Управленческий отчёт о доходах и расходах

19 июля 2019 Пригодится для: Предприниматели

Зачем предпринимателю нужен внутренний отчёт о доходах и расходах бизнеса, как его составить и что с этой информацией делать.

Вести учёт и сдавать отчётность для налоговой — только одна сторона бизнеса, в идеале предприниматель должен организовать учёт для себя, чтобы знать, какая выручка, расходы, работаете в плюс или не вылезаете из минуса.

Для этого составляют внутренний отчёт о доходах и расходах, называется он P&L и нужен для управленческого учёта.

Что узнаете из отчёта:

  1. Прибыльный ли ваш бизнес и насколько, а если убыточный, то насколько вы в беде.
  2. Хватит ли прибыли, чтобы покрыть текущие потребности.
  3. Есть ли ресурсы для масштабирования, если планируете открывать новые точки, брать в работу новые проекты.
  4. Сколько денег можете забрать в свой карман без ущерба для деятельности.

Кому составлять обязательно

Вам нужно составлять отчёт, если у вас один или несколько бизнесов, особенно если это разные сферы, есть наёмные работники и амбиции зарабатывать больше и расти территориально и по объёму выручки.

Даже если вы мастер-колорист с амбициями, арендовали салон и взяли на субаренду других специалистов сферы красоты, наёмных администраторов и специалистов, вам нужен отчёт.

Нет смысла составлять отчёт, если вы работаете на себя, получаете в месяц один-два платежа от одного-двух контрагентов и у вас нет предпринимательских расходов.

Как составить

Форма отчёта. Утверждённой формы внутреннего отчёта о доходах и расходах нет, вы можете разработать её под свой бизнес с учётом специфики и информации, которую хотите отслеживать и анализировать. Ключевые показатели для анализа одинаковы как для офлайн-торговли, так и для digital-агентства, просто разная специфика.

Период. Составляется по итогам каждого месяца, в одной таблице за весь год, так проще сравнить данные в разрезе месяцев и с аналогичными данными прошлых лет. По итогам года получится годовой отчёт о деятельности.

Откуда брать данные. Чтобы качественно составить P&L, изначально надо вести учёт. На сколько продали / произвели / услуг предоставили, сколько заработали. Важно учитывать все расходы. Разбивать наличные и безналичные суммы не надо.

Какие данные включать. Цифры для отчёта за выбранный период рассчитываются методом начисления, а не просто переносятся из банковской выписки или из учёта по кассе.

Как это? Если в отчётном месяце товар отправили покупателю, но рассчитается он с вами только в следующем периоде, вы всё равно стоимость товаров учитываете в отчётном периоде, когда товар был отгружен, т. е. передан покупателю.

В P&L вы не включаете задолженности.

Если бизнесов несколько. Можно составить один отчёт по всем, чтобы видеть общую картину, или по каждому направлению отдельно. Делайте как удобно вам.

Кому поручить. Бухгалтеру или человеку, который отвечает за финансы.

Структура отчёта

Доходы. В этой строке отражаете выручку от продажи товаров, предоставления услуг.

Как можно построить:

  • один вид деятельности, несколько точек — выручку по каждой точке;
  • в разрезе видов деятельности;
  • по товарным группам,
  • по категориям товаров/услуг. Для такого отчёта изначально нужно вести учёт продаж.

Вот пример для наглядности. У ФЛП есть магазины одежды в разных районах города с одинаковым ассортиментом.

Как строите отчёт: показываете сумму выручки по всем магазинам, затем суммы в разрезе товарных групп — мужская одежда, женская и детская.

В таблицу вносите так:

Наименование показателя Май Июнь Июль
Выручка от продаж, в т. ч.: 130000 150000 180000
Женская одежда 47000 55000 89000
Детская одежда 45000 38000 58000
Мужская одежда 38000 32000 33000

Можно детализировать в разрезе магазинов и по видам товара — футболки, шорты, платья, костюмы и пр. Так вы будете видеть, в каких районах какие товары больше покупают, и расширять или, наоборот, уменьшать ассортимент.

Если есть другие виды бизнеса, не связанные с основной деятельностью, например проценты по депозиту, поступления от сдачи в аренду помещений, оборудования их фиксируют в разделе «Прочие доходы».

Если предоставляете услуги, к примеру, у вас рекламное агентство, есть команда и постоянные и новые клиенты, в отчёте вы перечисляете направления, по которым получали выручку: разработка фирменного стиля, разработка корпоративных сайтов, поддержка текущих клиентов и пр.

Расходы

Расходы важно разделить. Должно получиться так:

Переменные расходы (зависят от объёма продаж). Если занимаетесь производством, размер расходов зависит от объёма проданной продукции за период.

Такими могут быть: затраты на закупку сырья и материалов, бонусная часть зарплаты менеджеров, величина которой зависит от объёма проданной продукции, транспортные расходы на доставку товара от поставщика и к покупателю, прочие затраты. Расходы на рекламу в некоторых бизнесах, лицензии, разрешения на ведение деятельности.

Постоянные (не зависят от объёмов продаж). К ним относятся: арендная плата, коммунальные платежи, их можно писать разными строками или одной — аренда; связь и интернет, зарплата сотрудников, здесь же можно отразить суммы налогов с зарплат, а можно эти цифры показать в разделе «Налоги», и налоги с неё.  Затраты на рекламу, представительские расходы и пр.

Если есть и другие расходы, например вы выплачиваете процент по кредиту, отражаете эту информацию как «Прочие расходы». Рассчитываете амортизацию — укажите также отдельной строкой.

  • Налоги — сумма налогов и сборов, которые вы перечислили в бюджет за период, который показываете в отчёте.
  • Выплаты вам как собственнику — это та часть чистой прибыли, которую забираете для личного использования.

Прибыль

После того как собрали в один отчёт эти данные, можно посчитать разные виды прибыли.

Валовая прибыль — из общей суммы выручки вычитаем переменные затраты (себестоимость) и получим общую прибыль. Этот показатель нам нужен, чтобы посчитать операционную прибыль.

Операционная прибыль. Валовая прибыль минус постоянные расходы. Сумма, которую получите, — это прибыль от вашей основной деятельности.

Прибыль до налогообложения. Операционная прибыль + Прочие доходы − Прочие расходы.

Чистая прибыль — это финальный результат деятельности бизнеса за месяц. Этот показатель получаем так: прибыль до налогообложения минус налоги. Сумма может быть:

  • положительной, если сумма ваших расходов меньше, чем полученный доход, и вышли в прибыль;
  • отрицательной (убыток) — если потратили больше, чем заработали.

Выплаты собственнику. Дополнительно, если забираете деньги из бизнеса, отразите отдельной строкой эту сумму и вычтите из чистой прибыли, получится нераспределённая сумма прибыли, которая останется в компании в конце периода.

Нераспределённая прибыль: это то, что в итоге остаётся, когда посчитали прибыль и забрали часть в карман. То есть в этой строке деньги, которые по факту остались в компании.

Для наглядности вот пример простого отчёта о доходах и расходах ФЛП, который торгует готовой мебелью для кухонь.

Есть два магазина — Магазин № 1, Магазин № 2. Ассортимент одинаковый.

Наименование показателя Январь Февраль Март
Выручка от продаж, в т.ч: 500000 230000 ...
Магазин №1, в т.ч.: 185000 80000 ...
кухни 125000 59000 ...
диваны 45000 18900 ...
столы 15000 2100 ...
Магазин №2, в т.ч.: 315000 150000 ...
кухни 240000 120000 ...
диваны 50000 24200 ...
столы 25000 5800 ...
Переменные затраты, в т.ч.: 300000 31000 ...
сырье и материалы  250000 25000 ...
зарплата (бонусы) 20000 ... ...
транспортные расходы 30000 6000 ...
Валовая прибыль 200000 199000 ...
Постоянные затраты, в т.ч.: 140000 95000 ...
аренда 30000 30000 ...
связь и интернет 3000 3000 ...
маркетинг и реклама 45000 .... ...
зарплата (в т.ч. налоги) 60000 60000 ...
услуги банка 2000 2000 ...
Операционная прибыль 60000 104000 ...
Прочие доходы 14000 8000 ...
Прочие расходы 12000 22000 ...
Прибыль до налогообложения 62000 90000 ...
Налоги 1753 1753 ...
Чистая прибыль 60247 88247 ...
Выплаты собственнику 40000 20000 ...
Нераспределенная прибыль 20247 68247 ...

Вы наглядно видите, на что тратите деньги и по каким статьям затраты можно сократить.

Из отчёта понятно, как работают магазины: выручка от продаж в разрезе видов мебели и в разрезе магазинов.

Если нужна информация по продажам товаров разных производителей, из разных материалов, можно детализировать отчёт, так вы будете видеть, где какой товар продаётся лучше, а какой хуже, с какими производителями лучше работать.

Из отчёта видно, если одна из точек работает в убыток, и так каждый месяц, примите управленческое решение: закрыть или вложить ещё деньги в развитие, дополнить ассортимент и пр.  

Операционная прибыль покажет финансовый результат месяца, а чистая прибыль — какой суммой можно распоряжаться.

Деньги бизнеса — отдельно

Один из признаков финансовой зрелости предпринимателя — разделять личные деньги и деньги бизнеса.

К примеру, если ФЛПФизическое лицо — предприниматель забирает из кассы магазина недельную выручку, чтобы оплатить семейную поездку на море, и регулярно тянет из кассы по пару тысяч на курсы детям, подарки для жены — как минимум, это приводит к искажению данных учёта.

Ведь по сути он тратит ещё не заработанные деньги, а если в ближайшее время предстоят расчёты с поставщиками, денег может не хватить. В идеале — раз в месяц забирать деньги в сумме из графы выплаты собственнику.

Как личные траты ФЛП показать в отчёте: введите строку «зарплата собственнику». Это может быть фиксированная сумма или процент от чистой прибыли. Так информация о движении денег в отчёте будет полной, а вы сможете контролировать свои расходы и поумерите аппетиты, когда увидите, что тратите больше, чем зарабатываете.

Не теряйте данные

Отражайте полностью все доходы и расходы без исключений. Суммы нельзя округлять, писать их приблизительно, по памяти, забывать про мелкие расходы: будете так делать регулярно — ваш P&L будет сомнительным и непригодным для анализа. 

Денежный баланс по проектам

Ведите в отчёте о доходах и расходах отдельно учёт по проектам, чтобы контролировать уровень прибыльности каждого.

Предприниматели, у которых есть несколько бизнесов разной направленности, часто финансируют более неприбыльные и убыточные проекты за счёт прибыли успешных. Это неправильное управленческое решение, может получится так, что вы впустую потратите деньги на бесперспективный проект.

И часто информация в отчёте о доходах и расходах помогает ФЛП сделать выводы: закрыть или продолжать сливать деньги в никуда.

Автор: Александра Джурило, финансовый аналитик

Задайте свой вопрос

Все вопросы

Будьте всегда в курсе

Подпишитесь и получайте на почту свежие статьи о ведении бизнеса
и новостной дайджест.

Подборки