Какая процедура предусмотрена для передачи дел старым главбухом новому

03 сентября 2024 Пригодится для: Предприниматели

Главному бухгалтеру, что принял решение об увольнении, требуется побеспокоиться о трансфере дел очередному сотруднику. Однако, не секрет, что больший интерес к этому процессу имеет его новый последователь. 

Ведь это позволяет по полной защититься от оплошностей бывшего главбуха, и не расплачиваться в будущем за его грехи. О нюансах, сопровождающих данный процесс, а также об очередности событий при замене главного бухгалтера начнём наш разговор.Кто станет отвечать за ошибки бывшего главбуха?

Императивность передачи дел очередному сотруднику

Проблема, которая появляется при трансфере дел главным бухгалтером при вступлении на вакансию либо завершения трудовых отношений, а также проверки состояния учёта и отчётности предшественника, состоит в том, что для компаний эта опция не имеет чёткого определенного правилами регулирования.

Компаниями (предприятиями) в понимании ч.1 ст.2 Закона о бухучёте считаются юрлица, созданные согласно ЗУ вне зависимости от их организационно-правовых форм, филиалы заграничных СХ, которые должны вести бухучёт и направлять отчётность.

В рамках части 2 статьи 8 Закона о бухучёте, аргументы касаемо процедуры бухучёта в компании касаются полномочий его обладателя, или должностного лица, руководящего компанией и полностью ответственен за движение данного процесса по требованиям нормативки и учредительных документов. А трудовые обязанности главбуха зафиксированы в ч.7 ст.8 Закона о бухучёте. И там не упоминается о процедуре трансфера главного бухгалтера.

Минфин указывал в своём документе от 24.09.2012 No 31-08410-07-10/23279, что закон не предусматривает наличие определенного режима касаемо приёма-передачи первичной документации, регистров и прочей документации при варианте завершения карьеры главным бухгалтером.

Государственные структуры полагаются на Типовое положение, завизированное постановлением Кабмина от 26.01.2011 года No59. В п.12 последнего прописано, что прием (передача) данных главбухом при вступлении или увольнении с должности:

• проводится после осуществления внутренней проверки обстановки с бухучётом и отчётностью, по мере проведения которой формируется релевантный акт;
• может быть оформлен при присутствии члена более статусной государственной инстанции.

Определение государственного учреждения вы можете найти в п. 12 ч.1 ст.2 БКУ.

Важно знать! Перечень передачи дел в результате замены главбуха компания проводит самостоятельно (см. письма Минфина от 17.07.2007 No 31-34000-30-27/14518 и ГНАУ від18.09.2009 No 11305/5/23-4018/462).Как грамотно уволить работника по причине завершения срочного трудового договора

Данную процедуру следует оформить в форме Положения о бухгалтерии компании или другом вашем документе (должностная инструкция, трудовое соглашение и т.д.).

Однако, когда компания столкнётся со сдачей дел очередному сотруднику от того, кто занимал должность ранее, может возникнуть пара вопросов: кому требуется их отдавать и как именно?

Кому следует сдавать дела?

В действительности являются возможными несколько опций для сдачи дел бывшем главбухом. Основываясь на сложившихся обстоятельствах, возможно передавать заместителю главбуха, или очередному бухгалтеру, а также руководящему звену.

Однако будет значительно правильнее, если дела примет новый главбух. Однако приём на работу еще одного сотрудника невозможен, пока не уйдёт прошлый. Так как должность фактически не есть свободной. А по штатному расписанию в компании должен пребывать лишь один главбух – двое людей не могут состоять в этой должности (см. письмо Минсоцполитики от 23.10.2009 No 251/06/186-09).

Важно понимать! Мы не рекомендуем сдавать дела претенденту на вакансию, которого лишь будут планировать трудоустраивать.

Рассудите по сути: до момента, пока лицо не трудоустроено и не вступило в должность, оно считается чужим для компании. Таким образом, дела будут переданы специалисту, который ну совсем не имеет отношения к компании, и найти его в случае чего, будет непростым мероприятием. 

В общем, на время сдачи дел и преемник, и новичок должны пребывать с компанией в трудовых отношениях. По данным причинам вероятно трудоустроить сотрудника на вакансию бухгалтера, после чего оформить перевод.

Хотя претендента можно принять в вакансии зама, а потом завысить до главбуха.Передача трудовой книжки сотруднику: как это следует делать

А в случае отсутствия в момент увольнения главбуха преемника и заместителя, дела следует принимать главе компании (см. письмо Минсоцполитики от 23.10.2009 No 251/06/186-09). И впоследствии при появлении нового главбуха исключительно руководящее звено будет передавать ему дела.

Каким способом требуется сдавать дела?

Напомним ещё раз: нормативное регулирование касаемо механизма сдачи дел отсутствует. Это означает, что каждая компания устанавливает данный процесс согласно своему мнению, самостоятельно.

Нередко при смене главбуха никто не занимается никаким оформлением. И зачастую это служит причиной предъявления претензий в адрес очередного сотрудника. Но все же это способно повлечь к привлечению к ответственности, административной или криминальной, касаемо новичка. По данным причинам задокументированная сдача дел способна спасти очередного главбуха от подобных последствий.

Важно понимать! Позиция фискалов сообщает, что по их мнению для избежания от перекладывания вины на нынешнего бухгалтера при увольнении бывшего новичку необходимо проверить всю бухгалтерию, которая пребывала после предыдущего главбуха (см. письмо ГНАУ от 18.09.2009 No 11305/5/23-4018/462).

По данным причинам для минимизации плохих последствий как для очередного главбуха, так и для старого, требуется оформить приказ о приёме-сдаче дел по причине смены главбуха, в содержании которого:

• выбрать сотрудника, принимающего дела;
• сформировать особую комиссию для участия в приеме-передаче дел;
• зафиксировать временной промежуток, в течение которого будут сдаваться дела;
• выбрать полный перечень документации, подлежащих передачу;
• сформулировать порядок и объёмы проверки наличия и корректности ведения бухгалтерской документации, которая будет сдаваться;
  предусматривать создание акта приема-передачи дел и т.п.

Кроме прочего, руководитель способен оформить решение касаемо проведения проверки ситуации с бухучётом и отчётностью. Это в полной мере коррелируется с нормативами ч.3 ст.8 Закона о бухучёте, согласно которой глава несёт ответственность за:

• упорядочивание бухучёта на предприятии;
• гарантия фиксации фактов проведения каждой из хозяйственных операций в первичных документах;
• сохранность отработанной документации, регистров и отчётности в течение зафиксированного срока, но не меньше трех лет.

Требуется ли осуществлять инвентаризацию?

Принято делать так, что при замене главбуха проведение инвентаризации не считается необходимостью. Это не внесено перечень предпосылок, при присутствии которых инвентаризация будет императивной (п. 7 разд. I Положения No 879*).Как правильно уволить сотрудника

Важно помнить! Главбух не считается материально ответственным лицом, а несёт подобную ответственность по общим основаниям. Исключением, если главбух одновременно занимает должность кассира.

В подобном случае, при осуществлении трансфера ответственного лица, инвентаризацию требуется оформлять императивно – в объёме активов, пребывающих на ответственном хранении (абзац четвертый п. 7 разд. I Положения No 879). В подобном случае инвентаризация кассы делается в дату приёма-передачи дел. Итоги выполнения инвентаризации кассы оформляется еще одним актом проверки кассы, а именно актом об итогах инвентаризации присутствующих средств (приложение 7 к Положению, завизированному постанов. Правления НБУ от 29.12.2017 No 148).

Однако замена главбуха может быть и накануне оформления и направления годовой денежной отчётности. А годовая сплошная инвентаризация перед созданием годовой финотчётности считается императивной (абзац второй п. 7 разд. I Положения No 879).

Важно знать! В соответствии с п. 4 разд. I Положения No 879 решение о случаях и периодичности инвентаризации, кроме возможностей обязательного её проведения, входит в полномочия руководящего звена компании (см. письмо Минфина от 17.05.2019 No 35220-01-2/13122). По данным причинам при замене главбуха руководитель обладает правом назначения инвентаризации.

Таким образом, для очередного сотрудника это преимущество –поскольку инвентаризация проводится для целей обеспечить проверенность данных бухучёта и финотчётности компании. И еще, в период инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств (ч. 1 ст. 10 Закона о бухучете).

Как осуществить подготовку к сдаче документов?

Главбух, который прекращает трудовые отношения с компанией, обязан сдать своему преемнику все дела, в неё входит вся бухгалтерская документация, фискальная, статистическая и финотчётность, за которую последний отвечал и которая пребывает под надзором.

Таким образом преемнику лицу следует проверять наличие и состояние:

• внутренних распорядительных бумаг;
• первичных документов и учётных регистров, направления релевантной отчётности;
• бумаг по сотрудничеству с контрагентами;
• бумаг по работе с контролирующими инстанциями;
• лицензий и других разрешительных бумаг, которые выдаются компании властными структурами.

Документация, которая будет сдаваться, нуждается в подшивке в дела в соответствии с номенклатурой дел, оформленных в компании, а книги и журналы регистрации – подготовлены к передаче. Отчётность будет целесообразно формировать по её видам, периодам формирования, инстанциям, в которые её направляли.

Важно понимать! На практике нередко целостная проверка проводится селективно за текущий год или сплошным порядком за установленный термин на тех участках учёта, изъяны в которых способны привести к громадным финансовым санкциям.

Сдача дел очередному главному бухгалтеру безусловно происходит на основе последнего составленного баланса. Однако важно также проверить документы, имеющие отношение к текущему периоду, так как именно на их основе очередному бухгалтеру придется оформлять отчетность в ближайшем будущем. 

Если при проверке документов выявляется недостача или повреждение первичных документов, глава должен предпринять все требуемые меры, оговоренные нормативкой для подобной ситуации. Рекомендуется оформить прием-передачу документации с помощью описи. 

В этой описи нужно указать наименование каждого документа, год его составления, количество страниц и папок. После этого опись приобщается к акту приема-передачи дел. 

Важно отметить:

• Передача дел на основе последнего баланса является стандартной практикой.
• Однако необходимо проверить также документы текущего периода для обеспечения корректного составления отчетности.
• В случае обнаружения недостачи или порчи документов, следует руководствоваться законодательными нормами.
• Опись документации является важным инструментом при передаче дел.
• Опись должна содержать детальную информацию о документах.
• Опись приобщается к акту приема-передачи дел.

Что фигурирует акте приема-передачи?
Передачу дел следует закреплять актом приёма-передачи. Документ требуется оформлять в произвольной форме, так как не предусмотрено нормативно зафиксированной формы акта приёма-передачи дел при замене главбуха или же его содержания.

Важно помнить! Акт приёма-передачи дел складывается в вольной форме с императивным указанием реквизитов первичного документа, оговоренными ч.2 ст.9 Закона о бухучёте.

Акт будет подписываться очередным сотрудником и главбухом, который будет увольняться, а также другими лицами, которые принимают участие в приёме-передачи дел. При наличии несогласованности акт следует подписать с оговорками и отрицаниями. К акту требуется добавлять объяснения, служебные записки, которые составлялись членами комиссии в момент передачи дел, а также аудиторские заключения и т.п. Визируется акт главой компании. 

Составлять его надлежит в трех экземплярах для каждого заинтересованного сотрудника, в том числе и руководителя.Срочное трудовое соглашение: оформление, работа, прекращение

С момента подписания очередной главбух может заступать выполнять своих трудовых функций. Так как фигурально старый сотрудник снял с себя всю ответственность за ведение бухучёта в компании и передал новому – своему преемнику.

Выводы

1. Для компаний процесс передачи дел преемнику от предыдущего главбуха не имеет нормативного регулирования, поэтому данные правила предприятие устанавливает самостоятельно;
2. Главбух, с которым прекращаются трудовые отношения, в зависимости от положения дел способен передавать дела заместителю, руководителю, другому бухгалтеру;
3. Для минимизации негативных последствий как для нового, так и старого сотрудника, оформляется релевантный приказ о приёме-передачи дел по причине замены главбуха;
4. По общим требованиям инвентаризация не является необходимой, однако может проводиться по желанию руководителя;
5. Прошлый главбух обязан передать новому все дела, за которые он нёс ответственность и которые пребывали под его надзором;
6. Сдача дел визируется релевантным актом приёма-передачи, который оформляется в вольной форме. С момента его визирования новый сотрудник способен приступать к своим основным функциям.