ФОП на загальній системі: як не залишитись без врахованих витрат

28 жовтня 2024 Стане у пригоді для: Підприємці на ЗС

ФОП на ЗС повинні бути уважні до питання обліку витрат, пов'язаних з доходами минулого року, оскільки часто виникає невизначеність. Податкові органи можуть стверджувати, що такі витрати "згоряють" після закінчення року, проте це не завжди відповідає дійсності.

Основні положення щодо обліку витрат ФОП на ОЗ зафіксовано у статті 177 ПКУ, а також уточнено Порядком No 261. У пункті 177.4 ПКУ перераховано п'ять категорій витрат, які здатні враховувати ФОП:

1. Матеріальні витрати, що включають вартість товарів, сировини, матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих та ін.
2. Винагорода працівників та проплати фізичним особам за виконані для ФОП роботи (послуги) з ДПД.
3. Податки, збори, ЄСВ та плата за ліцензії.
4. Інші витрати, наприклад, на відрядження співробітників, зв'язок, рекламу, розрахунково-касове обслуговування тощо.
5. Амортизаційні відрахування.

Витрати із першої групи умовно називаються матеріальною собівартістю, а витрати із груп 2–4 — поточними витратами. Важливо, що, на відміну юридичних, ФОП можуть враховувати свої витрати лише після їх фактичної оплати.Підприємець на спрощенці виграв судовий позов: чи слід оподатковувати компенсацію судових витрат?

Поточні витрати не підпадають під зону ризику

Фіскальні органи зазвичай не заперечують проти того, щоб ФОП враховували витрати з груп 2–4 (нетоварні витрати) у момент їх фактичної проплати, незалежно від того, чи вже було зараховано дохід, з яким подібні витрати логічно пов'язані.

Принцип полягає в наступному: якщо витрати проплачені, ФОП може внести їх в облік, заповнивши відповідні графи (5, 7, 8, 9 Типової форми), не беручи до уваги, чи отримано дохід і коли саме. Таким чином, навіть якщо поточні витрати логічно відносяться з активністю або доходами попереднього календарного року, це не перешкоджає обліку їх у момент сплати цього року.

Іншими словами: - До моменту фактичної оплати такі витрати не враховуються; — як тільки вони оплачені, їх можна показати в обліку, навіть якщо вони пов'язані з доходами минулого чи наступного року.

Важливо, що фіскали зазвичай не заперечують проти такого порядку обліку.

Матеріальна собівартість – можливі ризики

Ситуація з матеріальними витратами, прописаними у п.п. 177.4.1 ПКУ, дещо складніше. Податківці традиційно стверджують, що ФОП може врахувати «матеріальну собівартість» реалізованих товарів, продукції, робіт чи послуг (графи 5, 6 Типової форми) лише після отримання проплати за релевантні товари чи послуги. Робота ФОП у власній квартирі: дозволено, але з нюансами

Судова практика з цього питання є неоднозначною, але існує досить багато рішень судів, що підтримують податківців (наприклад, постанови Верховного Суду від 16.03.2023 у справі No 560/4184/19 та від 15.04.2021 у справі No 803/1766/16).Тобто: такі витрати не можна враховувати до моменту фактичної оплати; — рекомендується погодитися з фіскалами у тому, що витрати, що формують матеріальну собівартість реалізованих товарів чи послуг, можуть бути відображені або одночасно з отриманням доходу від продажу цих товарів/послуг (якщо витрати на той момент вже оплачені), або пізніше за фактом сплати.

Але наскільки пізніше це можна зробити? Чи можна врахувати їх будь-коли, чи існують якісь обмеження? Це є ключовим питанням.

Наприклад, якщо ФОП отримав дохід (проплату за реалізовані товари) у 2024 році, але проплатив витрати (пов'язані з цими товарами) у 2025 році, то: ці витрати не можна врахувати при розрахунку чистого доходу за 2024 рік, оскільки вони не були проплачені цього року; — ФОП повинен мати можливість врахувати подібні витрати при розрахунку чистого доходу за 2025 рік за фактом їх оплати.

Раніше податківці прямо визнавали таку можливість, вказуючи у своїх роз'ясненнях, що такі витрати будуть враховані при розрахунку оподатковуваного доходу в тому періоді, коли вони фактично були оплачені. 

Тобто, якщо витрати були проплачені наступного року, їх можна було врахувати за фактом оплати (у графах 5, 6 Типової форми) цього року. Однак у свіжому роз'ясненні (категорія 104.05 БЗ) фіскали про це нічого не згадують. Це може означати, що вони змінили позицію і тепер можуть стверджувати, що подібні витрати в наступних роках не можна буде враховувати, оскільки вони вже не будуть пов'язані з доходами цих років.

Такі ризики, на жаль, є. Тому, якщо є можливість, краще не відкладати оплату наступного року, оскільки існує можливість додаткових претензій з боку податківців.

Можлива аргументація для «перехідних» витрат

У ПКУ немає конкретних вказівок про те, що поточні витрати обов'язково повинні бути пов'язаними з доходом цього ж року.Головна вимога полягає в тому, що витрати повинні бути пов'язані з процесом отримання доходу, чи то в минулому, чи в майбутньому.

1. У пункті 177.2 ПКУ йдеться, що об'єктом оподаткування вважається чистий оподатковуваний дохід, тобто різницю між загальним оподатковуваним доходом та документально доведеними витратами, що належать до господарської активності ФОП.
2. Пункт 177.4.5 ПКУ забороняє враховувати витрати, які не належать до господарської активності ФОП.

У жодній із цих норм немає позначок, що витрати мають бути пов'язані лише з доходами цього року. Подібних обмежень немає і в Порядку No 261. Щодо графи 6 Типової форми зазначено (п. 6 ч. 1 розд. ІІ Порядку No 261), що в ній слід показувати ціну куплених ТМЦ, які були реалізовані або застосовані у виробництві продукції, товарів , робіт чи послуг. При цьому немає уточнень, що такі витрати мають бути реалізовані у звітному періоді.

Таким чином, немає перешкод для того, щоб витрати, пов'язані з доходом одного року, були враховані в обліку за фактом їхньої сплати наступного року. Це доводять і судові рішення, такі як постанова Верховного Суду від 11.12.2023 у справі No 380/2200/20.

Однак, щоб уникнути можливих ризиків, рекомендується не відкладати оплату наступного року, якщо є можливість зробити її до кінця року, з яким пов'язані доходи. Це дозволить врахувати доходи та витрати в рамках одного календарного року.

Це стосується виключно тих витрат, які відображаються у графі 6 Типової форми.Як бути з експортом імпортованої продукції: та ставкою ПДВ?

Висновки

• ФОП може врахувати будь-які витрати лише після їх фактичної оплати.
• Якщо йдеться про поточні витрати (графи 7, 8, 9 Типової форми), вони можуть бути відображені за фактом сплати, незалежно від того, коли був отриманий дохід. Навіть якщо такі витрати відносяться з активністю чи доходами минулого календарного року, ФОП має право врахувати їх у нинішньому році за фактом оплати.
• З матеріальною собівартістю (графа 6 Типової форми) ситуація інша. Ці витрати можна відобразити одночасно з доходом від продажу товарів або послуг (якщо витрати вже оплачені) або пізніше після фактичної сплати.
• Раніше податкові органи визнавали можливість урахування таких витрат у наступних роках за фактом сплати. Проте в останніх роз'ясненнях фіскали не згадали про це, що створює ризик того, що під час перевірки вони можуть заявити, що в наступних роках такі витрати не можна враховувати, оскільки вони не пов'язані з доходами цих років.
• Таке твердження буде необґрунтованим. Тим не менш, для зниження ризиків рекомендується не відкладати оплату на наступний рік, якщо витрати прямо пов'язані з доходом поточного року, щоб доходи та витрати були враховані в межах одного календарного року. Це стосується витрат, що відображаються у графі 6 Типової форми.