовые вложения собственника.
Кому поручить составление. Предприниматель может настроить форму с нужными параметрами в программе, а если понадобится анализ — привлечь бухгалтера или финансиста, или изначально поручить составление и анализ профессионалу.
Структура баланса: «Активы»
Баланс — это таблица из двух частей: «Активы» и «Пассивы». Данные выражают в денежной форме, итоговые суммы должны быть равны.
Левая часть баланса — «Активы» — всё ваше имущество в конкретный момент.
В зависимости от периода использования активы нужно разделить на необоротные и оборотные.
Необоротные, или долгосрочные, активы — это средства производства товаров или услуг, их вы используете долгосрочно, более года.
Сюда включаете приобретённые:
- основные средства — стоимость оборудования, компьютеров, мебели, складских стеллажей, инструментов и прочие основные средства. Можно отразить остаточную стоимость объектов или детализировать: первоначальная стоимость приобретения, амортизация и остаточная стоимость;
- нематериальные активы — программное обеспечение и лицензии к нему, купленные базы данных, зарегистрированная торговая марка, прочие объекты интеллектуальной собственности, прочие нематериальные активы;
- капитальные вложения — это ваши инвестиции в создание или улучшение (модернизацию, ремонт) основных средств для использования его в будущем. К примеру, за собственные деньги построили помещение под склад. Здание готово, но ещё не используется по назначению, нужен косметический ремонт. Если на дату баланса здание не введено в эксплуатацию, потраченная сумма — это ваше капвложение; только когда начнёте использовать в хоздеятельности — помещение станет объектом ОС;
- долгосрочные финансовые вложения (займы, банковские депозиты на срок более года);
- другие низколиквидные активы.
Оборотные или краткосрочные активы — это активы, которые вы постоянно используете в текущей деятельности и планируете продать в течение года:
- сырьё и материалы, топливо;
- запчасти;
- товары на складе;
- деньги на счетах и в кассах;
- дебиторка (долги покупателей за отгруженный товар, авансы поставщикам, переплаты по налогам и сборам, выданные деньги сотрудникам под отчёт и прочие задолженности);
- краткосрочные финансовые вложения (займы, банковские депозиты со сроком возврата до года);
- другие высоколиквидные активы.
Такие ресурсы используются в срок до года, можно продать и вернуть деньги, чтобы рассчитаться по своим обязательствам.
«Пассивы»
Правая часть баланса — «Пассивы» — источники финансирования бизнеса, или деньги, на которые приобрели активы.
Это обязательства (долги) бизнеса перед собственником, поставщиками, банками, инвесторами и прочими кредиторами.
Пассив можно разделить на два раздела: Собственный капитал и Заёмный.
Собственный капитал — личные деньги собственника, вложенные в запуск и развитие бизнеса.
Это может быть:
- стартовый капитал;
- финпомощь от собственника — на закупку крупной партии товара, налоги, ремонт оборудования и пр. Если вносили деньги на разные цели, удобно видеть раздельный учёт по суммам. Детализировать отчёт можно так: общая сумма помощи и построчная расшифровка суммы — на новый проект, открытие магазина № 2, разработку сайта и пр.;
- финансовая подушка, накопленная прибыль прошлых периодов, если работали в плюс и не забирали деньги из бизнеса.
Заёмный капитал — это ваша кредиторская задолженность перед контрагентами, заёмные деньги бизнеса.
Долгосрочные кредиты и займы — задолженности перед банками, инвесторами, партнёрами со сроком погашения более года. Долгосрочные банковские кредиты, ссуды, займы и финпомощи, которые вы погасите, но не сразу. Эти долги нужно держать на строгом контроле, ведь это деньги, полученные под процент, если просрочите возврат — потеряете в финансах.
Краткосрочные обязательства — текущие долги, которые вы погашаете в течение года: задолженность поставщикам за отгруженный товар или по зарплате работникам, к примеру. Краткосрочные долги в течение года возникают много раз, суммы обычно небольшие, погашают их быстро. Такая задолженность не несёт угроз для бизнеса, если не накапливается.
Итоговые суммы актива и пассива называют валютой баланса, в идеале они равны. Если отличаются — в отчёте ошибка: проверьте, учтены ли начальные остатки и все операции.
Баланс выглядит так:
Активы | Пассивы |
Куда вложены, на что потрачены деньги (товары, материалы, оборудование, деньги на счетах и в кассах, дебиторка) | Откуда получены деньги (деньги собственника, кредиторка) |
1000 | 1000 |
Основные принципы составления баланса
Баланс составляется на определённую дату и меняется с каждой новой внесённой операцией.
Каждая операция отображается в балансе дважды, это называется метод двойной записи: по дебету одного счёта и по кредиту другого, потому что влияет на две статьи баланса — внутри актива, внутри пассива или в активе и пассиве (это обеспечивает равенство валюты баланса по активу и пассиву).
Как работать с дебиторской задолженностью
Примеры двойной записи, которые приводят к изменению внутри структуры актива, пассива или актива и пассива:
- минус актив / минус пассив. Оплатили поставщику товары — значит, на одну и ту же сумму стало меньше денег в кассе (минус актив) и уменьшилась кредиторка (минус пассив);
- плюс актив / плюс пассив. Получили товар на склад, но ещё не оплатили: сумма товаров на складе увеличилась (+актив), возросла кредиторка (+пассив);
- плюс актив / минус актив. С вами рассчитался по безналу покупатель: увеличился остаток денег на счёте (+актив) и уменьшилась дебиторка (-актив). При этом валюта баланса не изменилась;
- плюс пассив / минус пассив. Чтобы рассчитаться с поставщиком, взяли краткосрочный кредит в банке: на одну и ту же сумму увеличилась сумма долга банку (+пассив) и уменьшился долг поставщику (-пассив), на итоговой сумме пассива не отразилось.
Как работать с кредиторской задолженностью
Зная суммы пассива, можно рассчитать стоимость активов, и наоборот:
- актив = собственный капитал + заёмный капитал;
- актив = собственный капитал (так бывает, когда на старте бизнеса задействованы только деньги собственника);
- собственный капитал = актив — кредиторская задолженность.
Вот пример баланса на дату
Баланс на дату даёт информацию о текущем положении в бизнесе.
Каждую статью баланса можно максимально детализировать на несколько уровней вниз, к примеру, дебиторскую задолженность расшифровать по поставщикам, покупателям, по названиям и именам должников, так удобно ориентироваться, кто сколько должен на конкретный момент.
Для анализа данных в динамике баланс составляется в формате на начало/конец года (квартала, месяца) или в сравнении по месяцам даёт больше информации, показатели можно сравнивать между собой и строить прогнозы на будущее.
В нашем примере:
- Актив. В целом у компании достаточно имущества, может рассчитываться с краткосрочными долгами и постепенно с долгосрочными. Если понадобится быстро рассчитаться с кредиторами, к примеру, инвестор переживает финансовые трудности и требует вернуть всю сумму долга, — часть средств есть на счетах, можно поторопить дебиторов, реализовать складские остатки, задействовать депозит.
- Пассив. Несмотря на то что у компании есть возможности рассчитаться по обязательствам, положение шаткое, т. к. велика зависимость от привлечённых денег. Это видно по структуре пассива, где собственные деньги составляют всего 18% от общей суммы долгов компании.
Вывод: компания финансово неустойчива, бизнес ведёте в большей степени за счёт чужих денег. Поэтому надо перестраиваться, чтобы бизнес развивался больше за счёт собственного капитала.
Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик