POS-термінали: хто може не застосовувати у 2025 році

23 грудня 2024 Стане у пригоді для: Підприємці

З 1 січня 2025 року набирає чинності новий етап вимог щодо забезпечення безготівкової оплати для торговців. Тепер обов'язок приймати безготівкові платежі, включаючи розрахунки з використанням платіжних карток, розшириться усім продавців, незалежно від чисельності населення населеного пункту, де вони ведуть діяльність. Комісія для єдиноподатників: що варто знати

Ці зміни є частиною поступового впровадження «термінального обов'язку», передбаченого Законом України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 р. № 1591-IX.

Кого торкнеться вимоги у 2025 році?

Згідно зі статтею 38 зазначеного закону, усі торговці зобов'язані надавати покупцям можливість оплачувати товари чи послуги безготівково. Це означає, що прийом електронних платіжних інструментів має бути забезпечений на підставі договору з платіжним провайдером (еквайєром чи іншим).

Вимога впроваджувалась поетапно, відповідно до Постанови Кабінету Міністрів № 894, розробленої в рамках закону:

1. З 1 січня 2023 року термінали зобов'язані використовувати торговці, які ведуть діяльність у населених пунктах із чисельністю населення понад 25 тис. осіб.
2. З 1 січня 2024 року цей обов'язок поширився на підприємців, які працюють у містах та селищах з чисельністю населення від 5 до 25 тис. осіб.
3. З 1 січня 2025 року ця вимога стосуватиметься всіх торговців, включаючи тих, хто працює в населених пунктах із чисельністю населення менше 5 тис. осіб.

Таким чином, з початку 2025 року критерій чисельності населення для застосування термінового обов'язку повністю втратить значення.Навіть підприємці, які працюють у селах, будуть зобов'язані забезпечити покупцям можливість розплачуватися у безготівковий спосіб.

Ці зміни також стосуються територій, визначених відповідно до Закону України «Про порядок вирішення окремих питань адміністративно-територіального устрою України» від 28.07.2023 № 3285-IX.

У результаті, починаючи з 2025 року, всі торговці, незалежно від місця ведення своєї діяльності, повинні використовувати POS-термінали, за винятком окремих випадків, які обумовлюються окремо.

У 2025 році від зобов'язання приймати безготівкові платежі за товари та послуги звільняються певні категорії торговців. Розглянемо їх докладніше.

Хто звільняється від обов'язку забезпечувати безготівкову оплату?

1.  До 1 січня 2026 року (згідно з п.п. 4 п. 1 Постанови № 894) звільнено:

• Фізичні особи-підприємці (ФОП), які працюють на спрощеній системі оподаткування 1-ї групи. Це означає, що такі підприємці матимуть змогу продовжувати діяльність без використання платіжних терміналів до кінця 2025 року.
• Торговці використовують торгові автомати для реалізації своїх товарів. Вони також повинні надавати можливість безготівкової оплати.
• Торговці, які ведуть виїзну (виносну) торгівлю, що передбачає продаж товарів поза стаціонарними точками.
• Торговці, що продають власноруч вирощену чи відгодовану продукцію. Проте формулювання «власноручно» створює певну невизначеність, оскільки законодавчо не уточнено, чи це звільнення до юридичних осіб, які займаються сільськогосподарським виробництвом.Податкові органи наголошують, що це звільнення діє лише при продажу виключно власної продукції, але не поширюється на випадки, коли, крім неї, реалізуються інші товари або продукти (див. роз'яснення у категорії 109.02 БЗ).

2. Торговці, які працюють на територіях, які торкнулися військовими діями, окупацією, блокадою.

Сюди належать суб'єкти, які ведуть діяльність на територіях територіальних громад, які включені до переліку, затвердженого Міністерством з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій. Такі території визначаються на підставі Переліку №309.

Умови звільнення:

• Безготівкову оплату такі торговці зобов'язані забезпечити протягом трьох місяців після завершення бойових дій, деокупації чи зняття блокади.
• Визволення діє для населених пунктів, віднесених до однієї з наступних категорій Переліку № 309:
  - Територія активних бойових дій.
  - Території активних бойових дій із функціонуючими державними електронними інформаційними системами.
  - Територія можливих бойових дій.
  - Тимчасово окуповані території.

Для збереження права на звільнення достатньо, щоб населений пункт знаходився в одному з перерахованих розділів Переліку № 309, де колонка 4 (крайня права) залишається незаповненою. Це підтверджує збереження відповідного статусу.Що робити, якщо у вас заблокували податкову накладну?

Після втрати статусу активних бойових дій чи окупації (дата вказується у крайній правій колонці Переліку № 309), звільнення діє ще протягом трьох місяців.

Додаткова інформація

На момент підготовки інформації податкові органи надають мінімальні роз'яснення щодо цих питань. Однак у розробці знаходиться проект змін до Постанови № 894, яка може додатково уточнити прив'язку до Переліку № 309 та процедуру звільнення.

Податкові органи надали роз'яснення у категорії 109.02 БЗ, що стосуються випадків, коли суб'єкт господарювання працює без фізичного контакту із покупцем. Розглянемо основні тези.

Якщо немає прямого контакту з покупцем

Якщо підприємець веде господарську діяльність в онлайн-форматі, надаючи послуги або продаючи товари через інтернет, при цьому всі розрахунки проводяться віддалено та відсутній фізичний контакт із клієнтом, такі платежі автоматично вважаються безготівковими. Це з тим, що оплата у разі здійснюється через банківські перекази, платіжні системи чи інші електронні інструменти.

Що це означає на практиці:

• Використання POS-терміналів або інших інструментів прийому платежів стає необов'язковим, оскільки вимога про безготівкові розрахунки вже виконана.

Які справи з післяплатою?

Якщо товар відправляється з післяплатою, то відповідальність за прийом готівки лежить на логістичній компанії, а не на продавці. У цьому випадку продавець не приймає оплату безпосередньо від клієнта, що дозволяє уникнути необхідності застосування терміналу.

Винятки, що вимагають терміналу

Якщо ж продавець контактує з покупцем особисто, наприклад:

• передає товар через власного кур'єра;
• організує видачу товару на точці самовивезення;
• приймає оплату під час особистої зустрічі, то в таких ситуаціях POS-термінал або інший інструмент для безготівкових розрахунків є обов'язковим. Це з тим, що у разі підприємець сам безпосередньо приймає оплату від клієнта.

Вимоги щодо застосування POS-терміналів стосуються не лише роздрібної торгівлі, а й оптовиків. Це випливає із формулювань Закону України «Про платіжні послуги» та Постанови № 894, де немає чіткої вказівки на виключення для оптової торгівлі. 

Проте останніми роками розглядаються проекти змін до Постанови № 894, які можуть звільнити оптовиків від виконання «термінального обов'язку». Конкретних термінів їхнього прийняття поки немає.Податкове резидентство: ключові аспекти для українців за кордоном, які мають ФОП в Україні

Що робити оптовикам, поки зміни не ухвалено?

Ситуація з оптовою торгівлею може бути спрощена, якщо використовувати підхід, який застосовується для інтернет-магазинів (див. роз'яснення у категорії 109.02 БЗ). Якщо оплата покупцем провадиться виключно дистанційно, без можливості готівкового розрахунку, то вимоги щодо застосування терміналів можуть вважатися виконаними автоматично.

Як це працює на практиці:

1. Повністю дистанційна оплата:

• Якщо розрахунки здійснюються лише через банківський рахунок або інші безготівкові способи, а суб'єкт господарювання не має фізичної можливості приймати готівку, термінали не потрібні.

2. Передача товару через посередників:

• Наприклад, товар передається перевізнику чи експедитору, який доставляє його покупцю. При цьому розрахунок відбувається дистанційно за рахунок.

3. Договірна дистанційна оплата:

• Якщо договір передбачає авансову оплату через банківський рахунок, після чого покупець або його представник може забрати товар, особистий контакт із клієнтом виключено і термінали не потрібні.

Коли термінал є обов'язковим?

Якщо в процесі взаємодії з клієнтом виникає ситуація, коли покупець (або його представник) зустрічається з продавцем і може вибрати спосіб оплати (включно з картою), термінал стає обов'язковим. Наприклад, якщо товар передається безпосередньо, а оплата здійснюється на місці.

Поки зміни до Постанови № 894 не прийнято, вимоги щодо застосування терміналів поширюються і на оптову торгівлю. Однак якщо оплата здійснюється виключно дистанційно, без готівкової взаємодії з клієнтом, використання терміналів стає необов'язковим. Оптовикам рекомендується стежити за ухваленням змін до законодавства, щоб уточнити свої обов'язки.

Питання про те, якими пристроями можна виконувати вимоги Закону про платіжні послуги щодо забезпечення безготівкових розрахунків, залишається досить спірним. Розглянемо основні положення та розбіжності.

Що говорить Закон про платіжні послуги?

Відповідно до пункту 28 статті 38 Закону України «Про платіжні послуги», торговці зобов'язані забезпечити можливість безготівкових розрахунків за товари та послуги з використанням:

• електронних платіжних засобів;
• платіжних додатків;
• платіжних пристроїв.

Формулювання «і/або» дозволяє припустити, що достатньо надати хоча б один із перерахованих способів оплати для виконання вимог закону.

Позиція податкових органів

Податкові органи дотримуються суворішого підходу. У листах ДПСУ від 03.10.2024 № 4695/ІПК/99-00-07-03-01 ІПК та від 20.09.2024 № 4532/ІПК/99-00-07-03-01 ІПК зазначено, що одного лише прийому оплати через QR-код недостатньо. 

Це не вважається повноцінним виконанням обов'язку щодо забезпечення можливості безготівкового розрахунку. Податківці наполягають, що для виконання вимог потрібний фізичний POS-термінал.

Аналогічна думка міститься в аналізі регуляторного впливу проекту змін до Постанови № 894, підготовленої ДПСУ. Це свідчить про те, що підхід податкових органів вже набув стійкого характеру.

Хоча текст закону залишає можливість трактувати розрахунок через платіжну програму або QR-код як самостійний спосіб виконання вимог, податківці вимагають додаткових інструментів.

Які пристрої краще використовувати?

Для мінімізації ризиків та повної відповідності вимогам законодавства рекомендується використовувати такі варіанти:

1. Фізичний POS-термінал

• Це пристрій, який дозволяє приймати оплату з платіжних карток.
• POS-термінал не замінює РРО/ПРРО, оскільки не виконує фіскальних функцій.РРО/ПРРО формує та відправляє чеки на сервер податкової служби, а POS-термінал лише інструмент прийому оплати.
• Для отримання POS-терміналу необхідно укласти договір еквайрингу із банком. Реєстрація терміналу у податковій службі не потрібна.
• Банк не контролює наявність у продавця РРО/ПРРО. Відповідальність за фіскалізацію розрахунків лежить виключно суб'єкт господарювання.

2. Програмний термінал (Soft POS)

• Програмні термінали можуть бути встановлені на смартфони, планшети та інші пристрої.
• Вони забезпечують прийом платежів без потреби у фізичному терміналі.

3. QR-коди та онлайн-інвойси (рахунки)

• Ці методи найкраще використовувати як додаткові способи оплати. Вони можуть бути корисними для зручності клієнтів, але, згідно з позицією податківців, не можуть замінити POS-термінали.

Недотримання вимог щодо забезпечення можливості безготівкової оплати для покупців спричиняє штрафні санкції, передбачені як адміністративним, так і споживчим законодавством.

Адміністративна відповідальність

Відповідно до статті 163-15 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП), за порушення вимог щодо забезпечення безготівкових розрахунків передбачено такі штрафи:

• 1700–3400 грн. за перше порушення.
• 8500–17000 грн. у разі повторного порушення протягом одного року.

Ці штрафи можуть бути накладені на фізичну особу-підприємця (ФОП) або винну посадову особу юридичної особи.

Штрафи від захисників прав споживачів

Крім адміністративних санкцій передбачено штрафи на підставі Закону України «Про захист прав споживачів». Відповідно до частини 2 статті 17 та пункту 12 статті 23 цього закону:

Якщо торговець не забезпечує споживачеві можливість розрахуватись у безготівковій формі у рамках законодавчих вимог, йому загрожує штраф у розмірі 8500 грн.

Можливі зміни у регулюванні

Наразі Постанова № 894 не містить вимог щодо кількості місць у господарській одиниці, де мають бути забезпечені безготівкові розрахунки. Це означає, що торговець може встановити POS-термінал лише на одній касі, і формально це буде відповідати закону.

Однак у розробці перебуває проект змін, який передбачає встановлення мінімальної кількості точок прийому безготівкових платежів. Пропонується така система:

• Якщо в господарській одиниці дві каси, POS-терміналом має бути оснащена щонайменше одна каса (50% загальної кількості).
• Якщо кас більше двох, обладнати потрібно щонайменше 2/3 всіх кас. Наприклад, за наявності шести кас POS-термінали мають бути встановлені на чотирьох із них.

Важливо відзначити, що ці зміни поки що перебувають на стадії проекту і не мають обов'язкової сили.

Висновки

1. Обов'язок використовувати термінали:

З 2025 року всі торговці, незалежно від місця ведення діяльності, зобов'язані забезпечити можливість безготівкових розрахунків, за винятком низки категорій, таких як ФОП 1-ї групи, продавці власної сільгосппродукції та ті, хто працює на територіях бойових дій.

2. Безготівкова оплата в онлайн-торгівлі:

Якщо розрахунки повністю дистанційні та відсутній фізичний контакт із покупцем (наприклад, через QR-код, інвойси, передоплату), термінал не потрібен. Проте за особистої зустрічі з клієнтом термінал обов'язковий.

3. Оптова торгівля:

Вимоги стосуються оптовиків. Якщо розрахунки відбуваються виключно через рахунок, термінал можна не використовувати, але за фізичного контакту з клієнтом його наявність обов'язкова.

4. Пристрої для розрахунків:

Найбезпечніше використовувати фізичний POS-термінал або програмний термінал. Оплата через QR-коди та інвойси допустима як додатковий спосіб, але податківці наполягають на обов'язковості терміналів.

5. Відповідальність за порушення:

• Штрафи від податкових органів: 1700–3400 грн. за перше порушення, 8500–17000 грн. за повторне.
• Штрафи від органів захисту прав споживачів: 8500 грн. за недотримання вимог.

6. Очікувані зміни:

Планується введення обов'язкової мінімальної кількості терміналів залежно від кількості кас у господарській одиниці (наприклад, 2/3 кас мають бути обладнані терміналами). Поки що це на стадії проекту.