Яка процедура передбачена передачі справ старим головбухом новому?

03 вересня 2024 Стане у пригоді для: Підприємці

Головному бухгалтеру, який ухвалив рішення про звільнення, потрібно потурбуватися про трансфер справ черговому співробітнику. Проте не секрет, що більший інтерес до цього процесу має його новий послідовник. 

Адже це дозволяє повністю захиститися від помилок колишнього головбуха, і не розплачуватися в майбутньому за його гріхи. Про нюанси, що супроводжують цей процес, а також про черговість подій при заміні головного бухгалтера почнемо нашу розмову.Хто відповідатиме за помилки колишнього головбуха?

Імперативність передачі справ черговому співробітнику

Проблема, що виникає при трансфері справ головним бухгалтером при вступі на вакансію чи завершення трудових відносин, і навіть перевірки стану обліку та звітності попередника, у тому, що з підприємств ця опція немає чіткого певного правилами регулювання.

Компаніями (підприємствами) у розумінні ч.1 ст.2 Закону про бухоблік вважаються юрособи, створені відповідно до ЗУ незалежно від їх організаційно-правових форм, філії закордонних СГ, які мають вести бухоблік та спрямовувати звітність.

У рамках частини 2 статті 8 Закону про бухоблік, аргументи щодо процедури бухобліку в компанії стосуються повноважень його власника, або посадової особи, яка керує компанією та повністю відповідальний за рух даного процесу за вимогами нормативки та установчих документів. А трудові обов'язки головбуху зафіксовані у ч.7 ст.8 Закону про бухоблік. І там не згадується про процедуру трансферу головного бухгалтера.

Мінфін вказував у своєму документі від 24.09.2012 No 31-08410-07-10/23279, що закон не передбачає наявність певного режиму щодо прийому-передачі первинної документації, регістрів та іншої документації при варіанті завершення кар'єри головним бухгалтером.

Державні структури покладаються на Типове становище, завізоване постановою Кабміну від 26.01.2011 No59. У п.12 останнього прописано, що прийом (передача) даних головбухом під час вступу чи звільнення з посади:

• проводиться після здійснення внутрішньої перевірки обстановки з бухобліком та звітністю, у міру проведення якої формується релевантний акт;
• може бути оформлений за наявності члена більш статусної державної інстанції.
  Визначення державної установи ви можете знайти у п. 12 ч.1 ст.2 БКУ.

Важливо знати! Перелік передачі справ у результаті заміни головбуху компанія проводить самостійно (див. листи Мінфіну від 17.07.2007 No 31-34000-30-27/14518 та ДПАУ від18.09.2009 No 11305/5/23-4018/462).

Цю процедуру слід оформити у формі Положення про бухгалтерію компанії або інший ваш документ (посадова інструкція, трудова угода тощо).

Однак, коли компанія зіткнеться зі здаванням справ черговому співробітнику від того, хто обіймав посаду раніше, може виникнути кілька питань: кому потрібно їх віддавати і як саме?

Кому слід складати справи?

Насправді є можливими кілька опцій для здачі справ колишнього головбуха. Грунтуючись на обставинах, що склалися, можна передавати заступнику головбуха, або черговому бухгалтеру, а також керівній ланці.Однак буде значно правильніше, якщо справи ухвалить новий головбух. 

Однак прийом на роботу ще одного співробітника неможливий, поки не піде минулий. Тому що посада фактично не є вільною. А за штатним розкладом у компанії має бути лише один головбух – двоє людей не можуть перебувати на цій посаді (див. лист Мінсоцполітики від 23.10.2009 No 251/06/186-09).

Важливо розуміти! Ми не рекомендуємо здавати справи претенденту на вакансію, якого лише плануватимуть працевлаштовувати.Як грамотно звільнити працівника через завершення термінового трудового договору

Поміркуйте по суті: до моменту, поки особа не працевлаштована і не вступила на посаду, вона вважається чужою для компанії. Таким чином, справи будуть передані фахівцю, який зовсім не має відношення до компанії, і знайти його в разі чого, буде не простим заходом. 

Загалом на час здачі справ і наступник, і новачок повинні перебувати з компанією в трудових відносинах. За цими причинами можливо працевлаштувати співробітника на вакансію бухгалтера, після чого оформити переклад.

Хоча претендента можна прийняти у вакансії заступника, а потім завищити до головбуху.

А у разі відсутності у момент звільнення головбуха наступника та заступника, справи слід приймати голові компанії (див. лист Мінсоцполітики від 23.10.2009 № 251/06/186-09). І згодом з появою нового головбуха виключно керівна ланка передаватиме йому справи.

Яким чином потрібно складати справи?

Нагадаємо ще раз: нормативне регулювання щодо механізму здачі справ відсутнє. Це означає, що кожна компанія встановлює цей процес на свою думку, самостійно.

Нерідко при зміні головбуха ніхто не займається жодним оформленням. І найчастіше це спричиняє пред'явлення претензій на адресу чергового співробітника. Але все ж таки це здатне спричинити притягнення до відповідальності, адміністративної чи кримінальної, що стосується новачка. За цими причинами задокументована здавання справ здатна врятувати чергового головбуха від подібних наслідків.

Важливо розуміти! Позиція фіскалів повідомляє, що на їхню думку для уникнення перекладання провини на нинішнього бухгалтера при звільненні колишнього новачка необхідно перевірити всю бухгалтерію, яка перебувала після попереднього головбуха (див. лист ДПАУ від 18.09.2009 No 11305/5/23-4018/ .

За даними причин для мінімізації поганих наслідків як для чергового головбуха, так і для старого, потрібно оформити наказ про прийом-здачу справ через зміну головбуха, у змісті якого:

• вибрати співробітника, який приймає справи;
• сформувати особливу комісію для участі у прийомі-передачі справ;
• зафіксувати часовий проміжок, протягом якого здаватимуться справи;
• вибрати повний перелік документації, що підлягають передачу;
• сформулювати порядок та обсяги перевірки наявності та коректності ведення бухгалтерської документації, яка здаватиметься;
• передбачати створення акта приймання-передачі справ тощо.

Крім іншого, керівник здатний оформити рішення щодо проведення перевірки ситуації з бухобліком та звітністю. Це повною мірою корелюється з нормативами ч.3 ст.8 Закону про бухоблік, згідно з яким глава несе відповідальність за:

• упорядкування бухобліку на підприємстві;
• гарантія фіксації фактів проведення кожної із господарських операцій у первинних документах;
• збереження відпрацьованої документації, регістрів та звітності протягом зафіксованого терміну, але не менше трьох років.

Чи потрібно здійснювати інвентаризацію?

Прийнято робити те, що з заміні головбуха проведення інвентаризації вважається необхідністю.Це не внесено перелік передумов, за яких інвентаризація буде імперативною (п. 7 розд. I Положення No 879*).

Важливо пам'ятати! Головбух не вважається матеріально відповідальною особою, а несе подібну відповідальність із загальних підстав. Винятком, якщо головбух одночасно обіймає посаду касира.

У такому разі, при здійсненні трансферу відповідальної особи, інвентаризацію потрібно оформляти імперативно – в обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні (абзац четвертий п. 7 розд. I Положення № 879). У разі інвентаризація каси виробляється у дату прийому-передачі справ. 

Підсумки виконання інвентаризації каси оформляється ще одним актом перевірки каси, а саме актом про підсумки інвентаризації присутніх коштів (додаток 7 до Положення, завізованого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148).

Однак заміна головбуху може бути і напередодні оформлення та направлення річної фінансової звітності. А річна суцільна інвентаризація перед створенням річної фінзвітності вважається імперативною (абзац другий п. 7 розд. I Положення № 879).

Важливо знати! Відповідно до п. 4 розд. I Положення No 879 рішення про випадки та періодичність інвентаризації, крім можливостей обов'язкового її проведення, входить до повноважень керівної ланки компанії (див. лист Мінфіну від 17.05.2019 No 35220-01-2/13122). За даними причин при заміні головбуха керівник має право призначення інвентаризації.

Таким чином, для чергового співробітника ця перевага – оскільки інвентаризація проводиться з метою забезпечити перевіреність даних бухобліку та фінзвітності компанії. І ще, у період інвентаризації перевіряються та документально підтверджуються наявність, стан та оцінка активів та зобов'язань (ч.1 ст. 10 Закону про бухоблік).

Як здійснити підготовку до складання документів?

Головбух, який припиняє трудові відносини з компанією, зобов'язаний здати своєму наступнику всі справи, до неї входить вся бухгалтерська документація, фіскальна, статистична та фінзвітність, за яку останній відповідав і перебуває під наглядом.Як правильно звільнити працівника

Таким чином наступнику особі слід перевіряти наявність та стан:

• внутрішніх розпорядчих паперів;
• первинних документів та облікових регістрів, напрями релевантної звітності;
• паперів із співробітництва з контрагентами;
• паперів для роботи з контролюючими інстанціями;
• ліцензій та інших дозвільних паперів, що видаються компанії владними структурами.

Документація, яка здаватиметься, потребує підшивки у справи відповідно до номенклатури справ, оформлених у компанії, а книги та журнали реєстрації – підготовлені до передачі. Звітність доцільно формувати з її видам, періодам формування, інстанціям, у яких її направляли.

Важливо розуміти! На практиці нерідко цілісна перевірка проводиться селективно за поточний рік або суцільним порядком за встановлений термін на тих ділянках обліку, вади яких здатні призвести до величезних фінансових санкцій.

Складання справ черговому головному бухгалтеру безумовно відбувається на основі останнього складеного балансу. Однак важливо також перевірити документи, що стосуються поточного періоду, оскільки саме на їх основі черговому бухгалтеру доведеться оформлювати звітність у найближчому майбутньому.Якщо під час перевірки документів виявляється недостача або пошкодження первинних документів, глава повинен вжити всіх необхідних заходів, обумовлених нормативкою для такої ситуації. 

Рекомендується оформити прийом-передачу документації за допомогою опису. У цьому описі слід зазначити найменування кожного документа, рік його складання, кількість сторінок і папок. Після цього опис долучається до акта приймання-передачі справ.

Важливо:

• Передача справ на основі останнього балансу є стандартною практикою.
• Проте необхідно перевірити документи поточного періоду для забезпечення коректного складання звітності.
• У разі виявлення недостачі або псування документів слід керуватися законодавчими нормами.
• Опис документації є важливим інструментом передачі справ.
• Опис повинен містити детальну інформацію про документи.
• Опис долучається до акта приймання-передачі справ.

Що фігурує в акті прийому-передачі?

Передачу справ слід закріплювати актом прийому-передачі. Документ потрібно оформлювати у довільній формі, оскільки не передбачено нормативно зафіксованої форми акта прийому-передачі справ при заміні головбуха або його змісту.

Важливо пам'ятати! Акт прийому-передачі справ складається у вільній формі з імперативною вказівкою реквізитів первинного документа, обумовленими ч.2 ст.9 Закону про бухоблік.

Акт підписуватиметься черговим співробітником та головбухом, який звільнятиметься, а також іншими особами, які беруть участь у прийомі-передачі справ. За наявності неузгодженості акт слід підписати із застереженнями та запереченнями. 

До акту потрібно додавати пояснення, службові записки, що складалися членами комісії у момент передачі справ, а також аудиторські висновки тощо. Візується акт головою компанії. Складати його слід у трьох примірниках для кожного заінтересованого співробітника, у тому числі й керівника.

З моменту підписання черговий головбух може заступати виконувати свої трудові функції.Оскільки фігурально старий співробітник зняв із себе всю відповідальність за ведення бухобліку в компанії та передав новому – своєму наступнику.Передача трудової книжки співробітнику: як це робити

Висновки

1. Для підприємств процес передачі справ наступнику від попереднього головбуха немає нормативного регулювання, тому ці правила підприємство встановлює самостійно;
2. Головбух, з яким припиняються трудові відносини, залежно від стану справ здатний передавати справи заступнику, керівнику, іншому бухгалтеру;
3. Для мінімізації негативних наслідків як для нового, так і старого співробітника, оформляється релевантний наказ про прийом-передачу справ через заміну головбуха;
4. За загальним вимогам інвентаризація не є необхідною, проте може проводитись за бажанням керівника;
5. Минулий головбух зобов'язаний передати новому всі справи, які він відповідальність і які перебували під його наглядом;
6. Здача справ візується релевантним актом прийому-передачі, що оформляється у вільній формі. З моменту його візування новий співробітник здатний приступати до своїх основних функцій.