Як скласти управлінський баланс

15 вересня 2020

Управлінський баланс — важливий звіт для будь-якого бізнесу: показує фінансове становище на певну дату, яке майно є і за рахунок чого воно сформувалося.

Навіщо складати баланс

Управлінський баланс — один зі звітів для внутрішнього користування, дає відповідь на три головні запитання: скільки грошей вкладено в бізнес, їхнє джерело і на що витрачені.

Баланс аналізують у зв'язці зі звітом про прибуток і збитки, звітом про рух грошових коштів, сформованих на той самий період. Тоді у вас буде повна картина бізнесу: скільки заробили прибутку, скільки грошей на рахунках, які є активи і заборгованості. 

  1. Що вам дасть баланс:
  2. Розуміння того, скільки грошей заморожено в дебіторській заборгованості та складських запасах, а скільки вільних на рахунках і в касі.
  3. Скільки вкладено особистих коштів, на що витрачені гроші кредиторів.
  4. Допоможе контролювати борги перед кредиторами: постачальниками, інвесторами, банками, державою.
  5. Розуміння, яке майном у вас є, що можна продати, якщо потрібні гроші для розрахунків із кредиторами.
  6. Дані для підрахунку показників фінаналізу: платоспроможності бізнесу, ліквідності активів, оборотності дебіторської та кредиторської заборгованостей тощо.

Якщо звернетеся по фінансування до інвестора або в банк, надайте управлінську звітність, щоб збільшити шанс отримати гроші.

Як скласти баланс

Форма управлінського балансу — довільна, але дотримуйтеся стандартної структури бухгалтерського балансу, там є потрібні показники.

Можна налаштувати під себе: деталізувати потрібні показники, скласти декілька за напрямами бізнесу або один зведений баланс.

Період. Баланс — це стан справ у бізнесі на певну дату: останнє число місяця, кварталу, року або будь-яку іншу дату, якщо потрібні дані під конкретні цілі.

Рекомендуємо формувати баланс щонайменше раз на місяць з іншими управлінськими звітами — P&L, кешфло.

Звіт про рух грошових коштів у ФОП

Щоб аналізувати дані в динаміці за місяцями, на початок і кінець року, складайте баланс наростаючою таблицею по місяцях.

Де брати дані. При складанні балансу враховуються всі операції й використовуються залишки на рахунках бухобліку.

Якщо ведете облік у спеціальній програмі на кшталт 1С, систематично вносите готівкові та безготівкові надходження та витрати, розподіляйте їх за призначенням: за товари, обладнання тощо, тоді потрібні проводки сформуються автоматично. 

Управлінський звіт про доходи та витрати

Використовуєте для обліку Excel або зошит — баланс теж зможете скласти, але зібрати потрібні дані швидко не вийде, є ризик щось пропустити чи зробити неправильний підрахунок.

Баланс буде точним, якщо облік вели з початку бізнесу і вносили кожну грошову операцію, навіть стартові вкладення власника.

Кому довірити складання. Підприємець може самотужки налаштувати форму з потрібними параметрами, а для аналізу звіту долучити бухгалтера або фінансиста. Втім, можна цю роботу довірити професіоналам.  фінансисту чи бухгалтеру.

Структура балансу: «Активи»

Баланс — це таблиця з двох частин: «Активи» і «Пасиви». Дані виражають у грошовій формі, підсумкові суми повинні бути рівні.

Ліва частина балансу — «Активи» — все ваше майно в конкретний момент.

Залежно від періоду використання активи треба розділити на необоротні та оборотні.

Необоротні, або довгострокові, активи — це засоби виробництва товарів чи послуг, їх ви використовуєте довгостроково, більше року.

Сюди включаєте придбані:

  • основні засоби — вартість обладнання, комп'ютерів, меблів, складських стелажів, інструментів та інших основних засобів. Можна відобразити залишкову вартість об'єктів або деталізувати: первісна вартість придбання, амортизація та залишкова вартість;
  • нематеріальні активи — програмне забезпечення та ліцензії до нього, куплені бази даних, зареєстрована торговельна марка, й інші об'єкти інтелектуальної власності, інші нематеріальні активи;
  • капітальні вкладення — це ваші інвестиції в створення або покращення (модернізацію, ремонт) основних засобів для використання його в майбутньому.
    Наприклад, за власні гроші побудували приміщення під склад. Будівля готова, але ще не використовується за призначенням, потрібен косметичний ремонт.  Якщо на дату балансу будівля не введена в експлуатацію, витрачена сума — це ваше капвкладення; тільки коли почнете використовувати в госпдіяльності —  приміщення стане об'єктом ОЗ;
  • довгострокові фінансові вкладення (позики, банківські депозити на строк понад рік);
  • інші низьколіквідні активи.

Оборотні (короткострокові) активи — це активи, які ви постійно використовуєте в поточній діяльності й плануєте продати або в інший спосіб перетворити на гроші  протягом року:

  • сировина і матеріали, паливо;
  • запчастини;
  • товари на складі;
  • гроші на рахунках і в касах;
  • дебіторка (борги покупців за відвантажений товар, аванси постачальникам, переплати з податків і зборів, видані гроші працівникам під звіт та інші заборгованості);
  • короткострокові фінансові вкладення (позики, банківські депозити зі строком повернення до року);
  • інші високоліквідні активи.

Такі ресурси використовуються в строк до року, можна продати і повернути гроші, щоб розрахуватися за своїми зобов'язаннями.

«Пасиви»

Права частина балансу — «Пасиви» — джерела фінансування бізнесу, або гроші, на які придбали активи.

Це зобов'язання (борги) бізнесу перед власником, постачальниками, банками, інвесторами та іншими кредиторами.

Пасив можна розділити на два розділи: Власний капітал і Позиковий.

Власний капітал — особисті гроші власника, вкладені в запуск і розвиток бізнесу.

Це може бути:

  • стартовий капітал;
  • фіндопомога від власника — на закупівлю великої партії товару, податки, ремонт обладнання тощо. Якщо вносили гроші на різні цілі, зручно бачити облік окремо за сумами. Деталізувати звіт можна так: загальна сума допомоги і розшифрування суми по рядках — на новий проект, відкриття магазину № 2, розробку сайту тощо;
  • фінансова подушка, накопичений прибуток минулих періодів, якщо працювали в плюс і не забирали гроші з бізнесу.

Позиковий капітал — це ваша кредиторська заборгованість перед контрагентами, позичені гроші бізнесу.

Довгострокові кредити й позики — заборгованості перед банками, інвесторами, партнерами зі строком погашення більше року. Довгострокові банківські кредити, позички, позики та фіндопомоги, які ви погасите, але не відразу. Ці борги потрібно тримати на строгому контролі, адже це гроші, отримані під відсоток, якщо прострочите повернення — втратите у фінансах.

Короткострокові зобов'язання — поточні борги, які ви погашаєте протягом року: заборгованість постачальникам за відвантажений товар або із зарплати працівникам, наприклад. Короткострокові борги протягом року виникають багато разів, суми зазвичай невеликі, погашають їх швидко. Така заборгованість не несе загроз для бізнесу, якщо не накопичується.

Підсумкові суми активу й пасиву називають валютою балансу, в ідеалі вони рівні. Якщо відрізняються — у звіті помилка: перевірте, чи враховані початкові залишки й усі операції.

Баланс виглядає так:

Активи Пасиви 
Куди вкладені, на що витрачені гроші (товари, матеріали, обладнання, гроші на рахунках і в касах, дебіторка) Звідки отримані гроші (гроші власника, кредиторка)
1000 1000

Основні принципи складання балансу

Баланс складається на певну дату й змінюється з кожною новою внесеною операцією.

Кожна операція відображається в балансі двічі, це називається метод подвійного запису: за дебетом одного рахунку і за кредитом іншого, оскільки впливає на дві статті балансу — всередині активу, всередині пасиву або в активі й пасиві (це забезпечує рівність валюти балансу за активом і пасивом).

Як працювати з дебіторською заборгованістю

Приклади подвійного запису, які приводять до зміни всередині структури активу, пасиву або активу і пасиву:

  • мінус актив / мінус пасив. Оплатили постачальнику товари — отже, на ту саму суму стало менше грошей у касі (мінус актив) і зменшилася кредиторка (мінус пасив);
  • плюс актив / плюс пасив. Отримали товар на склад, але ще не оплатили: сума товарів на складі збільшилася (+актив), зросла кредиторка (+пасив);
  • плюс актив / мінус актив. З вами розрахувався в безготівковий спосіб покупець: збільшився залишок грошей на рахунку (+актив) і зменшилася дебіторка (-актив). При цьому валюта балансу не змінилася;
  • плюс пасив / мінус пасив. Щоб розрахуватися з постачальником, взяли короткостроковий кредит у банку: на ту саму суму збільшилася сума боргу банку (+пасив) і зменшився борг постачальнику (-пасив), на підсумковій сумі пасиву не відобразилося.

Знаючи суми пасиву, можна розрахувати вартість активів, і навпаки:

  • актив = власний капітал + позиковий капітал;
  • коли на старті бізнесу беруть участь тільки гроші власника, тоді актив дорівнює власному капіталу;
  • власний капітал = актив — кредиторська заборгованість.

Як працювати з кредиторською заборгованістю

Ось приклад балансу на дату

Баланс на дату подає інформацію про поточне положення в бізнесі.

Кожну статтю балансу можна максимально деталізувати на кілька рівнів вниз, наприклад, дебіторську заборгованість розшифрувати за постачальниками, покупцями, за назвами та іменами боржників — так зручно орієнтуватися, хто скільки винен на конкретний момент.

Для аналізу даних у динаміці баланс складається у форматі на початок/кінець року (кварталу, місяця) або в порівнянні за місяцями дає більше інформації, показники можна порівнювати між собою й складати прогнози на майбутнє.

У нашому прикладі:

  • Актив. У цілому компанія має достатньо майна, може розраховуватися з короткостроковими боргами й поступово з довгостроковими. Якщо знадобиться швидко розрахуватися з кредиторами, скажімо, інвестор переживає фінансові труднощі й вимагає повернути всю суму боргу, — частина коштів є на рахунках, можна поквапити дебіторів, реалізувати складські залишки, залучити депозит.
  • Пасив. Незважаючи на те що в компанії є можливості розрахуватися за зобов'язаннями, положення хитке, оскільки велика залежність від залучених грошей. Це видно зі структури пасиву, де власні гроші становлять лише 18% від загальної суми боргів компанії.

Висновок: компанія фінансово нестійка, бізнес ведете неефективно, здебільшого за рахунок залучених коштів. Тому треба намагатися розвивати бізнес за рахунок власного капіталу.

Автор: Олександра Джуріло, фінансовий аналітик

Поставте своє запитання

Усі питання

Будьте завжди в курсі

Підпишіться й щотижня отримуйте на пошту свіжі статті про ведення бізнесу
і дайджест з новинами.

Підбірки